CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP. Lý luận chung về công nợ và kế toán công nợ trong doanh nghiệp 1. Khái niệm công nợ và phân loại công nợ 1. Khái niệm công nợ.
Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa người mua và người bán, giữa các đơn vị với nhau và trong nội bộ công ty. Trên cơ sở mối quan hệ này, phát sinh các khoản nợ phải thu hoặc phải trả tương ứng, đây được gọi là công nợ. Công nợ bao gồm các khoản phải thu, phải trả và quan hệ thanh toán (Võ Văn Nhị (2008), Hướng dẫn thực hành kế toán tài chính doanh nghiệp, NXB Giao thông vận tải, TP Hồ Chí Minh). Phân loại công nợ Công nợ bao gồm các khoản liên quan tới việc phải thu, phải trả cho các đối tượng liên quan đối với nghiệp vụ liên quan tới việc thanh toán trong và ngoài doanh nghiệp.
Các khoản phải thu. Các khoản phải thu là tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân, tổ chức khác tạm thời chiếm dụng. Các khoản phải thu của công ty được kế toán ghi lại và phản ánh trên Bảng cân đối kế toán, bao gồm các khoản nợ chưa đòi được và tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. Các khoản phải thu được ghi nhận là tài sản của công ty vì thực chất chúng là những khoản tiền mà doanh nghiệp sẽ nhận được trong tương lai.
Các khoản phải thu của doanh nghiệp được phân loại dựa trên thời gian thu hồi nợ: khoản phải thu ngắn hạn nếu thời gian thu tiền không quá một năm hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường nếu chu kỳ lớn hơn 12 tháng và khoản phải thu dài hạn nếu thời gian thu tiền là trên một năm hoặc lớn hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, được ghi nhận là tài sản dài hạn của công ty trên Bảng cân đối kế toán. SVTH: Nguyễn Thị Lan Hương 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phạm Thị Ái Mỹ Khi doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa nhận tiền ngay, mà cho khách hàng nợ trong một khoảng thời gian nhất định thì khoản nợ mà khách hàng còn thiếu doanh nghiệp chính là khoản phải thu khách hàng của doanh nghiệp đó. b, Các khoản phải trả Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của danh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình (Theo Đoạn 42, Chuẩn mực 01, Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Bộ Tài chính ban hành). Khoản phải trả được định nghĩa là trách nhiệm hiện tại của doanh nghiệp đối các đơn vị khác và trách nhiệm đó là kết quả của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá khứ của doanh nghiệp.
Nghĩa vụ của doanh nghiệp là sẽ dùng tài sản của mình đơn vị mình để hoàn thành trách nhiệm đối với tổ chức khác. Các doanh nghiệp thường vay vốn ngân hàng, các nhà cung cấp vì nhu cầu huy động vốn cũng như khi gặp khó khăn về tài chính. Trên Bảng cân đối kế toán, khoản phải trả được gọi là khoản nợ của doanh nghiệp. Dựa vào thời hạn thanh toán mà phân loại nợ phải trả thành nợ ngắn hạn đối với các khoản nợ dưới một năm, và các khoản nợ trên một năm được chia thành nợ dài hạn của doanh nghiệp.
c, Quan hệ thanh toán Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh khi mà doanh nghiệp thực hiện mối quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Và trong mọi mối quan hệ thanh toán đó tồn tại những cam kết vay nợ giữa con nợ và chủ nợ về một khoản tiền theo thỏa thuận giữa hai bên có hiệu lực trong khoảng thời gian cho vay nợ. Quan hệ thanh toán có rất nhiều loại nhưng chung quy lại có 2 hình thức thanh toán là: thanh toán trực tiếp và thanh toán trung gian. - Thanh toán trực tiếp: Người mua và người bán thanh toán trực tiếp với nhau bằng tiền mặt hay chuyển khoản đối với các khoản nợ phát sinh.
- Thanh toán qua trung gian: Việc thanh toán giữa người mua và người bán không diễn ra trực tiếp với nhau mà có một bên thứ ba (ngân hàng hay các tổ chức tài SVTH: Nguyễn Thị Lan Hương 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phạm Thị Ái Mỹ chính khác) đứng ra làm trung gian thanh toán các khoản nợ phát sinh đó thông qua ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc, thư tín dụng. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán công nợ 1. Chức năng của kế toán công nợ Kế toán công nợ có vai trò khá là quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lí công nợ tốt hiện nay không chỉ là yêu cầu cần thiết mà nó trở thành một nhân tố ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán công nợ Kế toán các khoản phải thu và các khoản phải trả trong doanh nghiệp được gọi là kế toán công nợ. Như vậy, kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản phải thu và các khoản phải thu diễn ra liên tục trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, người kế toán công nợ trong một doanh nghiệp là hết sức quan trọng đảm bảo cho doanh nghiệp mình không bị chiếm dụng vốn quá lớn hay công ty có thể đi chiếm dụng được vốn của tổ chức, đơn vị khác nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của đơn vị mình. Nhiệm vụ của kế toán công nợ: - Kế toán công nợ là người quản lý và theo dõi công nợ: các khoản thu, chi, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, phải trả.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong doanh nghiệp theo từng đối tượng, từng điều khoản thanh toán dựa trên Hợp đồng kinh tế đã ký kết. - Ghi chép có hệ thống các chứng từ, sổ sách đúng với các khoản phải thu và các khoản phải trả trong doanh nghiệp. - Cung cấp số liệu, tài liệu và thông tin đầy đủ để lập báo cáo phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp và công tác thanh tra của các cán bộ bên ngoài doanh nghiệp. - Theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán và chấp hành tốt các quy định Nhà nước về nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp khác.
SVTH: Nguyễn Thị Lan Hương 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phạm Thị Ái Mỹ - Thường xuyên theo dõi các hạn nợ giữa các doanh nghiệp để có thể phát hiện các khoản nợ xấu của các khách hàng. Nội dung kế toán khoản phải thu, khoản phải trả trong doanh nghiệp 1. Kế toán nợ phải thu khách hàng a. Khái niệm Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ chưa thanh toán cho doanh nghiệp (Ngô Thế Chi (2008), “Kế toán tài chính”, NXB Tài chính, Hà Nội b.
Tài khoản sử dụng Để theo dõi dõi nợ phải thu khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 “ Phải thu khách hàng”. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 131 “Phải thu khách hàng” như sau: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ. - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
SVTH: Nguyễn Thị Lan Hương 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Phạm Thị Ái Mỹ - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". Nguyên tắc hạch toán kế toán - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ. Không phản ánh vào TK này đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thu tiền ngay. - Khoản phải thu hạch toán theo từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết thời hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư và đầu tư tài chính. - Trong hạch toán chi tiết TK này, kế toán cần tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thể thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản phải thu không đòi được. - Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại tiền tệ.