CHƯƠNG 1 NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG 1. Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm,đặc điểm và các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Đặc điểm phần mềm kế toán Tính tuân thủ: Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành.
Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán… Tính mềm dẻo: Phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp… Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. SV: Nguyễn Thị Mai Hương xii GVHD: ThS.Phan Phước Long LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Đồ án tốt nghiệp Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Các thành phần của một phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người. Phần mềm kế toán là một trong số 5 thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán. Bên cạnh đó, để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, còn có 4 thành phần khác: Phần cứng, dữ liệu, thủ tục, con người. Trong đó, phần cứng và phần mềm kế toán đóng vai trò là công cụ, dữ liệu đóng vai trò là cầu nối còn thủ tục và con người đóng vai trò là nguồn lực.
Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp: Cơ sở dữ liệu (Database): cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng. Form: dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó. Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng.
Các Form của một PMKT được chia thành: - Form nhập dữ liệu - Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa. Report: chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu, bảng trung gian và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình tùy theo yêu cầu người dùng. Menu: được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết các sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn. SV: Nguyễn Thị Mai Hương xiii GVHD: ThS.Phan Phước Long LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Đồ án tốt nghiệp Query (truy vấn): là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảng dữ liệu.
Yêu cầu của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. Công cụ thực hiện đề tài 1. Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Chức năng của hệ quản trị CSDL - Hệ quản trị CSDL cung cấp một môi trường để người dùng dễ dàng khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu thể hiện thông tin và các ràng buộc dữ liệu. - Hệ quản trị CSDL cung cấp môi trường cập nhật và khai thác CSDL.
- Hệ quản trị CSDL cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào CSDL. - Lựa chọn hệ quản trị CSDL hợp lý giúp quản lý, giám sát chặt chẽ dữ liệu. Ngôn ngữ lập trình Ngôn ngữ lập trình một hệ thống được kí hiệu hóa để miêu tả những tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả người và máy đều có thể đọc và hiểu được. Một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn được hai điều kiện cơ bản sau: + Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình, để cho con người có thể dùng nó giải quyết các bài toán khác.
SV: Nguyễn Thị Mai Hương xiv GVHD: ThS.Phan Phước Long LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Đồ án tốt nghiệp + Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để có thể chạy được trên các máy tính khác. Ngôn ngữ lập trình có thể chia thành 3 loại chính: Ngôn ngữ máy: Ngôn ngữ máy (mã máy) là ngôn ngữ mà máy tính có thể trực tiếp hiểu và thực hiện được. Các ngôn ngữ khác muốn thực hiện đều phải qua chương trình dịch để dịch ra ngôn ngữ máy. Mỗi máy tính đều có ngôn ngữ máy của nó.
Ưu điểm: - Cho phép khai thác triệt để, tối ưu khả năng của máy tính. - Không mất thời gia để dịch như khi viết bằng ngôn ngữ khác. Nhược điểm: - Không thuận lợi cho người lập trình khi viết chương trình. - Khó nhớ và phải dùng nhiều câu lệnh để diễn tả chi tiết các thao tác của thuật toán.
Ngôn ngữ trung gian: Là ngôn ngữ kết hợp giữa ngôn ngữ máy và ngôn ngữ thuật toán để thể hiện các lệnh. Ưu điểm: - Dễ viết hơn ngôn ngữ máy. Nhược điểm: - Câu lệnh vẫn còn phức tạp, khó nhớ. - Chương trình viết bằng ngôn ngữ trung gian muốn máy tính hiểu và thực hiện được thì phải dịch ra ngôn ngữ máy bằng chương trình dịch.
Ngôn ngữ thuật toán: Là ngôn ngữ gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, ít phụ thuộc vào loại máy. Đây là ngôn ngữ thích hợp với đa số người lập trình. Ưu điểm: - Chương trình viết ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nâng cấp. Nhược điểm: - Mất nhiều thời gian để dịch ra ngôn ngữ máy.
SV: Nguyễn Thị Mai Hương xv GVHD: ThS.Phan Phước Long LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Đồ án tốt nghiệp Một số ngôn ngữ lập trình thường dùng hiện nay: Ngôn ngữ lập trình Java: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, chương trình được viết bằng ngôn ngữ Java có thể chạy trên bất kì hệ thống nào có cài máy ảo Java. Ngôn ngữ lập trình Java hỗ trợ mạnh cho việc phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các ứng dụng trên các thiết bị di động, không dây. Ngôn ngữ lập trình C#: là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, được phát triển bởi Microsoft, mạnh mẽ và mềm dẻo. C# cũng được sử dụng cho phát triển các ứng dụng thương mại, ứng dụng web và các phần mềm quản lí dùng trong các tổ chức, doanh nghiêp.
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: là một sản phẩm của Microsoft, là một ngôn ngữ lập trình dùng để xây dựng các ứng dụng chạy trên môi trường Windows, chuyên dùng để giải quyết các bài toán quản trị CSDL, xây dựng các phần mềm quản lí, phần mềm kế toán. Tạo báo cáo Báo cáo là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Đặc điểm của các báo cáo trong HTTTQL: - Báo cáo được thiết kế theo một mẫu quy định có sẵn của Bộ Tài Chính.
- Các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản lý dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết đưa ra giấy. - Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột. Nhưng do khổ giấy in và máy in có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng. Một số công cụ tạo báo cáo: + Crystal Report: đây là một công cụ tạo báo cáo được sử dụng phổ biến hiện nay, hỗ trợ hầu hết các ngôn ngữ lập trình.
Crystal Report có thể thực hiện việc SV: Nguyễn Thị Mai Hương xvi GVHD: ThS.Phan Phước Long LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khoa Hệ thống thông tin Kinh tế Đồ án tốt nghiệp tạo báo cáo một cách độc lập hoặc được tích hợp vào một số ngôn ngữ lập trình hiện nay (. Crystal Report hỗ trợ các chức năng in ấn, kết xuất sang các định dạng khác như Excel. + Zoho Report: Nhiều doanh nghiệp mới có thể không có kinh phí ban đầu để có được tất cả mọi thứ họ muốn khi họ lần đầu tiên bắt đầu. Zoho Reports sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và vẫn có một báo cáo siêu chuyên nghiệp để chia sẻ.
+ Element WordPro: Với Element WordPro bạn có thể tạo các báo cáo, thư từ, sơ yếu lý lịch, bản fax. một cách nhanh chóng và dễ dàng. Element WsordPro hỗ trợ tất cả định dạng tài liệu hàng đầu: PDF, DOC (MSWord), DOCX (MSWord 2007 +), và RTF (Rich Text Format).