CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về kế toán công nợ Kế toán công nợ là công việc của một người kế toán đứng ra để quan sát, giải quyết và xử lý tất cả những vấn đề liên quan đến các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu về hoặc phải chi trả. Các khoản nợ này được hình thành từ quá trình trao đổi hàng hóa giữa người mua và người bán đồng ý ghi nợ để trả sau. Khái niệm và phân loại các khoản nợ phải thu Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được doanh nghiệp cung cấp cho phía khách hàng nhưng chưa được thanh toán sẽ hình thành một khoản nợ phải thu.
Ngoài ra nợ phải thu còn xuất hiện trong trường hợp bắt bồi thường, cho mượn vốn tạm thời, khoản ứng trước tiền cho người bán, tạm ứng, ký quỹ, quỹ cược,… Các khoản phải thu là một dạng tài sản lưu động, của doanh nghiệp do người khác nắm giữ, là nguồn lực mà doanh nghiệp kiểm soát, thu về lợi ích kinh tế trong tương lai. Các khoản nợ phải thu có vị trí quan trọng trong khả năng thanh toán của doanh nghiệp, vì vậy đòi hỏi kế toán cần phải hạch toán chính xác, kịp thời cho từng đối tượng, từng hợp đồng,… [9,33] Nợ phải thu từ hoạt động kinh doanh dịch vụ, buôn bán hàng hóa đều được xem là một loại tài sản và nó bị động phải phụ thuộc vào đối tượng giao dịch. Do vậy, thường xuất hiện nhiều vấn đề rủi ro mất tiền, không thể thu hồi vốn, mất đi cơ hội mở rộng thêm quy mô sản xuất kinh doanh khác. Phân loại nợ phải thu theo 2 cách: Phân loại nợ phải thu theo thời gian Nợ phải thu ngắn hạn: Là các khoản nợ tại thời điểm lập báo cáo có thời hạn thu hồi không được vượt quá 12 tháng hay một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường.
Nợ phải thu dài hạn: Là các khoản nợ mà tại thời điểm lập báo cáo có thời hạn thu hồi trên 1 năm hay trên một chu ký sản xuất kinh doanh thông thường. Phân loại nợ phải thu theo đối tượng: Phải thu khách hàng: Là khoản tiền được phát sinh khi cung cấp hàng hóa, dịch 5 vụ cho đối tượng khách hàng đang có nhu cầu sử dụng hàng hóa, dịch vụ của bên phía cung ứng. Khoản tiền này sẽ được khách hàng chi trả sau khi đã chuyển giao thành công hàng hóa, dịch vụ và doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi khoản nợ này càng sớm càng tốt. Đây là khoản tiền chiếm tỷ trọng lớn, thường xuyên và mang rủi ro cao nhất.
Phải thu nội bộ: Dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới trực thuộc doanh nghiệp độc lập. Các đơn vị trực thuộc không có tư cách pháp nhân. [2] Phải thu khác: Dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ. Các khoản phải thu khác có thể được phát sinh từ giá trị tài sản phát hiện bị thiếu, nhận bồi thường, ủy thác xuất nhập khẩu, lãi vay, cổ tức, lợi nhuận từ đầu tư tài chính,…[2] 1.
Khái niệm và phân loại các khoản nợ phải trả Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 1 (VAS 01) - Chuẩn mực chung, đoạn số 28 đã nêu rõ: “Nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua, như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác. [3]” Nợ phải trả là một khoản mục của nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán, là nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán, hoàn trả số nợ đối với các tổ chức khác cho đến khi số phát sinh nợ về 0. Phân loại nợ phải trả theo 2 cách: Phân loại nợ phải trả theo thời gian: Nợ ngắn hạn: Là một khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi trả trong một thời gian ngắn, thời hạn không được vượt quá 12 tháng; hoặc trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường. Nợ dài hạn: Là một khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi trả có thời hạn trên 1 năm; hoặc ngoài chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường.
Phân loại nợ phải trả theo đối tượng: Phải trả người bán: Khi mua vật tư hàng hóa, dịch vụ, TSCD, BDS đầu tư, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết từ các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ là đơn vị độc lập thì doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán chi trả số tiền 6 còn đang nợ. Không phản ánh các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay. [2] Phải trả nội bô: Là khoản tiền phải trả phát sinh giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới hoặc các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc với nhau. Phải trả khác: Là khoản nợ không mang mục đích kinh doanh thương mại, có thể là số tiền bị dư thừa, kinh phí công đoàn, đánh giá lại các khoản phải trả có gốc ngoại tệ,… 1.
Chức năng và nhiệm vụ của kế toán công nợ 1. Chức năng Kế toán công nợ là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp, luôn gắn liền với khoản mục nợ phải thu và nợ phải trả, các chỉ tiêu này sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Quản lý và theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả thường xuyên và chặt chẽ sẽ tránh được tình trạng ứ đọng nguồn vốn, không tối đa hóa được hiệu quả sử dụng của tài sản. Việc thu hồi nợ càng sớm giúp hạn chế được rủi ro về tài sản, cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp được ổn định và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả hơn.
Đồng thời, thanh toán nợ của công ty đúng hạn sẽ giữ được sự uy tín và sẵn sàng được cho phép ghi nợ vào lần sau. Nhiệm vụ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là luôn theo dõi, ghi chép, phân tích, đánh giá và xử lý tất cả các công việc liên quan đến công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp và chịu trách nhiệm quản lý tình hình tài chính của công ty: - Thanh toán, trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp dựa vào ngân sách mà ban lãnh đạo đã ký duyệt. - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời các thông tin, thực hiện chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh đối với từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. Chủ động các biện pháp nhắc nợ, thu hồi nợ.
- Với những khách hàng nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn cần phải kiểm tra định kỳ và cuối kỳ, kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. - Tổ chức kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành kỷ luật, và các quy định của pháp luật. Tuân thủ các quy định của doanh nghiệp về tài chính, hạn mức tín dụng,… 7 - Tổng hợp báo cáo, số liệu và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ cho nhà quản lý để có được biện pháp xử lý và khắc phục kịp thời, cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi, công nợ đã quá hạn.
Nội dung kế toán công nợ 1. Kế toán khoản phải thu khách hàng Kế toán phải thu khách hàng phải theo dõi chi tiết tài khoản phải thu theo từng đối tượng khách hàng, từng nội dung phải thu, chi tiết kỳ hạn phải thu hồi và ghi chép đầy đủ từng lần thanh toán. Khách hàng này phải có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua bán hàng hóa, dịch vụ, các hoạt độn sản xuất kinh doanh thông thường. Chứng từ kế toán - Bảng báo giá - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn GTGT - Phiếu thu - Phiếu xuất kho - Giấy báo có ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ b.
Sổ sách kế toán Sổ tổng hợp phải thu khách hàng: Được sử dụng nhằm mục đích giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và thu hồi các khoản công nợ phải thu khách hàng một cách có hiệu quả, theo dõi chặt chẽ các khoản nợ sắp đến hạn, góp phần duy trì sự ổn định tài chính của doanh nghiệp. Sổ cái phải thu khách hàng: Ghi chép các giao dịch thu tiền của khách hàng một cách tổng quát, không cung cấp chi tiết đối với mỗi giao dịch. Sổ chi tiết các đối tượng phải thu khách hàng: Dùng để ghi chép, diễn giải và cụ thể về giao dịch phải thu cho từng đối tượng khách hàng, bao gồm các thông tin liên quan như ngày giao dịch, đối tượng, số lượng, giá trị và mô tả giao dịch. Tài khoản kế toán Tài khoản 131 được sử dụng để phản ánh, hạch toán các khoản nợ phải thu của khách hàng, được chi tiết trên từng đối tượng.
Kết cấu của TK 131: 8 9 Bên Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng Bên Có - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng thanh toán tiền nợ. sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Khách hàng trả tiền trước, nhận tiền hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các trước của khách hàng. khoản đầu tư tài chính. - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết - Hoàn trả tiền thừa lại cho phía khách khấu thương mại cho người mua.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng hàng sau khi đã giao hàng và có khiếu ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng nại. so với Đồng Việt Nam) - Doanh thu số hàng đã bán bị người mua trả lại. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Số dư bên Nợ: Số dư bên Có: Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số tiền mà khách hàng đã ứng trước, chi trả trước hoặc khách hàng đã trả nhiều hơn số tiền cần phải trả.