CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NỢ PHẢI TRẢ Đối với một doanh nghiệp, tất cả các hoạt động kinh doanh nào cũng phải diễn ra, có mối quan hệ mới và hợp tác với các doanh nghiệp khác. Mối quan hệ này luôn xuyên suốt trong tất cả hoạt động kinh tế từ các hoạt đông mua bán vật tư hàng hóa đến quá trình sản xuất kinh doanh, việc tiêu thụ các sản phẩm gắn liền với nghiệp vụ thanh toán với người bán, mua, thanh toán với cơ quan quản lý nhà nước, cán bộ công nhân viên. Như vậy, có thể hiểu hoàn thành công nợ là nghĩa vụ vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. CƠ SỞ HÌNH THÀNH CÔNG NỢ PHẢI TRẢ Theo Thông tư 200, các khoản công nợ phải trả bao gồm: phải trả cho người bán; thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước; phải trả người lao động; các khoản chi phí phải trả; phải trả nội bộ; các khoản phải trả phải nộp khác; vay và nợ thuê tài chính; trái phiếu phát hành; nhận ký quỹ, ký cược; thuế thu nhập hoãn lại phải trả; dự phòng phải trả… Như vậy công nợ được hình thành khi doanh nghiệp tham gia vào quá trình luân chuyển, nhập hàng hóa; vào các kì kế toán sẽ phải thanh toán thuế phí cho nhà nước; trả lương cho người lao động hàng tháng; khi phát sinh các khoản vay ngắn hạn hay dài hạn;… 1.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN Công việc này do kế toán công nợ đảm nhận, kế toán công nợ giữ vai trò giám sát, đôn đốc cũng như giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến các khoản công nợ của công ty. Hay nói một cách đơn giản thì kế toán công nợ là người chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ công nợ trong công ty. Người làm tại vị trí này cần đảm bảo rằng mức công nợ luôn tồn tại trong giới hạn cho phép, không được để xảy ra tình trạng tồn đọng, gây ảnh hưởng đến tình hình hoạt động và phát triển tài chính của toàn công ty. Thái Thị Hương Ly Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp Th.S Đinh Thành Cung Điều này cho thấy, các khoản mục về công nợ nói chung hay công nợ phải nói riêng cần có sự giám sát chặt chẽ, tránh việc bị chậm trễ hay sai sót trong quá trình theo dõi hay là hành thành trả công nợ khi tới hạn.
Công tác kế toán lúc này phải tuân thủ tốt, đầy đủ các nguyên tắc kế toán nhằm quản lý tốt tình hình công nợ của công ty. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 1. Khái niệm kế toán công nợ phải trả 1. Nợ phải trả Nợ phải trả (tiếng Anh là account payable hay liabilities) là số tiền nợ các cá nhân hay công ty khác, khi họ đã bán hàng hóa, dịch vụ, nguyên liệu cho doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán vì đã mua chúng dưới hình thức tín dụng thương mại.
Hoặc theo định nghĩa của Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01: Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các sự kiện và giao dịch đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Công nợ phải trả Công nợ phải trả là các khoản nợ phát sinh khi mua vật liệu từ các nhà cung cấp để phục vụ cho hoạt động sản xuất hay các khoản vay, mượn của doanh nghiệp. Căn cứ theo thời gian, các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp được chia thành 02 loại sau: − Nợ phải trả ngắn hạn: Là các khoản nợ có thời hạn trả trong vòng 01 năm trở xuống, bao gồm: tiền gửi của khách hàng, tiền lãi phải trả, tiền lương và tiền công phải trả và bất kỳ số tiền nào còn nợ từ nhà cung cấp. − Nợ phải trả dài hạn: Là các khoản nợ và các nghĩa vụ về mặt tài chính khác mà thời hạn để doanh nghiệp hoàn trả phải hơn 01 năm, chẳng hạn như: vay kinh doanh hoặc thế chấp, các khoản nợ ngắn hạn được gia hạn trả chậm.
Bên cạnh đó, trong nội bộ doanh nghiệp phát sinh các khoản nợ phải trả như sau: Thái Thị Hương Ly Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp Th.S Đinh Thành Cung − Các khoản phải trả, phải nộp, phải cấp hoặc các khoản mà đơn vị trong doanh nghiệp độc lập đã chi, đã thu hộ cấp trên, cấp dưới hoặc đơn vị thành viên khác. − Các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước, các khoản nợ vay, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ, đóng BHXH, BHYT cho người lao động, chi phí công đoàn,… 1. Quản lý công nợ phải trả Người kế toán công nợ phải trả cần phải tuân theo các chuẩn mực kế toán hiện hành và chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng: − Cơ sở dồn tích − Nguyên tắc hoạt động liên tục − Nguyên tắc thận trọng Mỗi khi có các nghiệp vụ xảy ra trong doanh nghiệp, kế toán cần phải lập tức ghi nhận các khoản nợ phải trả, theo dõi các khoản nợ phải trả và thanh toán kịp thời các khoản nợ khi tới thời hạn thanh toán công nợ. Công việc này phải được thực hiện xuyên suốt và tính toán một cách chính xác, tránh sai sót và rủi ro cho doanh nghiệp.
❖ Để quản lý tốt công nợ phải trả cần chú ý: − Quản lý công nợ của từng nhà cung cấp − Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn và theo hạn thanh toán − Quản lý công nợ theo từng hợp đồng mua 1. Mục tiêu của kế toán công nợ phải trả Theo dõi từng khoản nợ phải trả, từng đối tượng nợ phải trả, kiểm soát tốt từng khoản nợ và đối tượng nợ phải trả. Mục tiêu của kế toán công nợ phải trả lên báo cáo tổng hợp cho tất cả các đối tượng thực hiện kiểm soát cũng như đánh giá tình hình công nợ phải trả, giá trị của công Thái Thị Hương Ly Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp Th.S Đinh Thành Cung nợ nhằm mục đích phục vụ cho nội bộ, đánh giá tình hình công nợ trên một nhóm đối tượng, kế hoạch tài chính của công ty. Lập báo cáo chi tiết công nợ phải trả.
Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào các số liệu của kế toán là các khế ước vay dài hạn, nợ dài hạn. Vì vậy, kế toán phải tính toán và nhắc nhở doanh nghiệp khịp thời các khoản nợ nhằm kiểm soát tốt lượng tiền trong doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả Kế toán theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả, số đã trả trong kỳ, số tăng thêm trong kỳ và số còn phải thanh toán với từng chủ nợ, nhằm tránh sự nhầm lẫn. Kiểm tra đối chiếu tình hình công nợ, bao gồm các khoản nợ đã phát sinh, các khoản nợ thanh toán và số nợ còn lại phải thanh toán có xác nhận của từng chủ nợ.
Lập báo cáo sổ sách tổng hợp, chi tiết nhằm phân tích đánh giá tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp từ đó xây dựng thực hiện kế hoạch nhằm nâng cao khả năng tài chính cũng như khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Khi hạch toán các khoản nợ phải trả cần lưu ý: Tất cả các khoản nợ phải được theo dõi chi tiết đã trả cho từng chủ nợ. Các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp phải được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn căn cứ vào thời hạn phải thanh toán của từng khoản nợ phải trả. Những chủ nợ có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có số dư nợ phải trả lớn, kế toán công nợ phải kiểm tra đối chiếu về tình hình công nợ đã phát sinh với từng khách hàng và định kỳ phải có xác nhận bằng văn bản với chủ nợ.
Cuối niên độ kế toán Doanh nghiệp phải căn cứ vào khế ước vay dài hạn, nợ dài hạn, kế hoạch phải trả các khoản nợ dài hạn để xác định số nợ đến hạn thanh toán trong niên độ kế toán tiếp theo và kết chuyển sang nợ dài hạn đến hạn trả. Lên danh sách các đối tượng cần theo dõi Cuối niên độ, kế toán lên công nợ tổng hợp nhằm giúp công ty theo dõi tốt hơn tình hình công nợ nói chung hay cụ thể là công nợ phải trả nói riêng. Thái Thị Hương Ly Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp Th.S Đinh Thành Cung Việc lên danh sách các đối tượng cần theo dõi một cách chi tiết là rất cần thiết, không chỉ lợi ích duy nhất là theo dõi công nợ, giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản công nợ tránh tình trạng kéo dài nợ, làm ảnh hưởng xấu tới hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp. Việc thanh toán công nợ đúng hạn và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tạo dựng tốt lòng tin đối với các nhà cung cấp.
Xác định rõ các tiêu chí theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp quản lý công nợ với từng đối tượng cụ thể Kế toán công nợ sẽ cập nhật chi tiết các khoản công nợ sau mỗi lần nhận được chứng từ kế toán, vì thế mà các khoản nợ của các nhà cung cấp từ đó cũng được cập nhật một cách chi tiết. Sau khi cập nhật chi tiết các khoản công nợ đó, việc vạch rõ ra các chi tiết các khoản công nợ đối với từng nhà cung cấp là một điều cần thiết. Đối với một số nhà cung cấp, các hợp đồng đã thỏa thuận từ trước đó thời gian thanh toán công nợ sẽ khác nhau, các hình thức thanh toán cũng sẽ khác nhau, nên kế toán công nợ lúc này đóng vai trò quan trọng, cần phải phân rõ các chỉ tiêu tình hình thanh toán khác nhau đối với từng nhà cung cấp khác nhau. Trách nhiệm của kế toán công nợ phải trả Kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phân tích và đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Đưa ra những định hướng và tham mưu cho cấp quản lý. Từ đó giúp nhà quản lý định hình được hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp trong tương lai. Trách nhiệm của kế toán công nợ phải trả vô cùng lớn và phải luôn sát sao theo dõi các khoản công nợ phải trả của công ty. Vai trò kế toán công nợ phải trả Kế toán công nợ là vị trí có vai trò vô cùng quan trọng đối với công tác kế toán của mỗi đơn vị.
Hoạt động quản lý công nợ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển của công ty, giúp tránh việc rơi vào tình trạng bị chiếm dụng vốn. Thái Thị Hương Ly Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp Th.