CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về kế toán công nợ trong doanh nghiệp 1. Khái quát kế toán công nợ 1.1 Khái niệm của công nợ Công nợ là một thuật ngữ kinh tế đề cập đến quyền lợi cũng như nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp đối với các khoản vốn do doanh nghiệp chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng bởi các đối tượng bên ngoài. Hay nói một cách dễ hiểu, khi doanh nghiệp tiến hành mua sản phẩm, hàng hoá, một dịch vụ nào đó hoặc thanh toán cho cá nhân, tổ chức nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức, số tiền này vẫn còn nợ đến kỳ kinh doanh sau thì được gọi là công nợ.
(Ngọc Trâm, 2021) Công nợ bao gồm hai loại chính: công nợ phải thu và công nợ phải trả. Nguyên tắc kế toán công nợ Theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra đôn đốc để việc thanh toán được diễn ra kịp thời. Kiểm tra, đối chiếu định kì hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, phải trả phát sinh, số đã thu, đã trả, số còn lại phải thu, phải trả, đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu phải trả lớn. Sở dĩ, cuối mỗi giao niên độ, thậm chí cuối mỗi kỳ kế toán, bộ phận kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu, phải trả với từng đối tượng để tránh sự nhầm lẫn, đồng thời kịp thời phát hiện những sai sót để sữa chữa.
Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh. 5 Đối với các tài khoản có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế. Phải hạch toán chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đá quý.
Cuối kỳ, phải điều chỉnh theo số dư theo giá thực tế. Phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh toán. Vai trò nhiệm vụ của kế toán công nợ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp. - Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có thể kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
- Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có dư nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản - Giám sát thực hiện chế độ thanh toán nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán… - Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nơ, góp phần cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Kế toán công nợ ở bất kỳ tổ chức nào cũng đóng vai trò hết sức quan trọng, tùy vào quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ tổ chức, quản lý bộ máy và trình độ cán bộ làm công tác kế toán công nợ để bố trí, sắp xếp số lượng nhân viên trong phần hành kế toán công nợ cho hợp lý. Quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần phát triển của mỗi doanh nghiệp hiện nay, căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ hay bên Có của các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán, tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa 2 bên 6 nợ, có với nhau.
Nội dung kế toán khoản nợ phải thu khách hàng, nợ phải trả nhà cung cấp. Kế toán khoản nợ phải thu khách hàng. Nợ phải thu khách hàng là khoản tiền mà khách hàng đã mua nợ doanh nghiệp do đã được cung cấp sản phẩm hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền. Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh trong doanh nghiệp (Võ Văn Nhị, 2010).
Nguyên tắc hạch toán Ghi chép phản ánh kịp thời chặt chẽ các khoản nợ phải thu khách hàng theo từng đối tượng, thời hạn thanh toán, chiết khấu,… Kế toán các khoản phải thu khách hàng phải nắm bắt về tình hình phải thu, chính sách bán chịu,… Định kì lập báo cáo về tình hình phải thu khách hàng. Cuối kỳ tiến hành đối chiếu công nợ. Thường xuyên đối chiếu với khách nợ và những người có liên quan về các khoản nợ phải thu; nếu có chênh lệch phải xử lý kịp thời. Kiểm tra, đôn đốc việc thu hồi nợ để hạn chế việc phát sinh công nợ dây dưa, khó đòi.
Tính toán mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi trong doanh nghiệp. Kế toán chi tiết cần phải phân loại các khoản nợ: Nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có biện pháp xử lí. Đối với các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp cần phải thực hiện lập dự phòng phải thu khó đòi cho các khoản nợ này một cách thích hợp. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn bán hàng 7 - Phiếu xuất kho - Biên bản giao nhận - Phiếu thu/ Giấy báo có (khi thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng) - Biên bản bù trừ công nợ,… d.
Tài khoản sử dụng Để hạch toán khoản phải thu của khách hàng, kế toán sử dụng TK 131 - “Phải thu của khách hàng” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ. Kết cấu tài khoản 131 như sau: TK 131 – Phải thu của khách hàng BÊN NỢ BÊN CÓ Số tiền phải thu của khách hàng về Số tiền khách hàng đã trả nợ vật tư, sản phẩm, hàng hóa đã giao, đã Doanh thu số hàng đã bán bị người mua trả cung cấp và được xác định là tiêu thụ lại Số tiền thừa trả lại cho người mua Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng Số tiền đã giảm giá cho khác nhau sau khi đã giao hàng và khách hàng có kiếu nại Số tiền chiết khấu cho người mua SDCK: Số tiền còn phải thu ở khách hàng 8 e. Sơ đồ hạch toán các khoản phải thu khách hàng Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán 9 ghi nhận doanh thu, ghi: * Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. * Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp.
Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại: Nợ TK 5213 - Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế) Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: * Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá; * Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ 10 điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi: Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212)(giá chưa có thuế) Nợ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ các TK 111, 112,. Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).