CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VẤN ĐỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận chung về kế toán công nợ tại doanh nghiệp vừa và nhỏ 1. Một số khái niệm chung về kế toán công nợ 1. Khái niệm về kế toán công nợ Theo PGS.TS Võ Văn Nhị, 2010, Hướng dẫn thực hành kế toán tài chính doanh nghiệp, “ Công nợ là một thuật ngữ kinh tế thể hiện quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các khoản vốn đang chiếm dụng và bị chiếm dụng bởi các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp ”.
Theo Nguyễn Tấn Bình (2011), Kế toán tài chính, “ Công nợ chính là các khoản tiền chưa thanh toán phát sinh từ hoạt động sản xuất, mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ…giữa doanh nghiệp với cán bộ nhân viên, nhà cung cấp, đối tác… Người đảm nhận công việc theo dõi – quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục xuyên suốt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được gọi là kế toán công nợ ”.TS Nguyễn Văn Công (2010), “Phân tích tình hình công nợ tại doanh nghiệp sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong việc đánh giá được tình hình tài chính, sức mạnh tài chính và an ninh tài chính hiện tại của doanh nghiệp cũng như nắm được viếc chấp hành và tôn trọng kỳ thanh toán”. Trên cơ sở đó có thể hiểu: Hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp là thực hiện tổ chức lưu thông hàng hoá, dịch vụ để đáp ứng các nhu cầu tiêu dùng trong xã hội. Căn cứ vào các nghiệp vụ thanh toán của doanh nghiệp, kế toán các khoản phải thu và các khoản phải trả được gọi chung là kế toán công nợ. Kế toán công nợ là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp.
Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại 5 và phát triển của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc làm lành mạnh hoá tình hình tài chính của doanh nghiệp. Khái niệm về khoản phải thu Theo Ngô Thế Chi & Trương Thị Thủy (2013), “Các khoản phải thu trong doanh nghiệp xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một tài sản củ a doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi.
Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán”. Theo điều 17 Thông tư 133/2016/TT-BTC, “Phải thu của khách hàng là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ và các khoản nợ phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành”. Khoản phải thu là quyền lợi của doanh nghiệp về khoản tiền và tương đương tiền, hàng hoá dịch vụ mà công ty sẽ thu về trong tương lai. Khoản phải thu là một bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có quyền thu hồi.
Trong doanh nghiệp, các khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, trả trước… Trong đó, chiếm tỷ trọng lớn nhất là khoản phải thu khách hàng. Phân loại theo thời hạn thanh toán, khoản phải thu chia làm 2 loại: Phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn. - Phải thu ngắn hạn: Là các khoản nợ cần thu hồi của doanh nghiệp có thời hạn không quá 12 tháng hoặc nằm trong một chu kỳ kinh doanh bình thường tại thời điểm báo cáo. - Phải thu dài hạn: Là các khoản nợ cần thu hồi có thời hạn trên 12 tháng hoặc lớn hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh tại thời điểm báo cáo.
6 Phân loại theo nội dung, khoản phải thu bao gồm: Phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu khó đòi, phải thu khác…. Khái niệm về khoản phải trả Khoản phải trả là các khoản nợ phát sinh từ các giao dịch trong quá trình hoạt động kinh doanh như mua hàng hoá chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hoá, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác… Theo VAS 01 - Chuẩn mực chung (2002), Bộ Tài chính ban hành, “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình”. Phân loại nợ phải trả theo thời gian: - Nợ ngắn hạn: Là khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường. - Nợ dài hạn: Là khoản nợ mà thời gian trả nợ trên một năm.
Phân loại nợ phải trả theo đối tượng: - Phải trả người bán: Theo điều 40 Thông tư 133/2016/TT-BTC, “Phải trả người bán là các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết”. - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Theo điều 41 Thông tư 133/2016/TT- BTC: “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước là các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước trong kỳ kế toán năm”. - Phải trả người lao động: Là khoản phải trả giữa các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị độc lập trong tổng công ty về các khoản vay, mượn, chi hộ, trả hộ,… Theo điều 42 Thông tư 133/2016/TT-BTC: “Phải trả người lao động là các khoản phải 7 thanh toán cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động”. Các mối quan hệ trong thanh toán Quan hệ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh khi doanh nghiệp thực hiện mối quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh và có sự cam kết giữa hai bên về khoản tiền có hiệu lực trong khoản thời gian đã thỏa thuận.
Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp thường phát sinh nhiều giao dịch với các đối tượng khác nhau, do đó làm phát sinh nhiều mối quan hệ trong thanh toán: Thanh toán với khách hàng Thanh toán với nhà cung cấp Thanh toán với ngân sách nhà nước Thanh toán với nội bộ công ty Thanh toán với ngân hàng Các khoản thanh toán khác 1. Phương thức thanh toán Nghiệp vụ thanh toán có rất nhiều loại nhưng chung quy có hai hình thức là: trực tiếp và gián tiếp. Thanh toán trực tiếp: Thanh toán bằng tiền mặt: Xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp khi nhận vật tư hàng hoá Thanh toán qua ngân hàng: Có thể chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản ngân hàng để thanh toán. Thanh toán gián tiếp: Người mua và người bán không thanh toán trực tiếp với nhau mà có một bên thứ ba như ngân hàng hay các tổ chức tín dụng khác để đại diện thanh toán nợ qua tài khoản của mình được mở tại ngân hàng bằng uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc… 8 1.
Vai trò, nhiệm vụ của công tác kế toán công nợ Việc quản lý kế toán công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Tổ chức hiệu quả kế toán công nợ còn góp phần rất lớn trong việc giúp doanh nghiệp làm lành mạnh hoá tình hình tài chính của mình. Tuỳ vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình dộ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Nếu các khoản phải thu và phải trả được theo dõi một cách chặt chẽ, hợp lýnó sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng, chiếm dụng vốn và đồng thời có thể chiếm dụng tối đa vốn của các doanh nghiệp khác nhưng vẫn đảm bảo khả năng thanh toán hợp lý, góp phần quan trọng trong việc giữ uy tín trong sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp.
Theo dõi, phân tích, đánh giá cũng như tham mưu cho các nhà quản trị để từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Cụ thể: Quản lý và theo dõi công nợ, các khoản thu – chi, sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Tính toán, ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ các khoản nợ phải thu, nợ phải trả theo từng đối tượng Tổ chức kiểm tra, giám sát chặt chẽ, xử lý nhanh chóng những vấn đề về tình hình công nợ đang trong hạn, sắp đến hạn và quá hạn; hoặc những công nợ khó đòi Những khách hàng có giao dịch mua bán thường xuyên hoặc những khoản nợ có giá trị lớn thì định kì hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, gửi biên bản đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ cho từng KH Lập kế hoạch thu hồi công nợ đến hạn, cung cấp số liệu và phối hợp với bộ phận kinh doanh để nhanh chóng thu hồi nợ. Lập các báo cáo theo quy định của công ty và cũng cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời số liệu, thông tin về công nợ cho các cấp quản lý 9 1.
Nội dung công tác kế toán khoản phải thu và kế toán phải trả 1. Nội dung công tác kế toán khoản phải thu khách hàng 1.