CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC 1.1 SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGUÔN NHÂN LỰC 1.1 Khái niệm công tác hoạch định nguồn nhân lực 1.1 Khái niệm hoạch định Hoạch định là quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó (Harold Koontz và cộng sự, 1994). Từ nhận định trên ta có thể hiểu hoạch định là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm việc xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu, và thiết lập hệ thống các kế hoạch để phối hợp hiệu quả các hoạt động.2 Khái niệm nguồn nhân lực Nguồn nhân lực là trình độ lành nghề, là kiến thức, năng lực của toàn bộ cuộc sống con người hiện có, hoặc tiềm năng để phát triển kinh tế − xã hội trong một cộng đồng (WB, 2000). Như vậy, nguồn nhân lực được xem như một nguồn vốn bên cạnh vốn tiền tệ, công nghệ, tài nguyên thiên nhiên,…. Theo nghĩa rộng, nguồn nhân lực là nguồn cung cấp sức lao động chính cho sản xuất xã hội, cung cấp nguồn lực con người cho sự phát triển.
Do đó, nhân lực bao gồm toàn bộ dân cư có thể phát triển bình thường. Theo nghĩa hẹp, nguồn nhân lực là khả năng lao động của xã hội, nguồn lực cho sự phát triển kinh tế – xã hội, bao gồm các nhóm dân cư trong độ tuổi lao động có khả năng tham gia vào lao động, tức là toàn bộ các cá nhân tham gia lao động, là tổng thể các yếu tố về thể lực, trí lực của họ được huy động vào quá trình lao động.3 Khái niệm hoạch định quản trị nguồn nhân lực Hoạch định NNL là tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và các chương trình nhằm bảo đảm tổ chức sẽ có đúng số lượng, đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ (Shimon L.Schuler, 1994) Hoạch định NNL là tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích các nhu cầu nhân sự của tổ chức dưới những điều kiện thay đổi và triển khai các chính sách, biện pháp nhằm thỏa mãn các nhu cầu đó…. Nguyễn Thanh Hội, 1999) Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, tìm ra nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Trần Kim Dung, 2012) Từ những nhận định trên ta có thể khái quát: HĐNNL là quá trình dự đoán, xác định nhu cầu về nhân sự, đề ra các chính sách và triển khai thực hiện nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ số lượng nhân sự cùng các kỹ năng, phẩm chất cần thiết phù hợp với từng giai đoạn hoạt động và đem lại hiệu quả cao cho tổ chức.2 Mục đích của công tác hoạch định nguồn nhân lực Mục tiêu chính của công tác hoạch định nguồn nhân lực là tối ưu hóa việc sử dụng và đảm bảo sự phát triển liên tục của nguồn nhân lực.
Điều này giúp tổ chức nhận diện nhu cầu nhân lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo việc sắp xếp đúng người, đúng việc, tạo thế chủ động cho doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp luôn sẵn sàng với đủ nguồn nhân lực để phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, linh hoạt ứng phó với biến động của thị trường. Hoạch định nguồn nhân lực cũng giúp phối hợp hiệu quả các hoạt động nhân sự với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, từ đó nâng cao năng suất tổ chức. Nó cung cấp những dự báo chính xác về nhu cầu nhân lực trong tương lai và các kế hoạch đảm bảo đủ nhân sự để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Bên cạnh đó, hoạch định nguồn nhân lực còn là nền tảng cho các hoạt động biên chế, đào tạo và phát triển nhân viên.3 Ý nghĩa của công tác hoạch định nguồn nhân lực Hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những tổn thất lớn, ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu chung. Hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng và cụ thể nhu cầu nhân lực, đảm bảo các chức năng chính như thu hút, đào tạo, phát triển, duy trì và động viên nhân sự được thực hiện một cách chặt chẽ và nhịp nhàng. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng những chiến lược cụ thể để giữ chân nhân viên xuất sắc và thu hút nhân tài mới.
Bên cạnh đó, công tác hoạch định còn giúp doanh nghiệp dự tính được chi phí cần thiết để cơ cấu nguồn nhân lực, qua đó đánh giá hiệu quả kinh tế của từng chính sách và điều chỉnh cho phù hợp. Nó cũng tạo ra sự gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân sự, giúp cả hai bên hiểu rõ hơn về chính sách nhân sự và mục tiêu tương lai của công ty. Nhờ hoạch định nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể chủ động trong công việc và khâu nhân sự, đảm bảo sử dụng đúng người vào đúng thời điểm, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động sản xuất kinh doanh.4 Tầm quan trọng của công tác hoạch định nguồn nhân lực Hoạch định nguồn nhân lực có vai trò quan trọng trong quản trị nhân sự, ảnh hưởng lớn và trực tiếp đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Cụ thể như sau: Thứ nhất, hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò trung tâm trong quản lý chiến lược nhân sự bằng cách gắn kết nguồn nhân lực với tổ chức.
Việc này tạo ra sự liên kết giữa các yếu tố mà người lao động quan tâm như đào tạo, lương thưởng, và phúc lợi. Kết quả là một tài liệu quan trọng giúp nhà quản trị và nhân viên hiểu rõ về các chính sách nhân lực, sự gắn bó giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của tổ chức. Thứ hai, hoạch định nguồn nhân lực ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của doanh nghiệp thông qua việc liên kết hành động với kết quả. Nó giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và 6 bố trí nhân lực hiệu quả, làm cho người lao động hứng thú với công việc, đoàn kết và tăng năng suất.
Ngược lại, nếu không có hoạch định hoặc hoạch định không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ không thể đánh giá đúng đội ngũ nhân sự, ảnh hưởng xấu đến kết quả công việc. Thứ ba, công tác hoạch định giúp doanh nghiệp xác định rõ phương hướng và cách thức quản trị nhân sự, đảm bảo có đúng người cho đúng việc vào đúng thời điểm, và linh hoạt ứng phó với những thay đổi của môi trường. Thứ tư, hoạch định giúp doanh nghiệp chủ động nhận diện khó khăn và tìm biện pháp khắc phục; xác định khoảng cách giữa tình trạng hiện tại và mục tiêu tương lai; tăng cường sự tham gia của các quản lý trực tiếp vào quá trình hoạch định chiến lược; nhận diện rõ các hạn chế và cơ hội của nguồn nhân lực trong tổ chức. Thứ năm, kế hoạch hoá nguồn nhân lực là nền tảng cho các hoạt động biên chế, thu hút, đào tạo và phát triển nhân sự.5 Sự cần thiết khách quan phải nâng cao hiệu quả công tác hoạch định nguồn nhân lực Hoạch định nguồn nhân lực là một quy trình không thể thiếu trong việc xây dựng chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Nguồn nhân lực là tài sản quý giá không chỉ của mỗi doanh nghiệp mà còn của cả một quốc gia. Tuy nhiên, nếu không được sử dụng hợp lý, tiềm năng của nguồn nhân lực sẽ không được khai thác tối đa. Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm việc lựa chọn và đánh giá khách quan để tìm ra những nhân sự phù hợp. Đây là quá trình tính toán số lượng nhân lực cần thiết trong hiện tại và tương lai, đồng thời xác định các tiêu chí về năng lực và kỹ năng cần có.
Một công tác hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả giúp doanh nghiệp nắm bắt được ưu và khuyết điểm của nhân sự nội bộ, từ đó định hướng phát triển công ty trong tương lai một cách dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng khắc phục các điểm yếu còn tồn đọng, tăng cường tổ chức đào tạo và huấn luyện kịp thời. Đồng thời, việc hoạch định cũng giúp lựa chọn những nhân lực thích hợp cho từng dự án cụ thể, mang lại kết quả tốt hơn.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC 1.1 Cơ sở khoa học của công tác hoạch định nguồn nhân lực Cơ sở khoa học của công tác hoạch định nguồn nhân lực là những yếu tố nền tảng cần có trước khi bắt đầu. Thiếu chúng, việc hoạch định sẽ thiếu tính khoa học và gây trở ngại cho quá trình tổ chức và thực hiện.
Những cơ sở khoa học chính bao gồm: Mục tiêu và chiến lược sản xuất kinh doanh: Trước khi lập kế hoạch nhân sự, nhà hoạch định cần xác định rõ mục tiêu tổng thể của tổ chức. Những mục tiêu này thường được xác định trong một chiến lược kinh doanh. Kế hoạch này sẽ giúp làm rõ các mục tiêu và điều chỉnh kế hoạch nhân sự sao cho phù hợp. Tình hình nhân sự hiện tại: Để hoạch định nguồn nhân lực, cần nắm rõ tình hình và số lượng nhân sự hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm kỹ năng và năng lực của lực lượng lao động, những nhân viên có năng suất cao, những người có thành tích thấp hoặc có nguy cơ rời bỏ công ty, và độ tuổi của nhân viên (để dự đoán số lượng nghỉ hưu).
Việc hiểu rõ tình hình nhân lực hiện tại sẽ giúp xác định chính xác nhu cầu và cơ hội về nhân sự trong tương lai. Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai: Khi đánh giá nhu cầu nhân sự, cần xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến quyết định và cơ hội nhân sự, bao gồm mục tiêu kinh doanh, thay đổi trong nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh thu hút nhân tài, chi phí nhân công ngành, tỷ lệ thất nghiệp,. Những dự báo này giúp xây dựng một kế hoạch nhân sự bền vững và hiệu quả.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác hoạch định nguồn nhân lực 1.1 Yếu tố bên ngoài Là các yếu tố khách quan, không chịu sự kiểm soát của doanh nghiệp, bao gồm yếu tố vĩ mô và vi mô, tạo ra cơ hội nhưng đồng thời cũng là thử thách và rủi ro cho doanh nghiệp, định hướng cạnh tranh trong ngành.