Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh thị trường kinh doanh đồ uống (F&B) phát triển mạnh mẽ và xu hướng số hóa quy trình bán hàng ngày càng phổ biến, việc xây dựng các công cụ quản lý và bán hàng trực tuyến trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các chuỗi cửa hàng cà phê. Đối với nhóm khách hàng bận rộn, đặc biệt là nhân viên văn phòng và người làm kinh doanh, nhu cầu đặt hàng trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi tại quầy ngày càng gia tăng. Xuất phát từ thực tế khảo sát tại chuỗi cửa hàng Trung Nguyên E-Coffee, mô hình kinh doanh hiện tại chủ yếu phục vụ tại chỗ kết hợp với các ứng dụng giao đồ ăn bên thứ ba mà chưa có một hệ thống website bán hàng và quản trị nội bộ chính thức để tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ.

Đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống website quản lý cửa hàng cà phê" do nhóm sinh viên Khoa Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải thực hiện (Hà Nội, 2023) nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Khảo sát hiện trạng thực tế, nghiên cứu quy trình nghiệp vụ bán hàng trực tiếp, quản lý ca làm việc, kho bãi và dòng tiền tại cơ sở kinh doanh F&B.
  2. Thu thập và phân tích yêu cầu từ các bên liên quan thông qua phỏng vấn nhà quản lý, nhân viên vận hành và khảo sát khách hàng.
  3. Xác định các tác nhân (Actors) và xây dựng hệ thống ca sử dụng (Use Cases) tổng quát cũng như chi tiết.
  4. Lập tài liệu đặc tả yêu cầu chi tiết và thiết kế mô hình hệ thống bằng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML) phục vụ cho việc phát triển phần mềm website quản lý và bán hàng.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho, nhân sự, doanh thu và mô hình phân tích thiết kế hệ thống website thương mại điện tử cho cửa hàng cà phê.
  • Phạm vi không gian: Điểm khảo sát thực tế tại cửa hàng Trung Nguyên E-Coffee (Sảnh B, Thống Nhất Complex, số 82 đường Nguyễn Tuân, phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu khảo sát và phỏng vấn nhân sự được thu thập vào tháng 03/2023 (phỏng vấn trực tiếp ngày 09/03/2023).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng các nguyên lý phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng (OOAD) kết hợp ngôn ngữ mô hình hóa UML (Unified Modeling Language). Các công cụ mô hình hóa được sử dụng bao gồm: biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), biểu đồ trình tự (Sequence Diagram / Tuần tự), biểu đồ hoạt động (Activity Diagram), biểu đồ trạng thái (State Diagram) và biểu đồ lớp (Class Diagram), kết hợp các bảng đặc tả ca sử dụng chi tiết (tiền điều kiện, luồng sự kiện chính, ngoại lệ, hậu điều kiện).

Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu thực tế bao gồm:

  • Phương pháp phỏng vấn chuyên sâu: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp vào ngày 09/03/2023 đối với:
    • Cấp quản lý: Anh Hoàng Quốc Thiên (khảo sát về nghiệp vụ điều hành, sản phẩm chủ lực, định hướng mở rộng kênh trực tuyến).
    • Cấp nhân viên: Chị Tòng Hoa Mai (khảo sát về quy trình nhận order, pha chế, bàn giao ca, xử lý sự cố và khiếu nại).
  • Phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi định lượng: Thực hiện khảo sát trên tập mẫu $N = 121$ khách hàng về thói quen tiêu dùng cà phê, mức độ chi trả và sự sẵn sàng sử dụng website đặt hàng trực tuyến.
  • Phương pháp quan sát thực địa và phân tích tài liệu: Quan sát thời gian hoạt động thực tế (mở cửa từ 08h00 đến 22h00, xử lý đơn đóng gói và dọn dẹp đến 23h00–24h00), quy trình rung thẻ điện tử nhận đồ, cơ chế đặt hàng qua SĐT/Zalo khi kho cạn kiệt (thời gian giao hàng tối đa 2 giờ), và phân tích cấu trúc giao diện website thương hiệu trungnguyenlegend.com (sử dụng hiệu ứng Parallax scrolling, bộ ba tông màu trắng - đen - xám).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Phân tích thiết kế hệ thống

Chương 1 trình bày toàn bộ tiến trình khảo sát thực tế, mô tả bài toán nghiệp vụ, xác định các tác nhân, phân rã chức năng và xây dựng hệ thống biểu đồ cùng bảng đặc tả chi tiết.

1. Khảo sát hiện trạng thực tế đơn vị

Khảo sát tại Trung Nguyên E-Coffee (Thống Nhất Complex, 82 Nguyễn Tuân, Hà Nội) ghi nhận:

  • Mô hình cửa hàng có chi phí đầu tư linh hoạt từ 65 đến 175 triệu đồng, diện tích mặt bằng từ 4 $m^2$ đến 40 $m^2$, tối ưu cho nhiều vị trí (văn phòng, trạm metro, chợ, cửa hàng tiện lợi).
  • Website hiện hành (trungnguyenlegend.com) đóng vai trò giới thiệu hình ảnh thương hiệu, cung cấp dịch vụ truyền thông (tin đăng, banner, bài PR, danh bạ) và kinh doanh các nhãn hiệu liên kết (Trung Nguyên Legend, G7, Passiona, King Coffee, Highlands Coffee, TNI King Coffee), nhưng chưa có website bán lẻ trực tuyến đồng bộ cho từng cửa hàng.
Đối tượng phỏng vấn Người đại diện Nội dung thông tin thu thập
Quản lý Anh Hoàng Quốc Thiên Sản phẩm ưa chuộng: Cà phê sữa đá, đen đá, pha phin, latte, cappuccino, cà phê trứng. Yếu tố thu hút: Chất lượng, giá cả hợp lý, không gian và thái độ phục vụ. Đề xuất tính năng web: Danh sách sản phẩm chi tiết, giá, hình ảnh, đánh giá, đặt hàng và thanh toán an toàn.
Nhân viên Chị Tòng Hoa Mai Nhóm khách hàng chủ lực: Độ tuổi 25–35 tuổi. Quy trình tại quầy: Mở cửa chào khách $\rightarrow$ Ghi nhận order tại máy $\rightarrow$ Kiểm tra lại bill $\rightarrow$ Báo tổng tiền, thanh toán $\rightarrow$ Giao thẻ số điện tử $\rightarrow$ Quầy pha chế nhận lệnh in tự động $\rightarrow$ Bấm chuông báo thẻ rung $\rightarrow$ Khách nhận đồ và trả thẻ.

Kết quả khảo sát định lượng với 121 người tham gia cho thấy:

  • Cơ cấu giới tính: 70,2% nam giới và 29,8% nữ giới.
  • Độ tuổi tập trung cao nhất: Nhóm người trưởng thành từ 25 đến 35 tuổi (giới văn phòng và kinh doanh).
  • Mức chi tiêu phổ biến: Từ 30.000 VNĐ cho mỗi ly cà phê.
  • Nhu cầu thực tế: Khách hàng ủng hộ việc ứng dụng website để tìm kiếm thông tin và đặt mua sản phẩm nhanh chóng, giảm thiểu thời gian chờ đợi.

2. Mô tả hiện trạng vận hành và bài toán hệ thống

  • Vận hành tại quán: Chia 2 ca chính (ca sáng và ca chiều). Cuối ca thu ngân kiểm kê và bàn giao tiền két; nhân viên pha chế ca sáng chuẩn bị nguyên liệu, ca chiều rà soát hạn sử dụng nguyên liệu. Chủ nhật hàng tuần tổng kết xuất nhập tồn báo cáo quản lý.
  • Yêu cầu đối với hệ thống mới:
    • Khách hàng: Đăng ký tài khoản nhanh qua biểu mẫu và xác thực mã OTP qua cuộc gọi thoại; đăng nhập lưu cookie; cho phép khách vãng lai đặt hàng không cần tài khoản (chỉ cần nhập địa chỉ nhận hàng và nhận cuộc gọi xác nhận).
    • Quản lý: Được cấp quyền tối cao để thêm/sửa/xóa sản phẩm, theo dõi tồn kho, phân quyền tài khoản cho nhân viên, quản lý khu vực giao hàng, theo dõi doanh thu và tính toán lợi nhuận (doanh thu trừ chi phí hoạt động, lương, nguyên liệu, vận chuyển).
    • Nhân viên: Thực hiện các chức năng theo phân quyền của quản trị viên (xử lý đơn, quản lý danh mục, xem lịch sử giao dịch).

3. Xác định tác nhân (Actors) và ca sử dụng (Use Cases)

Hệ thống xác định 4 tác nhân chính tương ứng với các nhóm chức năng tại Bảng 1.3:

Tác nhân (Actor) Nhóm chức năng (Use Case) chính
Quản lý Quản lý giao dịch, Quản lý danh mục, Quản lý sản phẩm, Quản lý tin tức, Quản lý tài khoản (phân quyền), Quản lý nhân viên hỗ trợ, Đăng nhập/Đăng xuất, Thống kê (doanh thu, dữ liệu), Quản lý khu vực (đơn hàng theo khu vực), Quản lý giao hàng.
Nhân viên Quản lý giao dịch, Quản lý danh mục, Quản lý sản phẩm, Quản lý tin tức, Quản lý tài khoản cá nhân, Quản lý nhân viên hỗ trợ, Đăng nhập/Đăng xuất, Thống kê (doanh thu, dữ liệu), Quản lý giao hàng (xử lý đơn, theo dõi vận chuyển, xác nhận).
Khách hàng Quản lý giỏ hàng (thêm, sửa, xóa món), Tìm kiếm, Đặt hàng, Quản lý tài khoản cá nhân (đổi mật khẩu, sửa thông tin), Quản lý đơn đặt hàng (xem lịch sử, hủy đơn), Đăng nhập/Đăng xuất.
Khách xem Quản lý giỏ hàng (thêm, xóa, sửa), Tìm kiếm, Đặt hàng (khách vãng lai), Đăng ký tài khoản mới.

Hệ thống biểu đồ Use Case được xây dựng từ Hình 1.1 đến Hình 1.25, bao gồm sơ đồ tổng quát và các sơ đồ chi tiết: Đăng nhập (Hình 1.6), Quản lý tài khoản (Hình 1.7), Đặt hàng (Hình 1.8), Quản lý giao dịch (Hình 1.9), Quản lý đơn hàng (Hình 1.10), Quản lý sản phẩm (Hình 1.11), Quản lý danh mục (Hình 1.12), Quản lý tin tức (Hình 1.13), Thống kê (Hình 1.14), Quản lý giỏ hàng (Hình 1.15), Đăng ký (Hình 1.16), Quản lý tài khoản cá nhân (Hình 1.17, 1.18), Quản lý nhân viên hỗ trợ (Hình 1.19), Xem chi tiết sản phẩm (Hình 1.20), Tìm kiếm (Hình 1.21), Quản lý khu vực (Hình 1.22), Quản lý chi phí (Hình 1.23), Quản lý nhân viên (Hình 1.24), Quản lý giao hàng (Hình 1.25).

4. Đặc tả ca sử dụng chi tiết

Tài liệu cung cấp các bảng đặc tả chuẩn cho nhóm chức năng tài khoản và hệ thống:

  • Đặc tả Đăng nhập (Bảng 1.4): Cho phép Quản trị, Nhân viên, Khách hàng nhập số điện thoại và mật khẩu; kiểm tra thông tin hợp lệ; tự động lưu cookie cho các phiên truy cập tiếp theo nếu đã đăng nhập thành công.
  • Đặc tả Đăng xuất (Bảng 1.5): Xóa phiên làm việc (session) và chuyển hướng người dùng về trang chủ.
  • Đặc tả Thêm tài khoản (Bảng 1.6): Quản trị viên nhập thông tin nhân sự/khách hàng, hệ thống kiểm tra các trường bắt buộc, cảnh báo tài khoản đã tồn tại và tạo mới tài khoản.
  • Đặc tả Sửa tài khoản (Bảng 1.7): Tìm kiếm tài khoản qua email/tên đăng nhập và cập nhật họ tên, số điện thoại, mật khẩu, địa chỉ, ảnh đại diện.
  • Đặc tả Xóa tài khoản (Bảng 1.8): Tìm kiếm, hiển thị hộp thoại xác nhận xóa và loại bỏ thông tin khỏi hệ thống.
  • Đặc tả Tìm kiếm tài khoản (Bảng 1.9): Tra cứu theo tên đăng nhập, email hoặc số điện thoại trong cơ sở dữ liệu.

Thiết kế và triển khai

Căn cứ trên các đặc tả phân tích, hệ thống được thiết kế theo các phân hệ chức năng và giải pháp kỹ thuật:

[Khách xem / Khách hàng] <---> [Giao diện Bán hàng & Giỏ hàng] <---> [Cổng thanh toán (Paypal, Stripe, Thẻ, Ví)]
                                              |
[Nhân viên / Quản lý]    <---> [Giao diện Quản trị & Phân quyền] <---> [Cơ sở dữ liệu: Sản phẩm, Đơn hàng, Nhân sự]

1. Phân hệ phía người dùng (Frontend / Bán hàng)

  • Quản lý danh mục và Giỏ hàng: Khách hàng tra cứu thực đơn đồ uống, tùy chọn số lượng, thêm/bớt món trong giỏ hàng.
  • Quy trình đặt hàng và Thanh toán online: Hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán gồm ví điện tử, thẻ tín dụng, chuyển khoản trực tuyến và các cổng thanh toán bên thứ ba (Paypal, Stripe). Đơn hàng sau khi đặt thành công sẽ kích hoạt luồng thông báo gửi đến nhân viên phụ trách.
  • Xác thực và phân quyền: Khách hàng đăng ký tài khoản nhận mã xác thực OTP qua cuộc gọi thoại. Nếu không muốn tạo tài khoản, người dùng vẫn có thể đặt mua hàng dưới dạng khách vãng lai.

2. Phân hệ quản trị và điều hành (Backend / Admin)

  • Quản lý danh mục và kho hàng: Theo dõi chi tiết tên sản phẩm, đơn giá, hình ảnh, thông tin mô tả và số lượng tồn kho theo thời gian thực để chủ động nguồn cung.
  • Xử lý đơn hàng và giao vận: Tiếp nhận đơn trực tiếp từ web và đồng bộ luồng xử lý đơn hàng từ các ứng dụng liên kết (GrabFood, ShopeeFood, Baemin); in hóa đơn tự động cho quầy pha chế; theo dõi tiến độ vận chuyển theo từng khu vực địa lý.
  • Quản lý tài chính và nhân sự: Báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng, năm; phân tích danh sách sản phẩm bán chạy; tính toán lợi nhuận dựa trên doanh thu trừ chi phí hoạt động (lương, nguyên liệu, vận chuyển); quản lý bảng chấm công và tính lương nhân viên theo giờ làm việc.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả khảo sát và định lượng: Thu thập đầy đủ dữ liệu thực tế từ 121 khách hàng (70,2% nam, 29,8% nữ, tập trung nhóm 25–35 tuổi với mức chi tiêu từ 30.000 VNĐ) và các biên bản phỏng vấn quản lý, nhân viên tại cơ sở Trung Nguyên E-Coffee (82 Nguyễn Tuân, Hà Nội).
  • Kết quả mô hình hóa: Xây dựng hệ thống 25 sơ đồ Use Case chi tiết và 6 bảng đặc tả hạt nhân (Đăng nhập, Đăng xuất, Thêm/Sửa/Xóa/Tìm kiếm tài khoản), bao quát 4 nhóm tác nhân và các quy trình nghiệp vụ F&B.
  • Đóng góp của đề tài: Chuẩn hóa toàn diện quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin cho mô hình cửa hàng cà phê nhượng quyền; kết hợp giữa kênh bán hàng trực tuyến và quy trình quản trị nội bộ (nhân sự, tồn kho, dòng tiền, giao vận).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nội dung báo cáo trong tài liệu tập trung sâu vào giai đoạn khảo sát hiện trạng, phân tích nghiệp vụ, mô hình hóa Use Case và đặc tả chức năng ở Chương 1; chưa trình bày chi tiết phần hiện thực hóa mã nguồn (source code) và kết quả kiểm thử trên môi trường thực tế.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    1. Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu quan hệ (ERD và lược đồ quan hệ vật lý) dựa trên các biểu đồ lớp đã phân tích.
    2. Lập trình hoàn thiện giao diện người dùng (UI/UX) và hệ thống máy chủ (Backend API).
    3. Tích hợp trực tiếp API các cổng thanh toán (Paypal, Stripe) và hệ thống gửi mã OTP qua cuộc gọi/SMS tự động.
    4. Triển khai thử nghiệm thực tế tại cửa hàng để đánh giá hiệu năng và mức độ phản hồi của hệ thống.

Giá trị tham khảo

Đề tài là tài liệu tham khảo phù hợp cho sinh viên chuyên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin và Kỹ thuật phần mềm đang thực hiện đồ án môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Kỹ nghệ phần mềm hoặc khóa luận tốt nghiệp về xây dựng hệ thống thương mại điện tử F&B.

Các nội dung có giá trị sử dụng trực tiếp:

  • Phương pháp xây dựng câu hỏi phỏng vấn thực tế nhà quản lý và nhân viên vận hành chuỗi cửa hàng.
  • Bảng khảo sát định lượng hành vi người tiêu dùng ngành đồ uống.
  • Cách thiết kế phân rã biểu đồ Use Case từ tổng quát đến chi tiết theo từng Actor.
  • Cấu trúc trình bày các bảng đặc tả ca sử dụng theo đúng chuẩn kỹ thuật phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài khảo sát thực tế tại đơn vị nào và thông tin liên hệ ra sao?

Khảo sát được thực hiện tại cửa hàng Trung Nguyên E-Coffee, địa chỉ: Sảnh B, Thống Nhất Complex, số 82 đường Nguyễn Tuân, phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội; Số điện thoại liên hệ: 090 670 86 84; Website: https://trungnguyenlegend.com.

2. Mẫu khảo sát khách hàng của đề tài có những đặc điểm gì nổi bật?

Cuộc khảo sát định lượng thu thập ý kiến của 121 người tham gia, trong đó nam giới chiếm 70,2% và nữ giới chiếm 29,8%. Độ tuổi chiếm tỷ lệ lớn nhất là nhóm từ 25 đến 35 tuổi, với mức chi tiêu phổ biến từ 30.000 VNĐ cho một ly cà phê.

3. Quy trình phục vụ khách hàng trực tiếp tại quầy diễn ra như thế nào?

Khách vào quán được nhân viên chào đón $\rightarrow$ Chọn món tại quầy order $\rightarrow$ Thu ngân nhập máy, kiểm tra lại đơn và thu tiền $\rightarrow$ Giao hóa đơn kèm thẻ số điện tử $\rightarrow$ Hệ thống tự động in đơn tại quầy pha chế $\rightarrow$ Khi đồ uống pha xong, nhân viên bấm số thẻ để thẻ rung báo hiệu $\rightarrow$ Khách cầm thẻ đến lấy đồ $\rightarrow$ Nhân viên dọn bàn sau khi khách rời đi.

4. Hệ thống phân chia quyền hạn cho những tác nhân (Actors) nào?

Hệ thống chia thành 4 tác nhân:

  1. Quản lý: Toàn quyền quản trị giao dịch, danh mục, sản phẩm, tin tức, tài khoản, phân quyền, nhân sự, khu vực và thống kê doanh thu - lợi nhuận.
  2. Nhân viên: Quản lý giao dịch, danh mục, sản phẩm, tin tức, giao hàng và xem thống kê theo phạm vi được phân quyền.
  3. Khách hàng: Quản lý giỏ hàng, tìm kiếm, đặt hàng, quản lý thông tin cá nhân và xem/hủy lịch sử đơn đặt hàng.
  4. Khách xem: Xem thông tin, tìm kiếm, đặt hàng vãng lai và đăng ký tài khoản.

5. Cơ chế xác thực tài khoản mới cho người dùng được thiết kế như thế nào?

Khi người dùng đăng ký tài khoản mới bằng cách điền họ tên, email và thiết lập mật khẩu, hệ thống sẽ thực hiện một cuộc gọi cung cấp mã OTP. Sau khi người dùng nhập chính xác mã OTP, tài khoản sẽ được kích hoạt để đăng nhập vào hệ thống.

Kết luận

Đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống website quản lý cửa hàng cà phê" của nhóm sinh viên Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải đã hoàn thành việc khảo sát hiện trạng thực tế tại chuỗi cửa hàng Trung Nguyên E-Coffee và thu thập dữ liệu khách hàng. Nghiên cứu đã xây dựng mô hình phân tích thiết kế hệ thống thông tin hoàn chỉnh với 4 tác nhân, hệ thống 25 biểu đồ ca sử dụng và các bảng đặc tả chi tiết. Đây là cơ sở kỹ thuật chuẩn xác để tiếp tục lập trình, tích hợp cổng thanh toán và triển khai ứng dụng website phục vụ kinh doanh đồ uống trong thực tế.