Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, môi trường cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt đòi hỏi các tổ chức phải xây dựng đội ngũ nhân lực chất lượng cao và làm việc hiệu quả để xác lập lợi thế cạnh tranh. Tác giả dẫn chứng nhận định từ khảo sát thực tế (Huỳnh Minh) cho thấy: 70% nhân viên phản ánh nhận được sự động viên từ lãnh đạo ít hơn trước đây, 80% tin rằng họ có thể làm tốt hơn nhiều, và 50% người lao động thừa nhận chỉ làm việc vừa đủ để không bị sa thải. Thực tế này khẳng định vai trò trọng yếu của hoạt động tạo động lực trong quản trị hiệu suất tổ chức.

Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao (FIVE STARS MEDIATECH.,JSC) là doanh nghiệp được thành lập từ năm 2014, hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu phát triển sản phẩm công nghệ và giải pháp truyền thông. Với đặc thù sở hữu lực lượng lao động trẻ, năng động nhưng còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tế, công ty đối mặt với yêu cầu cấp thiết phải xây dựng chính sách động viên bài bản nhằm khai thác tối ưu tiềm năng nhân sự, thúc đẩy năng suất và duy trì sự gắn bó lâu dài của người lao động.

Mục tiêu nghiên cứu:

  • Mục tiêu chung: Nghiên cứu công tác tạo động lực làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao nhằm xác định các nhân tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên văn phòng.
  • Mục tiêu cụ thể:
    1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về công tác tạo động lực làm việc trong doanh nghiệp.
    2. Phân tích và vận dụng lý thuyết nghiên cứu để đánh giá thực trạng công tác tạo động lực làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao.
    3. Xác định các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến động lực làm việc của nhân viên văn phòng tại đơn vị.
    4. Đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tạo động lực cho nhân viên tại công ty.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  • Thứ nhất: Hệ thống hóa khung lý luận về tạo động lực đối với nhân viên văn phòng trong tổ chức doanh nghiệp.
  • Thứ hai: Khảo sát, xác định tình hình thực hiện công tác tạo động lực và các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao.
  • Thứ ba: Hệ thống hóa và đề xuất các nhóm giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tạo động lực tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Động lực làm việc và các nhân tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Về không gian: Tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao (trụ sở tại Thanh Xuân và văn phòng kinh doanh tại Mễ Trì Hạ, Hà Nội).
    • Về thời gian: Thu thập dữ liệu khảo sát và số liệu giai đoạn 2014 – 2018 (thời gian tiến hành điều tra phiếu khảo sát trực tiếp từ ngày 18/12/2017 đến ngày 01/03/2018).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận khái niệm nhân viên văn phòng theo nghĩa rộng (theo Từ điển Cambridge), chỉ những người lao động làm việc trực tiếp tại trụ sở cơ quan, thực hiện các công việc chuyên môn, hành chính thay vì lao động sản xuất trực tiếp tại nhà máy hay công trường.

Tác giả hệ thống hóa các định nghĩa nền tảng về nhu cầu, động cơ (Lương Văn Úc, 2011; Từ điển Tiếng Việt, 1996), động lực làm việc (Bedeian, 1993; Higgins, 1994; Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân, 2004). Khung lý thuyết của đề tài phân chia các nhân tố ảnh hưởng thành 4 nhóm:

  1. Nhân tố thuộc về nhân viên: Hệ thống nhu cầu cá nhân, lợi ích nhân viên, thâm niên - kinh nghiệm làm việc, đặc điểm nhân khẩu học (độ tuổi, giới tính), mức sống, thái độ và năng lực cá nhân.
  2. Nhân tố thuộc về công việc: Tính ổn định, mức độ phức tạp, tính hấp dẫn của công việc và cơ hội thăng tiến, phát triển nghề nghiệp.
  3. Nhân tố thuộc về công ty: Cơ cấu tổ chức, công nghệ kỹ thuật, hệ thống thông tin, văn hóa doanh nghiệp (Tavassoli, 2008), quan hệ đồng nghiệp, phong cách lãnh đạo, điều kiện làm việc (tiêu chuẩn 5S: Sort, Set, Shine, Standardise, Sustain), và chính sách nhân sự (tuyển dụng, đào tạo theo Trần Kim Dung, đánh giá kết quả, lương - thưởng - phúc lợi).
  4. Nhân tố bên ngoài tổ chức: Khung khổ pháp luật (Bộ luật Lao động), điều kiện kinh tế - chính trị - xã hội, thị trường lao động và chính sách tạo động lực của các tổ chức đối thủ.

Khóa luận vận dụng 4 học thuyết tạo động lực kinh điển:

  • Thuyết thứ bậc nhu cầu của Abraham Maslow: Phân cấp 5 nhóm nhu cầu từ thấp đến cao (nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu được tôn trọng, nhu cầu tự hoàn thiện).
  • Thuyết hai nhân tố của Frederick Herzberg: Phân định nhóm yếu tố thúc đẩy (bản chất công việc, sự thừa nhận, trách nhiệm, thăng tiến) và nhóm yếu tố duy trì (tiền lương, điều kiện làm việc, chính sách quản trị, quan hệ đồng nghiệp).
  • Thuyết kỳ vọng của Victor Vroom (1964, bổ sung bởi Porter & Lawler 1968): Động lực là hàm số của ba biến số: Kỳ vọng (nỗ lực dẫn đến kết quả), Tính chất công cụ (kết quả dẫn đến phần thưởng), và Hóa trị (mức độ hấp dẫn của phần thưởng đối với mục tiêu cá nhân).
  • Thuyết công bằng của J. Stacy Adams: Đánh giá cảm nhận công bằng bên trong (tương quan giữa cống hiến và đãi ngộ cá nhân) và công bằng bên ngoài (so sánh tỷ lệ quyền lợi/đóng góp của bản thân với các đồng nghiệp khác).

Bên cạnh đó, đề tài tổng quan các công trình nghiên cứu quốc tế (Foreman Facts 1946; Kovach; Denibutun & S. Revda 2012; Hersey, Blanchard & Johnson 1995) và nghiên cứu trong nước (Trần Kim Dung 2005; Vũ Thị Uyên 2007; Trương Minh Đức 2011; Nguyễn Thị Thu Trang 2013; Nguyễn Khắc Hoàn 2010).

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp điều tra bằng phiếu khảo sát: Tác giả phát ra 80 phiếu khảo sát tới 100% nhân viên khối văn phòng của công ty, thu về 80 phiếu hợp lệ (tỷ lệ phản hồi hợp lệ đạt 100%).
  • Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp thái độ, tác phong và hành vi làm việc của nhân viên tại văn phòng.
  • Phương pháp thống kê, phân tích dữ liệu: Thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp (báo cáo tài chính, hồ sơ nhân sự giai đoạn 2014 – 2018) kết hợp phân tích thống kê mô tả dữ liệu sơ cấp từ bảng hỏi khảo sát.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về các nhân tố ảnh hưởng đến tạo động lực làm việc của nhân viên văn phòng

Chương 1 làm rõ hệ thống khái niệm cốt lõi liên quan đến quản trị nhân sự và tâm lý lao động. Tác giả phân tích cơ chế kích thích thông qua lợi ích vật chất và tinh thần; giải trình chi tiết 4 nhóm nhân tố ảnh hưởng và tổng hợp nội dung 4 học thuyết quản trị hành vi (Maslow, Herzberg, Vroom, Adams). Chương này thiết lập mô hình phân tích gồm hai nhánh đòn bẩy: biện pháp tài chính (điều kiện cần) và biện pháp phi tài chính (điều kiện đủ) để duy trì sự gắn kết và thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên văn phòng.

Chương 2: Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng đến tạo động lực làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao

Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao (Mã số doanh nghiệp: 0106653859; thành lập ngày 01/10/2014; vốn điều lệ đăng ký 1.000.000.000 VNĐ; Tổng Giám đốc: Trương Tiến Tuấn). Cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc (01 Tổng Giám đốc, 02 Phó Tổng Giám đốc), Văn phòng (Phòng Tổng hợp), Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kinh doanh dự án, Trung tâm dịch vụ kỹ thuật, Phòng Phát triển phần mềm ứng dụng.

Về tài chính và nhân sự, giai đoạn 2015 – 2017, tổng tài sản của công ty tăng 1,93 lần, vốn chủ sở hữu tăng 1,63 lần. Tổng số lao động gồm 80 nhân viên văn phòng và 572 nhân viên lao động dự án.

Cơ cấu nhân khẩu học của 80 nhân viên văn phòng qua điều tra thực tế:

Tiêu chí phân loại Nhóm phân loại Tỷ lệ cơ cấu (%)
Độ tuổi (năm 2017) 18 – 25 tuổi 25,00%
26 – 31 tuổi 61,00%
32 – 40 tuổi 8,00%
41 – 50 tuổi 6,00%
Giới tính (2017 – 2018) Nam (50 người) 62,50%
Nữ (30 người) 37,50%
Trình độ nghiệp vụ (2017 – 2018) Tiến sĩ 6,25%
Đại học 61,25%
Cao đẳng 18,75%
Trung cấp 10,00%
Đang học 3,75%
Chức danh (năm 2017) Cán bộ quản lý 20,00%
Nhân viên chuyên môn 71,00%
Khác / kiêm nhiệm 9,00%

Kết quả khảo sát thực trạng các nhân tố tạo động lực (N = 80):

  • Chính sách nhân sự và tiền lương: Thu nhập bình quân tăng từ 2,5 triệu đồng/người/tháng (2014) lên 4,0 triệu đồng/người/tháng (2017). Công ty áp dụng 3 hình thức trả lương: lương theo hệ số doanh nghiệp (căn cứ Nghị định 141/2017/NĐ-CP), lương thâm niên (mỗi năm cộng 1%), và lương chuyên gia/kiêm nhiệm. Khảo sát ghi nhận 52,5% tạm hài lòng và 32,5% hài lòng về thu nhập; 76,25% nhận định mức lương tương đương thị trường. Tuy nhiên, 35% cho rằng chính sách phân phối thu nhập chưa công khai, minh bạch; 15% phản ánh tình trạng trả lương chậm; hệ thống chấm công bằng giấy thủ công còn hạn chế.
  • Khen thưởng và phúc lợi: Áp dụng Luật Thi đua, Khen thưởng năm 2003 và Luật sửa đổi năm 2013. Tỷ lệ hài lòng về chính sách khen thưởng đạt 36,5%; 25% không hài lòng và 35% tạm hài lòng về tính kịp thời của khen thưởng. Phúc lợi bắt buộc đạt 100% tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Chi phí phúc lợi tự nguyện tăng liên tục: từ 140,4 triệu VNĐ (2015) lên 340 triệu VNĐ (2016) và 521,6 triệu VNĐ (2017), bao gồm quà lễ Tết, ngày 8/3, 20/10, 1/6 và chúc thọ phụ huynh 200.000 VNĐ/người. Mặc dù 93,75% nhân viên nhận được trợ cấp đi lại, ăn ở, có 57,5% đánh giá mức phụ cấp hiện tại còn thấp.
  • Bản chất công việc: 88,75% nhân viên nhận định công việc phù hợp với bản thân; 86,25% hiểu rõ công việc; 66,25% cân bằng được công việc và đời sống; 53,75% đánh giá bảng mô tả công việc rõ ràng. Tuy vậy, 33,75% cho rằng công việc ít thách thức kỹ năng, dễ gây nhàm chán; hệ thống đánh giá thực hiện công việc thiếu tiêu chuẩn định lượng cụ thể.
  • Điều kiện làm việc: Văn phòng bố trí tại Tòa nhà CT5D Mễ Trì Hạ, áp dụng mô hình văn phòng xanh và tiêu chuẩn 5S. Thời gian làm việc từ 08h00 – 12h00 và 13h00 – 17h00.
Thang đo nhân tố điều kiện làm việc Không đồng ý (%) Đồng ý (%)
Trang bị đầy đủ thiết bị, công cụ làm việc 15,00% 85,00%
Môi trường làm việc sạch sẽ, vệ sinh, thoáng mát 37,50% 62,50%
Điều kiện làm việc thuận lợi đối với sức khỏe 37,50% 62,50%
Ban lãnh đạo luôn quan tâm cải thiện môi trường làm việc 13,75% 86,25%
Giờ làm việc nghiêm chỉnh, rõ ràng 0,00% 100,00%
Thời gian làm việc phù hợp 25,00% 75,00%

Khảo sát ghi nhận 37,5% nhân viên lo ngại về bức xạ điện từ và sóng thiết bị máy tính; 25% phản ánh khoảng thời gian nghỉ trưa 01 tiếng là ngắn.

  • Cơ hội thăng tiến, phát triển: 12,5% nhân viên đánh giá cơ hội thăng tiến chưa thực sự công bằng; 6,25% chưa nắm rõ điều kiện thăng tiến; đa số nhân viên đánh giá cao các chương trình đào tạo chuyên môn định kỳ của đơn vị.

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao

Dựa trên các tồn tại phát hiện ở Chương 2, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp bao quát các khía cạnh:

  • Hoàn thiện chính sách nhân sự: Tái cấu trúc thang bảng lương gắn liền với vị trí việc làm và hiệu quả công việc thực tế; xóa bỏ tính chất cào bằng; minh bạch hóa cơ chế thưởng; nâng cao định mức phụ cấp ăn trưa, đi lại; hiện đại hóa quy trình chấm công.
  • Tái thiết kế bản chất công việc: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh chi tiết, định lượng hóa các chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc; phân quyền và tạo tính chủ động, giao việc có tính thách thức để giảm sự đơn điệu.
  • Cải thiện điều kiện làm việc: Rà soát các biện pháp giảm thiểu ảnh hưởng của bức xạ máy tính; nghiên cứu điều chỉnh thời gian nghỉ giữa ca hợp lý hơn; tiếp tục duy trì tiêu chuẩn quản lý 5S.
  • Phát triển cơ hội thăng tiến và môi trường tổ chức: Công khai hóa lộ trình công danh; đẩy mạnh đào tạo nội bộ; hoàn thiện phong cách lãnh đạo dân chủ, cởi mở; xây dựng các hoạt động củng cố văn hóa doanh nghiệp và tinh thần gắn kết đồng nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính kèm số liệu thực chứng:

  • Xác lập bức tranh toàn diện về nhân khẩu học khối văn phòng: Lực lượng lao động có độ tuổi trẻ chiếm đa số (86% dưới 31 tuổi), nam giới chiếm ưu thế (62,5%), trình độ học vấn từ đại học trở lên chiếm 67,5% (61,25% đại học, 6,25% tiến sĩ).
  • Chỉ ra các chỉ số định lượng về mức độ thỏa mãn của nhân viên: 85% nhân viên văn phòng đồng ý với mức thu nhập hiện tại; 88,75% nhận thấy công việc phù hợp năng lực; 85% hài lòng về trang thiết bị; 100% tham gia bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp bắt buộc.
  • Lượng hóa các tồn tại trong công tác quản trị: 35% nhân viên chưa đồng tình về tính minh bạch của tiền lương; 57,5% đánh giá phụ cấp chưa thỏa đáng; 37,5% lo ngại điều kiện sức khỏe do thiết bị văn phòng; 33,75% cảm thấy công việc thiếu thử thách; 25% chưa hài lòng về thời gian nghỉ trưa.

Giải pháp và kiến nghị đề xuất:

  • Đề xuất mô hình kết hợp cân bằng giữa đòn bẩy tài chính (cải cách đơn giá lương, quỹ thưởng minh bạch, bổ sung phụ cấp) và đòn bẩy phi tài chính (định lượng tiêu chí đánh giá hiệu suất, tái thiết kế công việc, hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp).

Đóng góp của khóa luận:

  • Đề tài tập trung nghiên cứu chuyên biệt đối tượng nhân viên văn phòng tại một doanh nghiệp công nghệ và truyền thông quy mô vừa và nhỏ (SME) mới thành lập. Điều này tạo nên nét khác biệt so với các nghiên cứu trước đây vốn tập trung vào lao động quản lý tại các doanh nghiệp nhà nước (Vũ Thị Uyên, 2007) hoặc nhân sự tại các tập đoàn viễn thông FDI lớn (Trương Minh Đức, 2011).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu thực hiện trên quy mô mẫu khảo sát giới hạn trong 80 nhân viên văn phòng tại trụ sở và văn phòng kinh doanh của một công ty duy nhất, chưa mở rộng khảo sát 572 lao động thực hiện dự án. Phương pháp xử lý dữ liệu chủ yếu dừng lại ở thống kê mô tả tần số và tỷ lệ phần trăm, chưa áp dụng các mô hình định lượng nâng cao như phân tích nhân tố khám phá (EFA), phân tích tương quan hay hồi quy đa biến để kiểm định trọng số tác động của từng nhân tố.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi khảo sát đối với toàn bộ các nhóm lao động trong doanh nghiệp và khảo sát liên doanh nghiệp trong ngành công nghệ - truyền thông; ứng dụng mô hình phương trình cấu trúc (SEM) hoặc hồi quy đa biến để lượng hóa mức độ tác động của từng nhân tố đến mức độ gắn kết và năng suất lao động.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng: Sinh viên, học viên các ngành Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh; cán bộ quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp khởi nghiệp, doanh nghiệp công nghệ và truyền thông vừa và nhỏ.
  • Phần nội dung giá trị: Bộ câu hỏi khảo sát thực trạng tạo động lực gồm các thang đo chi tiết về tiền lương, phụ cấp, điều kiện làm việc, tiêu chuẩn 5S; hệ thống dữ liệu thống kê mô tả thực tế về cơ cấu lao động và chế độ phúc lợi giai đoạn 2014 – 2018.

Câu hỏi thường gặp

1. Khảo sát thực trạng tạo động lực tại Công ty Năm Sao được tiến hành trên quy mô mẫu bao nhiêu và trong khoảng thời gian nào?
Khảo sát được thực hiện trên toàn bộ 80 nhân viên văn phòng của công ty từ ngày 18/12/2017 đến ngày 01/03/2018, phát ra 80 phiếu và thu về 80 phiếu hợp lệ (tỷ lệ 100%).

2. Mức thu nhập bình quân của nhân viên văn phòng tại công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2014 – 2017?
Mức lương bình quân của nhân viên văn phòng tăng trưởng liên tục từ 2,5 triệu đồng/người/tháng năm 2014 lên mức 4,0 triệu đồng/người/tháng vào năm 2017.

3. Khóa luận sử dụng những học thuyết tạo động lực kinh điển nào làm cơ sở phân tích?
Tác giả vận dụng 4 học thuyết chính: Thuyết thứ bậc nhu cầu của Abraham Maslow, Thuyết hai nhân tố của Frederick Herzberg, Thuyết kỳ vọng của Victor Vroom, và Thuyết công bằng của J. Stacy Adams.

4. Đặc điểm nổi bật về cơ cấu độ tuổi và giới tính của nhân viên văn phòng tại Công ty Năm Sao là gì?
Lực lượng lao động có cơ cấu rất trẻ với nhóm tuổi 18 – 31 chiếm tới 86% (26 – 31 tuổi chiếm 61%; 18 – 25 tuổi chiếm 25%). Về giới tính, nhân viên nam chiếm ưu thế với 62,5% (50 người) so với 37,5% nhân viên nữ (30 người).

5. Những tồn tại lớn nhất trong chế độ đãi ngộ và môi trường làm việc được nhân viên chỉ ra qua khảo sát là gì?
Có 35% nhân viên phản ánh tiền lương chưa thực sự công khai, minh bạch; 57,5% cho rằng mức phụ cấp chưa cao; 37,5% lo ngại vấn đề bức xạ từ máy tính ảnh hưởng sức khỏe; 33,75% đánh giá công việc chưa đòi hỏi nhiều kỹ năng; và 25% nhận thấy thời gian nghỉ trưa 01 tiếng là chưa phù hợp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Vân đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tạo động lực làm việc và khảo sát chi tiết thực trạng tại Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao thông qua mẫu điều tra 80 nhân viên văn phòng. Công trình phản ánh trung thực bức tranh nhân sự trẻ của một doanh nghiệp công nghệ, chỉ rõ sự tăng trưởng về thu nhập, quỹ phúc lợi bên cạnh các hạn chế về tính minh bạch tiền lương, định lượng đánh giá hiệu suất và điều kiện làm việc. Hệ thống giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ giữa công cụ tài chính và phi tài chính, cung cấp tài liệu tham khảo thiết thực cho công tác quản trị nhân lực trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.