phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1- Một số vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương Nội dung: Tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học, cơ sở pháp lý của lập Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ; nguyên tắc, yêu cầu xây dựng Danh mục hồ sơ và việc chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ; 16 Chƣơng 2- Thực trạng công tác lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Nội dung: Trình bày sơ lƣợc chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ để làm nổi bật vai trò, vị trí của các cá nhân này trong hoạt động chung của Đảng và của dân tộc; đồng thời từ khảo sát thực trạng lập hồ sơ hiện hành để khẳng định sự cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Chƣơng 3- Xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương Nội dung: Trên cơ sở những vấn đề lý luận và pháp lý đã đề cập ở chƣơng 1 và thực trạng công tác lập hồ sơ ở chƣơng 2, tác giả nghiên cứu xây dựng quy trình lập danh mục hồ sơ và phƣơng pháp chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, đồng thời nghiên cứu một số giải pháp để triển khai Danh mục hồ sơ trong thực tiễn đạt hiệu quả. Để minh hoạ cho kết quả luận văn, chúng tôi có thêm phần phụ lục bao gồm: Dự thảo Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ do tác giả nghiên cứu, xây dựng; Kết quả khảo sát của tác giả về tình hình hồ sơ tài liệu của 44 phông các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ hiện đang bảo quản tại Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng; Quy định 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thƣ về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Khung phân loại tài liệu Phông Đào Duy Tùng; Khung phân loại tài liệu Phông Lê Duẩn. 17 Chƣơng 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, Uỷ VIÊN BAN BÍ THƢ 1.1- Một số khái niệm: 1.
Hồ sơ Đến thời điểm hiện nay, khái niệm hồ sơ đã đƣợc nhiều tác giả nghiên cứu và đề cấp đến. Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã định nghĩa “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả…, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Một hồ sơ có thể là một hoặc nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản đƣợc đặt trong một tờ bìa riêng và không dày quá 4 cm”[24,tr.
Theo “Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô, Matxcơva thì khái niệm hồ sơ đƣợc định nghĩa đơn giản hơn “ những công văn đã thi hành xong đƣợc tập hợp lại thành hồ sơ. Hồ sơ là một tập hợp văn bản hoặc một văn bản về một vấn đề nhất định hoặc một phạm vi hoạt động của cơ quan đƣợc đóng vào tấm bìa riêng”[68,tr. Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ sơ nhƣ sau “Thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và lƣu giữ để làm bằng chứng và thông tin theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [67,tr. Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ cho rằng “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc đƣợc kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức nhƣ cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [64,tr.
18 Trong Nghị định của Chính phủ số 110/2004/ND-CP ngày 8-4-2004 về công tác văn thƣ khái niệm về hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi; giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [22, tr. Và gần đây, tại văn bản pháp lý cao nhất của Nhà nƣớc, Luật Lƣu trữ đã định nghĩa “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [63, tr. Nhƣ vậy, qua một loạt các khái niệm nêu trên cho ta thấy quan điểm, cách hiểu, cách nhìn về hồ sơ cơ bản là tƣơng đối thống nhất, nhất là ở Việt Nam từ khái niệm đƣợc đề cập ở từ điển, giáo trình giảng dạy ở trƣờng đại học cho đến các văn bản pháp quy của nhà nƣớc đều cho rằng hồ sơ là một hoặc nhiều tài liệu mà hình thức, nội dung của các các tài liệu trong đó có những đặc điểm tƣơng đồng nhƣ cùng về một vấn đề, một sự việc hoặc cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. Đối với bản thân tôi, nhất là qua thực tế các hồ sơ đã đƣợc lập tại Văn phòng Trung ƣơng Đảng và văn phòng Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ thì hồ sơ theo khái niệm của Phó giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền hoặc khái niệm đƣợc đề cập trong Nghị định, Luật là tƣơng đối dễ hiểu và phù hợp trong thực tiễn.
Danh mục hồ sơ: Khái niệm Danh mục hồ sơ cũng đƣợc nhiều tác giả nghiên cứu và đƣa ra nhiều định nghĩa khác nhau. Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã định nghĩa “Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thƣ của một cơ quan, một đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và đƣợc xây dựng theo một chế độ đã đƣợc quy 19 định. Danh mục hồ sơ là công cụ giúp cho cho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các cơ quan đƣợc thuận tiện” [24,tr. Trong “Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô, Matxcơva thì khái niệm hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Danh mục hồ sơ dùng để phân nhóm tài liệu văn kiện đã giải quyết xong thành các hồ sơ, để cố định việc đánh ký hiệu hồ sơ, đề xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, là cơ sở để xây dựng sơ đồ cấu trúc của bộ thẻ tra cứu tài liệu đã giải quyết, là tài liệu thống kê trong khâu lƣu trữ cơ quan đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời (dƣới 10 năm)” [68, tr.
Trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền thì Danh mục hồ sơ lại đƣợc hiểu nhƣ sau “Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên ngƣời lập” [64,tr. Qua các khái niệm nêu trên, có thể hiểu Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên các hồ sơ mà các cơ quan, đơn vị, cá nhân cần phải lập trong một năm, có sự định hƣớng về mặt giá trị tài liệu, quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ, là cơ sở để các cơ quan, đơn vị, cá nhân căn cứ vào đó để lập hồ sơ các công việc mà mình đã giải quyết trong năm, mặt khác giúp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình.3- Lập hồ sơ: Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 “Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phƣơng pháp quy định” [24,tr. “Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô, Matxcơva thì lập hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Lập hồ sơ là tập hợp những công văn vào hồ sơ theo đúng với bảng danh mục” [68,tr. Còn trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền thì “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc 20 hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phƣơng pháp khoa học” [64,tr.
Theo Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định” [63,tr. Nhƣ vậy, lập hồ sơ trƣớc hết phải khẳng định đó là một công việc rất quan trọng, công việc đó là tập hợp và sắp xếp các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học nhất định có thể là theo vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác nhau của tài liệu.