CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số lý luận chung về kế toán công nợ 1. Một số khái niệm về công nợ Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, sẽ phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua và người bán, giữa các đơn vị với nhau và trong nội bộ công ty. Trên cơ sở các mối quan hệ này, phát sinh các khoản nợ phải thu hoặc phải trả, đây được gọi là công nợ.
Công nợ bao gồm các khoản phải thu, các khoản phải trả và quan hệ thanh toán. Kế toán các khoản phải thu Các khoản phải thu trong doanh nghiệp xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán.
(Ngô Thế Chi, Trương Thị Thủy, 2013) Trong doanh nghiệp, các khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, trả trước,. Trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất là khoản phải thu khách hàng. Kế toán các khoản phải trả Theo VAS 01- Chuẩn mực chung (2002): Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình. SVTH: Nguyễn Trần Minh Thư Trang 6 of Economics, Hue University Các khoản phải trả trong doanh nghiệp bao gồm: Phải trả người bán, phải trả nội bộ, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, phải trả người lao động, phải trả khác… Nợ phải trả được phân thành hai loại: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Nợ ngắn hạn: Là nợ mà doanh nghiệp phải trả trong một năm hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh bình thường Nợ dài hạn: Là nợ mà doanh nghiệp phải trả trong thời gian trên một năm. Nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ Theo Nguyễn Thị Kim Cúc (2008): - Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kì hạn phải thu, đối tượng phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, phải trả phát sinh, số đã thu, đã trả; số còn phải thu, phải trả, đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu, phải trả lớn Đến cuối mỗi niên độ, thậm chí cuối mỗi kỳ kế toán, bộ phận kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu, phải trả với từng đối tượng nhằm mục đích tránh sự nhầm lẫn, đồng thời, kịp thời phát hiện những sai sót để kịp thời sửa chữa.Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh. - Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam.
Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế - Phải hạch toán chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đá quý. Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế - Phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh toán - Căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ hay bên Có của các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán mà tuyệt đối không SVTH: Nguyễn Trần Minh Thư Trang 7 of Economics, Hue University được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau 1. Vai trò, vị trí và nhiệm vụ của kế toán công nợ 1. Vai trò, vị trí của kế toán công nợ Kế toán công nợ là một phần hành kế toán vô cùng quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
Việc theo dõi chặt chẽ các khoản công nợ như các khoản phải thu và các khoản phải trả giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng vốn, chiếm dụng vốn; đồng thời tranh thủ chiếm dụng tối đa vốn của các doanh nghiệp, các tổ chức khác nhưng vẫn đảm bảo một khả năng thanh toán hợp lý, góp phần quan trọng trong việc giữ uy tín trong sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán công nợ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể: - Tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản phải thu, phải trả. - Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách và tổng hợp đúng khoản nợ phải thu, nợ phải trả.
- Kiểm tra, giám sát việc chấp hành chế độ, quy định về quản lý các khoản phải thu, các khoản phải trả. - Cung cấp số liệu, tài liệu và thông tin đầy đủ để lập các báo cáo phục vụ yêu cầu của doanh nghiệp. - Tổng hợp và xử lý nhanh nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ, góp phần cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán công nợ ở bất kỳ tổ chức nào cũng đóng vai trò hết sức quan trọng.
Tùy vào quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ tổ chức, quản lý bộ máy và trình độ cán bộ làm công tác kế toán công nợ để bố trí, sắp xếp số lượng nhân viên trong phần hành kế toán công nợ cho hợp lý. Quản lý công nợ không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp trong tình hình hiện nay. SVTH: Nguyễn Trần Minh Thư Trang 8 of Economics, Hue University 1. Nội dung kế toán nợ phải thu, nợ phải trả trong doanh nghiệp 1.
Kế toán nợ phải thu 1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng a. Khái niệm: Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp chưa thu. Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh trong doanh nghiệp.
Nguyên tắc hạch toán: - Kế toán phản ánh các khoản nợ phải thu khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khách hàng riêng biệt theo nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay - Kế toán chi tiết cần phải phân loại các khoản nợ: Nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý. Đối với các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp cần phải thực hiện lập dự phòng phải thu khó đòi cho các khoản nợ này một cách thích hợp. Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng bán hàng) - Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Giấy báo Có - Biên bản bù trừ công nợ… d.
Tài khoản kế toán: Kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng” để theo dõi nợ phải thu khách hàng. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền phải thu, đã thu, còn phải thu hoặc số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp e. Phương pháp hạch toán: SVTH: Nguyễn Trần Minh Thư Trang 9 of Economics, Hue University TK 131 – Phải thu khách hàng TK 635 TK 511, 515 Chiết khấu thanh toán Doanh thu Tổng giá phải thanh toán TK 521 chưa thu tiền Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại TK 33311 TK 33311 Thuế GTGT Thuế GTGT (nếu có) (nếu có) TK 111, 112, TK 711 Tổng số tiền khách hàng phải Thu nhập do thanh toán Khách hàng ứng trước thanh lý, hoặc thanh toán tiền nhượng bán TSCĐ chưa TK 331 thu tiền TK 111, 112 Bù trừ nợ Các khoản chi hộ khách hàng TK 337 Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD TK 3331 TK 2293, 642 Thuế GTGT Nợ khó đòi xử lý xóa sổ TK 413 Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh TK 152, 153, 156, 611 giá các khoản phải thu của khách Khách hàng thanh toán nợ hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ bằng hàng tồn kho TK 133 Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ Thuế GTGT (nếu có) Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ hạch toán kế toán phải thu khách hàng SVTH: Nguyễn Trần Minh Thư Trang 10 of Economics, Hue University 1. Kế toán các khoản phải thu tạm ứng a.
Khái niệm: Tạm ứng là khoản tiền ứng trước cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích nhất định thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hoạt động khác của doanh nghiệp, sau đó phải có trách nhiệm báo cáo thanh toán tạm ứng với doanh nghiệp (Võ Văn Nhị, 2010). Nguyên tắc hạch toán Hạch toán tạm ứng phải tôn trọng các quy chế tạm ứng sau: - Người nhận tạm ứng phải là cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. - Khoản tạm ứng là một khản tiền, vật tư hoặc hàng hóa do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công vụ. - Người nhận tạm ứng phải có trách nhiệm chỉ dùng số tiền tạm ứng vào mực đích đã định và công việc đã được phê duyệt trong đơn xin tạm ứng.
- Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và chênh lệch giữa số tiền tạm ứng đã nhận với số tiền đã sử dụng (nếu có).