CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY HAPPYVISA I. Hệ thống thông tin 1, Các khái niệm cơ bản Hệ thống : Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý.
Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp Hệ thống thông tin : là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Thu thập : là lọc, cấu trúc hóa dữ liệu để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Xử lý: là bao gồm phân tích, tổng hợp, tính toán trên các nhóm chỉ tiêu nhằm tạo thông tin kết quả và cập nhật, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu để phục vụ việc tìm kiếm, thống kê báo cáo. Thông tin sau khi được xử lý sẽ được phân phát cho từng đối tượng sử dụng thông tin.
HTTT trong doanh nghiệp: là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phối hợp và kiểm soát trong doanh nghiệp. Mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tiếp nhận các thông tin. HTTT quản lý (Management Information System- MIS): Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin thu thập từ môi trường bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn cho các nhà quản lý các cấp. HTTT quản lý nhân sự: là hệ thống thông tin bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt 1 Luan van động, sa thải nhân viên trong doanh nghiệp, v.) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
2, Phân loại các hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin được chia thành nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào cấp ứng dụng, chức năng, quy mô của hệ thống trong tổ chức. Phân loại hệ thống thông tin theo cấp ứng dụng (cấp quản lý) Hệ thống thông tin quản lý chiến lược Hệ thống thông tin quản lý chiến thuật. Hệ thống thông tin quản lý tác nghiệp/giám sát Hệ thống thông tin dùng cho tất cả các bậc quản lý: Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ trong tổ chức doanh nghiệp Hệ thống thông tin tài chính kế toán Hệ thống thông tin marketing Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Phân loại hệ thống thông tin theo quy mô tích hợp: Hệ thống thông tin tích hợp là những hệ thống xuyên suốt nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vị kinh doanh. Bao gồm có: Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning): hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management): hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp. Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management): hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau. Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp. 3, Các thành phần của hệ thống thông tin: 2 Luan van - Phần cứng: là các bộ phận( vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thống thông tin.
Phần cứng là các thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được. - Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị… - Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó, hệ thống mạng là một phần của hệ thống thông tin, các thông tin giữa các máy tính, các thông tin mà người dùng muốn chuyển từ nơi này qua nơi khác, từ người này đến người khác được thực hiện nhờ hệ thống mạng - Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Gồm hai nhóm chính là: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người xây dựng, bảo trì hệ thống thông tin - Cơ sở dữ liệu: CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp( như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau.
Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu… Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL. CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. 4, Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin: Vai trò: 3 Luan van HTTT đóng vài trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu. Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp.
HTTT có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin ra môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định Nhiệm vụ: trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thực hiện liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin giữ hệ quyết định và hệ tác nghiệp II. Quy trình phân tích hệ thống thông tin Gồm có các giai đoạn sau: khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện: Khảo sát hệ thống đang làm gì.
Đưa ra đánh giá về hiện trạng. Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác.
Có nhiều phương pháp phân tích hiện trạng: Phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp các đối tượng liên quan (giám đốc, nhân viên, vị trí làm việc…) Lập phiếu điều tra, thăm dò. Quan sát, thu nhập mẫu biểu. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng và được áp dụng sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Nguyên tắc: 4 Luan van Biết cách đặt các câu hỏi thiết thực thì biết càng nhiều thông tin về môi trường họat động của một tổ chức, càng dễ hiểu các vấn đề đang được đặt ra và tìm được phương án giải quyết.
Sau khi có được các kết quả phân tích hiện trạng, phân tích viên phải biết cách tổng hợp các dữ liệu, các xử lý thu nhập được và hợp thức hóa. Mục đích: Nắm được các thông tin của hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất. Phân tích hệ thống: Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu). Công việc thực hiện: Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống.
Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống. Phân tích khả thi về kỹ thuật: xem xét khả năng kỹ thuật hiện đại có để đề xuất giải pháp kỹ thuật áp dụng cho HTTT mới. Phân tích khả năng kinh tế: xem xét khả năng tài chính để chi trả cho việc xây dựng HTTT mới cũng như chỉ ra những lợi ích mà hệ thống sẽ đem lại. Phân tích khả thi hoạt động: khả năng vận hành hệ thống trong điều kiện khuôn khổ, điều kiện tổ chức và quản lý cho phép của tổ chức.
Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyết định HTTT tương lai cùng các bảo đảm tài chính. Gồm 4 bước thực hiện: Bước 1: Phân tích, phê phán HTTT hiện hữu nhằm làm rõ các điểm yếu hoặc mạnh, sắp xếp các vấn đề cần giải quyết theo thứ tự mức độ quan trọng của chúng. Bước 2: Xác định các mục tiêu mới của các dự án, khả năng sinh lãi, thời gian trả lãi… nếu như việc này chưa được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch.