Khóa luận phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty Sakaeru Việt Nam

Luận văn phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH XNK và Thương mại Tổng hợp Sakaeru Việt Nam, ứng dụng hiệu quả trong quản lý.

• Tác giả: Trần Thị Ánh Tuyết
• Người hướng dẫn: Th.S Lê Việt Hà
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử
• Đề tài: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC BẢNG
• DANH MỤC SƠ ĐỒ
• DANH MỤC HÌNH
• DANH MỤC BIỂU ĐỒ
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 0.2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
• 0.3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài
• 0.4. Tổng quan tình hình nghiên cứu
• 0.5. Phương pháp nghiên cứu
• 0.6. Phương pháp mô hình hóa
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.1. Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống
• 1.2. Một số khái niệm cơ bản
• 1.3. Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
• 1.4. Tổng quan về quản lý nhân sự
• 1.5. Một số khái niệm cơ bản
• 1.6. Tầm quan trọng của quản lý nhân sự
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH XNK VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP SAKAERU VIỆT NAM
• 2.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
• 2.2. Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
• 2.3. Cơ sở hạ tầng
• 2.4. Thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH XNK VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP SAKAERU VIỆT NAM
• 3.1. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
• 3.1.1. Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
• 3.1.2. Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
• 3.1.3. Bài học kinh nghiệm
• 3.2. Phương hướng phát triển của công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam trong giai đoạn 2017-2020
• 3.3. Các giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
• 3.3.1. Chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty
• 3.3.2. Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống
• 3.3.3. Phân tích hệ thống
• 3.3.4. Biểu đồ use case
• 3.3.5. Biểu đồ trạng thái
• 3.3.6. Biểu đồ hoạt động
• 3.3.7. Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo
• 3.3.7.1. Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
• 3.3.7.2. Đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Giới thiệu về công ty Sakaeru Việt Nam

Công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam được thành lập vào năm 2013. Trong gần 4 năm hoạt động, công ty đã không ngừng mở rộng thị phần và khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ logistics, vận tải và khai thuê hải quan. Sakaeru Việt Nam đã xây dựng được một hệ thống khách hàng đa dạng từ Bắc vào Nam, điều này cho thấy sự phát triển mạnh mẽ và tiềm năng lớn của công ty trong tương lai. Tuy nhiên, với sự gia tăng số lượng nhân viên và quy mô hoạt động, công ty đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý nhân sự hiệu quả. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự là cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu chi phí. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ giúp công ty giải quyết các vấn đề như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương và các quy trình liên quan khác một cách nhanh chóng và chính xác.

II. Phân tích thực trạng hệ thống quản lý nhân sự tại Sakaeru Việt Nam

Thực trạng quy trình nhân sự tại công ty Sakaeru Việt Nam cho thấy nhiều vấn đề cần được cải thiện. Hiện tại, công ty đang sử dụng phương pháp quản lý thủ công, dẫn đến việc mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót trong việc cập nhật thông tin nhân viên. Việc quản lý hồ sơ nhân viên bằng giấy tờ không chỉ tốn kém mà còn gây khó khăn trong việc tìm kiếm và xử lý thông tin. Hệ thống hiện tại không đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của công ty trong việc quản lý nguồn nhân lực. Do đó, việc thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự mới là rất cần thiết. Hệ thống này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.

III. Giải pháp thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Để cải thiện tình hình hiện tại, việc thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự hiện đại là rất quan trọng. Hệ thống này cần được xây dựng dựa trên các yêu cầu chức năng cụ thể của công ty, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương và báo cáo. Việc áp dụng công nghệ ERP vào hệ thống sẽ giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hệ thống cũng cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng để nhân viên có thể thao tác một cách thuận tiện. Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án. Giải pháp này không chỉ giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiện đại.

IV. Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống

Khả năng ứng dụng của hệ thống quản lý nhân sự tại Sakaeru Việt Nam được đánh giá cao. Hệ thống sẽ giúp công ty giải quyết các vấn đề hiện tại một cách hiệu quả, từ việc quản lý thông tin nhân viên đến việc tính toán lương và các chế độ đãi ngộ khác. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong công việc. Hệ thống cũng sẽ cung cấp các báo cáo phân tích dữ liệu, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn hơn trong việc phát triển nguồn nhân lực. Từ đó, công ty có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất lao động, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp và sự phát triển của công nghệ thông tin đang thúc đẩy mạnh mẽ việc ứng dụng tin học hóa vào công tác quản trị doanh nghiệp. Tại Việt Nam, việc chuyển đổi từ phương thức quản lý thủ công sang hệ thống thông tin tự động giúp các tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin chính xác, kịp thời, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Công ty TNHH Xuất nhập khẩu và Thương mại Tổng hợp Sakaeru Việt Nam được thành lập từ tháng 6 năm 2013, hoạt động chính trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa - quốc tế, khai thuê hải quan và dịch vụ logistics. Sau gần 4 năm phát triển, doanh nghiệp mở rộng quy mô thị trường trên toàn quốc, dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng về số lượng lao động. Tuy nhiên, công tác quản lý nhân sự tại công ty vẫn chủ yếu dựa trên sổ sách giấy tờ và bảng tính Microsoft Excel phân tán giữa các phòng ban. Phương thức này bộc lộ nhiều bất cập: tốn thời gian, dễ nhầm lẫn số liệu, khó khăn trong việc tra cứu hồ sơ và tổng hợp báo cáo đột xuất cho ban lãnh đạo. Mặt khác, các phần mềm quản lý nhân sự đóng gói thương mại trên thị trường thường mang tính tổng quát, chi phí cao và không sát với quy trình nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp. Do đó, việc nghiên cứu phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý nhân sự chuyên biệt là yêu cầu cấp thiết.

Tác giả xác định 3 mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm:

1. Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm, phân loại, chu trình phát triển và các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống.
2. Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản trị nhân sự, các mô hình tổ chức quản lý nhân sự nói chung và mô hình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.
3. Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH XNK và Thương mại Tổng hợp Sakaeru Việt Nam; từ đó đề xuất giải pháp và tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo phương pháp hướng đối tượng nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý thực tế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý và các thành phần cấu thành; hệ thống nghiệp vụ nhân sự, thông tin nhân sự, quy trình quản trị nhân sự tại Công ty Sakaeru Việt Nam; phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu lý thuyết tại Trường Đại học Thương Mại và khảo sát thực tế tại Công ty TNHH XNK và Thương mại Tổng hợp Sakaeru Việt Nam.
• Phạm vi thời gian: Sử dụng dữ liệu hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và hồ sơ nhân sự của công ty trong giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2015; định hướng phát triển giai đoạn 2017–2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các lý thuyết cốt lõi về hệ thống thông tin quản lý (MIS) và quản trị nguồn nhân lực:

• Lý thuyết hệ thống thông tin: Tiếp cận định nghĩa hệ thống thông tin gồm 5 thành phần (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng truyền thông và con người) theo giáo trình của Nguyễn Văn Ba và Thạc Bình Cường. Khóa luận phân loại các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp theo cấp độ quản lý: Hệ thống xử lý giao dịch (TPS), Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS), Hệ thống làm việc tri thức (KWS), Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS) và Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS).
• Lý thuyết quản trị nhân lực: Tiếp cận theo tài liệu "Quản trị nhân lực" của PGS. Nguyễn Ngọc Quân và ThS. Nguyễn Vân Điềm (NXB Giáo Dục), tập trung vào các chức năng hoạch định, tổ chức, chỉ huy, kiểm soát nhân sự và 3 mô hình tổ chức quản lý (lấy cá nhân làm trung tâm - tập trung ảnh hưởng, cá nhân làm trung tâm theo hướng quản lý tập thể, tập thể lãnh đạo kiểu cũ).
• Phương pháp luận phát triển hệ thống: Phân tích đối chiếu giữa phương pháp hướng cấu trúc (phân rã chức năng top-down, tập trung luồng dữ liệu) và phương pháp hướng đối tượng (OOA/OOD/OOP). Tác giả lựa chọn phương pháp hướng đối tượng dựa trên ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language) và công cụ hỗ trợ Rational Rose để mô hình hóa cấu trúc tĩnh và hành vi động của hệ thống.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai đồng bộ qua các kỹ thuật:

• Phương pháp định tính: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ nhân viên và trao đổi thông qua ứng dụng Skype (công cụ liên lạc nội bộ của công ty); quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng mạng, trang thiết bị kỹ thuật và môi trường làm việc thực tế.
• Phương pháp định lượng và thu thập tài liệu: Sử dụng phiếu phỏng vấn nghiệp vụ tại các phòng ban; thu thập số liệu sơ cấp và thứ cấp từ báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự các năm 2013–2015, hồ sơ lưu trữ nội bộ và tài liệu quy chế doanh nghiệp.
• Phương pháp mô hình hóa và xử lý số liệu: Phân tích, tổng hợp lý thuyết; đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn; áp dụng phương pháp mô hình hóa ở hai mức logic và vật lý để xây dựng các biểu đồ ca sử dụng (Use Case), biểu đồ lớp (Class Diagram), biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram), biểu đồ trạng thái (Statechart Diagram) và biểu đồ hoạt động (Activity Diagram).

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm cơ bản về hệ thống, hệ thống thông tin và vai trò của từng thành phần kỹ thuật. Tác giả trình bày chi tiết chu trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin qua các giai đoạn: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án $\rightarrow$ Phân tích hệ thống $\rightarrow$ Thiết kế hệ thống $\rightarrow$ Xây dựng hệ thống $\rightarrow$ Cài đặt $\rightarrow$ Bảo trì hệ thống.

Nội dung chương đi sâu so sánh các phương pháp phân tích thiết kế, làm rõ ưu thế của phương pháp hướng đối tượng (tính trừu tượng hóa, tính bao gói, tính kế thừa và khả năng tái sử dụng mô-đun). Đồng thời, chương 1 giới thiệu cấu trúc các loại biểu đồ trong chuẩn UML, nguyên lý hoạt động của phần mềm Rational Rose và khung lý thuyết quản trị nhân sự trong doanh nghiệp thương mại - dịch vụ.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH XNK VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP SAKAERU VIỆT NAM

Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty TNHH XNK và Thương mại Tổng hợp Sakaeru Việt Nam (mã số thuế 0106218824, thành lập năm 2013 tại Hà Nội). Tác giả phân tích cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc, Phó Giám đốc và 4 phòng ban chuyên môn (Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự).

Về nhân sự, công ty có quy mô hơn 50 cán bộ nhân viên với độ tuổi trung bình là 28 tuổi. Trình độ học vấn của nhân sự được tổng hợp cụ thể theo bảng số liệu của tác giả:

STT	Phòng ban, bộ phận	Số lượng nhân viên	Trình độ Thạc sĩ	Trình độ Đại học	Trình độ Cao đẳng	Trình độ Trung cấp
1	Phòng Kế toán và Hành chính	14	0	12	1	1
2	Phòng Kinh doanh	5	1	3	0	0
3	Bộ phận Bán hàng	9	0	1	8	0
4	Phòng Kỹ thuật	13	0	10	2	1
5	Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự	10	0	8	2	0
6	Bộ phận Bảo vệ	2	0	0	1	1

Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty Sakaeru Việt Nam

Về kết quả kinh doanh giai đoạn 2013–2015, doanh thu thuần và lợi nhuận của doanh nghiệp duy trì mức tăng trưởng ổn định:

STT	Khoản mục (ĐVT: 1.000 VNĐ)	Năm 2013	Năm 2014	Năm 2015
1	Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp DV	151.291	Tăng 32.544 so với 2013	Tăng trưởng ổn định
2	Giá vốn hàng bán	137.275	Tăng theo quy mô	Tăng
3	Lợi nhuận gộp	14.924	Tăng	Tăng
4	Doanh thu hoạt động tài chính	28.390	Tăng	Tăng
5	Chi phí tài chính	4.432	Tăng	Tăng
6	Chi phí quản lý doanh nghiệp	8.125	Tăng 8,96% so với 2013	Tăng 2,03% so với 2014
7	Chi phí thuế TNDN hiện hành	311.382	Theo quy định	Theo quy định

Nguồn: Báo cáo tài chính Công ty Sakaeru Việt Nam

Về hạ tầng kỹ thuật, công ty trang bị 1 máy chủ đặt tại phòng Kế toán - Tài chính chạy hệ điều hành Windows 7 Professional, hệ thống mạng nội bộ LAN/WAN, mạng không dây IEEE 802, giao thức TCP/IP theo mô hình client-server. Phòng Kỹ thuật có 13 nhân sự (8 người chuyên phần cứng, 5 người chuyên phần mềm: 3 người phụ trách dịch vụ, 2 người phát triển phần mềm). Dữ liệu kế toán - nhân sự hiện lưu trữ phân tán dưới dạng bản cứng, file văn bản và hệ quản trị SQL Server, các bảng tính trùng lặp được lọc thủ công qua Excel.

Quy trình quản lý nhân sự thực tế gồm 2 mảng tách rời:

• Quản lý nhân sự (Phòng Hành chính - Nhân sự): Tiếp nhận ứng viên, ký hợp đồng lao động, theo dõi hồ sơ nhân viên, quản lý thuyên chuyển, khen thưởng - kỷ luật và gia hạn/chấm dứt hợp đồng.
• Quản lý tiền lương (Phòng Kế toán - Tài chính): Phòng Nhân sự tổng hợp các yếu tố bảng chấm công, hệ số lương, phụ cấp, khen thưởng/phạt rồi gửi bảng cứng sang phòng Kế toán để tính lương và phát lương.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH XNK VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP SAKAERU VIỆT NAM

Chương 3 tiến hành đánh giá ưu điểm và hạn chế của hệ thống cũ. Ưu điểm là đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, dễ thích ứng; quy trình đơn giản không đòi hỏi kỹ năng chuyên sâu. Tuy nhiên, nhược điểm nổi cộm là thao tác thủ công trên Excel dẫn đến sai sót số liệu, xử lý chậm, lưu trữ giấy tờ cồng kềnh dễ thất lạc, thiếu an toàn bảo mật, không đáp ứng được yêu cầu báo cáo đột xuất của ban giám đốc và thiếu tính liên thông giữa bộ phận nhân sự với kế toán.

Dựa trên mục tiêu phát triển giai đoạn 2017–2020 (đạt mức doanh số 15 tỷ đồng, mở rộng mạng lưới chi nhánh logistics), tác giả đề xuất giải pháp thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới theo kiến trúc 3 tầng:

1. Tầng giao vận (Client/Web): Giao diện tương tác qua trình duyệt web nội bộ, cho phép nhân viên và cán bộ quản lý truy cập theo phân quyền.
2. Tầng ứng dụng (Business Logic): Tiếp nhận xử lý các chức năng nhập dữ liệu (thông tin cá nhân, quá trình công tác), xuất dữ liệu (danh mục khen thưởng/kỷ luật, danh sách nhân viên, báo cáo lương) và quản lý lưu trữ.
3. Tầng cơ sở dữ liệu (Database): Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server / MySQL) lưu trữ tập trung dữ liệu nhân sự, bảng lương và hợp đồng.

Tác giả xác định và phân tích chi tiết các biểu đồ hướng đối tượng: Biểu đồ Use Case tổng quát và phân rã; Biểu đồ lớp chi tiết (Class Diagram); Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) cho các chức năng đăng nhập, thêm, sửa, xóa hồ sơ; Biểu đồ trạng thái (State Diagram) của các lớp Nhân viên, Ứng viên, Hợp đồng lao động; Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) cho các luồng nghiệp vụ.

Thiết kế và mô hình hóa hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới được xây dựng hướng đến việc tối ưu hóa quy trình tương tác giữa các bộ phận chức năng. Mô hình ca sử dụng (Use Case) xác định 4 tác nhân chính tương tác với hệ thống:

Tác nhân (Actor)	Ca sử dụng chính (Use Case)	Mô tả trách nhiệm nghiệp vụ
Nhân viên quản lý nhân sự	- Đăng nhập hệ thống - Quản lý thông tin hồ sơ nhân viên - Quản lý khen thưởng - kỷ luật - Quản lý phỏng vấn, đào tạo - Quản lý hợp đồng lao động	Được cấp tài khoản định danh (ID/Password); thực hiện tìm kiếm, thêm mới, sửa, xóa hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin ứng viên, lịch phỏng vấn, theo dõi biến động nhân sự, hợp đồng và hồ sơ kỷ luật.
Nhân viên kế toán	- Đăng nhập hệ thống - Cập nhật bảng lương - Báo cáo thông tin lương	Quản lý việc tính toán tiền lương theo hệ số, phụ cấp, chấm công, mức thưởng/phạt và lập báo cáo lương định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Ban lãnh đạo	- Đăng nhập hệ thống - Xem báo cáo nhân viên - Xem báo cáo lương	Truy cập hệ thống để tra cứu thông tin tổng thể, giám sát tình hình nhân sự toàn công ty và phê duyệt các báo cáo thống kê phục vụ ra quyết định.
Nhân viên	- Đăng nhập hệ thống - Xem hồ sơ nhân viên - Xem thông tin lương cá nhân	Sử dụng mã nhân viên để đăng nhập, tra cứu thông tin cá nhân, quá trình công tác, theo dõi chi tiết bảng lương, thưởng, phạt và gửi kiến nghị qua email hệ thống.

Về mặt thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện:

• Hệ thống hỗ trợ thiết kế các thực thể dữ liệu chính: Lớp NhanVien, UngVien, HopDongLaoDong, PhongBan, Luong, ChamCong, KhenThuongKyLuat.
• Thiết kế các giao diện người dùng mẫu gồm: Giao diện đăng nhập hệ thống, Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên nhân sự, Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên, Giao diện quản lý phòng ban, Giao diện quản lý hợp đồng lao động, Giao diện quản lý chấm công và Giao diện tính lương.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể trên cả phương diện lý luận và thực tiễn:

• Kết quả khảo sát và phân tích: Làm rõ toàn bộ thực trạng cơ sở hạ tầng CNTT (1 server Windows 7 Pro, mạng LAN/WAN, 13 nhân viên kỹ thuật) và cơ cấu nguồn nhân lực (53 nhân sự phân bổ tại 6 bộ phận) cùng chu trình luân chuyển chứng từ thủ công tại Công ty Sakaeru Việt Nam.
• Kết quả mô hình hóa: Xây dựng hoàn chỉnh tài liệu đặc tả yêu cầu chức năng (nhập liệu, tra cứu, tính lương, báo cáo), yêu cầu phi chức năng (tính tương thích hệ điều hành Windows, độ trễ phản hồi thấp, bảo mật phân quyền) và hệ thống biểu đồ UML hoàn chỉnh bằng Rational Rose (gồm 26 biểu đồ và hình vẽ chi tiết).
• Giải pháp và kiến nghị: Tác giả đề xuất doanh nghiệp cần thành lập bộ phận chuyên trách quản lý hệ thống thông tin thay vì để trực thuộc phân tán; tích hợp trực tiếp mô-đun quản lý nhân sự với mô-đun tính lương kế toán nhằm xóa bỏ tình trạng trùng lặp dữ liệu; định kỳ tổ chức đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm và trang bị các giải pháp bảo mật/diệt virus có bản quyền.
• Đóng góp so với các công trình trước: So với đề tài của Vũ Anh Quyết (ĐH Kinh tế Quốc dân) và Hoàng Thế Quyền (ĐH Vinh) vốn sử dụng phương pháp hướng cấu trúc truyền thống, khóa luận đã áp dụng phương pháp hướng đối tượng hiện đại hơn, giúp hệ thống có tính mở và dễ bảo trì. So với đề tài của Nguyễn Hoàng Đức (ĐH Bách Khoa TP.HCM) chỉ thiết kế CSDL cục bộ đơn lẻ, hệ thống này được thiết kế theo kiến trúc tích hợp kết nối mạng nội bộ trên nền CSDL quan hệ kết nối website.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo

Dựa trên nội dung văn bản khóa luận, tác giả chỉ rõ một số điểm hạn chế và định hướng phát triển:

• Hạn chế: Do giới hạn về thời gian thực tập và phạm vi nghiên cứu của khóa luận đại học, đề tài chủ yếu dừng lại ở giai đoạn khảo sát, phân tích yêu cầu nghiệp vụ và thiết kế mô hình logic/vật lý trên phần mềm Rational Rose cùng thiết kế giao diện mẫu; chưa hoàn thiện việc lập trình đóng gói toàn bộ mã nguồn chương trình và chưa tiến hành cài đặt thử nghiệm trực tiếp trên toàn bộ hạ tầng mạng của công ty.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo:
  1. Tiến hành viết mã chương trình hoàn chỉnh (giai đoạn OOP), kết nối hệ quản trị CSDL với giao diện phần mềm web-based.
  2. Thực hiện kiểm thử phần mềm trên môi trường thực tế của Công ty Sakaeru Việt Nam.
  3. Mở rộng và tích hợp thêm các phân hệ chức năng nâng cao như đánh giá hiệu quả công việc (KPI), cổng thông tin tuyển dụng trực tuyến liên kết website doanh nghiệp và tích hợp máy chấm công tự động.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Thương mại điện tử, Công nghệ thông tin: Là tài liệu tham khảo chi tiết về quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp hướng đối tượng chuẩn UML, cách thức thu thập dữ liệu doanh nghiệp và kỹ năng sử dụng công cụ Rational Rose để vẽ các biểu đồ ca sử dụng, biểu đồ lớp, tuần tự, trạng thái và hoạt động.
• Cán bộ quản lý nhân sự và phân tích nghiệp vụ (BA): Cung cấp tài liệu tham khảo về cấu trúc dữ liệu hồ sơ nhân sự, quy trình tính lương, khen thưởng, kỷ luật và quản lý hợp đồng lao động trong doanh nghiệp ngành logistics - vận tải.
• Các phần đáng tham khảo nhất: Chương 2 (phương pháp khảo sát thực trạng hạ tầng và nghiệp vụ) và Chương 3 (bảng đặc tả Use Case, thiết kế cơ sở dữ liệu và hệ thống biểu đồ UML chi tiết).

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao tác giả lựa chọn phương pháp hướng đối tượng thay vì phương pháp hướng cấu trúc?

Phương pháp hướng đối tượng cho phép ánh xạ trực tiếp các thực thể thực tế (nhân viên, hợp đồng, phòng ban) thành các lớp đối tượng trong phần mềm. Phương pháp này có ưu điểm nổi bật về tính bao gói thông tin, tính kế thừa và khả năng tái sử dụng mô-đun, giúp hệ thống dễ dàng mở rộng, nâng cấp và bảo trì khi quy mô doanh nghiệp tăng lên so với phương pháp hướng cấu trúc truyền thống.

2. Thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin tại Công ty Sakaeru Việt Nam năm 2017 có đặc điểm gì?

Công ty có 1 máy chủ đặt tại phòng Kế toán - Tài chính chạy hệ điều hành Windows 7 Professional, hệ thống mạng kết nối LAN/WAN, wireless LAN IEEE 802, Token Ring và kết nối Internet qua giao thức TCP/IP. Toàn công ty có 13 nhân sự công nghệ thông tin thuộc phòng Kỹ thuật (8 người phần cứng, 5 người phần mềm). Việc trao đổi thông tin nội bộ hàng ngày chủ yếu qua ứng dụng Skype và Email.

3. Quy trình tính lương hiện tại giữa Phòng Hành chính - Nhân sự và Phòng Kế toán diễn ra như thế nào?

Quy trình hiện tại mang tính thủ công: Hàng tháng, Phòng Hành chính - Nhân sự theo dõi chấm công, tổng hợp các yếu tố về mức lương cơ bản, hệ số lương, phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật rồi lập danh sách gửi sang Phòng Kế toán - Tài chính để tính toán và chi trả lương. Sự tách rời này gây lãng phí thời gian và dễ xảy ra sai sót dữ liệu.

4. Hệ thống thông tin nhân sự mới xác định những tác nhân người dùng nào?

Hệ thống xác định 4 tác nhân chính gồm:

• Nhân viên quản lý nhân sự: Toàn quyền quản lý hồ sơ, hợp đồng, tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng/kỷ luật.
• Nhân viên kế toán: Quản lý bảng lương, tính lương và kết xuất báo cáo lương.
• Ban lãnh đạo: Tra cứu, giám sát và xem các báo cáo tổng hợp về nhân sự và lương.
• Nhân viên: Đăng nhập bằng mã nhân viên để tra cứu hồ sơ cá nhân và bảng lương của bản thân.

5. Khóa luận sử dụng công cụ và ngôn ngữ nào để phân tích thiết kế hệ thống?

Tác giả sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language) để thiết kế các biểu đồ cấu trúc và hành vi, kết hợp với phần mềm mô hình hóa chuyên dụng Rational Rose và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server / MySQL.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Trần Thị Ánh Tuyết đã hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu lý luận và phân tích thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Công ty TNHH XNK và Thương mại Tổng hợp Sakaeru Việt Nam giai đoạn 2013–2015. Trên cơ sở đó, đề tài xây dựng thành công mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn chỉnh theo phương pháp hướng đối tượng bằng chuẩn UML và công cụ Rational Rose. Mặc dù chưa đi sâu vào bước lập trình cài đặt toàn diện, kết quả nghiên cứu đã cung cấp đầy đủ bản đặc tả thiết kế hệ thống logic và vật lý, tạo tiền đề kỹ thuật vững chắc để doanh nghiệp tiến hành xây dựng phần mềm và ứng dụng vào thực tiễn quản lý trong giai đoạn 2017–2020.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống Phần này sẽ trình bày những nội dung như một số khái niệm cơ bản, một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Một số khái niệm cơ bản - Hệ thống Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để đạt mục đích chung. - Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nguồn Đích Thu thập Xử lý và lưu giữ Phân phát Kho dữ liệu Sơ đồ 1.

Mô hình hệ thống thông tin. (Nguồn: Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin- Nguyễn Văn Ba) Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin- Nguyễn Văn Ba) Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin. Phần mềm: Là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó.

Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.

Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung. 10 Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT.

Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất.

Phân loại hệ thống thông tin + Theo mục đích thông tin đầu ra, HTTT được chia thành các loại sau: CấCấ HT hỗ trợ điều hành ESS pp ch ch iế n iế lư HTTT quản lý ợc n HTTT hỗ trợ ra quyết định Cấp quản lýlư Cấp quản ợc lý HT QL tri thức KWS cấp tri thức cấp tri thức HT tự động hóa VP OAS Cấp tác nghiệp HT xử lý giao dịch TPS Cấp tác nghiệp - Sơ đồ 1. Sơ đồ các HTTT chính trong doanh nghiệp (Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý-Thạc Bình Cường) + HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là hệ thống dùng ở cấp tác nghiệp. HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp DN thực hiện các hoạt động hàng ngày. + HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System): là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu, và các dạng truyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau.

+ HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems): là các hệ thống được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin. Hệ thống này hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho doanh nghiệp. 11 + Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System): là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. + Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là HTTT kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chất lượng quyết định, là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định.

+ Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành ESS (Executive Support Sytem): là HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược. ESS cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp. Chức năng chính của HTTT: Lưu trữ Xử lý Phân tích Phân phối Thu thập Sắp xếp Tính toán Phản hồi Sơ đồ 1. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin.

(Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý-Thạc Bình Cường) Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau trong đó HTTT có các chức năng chính là: +Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. +Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. 12 +Phân phối và cung cấp thông tin.

Chất lượng của HTTT được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. - Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là các HTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung. + Nhiệm vụ HTTT quản lý Nhiệm vụ đối ngoại: Nhiệm vụ đối ngoại là thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa. Nhiệm vụ đối nội: Nhiệm vụ đối nội làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

+ Các loại HTTT quản lý thông dụng Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng. Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Hệ thống thông tin kế toán AIS là một phần đặc biệt của HTTT quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Hệ thống thông tin bán hàng, marketing là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Hệ thống thông tin sản xuất là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm như các quá trình hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thông tin tài chính: Hệ thống thông tin tài chính là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức.

13 Hệ thống thông tin nhân sự: Hệ thống thông tin nhân sự là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Phần này trình bày các nội dung gồm quy trình phân tích, thiết kế HTTT, các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT và phương pháp phân tích, thiết kế hướng đối tượng. Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quy trình phân tích, thiết kế HTTT gồm có các giai đoạn là khảo sát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt và bảo trì hệ thống.2: Chu trình xây dựng và phát triển HTTT (Nguồn: Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý-Thạc Bình Cường) - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới. Công việc thực hiện của giai đoạn này bao gồm: + Khảo sát hệ thống đang làm gì? + Đưa ra đánh giá về hiện trạng.

+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. + Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. + Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác.