Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh phân tích đánh giá và hoàn thiện hệ thống quản lý dự án của công ty cổ phần thiết bị điện sài gòn see corp theo tiêu chuẩn iso 21500

Luận văn về phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống quản lý dự án tại SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500. Quản trị kinh doanh hiệu quả, tối ưu quy trình.

• Tác giả: Bạch Duy Thành
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
• Trường học: Đại học Bách Khoa - Đại Học Quốc Gia Tp. Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Phân Tích, Đánh Giá Và Hoàn Thiện Hệ Thống Quản Lý Dự Án Của Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn-SEE Corp Theo Tiêu Chuẩn ISO21500
• Loại tài liệu: Khóa Luận Thạc Sĩ
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng Quan Cách Quản Lý Dự Án SEE Corp Theo ISO 21500

Quản lý dự án (QLDA) là một quá trình liên kết chặt chẽ với hoạch định, lãnh đạo, và kiểm tra. Mục tiêu là quản lý công việc và sử dụng nguồn lực để đạt mục tiêu về kỹ thuật, tài chính và thời gian. Thành công được đo bằng kết quả so với kế hoạch, ngân sách và thời gian. Hoàn thành dự án theo kế hoạch giúp doanh nghiệp đạt lợi nhuận và sử dụng nguồn lực hiệu quả. Công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn (SEE Corp) là doanh nghiệp hàng đầu trong sản xuất, lắp đặt, thi công, tư vấn và thiết kế hệ thống truyền tải điện. SEE Corp đã tham gia hơn 200 công trình điện từ 110kV đến 500kV, và hơn 1000 công trình lưới điện hạ thế. 80% doanh thu của SEE Corp đến từ dự án thi công, 20% từ cung cấp thiết bị. Việc quản lý tốt các dự án là rất quan trọng.

1.1. Tầm quan trọng của Quản lý dự án SEE Corp hiệu quả

Quản lý dự án hiệu quả trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của SEE Corp. Việc kiểm soát chi phí, thời gian và chất lượng là yếu tố then chốt để đảm bảo dự án thành công. Ngoài ra, QLDA giúp SEE Corp nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Việc ứng dụng các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 21500 giúp SEE Corp chuẩn hóa quy trình và nâng cao năng lực quản lý.

1.2. Tiêu chuẩn ISO 21500 trong Quản lý dự án Tổng quan

ISO 21500 là tiêu chuẩn quốc tế cung cấp hướng dẫn về quản lý dự án. Tiêu chuẩn này bao gồm các khái niệm, quy trình và thuật ngữ cơ bản trong QLDA. Áp dụng ISO 21500 giúp các tổ chức, bao gồm SEE Corp, triển khai QLDA một cách có hệ thống và hiệu quả. Tiêu chuẩn này tập trung vào các yếu tố quan trọng như quản lý phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng và rủi ro.

II. Thách Thức Vấn Đề Quản Lý Dự Án SEE Corp Hiện Tại

Với tốc độ phát triển của ngành công nghiệp, SEE Corp đối mặt áp lực hoàn thành tốt các dự án. Hệ thống QLDA hiện tại của SEE Corp gặp phải một số vấn đề: sai lệch dòng tiền, khó kiểm soát chi phí thanh toán, khó khăn trong giải ngân, không kiểm soát tốt nguồn lực, và chậm tiến độ. Cần phân tích và đánh giá hệ thống QLDA hiện tại để tìm biện pháp khắc phục. Đề tài này tập trung vào phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống QLDA của SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500.

2.1. Phân tích nguyên nhân gốc rễ các vấn đề quản lý dự án

Việc phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề là bước quan trọng để đưa ra giải pháp hiệu quả. Cần xem xét các yếu tố như quy trình, công cụ, và năng lực của nhân viên. Theo tài liệu gốc, một trong những nguyên nhân là "Không quản lý được sự sai lệch của dòng tiền dự án trên sổ sách và trên thực tế." Điều này cho thấy sự cần thiết của việc cải thiện hệ thống kiểm soát tài chính.

2.2. Đánh giá tác động của việc quản lý dự án kém hiệu quả

Quản lý dự án kém hiệu quả có thể dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực cho SEE Corp. Chậm tiến độ có thể ảnh hưởng đến uy tín và quan hệ với khách hàng. Chi phí vượt mức có thể làm giảm lợi nhuận. Không kiểm soát được rủi ro có thể gây ra thiệt hại tài chính. Do đó, việc cải thiện QLDA là rất cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững của SEE Corp.

III. Giải Pháp Cải Tiến Quy Trình Quản Lý Dự Án SEE Corp

Cải tiến quy trình QLDA là giải pháp quan trọng để giải quyết các vấn đề hiện tại. Nghiên cứu tiêu chuẩn ISO 21500, phân tích thực trạng hệ thống QLDA của SEE Corp, đề xuất cải tiến và rút ra bài học kinh nghiệm. Khóa luận này tập trung vào việc cải thiện hai giai đoạn quan trọng: lập kế hoạch và kiểm soát. Cần đưa ra quy trình chi tiết, rõ ràng và dễ thực hiện cho nhân viên SEE Corp.

3.1. Tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch dự án theo ISO 21500

Giai đoạn lập kế hoạch dự án là nền tảng cho sự thành công. Cần xác định rõ mục tiêu, phạm vi, thời gian, chi phí và nguồn lực. ISO 21500 cung cấp hướng dẫn chi tiết về các bước trong quy trình lập kế hoạch, bao gồm xác định các bên liên quan, phân tích yêu cầu, và xây dựng kế hoạch quản lý dự án. Cần đảm bảo kế hoạch được truyền thông rõ ràng đến tất cả các thành viên trong dự án.

3.2. Nâng cao hiệu quả kiểm soát dự án tại SEE Corp

Giai đoạn kiểm soát dự án là quá trình theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo dự án đi đúng hướng. Cần thiết lập hệ thống báo cáo tiến độ, chi phí và chất lượng. Sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi và kiểm soát các hoạt động. Khi có sự cố xảy ra, cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục. "Không kiểm soát được chi phí cần thanh toán cho nhà cung cấp" (trích tài liệu gốc) là vấn đề cần được giải quyết thông qua cải thiện quy trình kiểm soát chi phí.

3.3 Áp dụng Thực Hành Tốt Nhất quản lý dự án cho SEE Corp

Áp dụng các thực hành tốt nhất là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Các thực hành này bao gồm: quản lý rủi ro chủ động, giao tiếp hiệu quả, quản lý sự thay đổi linh hoạt, và học hỏi từ kinh nghiệm. Theo tài liệu, SEE Corp cần "cải tiến phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh" (trích tài liệu gốc), điều này cho thấy sự cần thiết của việc áp dụng các thực hành tốt nhất.

IV. Ứng Dụng Triển Khai ISO 21500 tại SEE Corp Kinh Nghiệm

Việc triển khai ISO 21500 tại SEE Corp đòi hỏi sự cam kết của lãnh đạo và sự tham gia của tất cả các thành viên. Cần xây dựng lộ trình triển khai chi tiết, bao gồm đào tạo nhân viên, điều chỉnh quy trình và đánh giá hiệu quả. Kinh nghiệm cho thấy, việc truyền thông rõ ràng về lợi ích của ISO 21500 giúp tạo động lực cho nhân viên. Quan trọng là phải tạo ra văn hóa cải tiến liên tục trong SEE Corp.

4.1. Đào tạo và nâng cao năng lực quản lý dự án cho nhân viên

Đào tạo và nâng cao năng lực quản lý dự án là yếu tố then chốt để triển khai ISO 21500 thành công. Cần cung cấp cho nhân viên kiến thức và kỹ năng cần thiết về quản lý dự án, bao gồm lập kế hoạch, kiểm soát, giao tiếp, và giải quyết vấn đề. Tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo và chia sẻ kinh nghiệm để nâng cao năng lực cho nhân viên.

4.2. Xây dựng hệ thống đánh giá và đo lường hiệu quả dự án

Để đánh giá hiệu quả của việc triển khai ISO 21500, cần xây dựng hệ thống đánh giá và đo lường hiệu quả dự án. Xác định các chỉ số đo lường (KPIs) phù hợp, bao gồm tiến độ, chi phí, chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Theo dõi và đánh giá các KPIs thường xuyên để có những điều chỉnh kịp thời.

V. Bài Học Tương Lai Quản Lý Dự Án SEE Corp bền vững

Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống QLDA của SEE Corp theo ISO 21500 là một quá trình liên tục. SEE Corp cần liên tục học hỏi kinh nghiệm, điều chỉnh quy trình và áp dụng các công nghệ mới. Việc xây dựng văn hóa cải tiến liên tục là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững của SEE Corp. Bài học kinh nghiệm cho thấy, sự cam kết của lãnh đạo và sự tham gia của nhân viên là yếu tố quyết định.

5.1. Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo trong Quản lý dự án

Khóa luận này có một số hạn chế về phạm vi và thời gian nghiên cứu. Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể tập trung vào việc ứng dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet of Things (IoT) vào QLDA. Ngoài ra, cần nghiên cứu sâu hơn về các yếu tố văn hóa và con người ảnh hưởng đến hiệu quả QLDA.

5.2. Đề xuất cho các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng ISO 21500

Các doanh nghiệp Việt Nam nên xem xét áp dụng ISO 21500 để nâng cao năng lực quản lý dự án. Cần bắt đầu bằng việc đánh giá thực trạng hệ thống QLDA hiện tại, xây dựng lộ trình triển khai chi tiết, và đào tạo nhân viên. Học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đã triển khai thành công ISO 21500. Quan trọng là phải tạo ra văn hóa cải tiến liên tục và sự cam kết của lãnh đạo.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Mở đầu 9 Giới thiệu về đề tài thực hiện, lý o hình thành đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi và phương pháp nghiên cứu. - CHƯƠNG 2: Cơ sở lý luận Đưa các khái niệm liên quan đến quản lý dự án, các lý thuyết sử dụng và đưa ra mô hình lý thuyết sử dụng đển phân tích và đánh giá. - CHƯƠNG 3: Giới thiệu về công ty Giới thiệu sơ lược về công ty (lịch sử hình thành và phát triển, tình hình hoạt động sản xuất kinh oanh năm 2011) Tìm ra các vấn đề phát sinh và các khó khăn trong trong việc quản lý các dự án theo tiêu chuẩn hiện nay của SEE, thông qua việc phỏng vấn trực tiếp các cá nhân có liên quan. - CHƯƠNG 4: Giải quyết vấn đề Sử dụng các cơ sở lý thuyết và khung nghiên cứu đã đưa ra trong Chương 2 để tiến hành phân tích, đánh giá, giải quyết các vấn đề và các khó khăn hiện nay trong việc quản lý dự án với tiêu chuẩn ISO21500 - CHƯƠNG 5: Đề xuất giải pháp, bài học kinh nghiệm và hướng nghiên cứu tiếp theo.

Áp dụng ISO21500 và các kiến thức về quản lý để đề xuất các giải pháp khắc phục các vấn đề hiện nay của hệ thống cũ Đưa ra các cải tiến cho hệ thống cũ này Đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm chung cho các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn áp dụng ISO21500 Đưa ra hướng nghiên cứu tiếp theo của đề tài. 10 2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Để tiến hành nghiên cứu này, đầu tiên chúng ta cần nắm rõ các lý thuyết, các khái niệm và quy trình của QLDA. Sau khi nắm rõ được tiêu chuẩn QLDA theo ISO21500, chúng ta có thể phân tích chính xác vấn đề gặp phải của SEE Corp trong QLDA hiện nay, từ đó đưa ra được các biện pháp cần thiết.1 KHÁI NIỆM VỀ QLDA Các khái niệm cơ bản về dự án và QLDA (Cao Hào Thi – Nguyễn Thúy Quỳnh Loan, 2004) được đề cập như sau: - Khái niệm dự án: Là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. - Khái niệm về QLDA: QLDA là một quá trình hoạch định (planning), tổ chức (organizing), lãnh đạo (leading) và kiểm tra (controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định (đó là đạt được kết quả về kỹ thuật, tài chính và thời gian).2 GIỚI THIỆU VỀ TIÊU CHUẨN ISO TRONG QLDA 2.1 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (Tổ Chức Tiêu Chuẩn Hóa Quốc Tế, 2008) được trình bày như sau: Đây là tiêu chuẩn QLDA hiện nay SEE Corp đang áp dụng.

Từ xưa đến nay, khi nhắc đến quản lý theo tiêu chuẩn ISO tại Việt Nam, các tổ chức chủ yếu sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng” ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm 2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001. Đây là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp rất lớn như các tập đoàn đa quốc gia đến những doanh 11 nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người. Một doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp đó nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ như ISO 9001:2008 để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có. Theo như giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ta có thể thấy rằng ISO 9001:2008 là bộ tiêu chuẩn về hoạt động chất lượng cho tổ chức.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức: - Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản phẩm. - Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm. ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn thế giới.

Và hiện nay ISO 9001:2008 vẫn là tiêu chuẩn QLDA thông dụng nhất.2 Tiêu chuẩn ISO21500 Tiêu chuẩn ISO21500-A Guide for Project Management (Gasiorowski-Denis, 2012) được giới thiệu vào năm 2011 và phát hành phiên bản chính thức vào tháng 9 năm 2012 Vì gặp khó khăn trong việc tiếp cận phiên bản ISO21500 được phát hành vào tháng 9 năm 2012, nên khóa luận này sẽ áp dụng cơ sở lý thuyết dựa vào phiên bản ISO21500 được giới thiệu vào năm 2011 Trong nghiên cứu này, việc phân tích, đánh giá và đề xuất cải tiến quy trình QLDA của SEE Corp sẽ được áp dụng theo tiêu chuẩn ISO này. Theo định nghĩa về dự án của ISO21500 (ISO21500-A Guide for Project Management, 2012): Một dự án là một tập hợp các quá trình bao gồm các hoạt động phối hợp và kiểm soát với ngày bắt đầu và kết thúc để đạt được mục tiêu. Để đạt được các mục tiêu 12 của dự án đòi hỏi phải tuân theo các yêu cầu cụ thể, trong đó có nhiều ràng buộc như chi phí, thời gian và nguồn lực. Mặc dù nhiều dự án có thể tương tự nhau, nhưng tính đặc biệt của mỗi dự án có thể khác nhau xảy ra trong việc phân bổ kết quả của dự án, các bên liên quan ảnh hưởng đến dự án, các nguồn lực được sử dụng và cách thức các quá trình này được điều chỉnh để tạo ra các kết quả dự án.

Mỗi dự án có một sự khởi đầu và kết thúc xác định, và thường được chia thành các giai đoạn.1: Tổng quan về các khái niệm QLDA và các mối quan hệ (ISO21500-A Guide for Project Management, 2012).3 KHUNG NGHIÊN CỨU Để xây dựng khung nghiên cứu cho khóa luận này. Chúng ta sẽ đựa vào quy trình chuẩn của một dự án trong ISO21500 13 Hình 2.2: Các bước trong quy trình một dự án và đầu vào-đầu ra chính của từng bước (ISO21500-A Guide for Project Management, 2012). Từ đây, tôi đưa ra khung nghiên cứu cho khóa luận được dựa trên các yếu tố trong quy trình chuẩn của một dự án trong ISO21500.1: Quy trình QLDA qua nhóm quy trình và đối tượng liên quan Nhóm yếu Nhóm quy trình dự án tố liên Khởi Thực Lập kế hoạch Kiểm soát Kết thúc quan xướng hiện - Kiểm soát - Kết - Xây - Các công việc của thúc một dựng - Xây dựng Kế công việc Hội nhập dự án giai Điều lệ hoạch Dự án trực tiếp - Kiểm soát đoạn, dự dự án của dự án sự thay đổi án 14 - Thu thập bài học kinh nghiệm - Xác - Quản lý Các bên định các các bên liên quan bên liên liên quan quan - Xác định phạm vi - Tạo cấu trúc phân - Kiểm soát Phạm vi chia công việc phạm vi - Xác định các hoạt động - Thiết - Ước tính nguồn - Xây - Kiểm soát lập lực dựng nguồn lực Nguồn lực nhóm - Xác định tổ chức Nhóm Dự - Quản lý dự án dự án án nhóm dự án - Trình tự hoạt động - Kiểm soát Thời gian - Ước tính thời hạn tiến độ hoạt động - Xây dựng tiến độ - Ước tính chi phí - Kiểm soát Chi phí - Xây dựng ngân chi phí quỹ - Xác định nguy cơ - Ứng - Kiểm soát Nguy cơ - Đánh giá nguy cơ phó rủi ro rủi ro Chất - Kế hoạch chất - Cam kết - Kiểm soát lượng lượng chất chất lượng 15 lượng thực hiện thực hiện - Lựa - Kế hoạch mua - Quản lý hợp Mua sắm chọn nhà sắm đồng cung cấp Truyền - Kế hoạch truyền - Công bố - Quản lý thông thông thông tin truyền thông - Giới thiệu về nhóm quy trình dự án: bao gồm các quy trình được áp dụng cho bất kỳ giai đoạn dự án hay dự án nào Các quy trình xác định rõ hơn về mô tả mục đích, các đầu vào sơ cấp và đầu ra phụ thuộc lẫn nhau Chúng độc lập trong lĩnh vực sử dụng hoặc tập trung. Các quá trình riêng lẻ này tương tác với các yếu tố trong nhóm yếu tố liên quan.

Các tương tác được hiển thị trình bày một trình tự hợp lý của các quá trình. Nhóm quá trình không phải là các giai đoạn của vòng đời dự án.  Khởi xướng: là quy trình bắt đầu một giai đoạn của dự án hay một dự án. Tại đó các mục tiêu của từng giai đoạn dự án hoặc dự án được xác định, và nhà QLDA được ủy quyền để tiến hành các công tác của dự án.

 Lập kế hoạch: là quy trình cho việc lập kế hoạch chi tiết dự án và thiết lập ranh giới triển khai, dựa vào đó để tiến hành dự án và hiệu quả dự án nên được đo lường.  Thực hiện: là quá trình thực hiện các hoạt động QLDA để hỗ trợ việc sản xuất theo phân bổ dựa trên kế hoạch của dự án.  Kiểm soát: là quá trình theo õi, đo lường và kiểm soát các hoạt động của dự án so với kế hoạch, để các hành động khắc phục, phòng ngừa có thể được thực hiện kịp thời và yêu cầu thay đổi được thực hiện khi cần thiết để đảm bảo đạt được các mục tiêu của dự án. 16  Kết thúc: quá trình kết thúc dự án được thực hiện để thông báo chính thức rằng giai đoạn của dự án, dự án được hoàn thành và rút ra các bài học kinh nghiệm để xem xét và triển khai thực hiện cho phù hợp trong tương lai - Giới thiệu về nhóm các yếu tố liên quan: bao gồm các quy trình được áp dụng cho bất kỳ giai đoạn nào của dự án hoặc dự án Các quá trình này được xác định trong mô tả, mục đích, các đầu vào sơ cấp và kết quả đầu ra và phụ thuộc lẫn nhau.

Chúng không phụ thuộc của lĩnh vực sử dụng Chúng tương tác với các quá trình riêng lẻ trong mỗi nhóm quá trình.