Chương 1. Cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động cung ứng hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại. Phƣơng pháp nghiên cứu. Phân tích các nhân tố ảnh hƣởng tới hoạt động cung ứng xăng dầu ở xí nghiệp xăng dầu Quảng Ninh.
Giải pháp giải quyết các hạn chế tồn tại trong hoạt động cung ứng xăng dầu tại xí nghiệp xăng dầu Quảng Ninh. Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.vn/ 6 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG HÀNG HÓA TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1. Cơ sở lý luận về hoạt động cung ứng hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại 1. Khái niệm cung ứng Theo Phạm Công Đoàn và Nguyễn Cảnh Lịch (2009), cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thƣơng mại đƣợc hiểu nhƣ sau: “Cung ứng hàng hoá là việc tổ chức nguồn hàng nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại” Trong bất doanh nghiệp thƣơng mại nào hoạt động kinh doanh cũng bắt đầu từ việc tổ chức mua hàng và kết thúc bằng việc bán hàng.
Nhƣng muốn có hàng để bán cho khách hàng thì trƣớc hết doanh nghiệp luôn phải đƣợc cung ứng hàng hoá. Để hiểu rõ hơn về cung ứng hàng hoá ta sẽ xem xét đến 3 khái niệm mua hàng, thu mua và cung ứng. • Mua hàng Mua hàng là một trong những chức năng cơ bản của mọi tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, hàng hoá, trang thiết bị, các dịch vụ để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp.
Các hoạt động đó bao gồm: 1)Phối hợp cácphòng ban, bộ phận để xác định nhu cầu hàng hoá, nguyên vật liệu, máy móc cần cung cấp; 2)Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ doanh nghiệp, xác định lƣợng hàng hoá thực sự cần mua; 3) Xác định các nhà cung cấp tiềm năng; 4)Thực hiện nghiên cứu thị trƣờng cho những hàng hoá nguyên vật liệu quan trọng; 5)Đàm phán với nhà cung cấp tiềm năng; 6) Phân tích các đề nghị; 7) Lựa chọn nhà cung cấp; 8) Soạn thảo đơn đặt hàng, hợp đồng; 9) Thực hiện các hợp đồng và giải quyết vƣớng mắc gặp phải; và 10)Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng. • Thu mua Thu mua là hoạt động thiết yếu của tổ doanh nghiệp, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua hàng thì trong thu mua ngƣời ta chú trọng nhiều Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.vn/ 7 hơn đến các vấn đề mang tính chiến lƣợc. Cụ thể thu mua bao gồm các hoạt động: 1)Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kỹ thuật; 2) Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động phân tích có giá trị; 3) Thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về thị trƣờng hàng hoá nguyên vật liệu; 4) Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hang; 5) Quản trị chất lƣợng của các nhà cung cấp; 6) Quản trị quá trình vận chuyển; 7) Quản trị các hoạt động mang tính đầu tƣ nhƣ : tận dụng sử dụng lại các nguyên vật liệu.
• Cung ứng Đây là sự phát triển ở một bƣớc cao hơn của thu mua. Nếu mua hàng và thu mua chủ yếu là các hoạt động mang tính chiến thuật thì cung ứng tập trung chủ yếu vào các chiến lƣợc. Những hoạt động cụ thể của cung ứng là: 1) Đặt quan hệ trƣớc để mua hàng và đặt quan hệ trƣớc với các nhà cung cấp ngay trong quá trình thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo của các sản phẩm quan trọng; 2) Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua; 3) Sử dụng nhóm chức năng chéo trong việc xác định và lựa chon nhà cung ứng; 4) Sử dụng sự thoả thuận 2 bên khi mua hàng và các liên minh chiến lƣợc với các nhà cung cấp để phát triển mối quan hệ thân thiện và các mối quan hệ có lợi cho cả đôi bên với những nhà cung cấp chủ yếu cũng nhƣ để quản lý chất lƣợng và chi phí; 5) Tiếp tục xác định những nguy cơ và cơ hội trong môi trƣờng cung ứng của công ty; 6) Phát triển các chiến lƣợc; 7) Tiếp tục quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng; và 8) Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lƣợc phối hợp. Sau khi xem xét 3 khái niệm trên, ta nhận thấy giữa mua hàng, thu mua và cung ứng có mối quan hệ mật thiết, là các bƣớc tiến hoá của cung ứng.
Hình thức sau bao gồm hình thức trƣớc và có phạm vi hoạt động rộng hơn, mang tính chiến lƣợc nhiều hơn. Nội dung của cung ứng hàng hoá Hoạt động cung ứng hàng hoá trong doanh nghiệp thƣơng mại bao gồm có hoạt động mua hàng và dự trữ hàng hoá để đảm bảo công biệc kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây ta sẽ đi vào tìm hiểu từng hoạt động cụ thể: mua hàng và dự Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.vn/ 8 trữ hàng hoá.1 ta cũng đã nhắc đến khái niệm mua hàng nhƣng đó là mua hàng với vai trò là một trong những bƣớc tiến hoá phát triển của hoạt động cung ứng. Còn mua hàng trong phần 1.2 này mua hàng là một nội dung của hoạt động cung ứng hàng hoá.
• Hoạt động mua hàng Quá trình mua hàng tiến hành theo quy trình đầu tiên là xác dịnh nhu cầu, sau đó lựa chọn nhà cung cấp có thể thoả mãn nhu cầu đó, tiếp theo là tiến hành thƣơng lƣợng nhằm đạt đƣợc những điều khoản có lợi nhất và tiến hành đặt hàng, kế tiếp là theo dõi và thực hiện giao hàng, cuối cùng là đánh giá kết quả mua hàng. Nếu thoả mãn ta sẽ lại bắt đầu lại từ bƣớc xác định nhu cầu, ngƣợc lại nếu chƣa thoả mãn ta sẽ quay lại bƣớc lựa chọn nhà cung cấp, hay thƣơng lƣợng đặt hàng, hoặc theo dõi và thực hiện giao hàng tuỳ vào nguyên nhân dẫn đến việc chƣa thoả mãn. Sơ đồ 1: Quy trình mua hàng trong các doanh nghiệp thƣơng mại Xác định Lựa chọn nhà Thƣơng lƣợng Theo dõi và thực nhu cầu cung cấp và đặt hàng hiện giao hàng Thoả mãn Không thoả mãn Đánh giá kết quả mua hàng Xác định nhu cầu : Xác định nhu cầu là bƣớc đầu tiên trong chuỗi các hoạt động trong quá trình mua hàng. Việc có đảm bảo hàng hoá kịp thời, đầy đủ, đúng yêu cầu về số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại,… hay không, một phần lớn do việc tính toán xác định nhu cầu quyết định.
Nhu cầu mua hàng đƣợc xác định trƣớc hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh. Từ công thức cân đối: Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.vn/ 9 M+Ddk=B+Dck Ta có thể xác định nhu cầu mua hàng trong kỳ nhƣ sau: M=B+Dck-Ddk Trong đó: M: Lƣợng hàng cần mua vào trong kỳ Ddk: Lƣợng hàng tồn kho của doanh nghiệp ở đầu kỳ kinh doanh B: Lƣợng hàng bán ra theo kế hoạch của doanh nghiệp trong kỳ Dck: Lƣợng hàng dự trữ cuối kỳ theo kế hoạch để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Công thức trên phản ánh nhu cầu của từng mặt hàng vì thế nếu muốn tính tổng lƣợng hàng mua vào sẽ là tổng lƣợng hàng mua vào của các mặt hàng. Trong các đại lƣợng trên xác định B - lƣợng hàng bán ra theo kế hoạch là khó khăn nhất vì bản thân nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục cả về số lƣợng hàng hoá, chất lƣợng, chủng loại… trong thị trƣờng các biến động về giá cả, các sản phẩm mới ra đời, yếu tố cạnh tranh… xảy ra thƣờng xuyên liên tục càng làm nhu cầu của khách hàng thay đổi nhanh và mạnh mẽ hơn.
Để xác định mức kế hoạch cho gần với mức tiêu thụ thực tế quả thật không hề đơn giản, nhất là các mặt hàng mỗi lần mua với số lƣợng lớn, tiêu thụ trong thời gian dài. Lựa chọn nhà cung cấp Đó là công việc tìm kiếm các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá của doanh nghiệp và tiến hành phân tích khả năng đáp ứng nhu cầu của các nhà cung cấp, từ đó sàng lọc tìm ra nhà cung cấp phù hợp nhất và quyết định ai là nhà cung cấp chính để liên hệ chuẩn bị cho bƣớc tiếp theo là thƣơng lƣợng và đặt hàng. Khi phân tích cần chú ý các mặt sau: Khả năng tài chính Những ƣu đãi mà ta có thể nhận đƣợc Uy tín của nhà cung cấp Các dịch vụ sau bán… Thƣơng lƣợng và đặt hàng Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.vn/ 10 Đây là bƣớc rất quan trọng trong quá trình mua hàng, nó trực tiếp quyết định doanh nghiệp sẽ nhận đƣợc gì và với chi phí ra sao cùng với các điều kiện ƣu đãi về các mặt khác.Trong giai đoạn này cần quan tâm đến các vấn đề sau: Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa đƣợc cung cấp về mẫu mã, chất lƣợng, các phƣơng tiện và phƣơng pháp kiểm tra. Giá cả và sự giao động của giá cả khi giá cả thị trƣờng lúc giao hàng có biến động.
Hình thức thanh toán Hình thức giao hàng Cố gắng đạt đƣợc những điều kiện có lợi nhất cho doanh nghiệp là mục tiêu của giai đoạn này. Sau khi đạt đƣợc sự thống nhất giữa các bên sẽ tiến hành ký hợp đồng hay lập đơn đặt hàng theo các điều khoản đã thoả thuận. Theo dõi và thực hiện giao hàng Việc giao nhận hàng hoá đƣợc thực hiện theo các điều khoản đã kí kết trong đơn đặt hàng hay hợp đồng cung ứng, tuy nhiên cần đôn đốc thúc giục, theo dõi kiểm tra quá trình thực hiện của nhà cung cấp để tránh các rủi ro có thể xảy ra cho cả hai phía. Cần giám sát toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện đã thoả thuận và ký kết không.
Nếu có sai phạm phải lập biên bản về các trục trặc phát sinh để thông báo cho nhà cung cấp để cùng nhau giải quyết xử lý. Nếu có những vi phạm tƣơng đối lớn không thể khắc phục, doanh ngiệp có thể từ chối nhận hàng và yêu cầu bồi thƣờng theo hợp đồng. Sau khi ta đã nhận hàng hoá từ các nhà cung cấp, đã có hàng hoá để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp có thể coi là đã hoàn tất một lần mua hàng tuy nhiên không thể dừng lại ở bƣớc này mà cần tiến hành bƣớc tiếp theo đó là đánh giá kết quả mua hàng.
