Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Phân tích, thiết kế hệ thống hỗ trợ quản lý CV dành cho các chuyên gia tuyển dụng" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Hải Nam (Mã sinh viên: 11173222, Lớp Tin học kinh tế 59, Viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) dưới sự hướng dẫn chuyên môn của ThS. Phạm Văn Minh vào tháng 4 năm 2021. Đơn vị khảo sát thực tế và phục vụ nghiên cứu là Công ty Cổ phần Công nghệ cao GOB Quốc tế (GOB International High Technology Joint Stock Company).

Công ty Cổ phần Công nghệ cao GOB Quốc tế thành lập ngày 13/07/2018, hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm công nghệ thông tin (tiêu biểu là giải pháp CRM bán hàng Saletick). Đến cuối năm 2019, doanh nghiệp đã nhận vốn đầu tư từ quỹ Seedcom và mở rộng đội ngũ lên hơn 1.500 nhân sự. Để phục vụ chiến lược tăng trưởng quy mô dài hạn với mục tiêu đạt mốc "GOBIG 14.000 người" vào năm 2025, áp lực và khối lượng công việc tuyển dụng nhân sự liên tục gia tăng.

Mặc dù quy mô doanh nghiệp tăng gấp đôi tại trụ sở Hà Nội trong nửa đầu năm 2020 (bất chấp tác động của đại dịch COVID-19), công tác tuyển dụng tại GOB vẫn bộc lộ nhiều điểm bất cập thực tiễn:

  1. Quy trình tiếp nhận hồ sơ chủ yếu dựa vào phiếu phỏng vấn và CV bản giấy cầm tay, dẫn đến nguy cơ thất thoát tài liệu, sai lệch thông tin và khó bảo đảm tính chính xác khi quy mô mở rộng.
  2. Thời gian triển khai mỗi đợt tuyển dụng kéo dài từ 3 tuần đến hơn 1 tháng, cá biệt lên tới gần 2 tháng, làm gia tăng chi phí vận hành mà vẫn không đáp ứng kịp số lượng và chất lượng nhân sự.
  3. Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa được quy trình tiếp nhận – đánh giá CV, thiếu công cụ đo lường hiệu quả tuyển dụng và chưa xây dựng được kho dữ liệu lưu trữ tập trung để tái sử dụng nguồn hồ sơ ứng viên tiềm năng từ các đợt trước.
  4. Công tác trao đổi, sắp xếp lịch hẹn và gửi thông báo kết quả giữa bộ phận tuyển dụng với ứng viên đôi khi bị chậm trễ hoặc bỏ sót do phụ thuộc vào các thao tác thủ công.

Trước thực trạng đó, mục tiêu của khóa luận là tiến hành khảo sát toàn diện quy trình nghiệp vụ tuyển dụng tại Công ty GOB Quốc tế, từ đó ứng dụng phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng nhằm xây dựng một mô hình hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý, duyệt và đánh giá CV trực tuyến dành cho các chuyên gia tuyển dụng và cộng tác viên.

Nghiên cứu tập trung vào đối tượng là quy trình quản lý, xử lý hồ sơ ứng viên (CV) và các luồng thông tin tương tác giữa ứng viên, cộng tác viên đánh giá và chuyên gia nhân sự. Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian được thực hiện tại trụ sở Công ty Cổ phần Công nghệ cao GOB Quốc tế (Thanh Xuân, Hà Nội), và phạm vi thời gian thực tập khảo sát diễn ra trong khoảng gần 2 tháng trước thời điểm hoàn thành báo cáo vào tháng 4 năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên nền tảng lý luận về quản trị nhân lực và kỹ thuật phân tích thiết kế hệ thống thông tin:

  • Lý luận về tuyển dụng và tuyển dụng trực tuyến: Làm rõ bản chất của tuyển dụng nhân sự (gồm tuyển mộ, tuyển chọn và định hướng nhân viên mới). Khái quát hóa ưu điểm của tuyển dụng trực tuyến (Online Recruitment) về mặt tối ưu hóa chi phí đăng tuyển, nâng cao độ tương tác với lực lượng lao động trẻ và quản lý dữ liệu CV có cấu trúc (gồm thông tin cá nhân, học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, mục tiêu nghề nghiệp, giải thưởng/chứng chỉ).
  • Lý thuyết hệ thống: Tiếp cận hệ thống dưới dạng tập hợp có cấu trúc phân tầng bao gồm: Phần tử (phần tử bé nhất, độc lập) $\rightarrow$ Module (tập hợp phần tử cùng cấu trúc) $\rightarrow$ Phân hệ (nhóm module thực hiện mục tiêu cụ thể) $\rightarrow$ Hệ thống toàn diện.
  • Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng (OOAD): Lựa chọn phương pháp hướng đối tượng thay thế cho phương pháp hướng chức năng truyền thống nhằm khắc phục các nhược điểm về bảo trì, nâng cấp và khả năng tái sử dụng mã nguồn. Quá trình phân tích (OOA) tập trung xác định đối tượng, hành vi, thuộc tính và tương tác; quá trình thiết kế (OOD) tuân thủ 5 nguyên tắc thiết kế hướng đối tượng:
    • Mỗi lớp chỉ đảm nhận một trách nhiệm duy nhất (Single Responsibility).
    • Mở cho việc mở rộng, đóng cho việc sửa đổi (Open/Closed).
    • Các lớp dẫn xuất có thể thay thế hoàn toàn cho lớp cha (Liskov Substitution).
    • Không ép buộc cài đặt giao diện (interface) không sử dụng (Interface Segregation).
    • Module cấp cao và cấp thấp đều phụ thuộc vào lớp trừu tượng (Dependency Inversion).
  • Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML): Sử dụng các biểu đồ chuẩn gồm biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), biểu đồ lớp (Class Diagram) và biểu đồ gói (Package Diagram) để mô hình hóa cấu trúc tĩnh và hành vi động của hệ thống.
  • Mô hình kiến trúc phần mềm Model – View – Controller (MVC): Phân rã hệ thống thành ba thành phần độc lập:
    • Model: Quản lý dữ liệu thực thể, xử lý logic nghiệp vụ và tương tác với cơ sở dữ liệu.
    • View: Giao diện hiển thị và tiếp nhận thao tác trực tiếp từ người dùng.
    • Control (Controller): Nhận yêu cầu từ View, điều phối xử lý qua Model và trả dữ liệu hiển thị về View.

Nguồn dữ liệu của đề tài được thu thập từ tài liệu nội bộ, quy trình vận hành và khảo sát trực tiếp tại các phòng ban của Công ty Cổ phần Công nghệ cao GOB Quốc tế (Phòng Nhân sự, Bộ phận Tuyển dụng, Phòng Marketing).

Thiết kế và triển khai

Hệ thống hỗ trợ quản lý CV được thiết kế nhằm phục vụ 3 nhóm tác nhân chính (Actors) cùng phân hệ diễn đàn cộng đồng, phân tách chức năng rõ ràng theo các ca sử dụng (Use Cases):

Nhóm tác nhân Ca sử dụng chính (Use Cases) Mô tả chức năng
Ứng viên (Member / User) Upload CV, Tạo CV online, Sửa CV, Xóa CV, Nhận thông báo, Xem kết quả review, Đánh giá review, Tạo report, Xác nhận công khai CV, Chat với chuyên gia, Cập nhật tài khoản, Đăng xuất Cho phép ứng viên tải tệp CV có sẵn hoặc tạo CV trực tiếp trên hệ thống; nhận kết quả nhận xét/đánh giá từ chuyên gia; gửi phản hồi hoặc khiếu nại về kết quả review; nhắn tin trực tiếp với người tuyển dụng.
Cộng tác viên (Volunteer) Nhận thông báo CV, Xem CV, Review CV, Tải CV, Chat với người dùng, Đổi điểm tích lũy, Đổi quà thưởng, Cập nhật thông tin, Đăng xuất Dành cho cộng tác viên ngoài công ty hỗ trợ rà soát hồ sơ; sau khi review CV sẽ nhận điểm tích lũy (accumulation point), chuyển sang điểm thưởng (reward point) để quy đổi thành quà tặng.
Chuyên gia tuyển dụng (Specialist) Nhận thông báo, Xem CV, Tải CV, Đánh giá & Phê duyệt CV, Chat với ứng viên, Cập nhật hồ sơ chuyên gia, Đăng xuất Phân quyền cho nhân sự chính thức của doanh nghiệp trực tiếp sàng lọc, chấm điểm chuyên môn ứng viên và quyết định phê duyệt hồ sơ cho các vòng tuyển dụng tiếp theo.
Diễn đàn (Forum - Chung) Đặt câu hỏi, Tìm kiếm câu hỏi, Xem danh sách/chi tiết câu hỏi, Đóng câu hỏi, Like câu hỏi, Trả lời câu hỏi, Bình luận, Đánh dấu câu trả lời đúng, Vote câu trả lời Không gian tương tác mở cho phép tất cả các tác nhân trao đổi kinh nghiệm viết CV, giải đáp thắc mắc chuyên môn và thảo luận nghiệp vụ tuyển dụng.

Thiết kế kiến trúc lớp theo mô hình MVC (Gói Model)

Trong gói Model, các lớp thực thể đại diện cho cấu trúc dữ liệu và logic nghiệp vụ được xây dựng đồng bộ, bao gồm:

  • M_Account: Quản lý thông tin tài khoản chung (accountId, userName, password, email, role, isActive, createdAt, updatedAt) cùng các phương thức addAccount(), getAccount(), updateAccount(), lockAccount(), unlockAccount().
  • M_Member: Đại diện cho người dùng ứng viên (userId, accountId, listCv, getEmailNotification, reputationPoint, isActive), quản lý qua các hàm addMember(), getMember(), updateMember(), lockMember().
  • M_Specialist: Quản lý thông tin chuyên gia tuyển dụng (specialistId, accountId, company, level, field, reputationPoint, websiteCompany, getEmailNotification), cung cấp các hàm addSpecialist(), updateSpecialist(), lockSpecialist(), unlockSpecialist().
  • M_volunteer: Quản lý cộng tác viên chấm CV (volunteerId, accountId, accumulationPoint, rewardPoint, field, reputationPoint, getEmailNotification), hỗ trợ hàm convertPoint(), exchangeGift(), addVolunteer(), updateVolunteer().
  • M_CV: Lưu trữ và xử lý hồ sơ ứng viên (cvId, userId, name, content, link, listViewer, isActive), cung cấp các thao tác addCV(), getCV(), updateCV(), deleteCV(), publicCv().
  • M_Review & M_Report: Quản lý kết quả chấm hồ sơ (reviewId, cvId, name, content, rating, ratingContent) và các báo cáo khiếu nại (reportId, userId, reviewId, content).
  • M_Room & M_Message: Quản lý phòng chat trực tuyến (roomId, listMember) và nội dung tin nhắn trao đổi (messageId, roomId, authorId, content).
  • M_question, M_answer, M_comment: Xử lý dữ liệu trao đổi trên diễn đàn, gồm câu hỏi (questionsId, subject, content), câu trả lời (answerId, questionId, isAccept, upVote, downVote) và bình luận phản hồi (commentId, answerId, content).
  • M_gift & M_notification: Quản lý kho quà tặng quy đổi điểm thưởng (giftId, quantity, category, value, content) và hệ thống gửi nhận thông báo tự động (notificationId, from, to, content).

Về mặt thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện, tác giả đã tiến hành phân rã các trường thông tin thành các thuộc tính nguyên tử, thiết lập các bảng quan hệ với hệ thống khóa chính – khóa ngoại theo các tiêu chuẩn chuẩn hóa CSDL, đồng thời phác thảo các luồng giao diện trực quan hướng đến tối ưu hóa trải nghiệm người dùng cho từng phân hệ chức năng.

Nội dung chính theo từng phần của khóa luận

Bố cục của chuyên đề thực tập tốt nghiệp được tổ chức thành 3 phần nội dung chính:

BỐ CỤC CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP:

Phần 1: Tổng quan về công ty thực tập và đề tài nghiên cứu

Trình bày chi tiết hồ sơ pháp lý, lịch sử hình thành từ năm 2018 và cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Công nghệ cao GOB Quốc tế. Bộ máy quản trị gồm Ban Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách ngoại giao và 6 phòng ban chức năng (Kinh doanh, Kỹ thuật, Nhân sự, Hành chính - Kế toán, Sản xuất, Chuỗi Showroom). Phân tích thực trạng quy trình tuyển dụng 7 bước của doanh nghiệp (từ xác định nhu cầu, lập kế hoạch, thông báo, tiếp nhận hồ sơ, thi tuyển/phỏng vấn, ra quyết định đến định hướng nhân viên mới). Chỉ rõ sự thiếu hụt giải pháp phần mềm chuyên dụng khi doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng quy mô nhân sự hướng tới mốc 14.000 người vào năm 2025.

Phần 2: Cơ sở phương pháp luận và các công cụ hỗ trợ

Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về quản trị nhân sự và công nghệ phần mềm:

  • Phân tích cấu trúc tiêu chuẩn của một bản CV xin việc (thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, mục tiêu nghề nghiệp, chứng chỉ/giải thưởng).
  • Trình bày các bước trong tiến trình mô hình hóa và phân tích kiến trúc tổng thể hệ thống thông tin.
  • Luận giải chi tiết phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng (OOAD), so sánh ưu thế với phương pháp hướng chức năng, diễn giải 5 nguyên tắc thiết kế hướng đối tượng cốt lõi.
  • Giới thiệu chuẩn ngôn ngữ mô hình hóa UML, các thành phần biểu đồ ca sử dụng (Actor, Use Case, Relationship: Association, Generalization, Include, Extend) và mô hình kiến trúc ba lớp Model – View – Controller (MVC).

Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống hỗ trợ quản lý CV cho các chuyên gia tuyển dụng

Là phần nội dung trọng tâm của khóa luận, triển khai chi tiết các khâu thiết kế kỹ thuật:

  • Mô tả bài toán và yêu cầu nghiệp vụ: Xác định rõ luồng xử lý dữ liệu cho 3 nhóm đối tượng (người dùng/ứng viên, cộng tác viên chấm điểm, chuyên gia tuyển dụng) và diễn đàn tương tác.
  • Mô hình hóa Use Case: Thiết lập sơ đồ tương tác chi tiết cho từng nhóm tác nhân, phân định ranh giới giữa giao diện (<<boundary>>), bộ điều khiển (<<control>>) và thực thể dữ liệu (<<entity>>).
  • Thiết kế chi tiết lớp: Xây dựng biểu đồ gói (Package Diagram) phân tách theo MVC; đặc tả chi tiết các lớp thực thể trong gói Model (M_Account, M_Member, M_Specialist, M_volunteer, M_CV, M_Review, M_Report, M_Room, M_Message, M_question, M_answer, M_comment, M_gift, M_notification) với đầy đủ thuộc tính, kiểu dữ liệu, phạm vi truy cập và các phương thức xử lý tương ứng.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện: Chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ phục vụ lưu trữ lâu dài và thiết kế các khung giao diện người dùng cho việc tải/tạo CV, chấm điểm hồ sơ, đổi điểm thưởng và trao đổi diễn đàn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hoàn thành các mục tiêu nghiên cứu và thiết kế đặt ra với các kết quả cụ thể:

  • Về mặt thiết kế hệ thống: Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế hướng đối tượng cho hệ thống quản lý CV trực tuyến. Toàn bộ các ca sử dụng (Use Cases) của 3 nhóm tác nhân được mô hình hóa chi tiết gắn liền với kiến trúc 3 lớp (Boundary – Control – Entity). Hệ thống lớp nghiệp vụ trong gói Model được định nghĩa rõ ràng về thuộc tính và phương thức xử lý, tạo tiền đề thuận lợi cho việc lập trình cài đặt phần mềm.
  • Về mặt giải pháp nghiệp vụ:
    • Đề xuất mô hình tích hợp giữa quản lý CV với cơ chế chấm điểm/đánh giá đa tầng (kết hợp giữa chuyên gia nội bộ và cộng tác viên bên ngoài).
    • Xây dựng cơ chế tích lũy điểm thưởng và quy đổi quà tặng dành cho cộng tác viên, giúp doanh nghiệp tận dụng được nguồn lực xã hội để sàng lọc sơ bộ lượng lớn hồ sơ mà không làm quá tải bộ phận nhân sự nội bộ.
    • Tích hợp diễn đàn mở và tính năng nhắn tin trực tiếp, giúp xóa bỏ rào cản giao tiếp giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.
  • Đóng góp thực tiễn cho doanh nghiệp: Cung cấp cho Công ty Cổ phần Công nghệ cao GOB Quốc tế một bản thiết kế hệ thống thông tin hoàn chỉnh, khắc phục triệt để tình trạng thất thoát dữ liệu do quản lý CV giấy, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ (vốn kéo dài từ 3 tuần đến 2 tháng) và hỗ trợ lưu trữ dữ liệu ứng viên phục vụ cho chiến lược mở rộng quy mô nhân sự dài hạn.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Thời gian thực tập và nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp tương đối ngắn (gần 2 tháng). Do đó, đề tài chủ yếu tập trung sâu vào giai đoạn phân tích nghiệp vụ, mô hình hóa cấu trúc và thiết kế kiến trúc phần mềm (hướng đối tượng, UML, CSDL, giao diện), chưa bước sang giai đoạn lập trình hiện thực hóa toàn diện mã nguồn cũng như kiểm thử hiệu năng và triển khai vận hành thực tế tại doanh nghiệp.
  • Hướng phát triển: Tiếp tục sử dụng bản thiết kế để tiến hành lập trình cài đặt hệ thống trên nền tảng công nghệ cụ thể; tiến hành tích hợp hệ thống vào hạ tầng CNTT sẵn có của Công ty GOB Quốc tế; thử nghiệm đánh giá độ trễ và khả năng chịu tải của hệ thống khi xử lý đồng thời lượng lớn CV và các tương tác thời gian thực trên diễn đàn.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Tin học kinh tế, Công nghệ thông tin: Là tài liệu mẫu hữu ích về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng (OOAD) sử dụng công cụ mô hình hóa UML kết hợp kiến trúc MVC cho một bài toán quản trị nhân sự thực tế.
  • Nhà phân tích nghiệp vụ (Business Analyst) và nhà phát triển phần mềm tuyển dụng: Tham khảo cấu trúc phân rã chức năng, cách tổ chức sơ đồ lớp thực thể và quy trình xử lý dữ liệu hồ sơ ứng viên kết hợp phân hệ đánh giá CV cộng tác viên và diễn đàn cộng đồng.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận này được thực hiện bởi tác giả nào, thuộc cơ sở đào tạo và doanh nghiệp nào?
Khóa luận do sinh viên Nguyễn Hải Nam (Mã sinh viên: 11173222, Lớp Tin học kinh tế 59, Viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Phạm Văn Minh vào tháng 4/2021. Đơn vị thực tập và tiếp nhận khảo sát là Công ty Cổ phần Công nghệ cao GOB Quốc tế.

2. Đâu là những nguyên nhân chính thôi thúc tác giả đề xuất thiết kế hệ thống này tại Công ty GOB?
Doanh nghiệp đang hướng đến mục tiêu 14.000 nhân sự vào năm 2025 nhưng thực tế quy trình tuyển dụng còn thủ công, tiếp nhận CV giấy dẫn đến thất thoát dữ liệu; thời gian mỗi đợt tuyển dụng kéo dài từ 3 tuần đến 2 tháng gây tốn kém chi phí; đồng thời chưa có hệ thống lưu trữ tập trung để tái sử dụng nguồn ứng viên tiềm năng cũ.

3. Hệ thống phân chia người dùng thành những nhóm đối tượng nào và có điểm gì khác biệt giữa Cộng tác viên và Chuyên gia?
Hệ thống gồm 3 nhóm người dùng chính: Ứng viên (Member), Cộng tác viên (Volunteer) và Chuyên gia tuyển dụng (Specialist). Điểm khác biệt là Cộng tác viên là người bên ngoài hỗ trợ review hồ sơ để nhận điểm tích lũy đổi quà thưởng, trong khi Chuyên gia tuyển dụng là nhân sự của công ty thực hiện duyệt và tuyển chọn nhân sự chính thức.

4. Khóa luận sử dụng phương pháp luận và mô hình kiến trúc nào để thiết kế phần mềm?
Đề tài sử dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng (OOAD), sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Use Case Diagram, Class Diagram, Package Diagram) và tổ chức các thành phần theo mô hình kiến trúc ba lớp Model – View – Controller (MVC).

5. Phân hệ diễn đàn trên hệ thống hỗ trợ những tính năng tương tác cụ thể nào?
Diễn đàn hỗ trợ các thành viên đăng câu hỏi, tìm kiếm câu hỏi, xem chi tiết, đóng câu hỏi (dành cho chủ câu hỏi), bày tỏ cảm xúc (like), gửi câu trả lời, đánh dấu câu trả lời đúng, bình luận trao đổi và vote (upvote/downvote) câu trả lời.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Hải Nam đã giải quyết thấu đáo bài toán quản lý và sàng lọc hồ sơ ứng viên tại Công ty Cổ phần Công nghệ cao GOB Quốc tế thông qua việc phân tích, thiết kế hoàn chỉnh hệ thống quản lý CV trực tuyến. Bằng việc áp dụng chặt chẽ phương pháp luận hướng đối tượng OOAD, chuẩn mô hình hóa UML và kiến trúc MVC, công trình đã xây dựng được cấu trúc chức năng khoa học, phân định rõ ràng các lớp thực thể và dữ liệu nghiệp vụ. Đây là tài liệu học thuật có tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp cơ sở kỹ thuật vững chắc cho việc xây dựng phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp trong doanh nghiệp.