Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế hiện đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp thương mại. Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung (trụ sở tại số 14, ngõ 544, phố Nguyễn Văn Cừ, phường Gia Thụy, quận Long Biên, Hà Nội) là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, bảo dưỡng máy tính, cung cấp linh kiện và dịch vụ khôi phục dữ liệu. Qua quá trình khảo sát thực tế, tác giả nhận thấy hoạt động quản lý bán hàng tại công ty vẫn chủ yếu dựa trên phương pháp thủ công, ghi chép sổ sách và các phần mềm xử lý văn phòng đơn lẻ.

Phương pháp quản lý thủ công bộc lộ nhiều điểm hạn chế: tốc độ cập nhật và xử lý thông tin chậm, không đáp ứng kịp thời các yêu cầu báo cáo đột xuất của ban giám đốc; dữ liệu giữa các phòng ban (như phòng kinh doanh và phòng kế toán tài chính) thiếu tính đồng bộ, dễ phát sinh sai sót và trùng lặp dữ liệu; việc lưu trữ chứng từ trên giấy gây lãng phí chi phí và khó khăn trong việc tra cứu, thống kê khi quy mô kinh doanh mở rộng. Nhằm giải quyết các bất cập này, tác giả thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: "Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung".

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể gồm hai nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, bao gồm: khái niệm, các bộ phận cấu thành, phân loại và các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
  2. Dựa trên cơ cấu quản lý thực tế của Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung, tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo phương pháp hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ UML nhằm đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận được phân định rõ:

  • Chủ thể nghiên cứu: Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung.
  • Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng tại công ty.
  • Phạm vi nội dung: Khảo sát thực trạng quy trình nghiệp vụ mua bán hàng, mối quan hệ trao đổi thông tin giữa các phòng ban, từ đó phân tích yêu cầu, xây dựng mô hình ca sử dụng, mô hình lớp, mô hình tương tác và thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện phần mềm quản lý bán hàng.
  • Phạm vi hình thức: Ứng dụng quy trình phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng thông qua ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML.
  • Phạm vi dữ liệu: Các số liệu, tài liệu, sổ sách kế toán, báo cáo kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm 2009 đến 9 tháng đầu năm 2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng lý thuyết thông qua việc hệ thống hóa các khái niệm học thuật về hệ thống thông tin quản lý:

  • Khái niệm và cấu trúc hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu và mạng truyền thông tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin đầu ra hỗ trợ tổ chức. Mô hình hoạt động dựa trên các thành phần nguồn dữ liệu đầu vào (inputs), quá trình xử lý, kết quả đầu ra (outputs), kho lưu trữ (storage) và đích nhận thông tin (destination).
  • Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức: Tác giả phân loại hệ thống theo hai góc độ:
    • Theo cấp ứng dụng: Hệ thống thông tin cấp tác nghiệp (hỗ trợ quản lý bậc thấp theo dõi giao dịch cơ bản), hệ thống thông tin cấp chiến thuật (hỗ trợ nhà quản lý cấp trung gian ra quyết định điều khiển) và hệ thống thông tin cấp chiến lược (hỗ trợ nhà quản trị cấp cao định hình chiến lược dài hạn).
    • Theo thông tin đầu ra: Hệ thống xử lý giao dịch (TPS), hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS), hệ thống chuyên gia (ES), hệ thống thông tin điều hành (EIS) và hệ thống thông tin quản lý (MIS).
  • Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng: Tiếp cận hệ thống theo các đối tượng tương đối độc lập, kết hợp cả dữ liệu và hành động liên quan. Khung lý thuyết bao gồm 4 nguyên tắc nền tảng: trừu tượng hóa (abstraction), tính đóng gói và ẩn giấu thông tin (encapsulation), tính mô-đun hóa (modularity) và tính phân cấp (hierarchy). Quy trình phát triển triển khai qua 3 bước: phân tích yêu cầu (nắm bắt qua use case), phân tích hệ thống (xác định lớp lĩnh vực và sự tương tác) và thiết kế hệ thống (mở rộng giải pháp kỹ thuật, lớp giao diện, lớp điều khiển).
  • Ngôn ngữ mô hình hóa UML và công cụ hỗ trợ: Sử dụng ngôn ngữ UML (Unified Modelling Language) để mô hình hóa cấu trúc tĩnh và hành vi động của hệ thống qua ba loại biểu đồ cốt lõi: biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), biểu đồ lớp (Class Diagram) và biểu đồ trình tự (Sequence Diagram). Tác giả sử dụng bộ công cụ Rational Rose với 4 góc nhìn chuẩn (Use Case View, Logical View, Component View, Deployment View) và các cửa sổ chức năng (Browser, Documentation, ToolBox, Diagram, Specification) để trực quan hóa mô hình.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng gồm hai phương pháp thu thập dữ liệu chính:

  1. Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp đưa ra hệ thống câu hỏi khảo sát và thu thập thông tin phản hồi từ đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên kinh doanh, kế toán và kỹ thuật tại công ty.
  2. Phương pháp nghiên cứu tài liệu viết: Quan sát, đối chiếu gián tiếp các chứng từ lưu trữ, sổ sách, bảng báo cáo tài chính, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi và tài liệu quy trình nội bộ của doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các tài liệu thứ cấp do Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật và Phòng Nhân sự của Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung cung cấp trong giai đoạn 2009–2011, kết hợp số liệu sơ cấp từ phiếu điều tra hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương mở đầu tập trung luận giải tính cấp thiết của việc tin học hóa hoạt động quản lý bán hàng trong nền kinh tế thị trường. Tác giả phân tích các hạn chế cố hữu của hình thức quản lý thủ công bằng giấy tờ và nhấn mạnh phần mềm quản lý là công cụ kiểm soát biến đổi hoạt động kinh doanh, tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian xử lý giao dịch.

Trong phần tổng quan tình hình nghiên cứu, tác giả điểm qua hai công trình khóa luận tốt nghiệp cùng thời điểm năm 2011: đề tài của tác giả Nguyễn Ngọc Lan (Đại học Kinh tế Quốc dân) về hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty gạch ốp lát Hà Nội và đề tài của tác giả Phạm Thế Mạnh (Đại học Bách Khoa) về hệ thống thông tin quản lý bán hàng siêu thị máy tính. Tác giả chỉ ra rằng hai công trình này đều tiếp cận phân tích hệ thống theo hướng chức năng cấu trúc truyền thống. Từ đó, tác giả lựa chọn hướng đi phân tích thiết kế theo hướng đối tượng sử dụng UML nhằm kế thừa ưu thế về khả năng tái sử dụng mã nguồn và tính tương thích với các hệ thống phức tạp. Phần 1 cũng xác định mục tiêu nghiên cứu, phạm vi, phương pháp luận và cấu trúc 3 phần của khóa luận.

Phần 2: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và thực trạng về quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung

Phần 2 trình bày hai mảng nội dung chính: cơ sở lý thuyết hệ thống thông tin và bức tranh thực tế tại đơn vị khảo sát.

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung được thành lập năm 2007 theo giấy phép số 0103016443 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, người đại diện theo pháp luật là Giám đốc Vũ Thành Trung. Doanh nghiệp hoạt động trong 5 lĩnh vực chính: mua bán, bảo dưỡng máy tính (trọng tâm là máy tính xách tay và pin laptop); mua bán linh kiện, phụ tùng máy tính; phục hồi dữ liệu ổ cứng, mở khóa mật khẩu; cung cấp phần mềm; và đào tạo kỹ thuật sửa chữa laptop chuyên nghiệp.
  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Bộ máy công ty vận hành theo cơ cấu chức năng, gồm Giám đốc và 4 phòng ban: Kế toán tài chính (2 nhân viên), Kỹ thuật (12 nhân viên), Kinh doanh (5 nhân viên) và Nhân sự (2 nhân viên). Tổng số lao động là 22 người. Trình độ học vấn của lực lượng lao động được thống kê chi tiết:
Trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Đại học 10 45,45
Cao đẳng 8 36,36
Trung cấp 4 18,19
Tổng số 22 100,00
  • Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2009–2011: Doanh thu năm 2010 tăng 5,44% so với năm 2009; lợi nhuận trước thuế năm 2010 tăng 75,37% so với năm 2009. Đến hết quý 3 năm 2011, lợi nhuận trước thuế đã vượt chỉ tiêu thực hiện của cả năm 2010.
  • Tình hình tiêu thụ và nhập hàng: Sản lượng kinh doanh máy tính và linh kiện tăng trưởng qua từng năm:
Loại sản phẩm kinh doanh Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Máy tính Intel Core i3 (chiếc) 1.160 1.680 2.250
Máy tính Intel Core i5 (chiếc) 856 1.988 2.366
Máy in (chiếc) 2.100 2.500 3.000
Thiết bị mạng (Triệu USD) 1.000 1.200 1.528

Về nguồn hàng nhập khẩu, công ty nhập chủ yếu từ các hãng nước ngoài với số lượng máy tính theo từng thương hiệu qua các năm:

Thương hiệu nhập khẩu Năm 2009 (chiếc) Năm 2010 (chiếc) Năm 2011 (chiếc)
Compaq 230 697 890
IBM 650 805 1.090
Lenovo 760 986 1.320
Dell 590 650 840
HP 686 880 1.100
  • Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin: Doanh nghiệp sở hữu hạ tầng gồm 20 máy tính (15 máy cho cán bộ nhân viên, 5 máy cài đặt kỹ thuật), tỷ lệ nhân viên được cấp máy tính đạt 90,9%, tỷ lệ sử dụng máy tính đạt 100%, tỷ lệ ứng dụng thư điện tử trao đổi công việc chiếm 95,45%. Hạ tầng mạng nội bộ LAN kết nối Internet toàn diện. Hệ thống phần mềm đang dùng gồm Windows 7, Microsoft Office, SQL Server, Microsoft Project, phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012, phần mềm diệt virus Bkav 2010 sử dụng công nghệ điện toán đám mây và website giới thiệu sản phẩm regeditvn.com.
  • Thực trạng và hạn chế trong quản lý bán hàng: Quy trình mua bán hàng diễn ra thủ công: phòng kinh doanh nhận đơn, liên hệ khách hàng, lập kế hoạch giao nhận và đối chiếu sổ sách nợ nần với phòng kế toán bằng chứng từ giấy. Các hạn chế lớn được tác giả chỉ ra gồm: tính manh mún, thiếu phần mềm quản lý bán hàng chuyên trách; liên kết giữa các bộ phận rời rạc; website chưa hỗ trợ thanh toán trực tuyến do lo ngại về an toàn bảo mật; thông tin lưu chuyển chậm, dễ trùng lặp và không phục vụ tốt việc ra quyết định quản trị.

Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung và định hướng phát triển của đề tài

Phần 3 là nội dung cốt lõi của đồ án, tập trung vào việc mô hình hóa và thiết kế chi tiết hệ thống phần mềm quản lý bán hàng:

  • Phân tích yêu cầu chức năng: Hệ thống phải cấp tài khoản cho từng nhân viên tương ứng với phân quyền nghiệp vụ; bảo đảm chỉ thực hiện các chức năng theo chức vụ; hỗ trợ người quản lý cập nhật danh mục loại hàng, hàng hóa, nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng; quản lý chi tiết hóa đơn bán lẻ; và định kỳ tổng hợp danh sách hàng bán, hàng nhập, danh sách hóa đơn để in báo cáo cho giám đốc.
  • Xây dựng biểu đồ use case: Xác định 3 tác nhân chính (Actor) gồm Nhân viên, Người quản lý, Giám đốc. Mô hình hóa biểu đồ use case tổng quát và các biểu đồ phân rã theo từng tác nhân, trong đó use case cập nhật được mở rộng thành các ca sử dụng thành phần: cập nhật loại hàng, hàng hóa, nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng.
  • Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định 8 lớp thực thể chính: LoaiHang, HangHoa, HangBan, HoaDon, KhachHang, NhaCC, DangNhap, NhanVien. Xác lập các quan hệ kết hợp (một - nhiều) giữa khách hàng với hóa đơn, giữa hàng hóa với loại hàng và nhà cung cấp, cùng các phương thức tác động trên đối tượng (thêm, sửa, xóa, thêm khách).
  • Xây dựng biểu đồ trình tự: Mô hình hóa luồng thông điệp theo thời gian cho các kịch bản nghiệp vụ: Đăng nhập (kiểm tra tài khoản, phân loại lỗi sai tên/sai mật khẩu), Cập nhật thông tin loại hàng, Cập nhật thông tin nhà cung cấp, Cập nhật thông tin nhân viên, và Quy trình bán hàng (tiếp nhận yêu cầu, nhập thông tin khách hàng, lưu hàng bán, in hóa đơn giao khách).
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện: Thiết kế chi tiết cấu trúc 8 bảng vật lý và trực quan hóa 10 biểu mẫu giao diện người dùng. Đánh giá kết quả đạt được cùng định hướng hoàn thiện chương trình.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống quản lý bán hàng được thiết kế theo kiến trúc hướng đối tượng, tích hợp đầy đủ từ mô hình chức năng, cơ sở dữ liệu cho đến các biểu mẫu giao diện người dùng:

Cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu của hệ thống được tổ chức thành 8 bảng dữ liệu chuẩn hóa nhằm lưu trữ và quản lý toàn diện các đối tượng thông tin:

  1. Bảng DangNhap: Quản lý truy cập gồm thuộc tính Ten (Number, khóa chính), MatKhau (Text), ChucVu (Text).
  2. Bảng LoaiHang: Quản lý danh mục chủng loại gồm MaLoai (Text, khóa chính), TenLoai (Text).
  3. Bảng NhaCungCap: Quản lý đối tác cung ứng gồm MaNCC (Text, khóa chính), TenNCC (Text), Diachi (Text), SDT (Number).
  4. Bảng NhanVien: Quản lý hồ sơ cán bộ gồm MaNV (Text, khóa chính), TenNV (Text), Diachi (Text), SDT (Number), ChucVu (Text).
  5. Bảng HoaDon: Lưu vết giao dịch bán buôn/bán lẻ gồm MaHD (Khóa chính), MaKH, TenNV.
  6. Bảng HangBan: Quản lý chi tiết mặt hàng tiêu thụ gồm STT (Number), MaHD (Text, khóa chính), MaKH (Text), TenKH (Text), TenSP (Text), Dongia (Number), SoLuong (Number).
  7. Bảng KhachHang: Hồ sơ khách hàng gồm MaKH (Text, khóa chính), TenKH (Text), Diachi (Text), SDT (Number).
  8. Bảng HangHoa: Quản lý kho sản phẩm gồm MaSP (Text, khóa chính), TenSP (Text), TenLoai (Text), TenNCC (Text), DonGia (Number), SoLuong (Number), DonViTinh (Number), NgayNhap (Date/time), GhiChu (Text).

Thiết kế các biểu mẫu giao diện người dùng (Form)

Hệ thống xây dựng 10 màn hình giao diện thao tác nghiệp vụ đồng bộ:

  • Form DangNhap: Cho phép người dùng nhập tên đăng nhập (Username), mật khẩu (Password), nút thực hiện đăng nhập và nút thoát.
  • Form TaoTaiKhoan: Thiết lập quyền tài khoản mới gồm các ô nhập tên tài khoản, mật khẩu, xác nhận mật khẩu, mật khẩu cấp II, xác nhận mật khẩu cấp II và nút xác nhận OK.
  • Form Main: Giao diện điều hướng trung tâm, phân chia các menu chức năng: mục Option (tạo tài khoản, thoát), cụm cập nhật danh mục, cụm báo cáo thống kê và cụm tìm kiếm tra cứu.
  • Form LoaiHang: Cung cấp các chức năng thêm mới chủng loại hàng hóa (tên loại hàng, ghi chú), sửa thông tin, xóa và thoát.
  • Form NhaCC: Biểu mẫu quản lý thông tin nhà phân phối với các tác vụ thêm mới, cập nhật, xóa, in ấn danh sách đối tác và đóng form.
  • Form HangHoa: Quản lý thông số kho vận với các trường dữ liệu tên hàng, mã loại, nhà cung cấp, ngày nhập, tháng nhập, đơn giá, đơn vị tính, diễn giải; hỗ trợ thao tác thêm, cập nhật, xóa và thoát.
  • Form KhachHang & Form ThemKhachHang: Cho phép quản lý danh bạ khách mua hàng. Form ThemKhachHang hỗ trợ nhập thông tin khách hàng, tự động sinh mã hóa đơn, ghi nhận loại hàng - tên hàng được chọn mua và tích hợp tính năng in hóa đơn trực tiếp cho khách hàng.
  • Form ThongKeHangBan: Hỗ trợ trích xuất dữ liệu và in báo cáo hàng hóa bán ra theo tháng, theo nhóm loại hàng, theo tên mặt hàng riêng lẻ hoặc in toàn bộ dữ liệu tiêu thụ.
  • Form TimKiem: Cho phép người dùng linh hoạt chọn bảng dữ liệu nguồn (nhà cung cấp, khách hàng, hàng hóa) và tra cứu đa tiêu chí theo tên, theo mã định danh hoặc theo địa chỉ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận hoàn thành các kết quả nghiên cứu cụ thể dựa trên việc khảo sát thực địa tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung:

  • Làm rõ toàn bộ bức tranh tổ chức kinh doanh, nguồn nhân lực và hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp; nhận diện chính xác các nút thắt trong khâu vận hành bán hàng thủ công.
  • Ứng dụng thành công phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng thông qua ngôn ngữ UML và phần mềm Rational Rose, xây dựng hệ thống mô hình hóa hoàn chỉnh gồm: 5 biểu đồ use case (tổng quát, nhân viên, quản lý, giám đốc, chức năng cập nhật), biểu đồ lớp thực thể, và 5 biểu đồ trình tự mô tả chi tiết các tương tác nghiệp vụ.
  • Thiết kế hoàn chỉnh cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 8 bảng vật lý có liên kết chặt chẽ và thiết kế trực quan hệ thống 10 form giao diện thân thiện, dễ vận hành, đảm bảo thực hiện các chức năng then chốt: quản lý đăng nhập, cập nhật danh mục, bán hàng, tìm kiếm đa tiêu chí và kết xuất báo cáo thống kê.

Đóng góp của khóa luận thể hiện ở góc độ tiếp cận phương pháp luận: trong khi các nghiên cứu trước đây tại các trường đại học (như nghiên cứu của Nguyễn Ngọc Lan năm 2011, Phạm Thế Mạnh năm 2011) chủ yếu đi theo hướng phân tích chức năng truyền thống, khóa luận này đã chuyển hướng sang phân tích thiết kế theo hướng đối tượng bằng UML. Hướng tiếp cận này giúp mô hình hóa nghiệp vụ sát với thực tiễn, phân định rõ ranh giới giữa các đối tượng và tạo thuận lợi cho việc tái sử dụng các mô-đun trong các hệ thống thông tin tương tự.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Tác giả thẳng thắn chỉ ra hạn chế kỹ thuật hiện tại của chương trình: hệ thống chưa xử lý được nghiệp vụ in hóa đơn tổng hợp cho trường hợp một khách hàng chọn mua đồng thời nhiều mặt hàng khác nhau trong cùng một lần giao dịch.

Từ hạn chế trên, hướng nghiên cứu và phát triển tiếp theo được tác giả xác định gồm:

  • Tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện thuật toán và giao diện để hệ thống xử lý trọn vẹn việc in hóa đơn tích hợp nhiều sản phẩm cho khách hàng.
  • Nâng cấp khả năng tương tác của phần mềm với các thiết bị ngoại vi như máy Fax.
  • Bổ sung các mô-đun chức năng cho phép hệ thống tự động đọc và xử lý dữ liệu nhập từ các định dạng văn bản thông dụng như Microsoft Word, Notepad.
  • Kỳ vọng nhận được sự đầu tư từ ban lãnh đạo Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung để đưa phần mềm vào ứng dụng thử nghiệm và vận hành thực tế.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng học thuật và ứng dụng sau:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý và Công nghệ thông tin: Tài liệu hữu ích để tham khảo quy trình phân tích thiết kế phần mềm quản lý theo hướng đối tượng, từ bước phân tích yêu cầu, xây dựng sơ đồ use case, biểu đồ lớp đến biểu đồ trình tự trên công cụ Rational Rose.
  • Người nghiên cứu các đề tài quản lý bán hàng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: Bản khóa luận cung cấp các biểu mẫu điều tra thực tế, số liệu phân bổ nhân sự, hạ tầng CNTT cụ thể và phương thức tổ chức dữ liệu kế toán - bán hàng trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị tin học.
  • Nội dung đáng tham khảo nhất: Cấu trúc thiết kế 8 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ và quy trình kịch bản bán hàng được mô hình hóa rõ nét trong biểu đồ trình tự và các biểu mẫu nhập liệu.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự và trình độ lao động của Công ty Máy tính Thành Trung được phân bổ như thế nào?

Theo báo cáo của phòng nhân sự, công ty có tổng số 22 nhân viên phân bổ tại 4 phòng ban và Ban Giám đốc: Giám đốc (1 người), Phòng Kế toán tài chính (2 nhân viên), Phòng Kỹ thuật (12 nhân viên), Phòng Kinh doanh (5 nhân viên) và Phòng Nhân sự (2 nhân viên). Về trình độ học vấn: trình độ Đại học có 10 người (chiếm 45,45%), Cao đẳng có 8 người (chiếm 36,36%) và Trung cấp có 4 người (chiếm 18,19%).

2. Hiện trạng hạ tầng CNTT của Công ty Thành Trung trước khi xây dựng hệ thống gồm những gì?

Công ty được trang bị 20 máy tính (15 máy cho nhân viên, 5 máy cài đặt kỹ thuật), tỷ lệ nhân viên được cấp máy tính đạt 90,9%, tỷ lệ sử dụng máy tính đạt 100%, tỷ lệ sử dụng email đạt 95,45%. Mạng LAN kết nối toàn bộ máy tính với Internet. Phần mềm hệ điều hành sử dụng Windows 7; phần mềm ứng dụng gồm Microsoft Office, SQL Server, Microsoft Project; phần mềm chuyên dụng gồm MISA SME.NET 2012; phần mềm bảo mật Bkav 2010 và website thương mại điện tử regeditvn.com.

3. Hệ thống quản lý bán hàng xác định những tác nhân (Actor) nào và vai trò của từng tác nhân ra sao?

Hệ thống thiết lập 3 tác nhân tương tác chính:

  • Nhân viên: Đăng nhập vào hệ thống, thực hiện nghiệp vụ bán hàng, giao hàng, thu tiền và xuất hóa đơn cho khách.
  • Người quản lý: Đăng nhập hệ thống và thực hiện cập nhật các danh mục thông tin gồm loại hàng, hàng hóa, nhà cung cấp, nhân viên và khách hàng.
  • Giám đốc: Tiếp nhận các báo cáo thống kê định kỳ từ hệ thống gồm danh sách hàng bán, danh sách hàng nhập và danh sách các hóa đơn bán hàng.

4. Cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý bán hàng gồm những bảng nào?

Cơ sở dữ liệu được thiết kế gồm 8 bảng: DangNhap (quản lý tài khoản đăng nhập), LoaiHang (quản lý mã và tên loại hàng), NhaCungCap (thông tin đối tác cung ứng), NhanVien (thông tin nhân sự), HoaDon (chứng từ bán hàng), HangBan (chi tiết mặt hàng tiêu thụ), KhachHang (danh bạ khách hàng) và HangHoa (thông số tồn kho sản phẩm).

5. Khóa luận tự đánh giá hạn chế kỹ thuật lớn nhất của hệ thống là gì?

Hạn chế lớn nhất được tác giả chỉ rõ trong khóa luận là chương trình chưa xử lý được chức năng in hóa đơn bán hàng đối với trường hợp một khách hàng chọn mua cùng lúc nhiều mặt hàng khác nhau trong một giao dịch.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đường Thị Thanh Tâm đã hoàn thành việc khảo sát thực trạng hoạt động kinh doanh và quy trình quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung. Đề tài vận dụng bài bản phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng chuẩn UML trên công cụ Rational Rose để thiết lập hệ thống biểu đồ ca sử dụng, biểu đồ lớp, biểu đồ trình tự cùng thiết kế chi tiết 8 bảng cơ sở dữ liệu và 10 biểu mẫu giao diện người dùng. Mặc dù vẫn còn hạn chế trong việc in hóa đơn tổng hợp nhiều mặt hàng, công trình nghiên cứu mang giá trị học thuật và thực tiễn rõ nét, cung cấp giải pháp khả thi giúp doanh nghiệp từng bước chuyển đổi từ quản lý bán hàng thủ công sang phương thức quản lý tin học hóa đồng bộ.