Tổng quan nghiên cứu

Sau hơn 10 năm mở rộng địa giới hành chính từ năm 2008 đến năm 2018 theo Nghị quyết số 15/2008/QH12, khối lượng hồ sơ tài liệu hình thành tại 21 cơ quan cấp Sở thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ước tính lên đến hàng nghìn mét giá. Tuy nhiên, tính đến năm 2018, mới chỉ có khoảng 52,38% đơn vị (11/21 cơ quan cấp Sở) thực hiện nộp lưu một phần tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội được thành lập từ năm 1996. Tình trạng tài liệu đến hạn nộp lưu nhưng chưa giao nộp, bị phân tán cục bộ và tích đống tại các phòng chuyên môn đang diễn ra phổ biến, đe dọa trực tiếp đến tính an toàn và toàn vẹn của nguồn sử liệu quốc gia.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm đặt ra là các quy định pháp luật hiện hành mới dừng lại ở nguyên tắc chung, thiếu một bản danh mục cụ thể, chuẩn hóa về thành phần hồ sơ nộp lưu bắt buộc đối với từng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh. Mục tiêu cụ thể của luận văn là làm rõ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và đánh giá thực trạng thu thập hồ sơ của các Sở, từ đó xây dựng quy trình 5 bước và thiết lập Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu mẫu cho 21 cơ quan cấp Sở thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào khối tài liệu hành chính và chuyên môn nghiệp vụ hình thành trong giai đoạn 2008-2018 tại 21 cơ quan cấp Sở của thành phố Hà Nội. Công trình mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi trực tiếp cung cấp công cụ khoa học giúp chuẩn hóa 100% hồ sơ nộp lưu có giá trị vĩnh viễn, hướng tới giải tỏa trên 80% tình trạng tài liệu tích đống, tối ưu hóa công tác lưu trữ lịch sử và phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của Thủ đô.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng hệ thống lý luận xác định giá trị tài liệu của lưu trữ học Mác-xít dựa trên 3 nguyên tắc nền tảng: Nguyên tắc chính trị (bảo đảm tài liệu phản ánh đúng đường lối, chính sách và quyền lợi của nhân dân); Nguyên tắc lịch sử (xem xét tài liệu trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể khi ra đời); và Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp (đánh giá tài liệu trong mối liên hệ đa chiều giữa các phông lưu trữ liên quan).

Mô hình nghiên cứu kết hợp 4 phương pháp xác định giá trị tài liệu: Phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp nghiên cứu từng tài liệu và phương pháp thông tin. Hệ thống tiêu chuẩn lựa chọn bao gồm: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu, tiêu chuẩn xuất xứ (vị trí cơ quan ban hành, tác giả, thời gian, địa điểm) và tiêu chuẩn đặc điểm bên ngoài (thể thức văn bản, tính pháp lý, tình trạng vật lý).

Các khái niệm chính được chuẩn hóa theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và Nghị định số 24/2014/NĐ-CP, bao gồm: Hồ sơ, Danh mục thành phần hồ sơ, Cơ quan cấp Sở và Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn được thu thập từ khảo sát thực tế thành phần hồ sơ tại 21 cơ quan cấp Sở và toàn bộ mục lục hồ sơ lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội từ năm 1996 đến năm 2018. Tác giả kết hợp phân tích hệ thống văn bản quy phạm pháp luật như Luật Lưu trữ 2011, Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Thông tư số 13/2011/TT-BNV và Quyết định số 3581/QĐ-UBND ngày 13/6/2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.

Về cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Luận văn tiến hành khảo sát toàn diện 100% (21/21) cơ quan cấp Sở của thành phố Hà Nội, kết hợp điều tra khảo sát nhân sự gồm 85 cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở. Phương pháp chọn mẫu điển hình được áp dụng để khảo sát chuyên sâu tại các cơ quan có khối lượng tài liệu lớn như Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Văn hóa và Thể thao, Thanh tra Thành phố.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích chức năng và phương pháp so sánh đối chiếu là nhằm gắn kết chặt chẽ chức năng quản lý nhà nước chuyên ngành của từng Sở với giá trị thực tế của hồ sơ, phân định rõ tài liệu có giá trị vĩnh viễn cần nộp lưu lịch sử với tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời, loại bỏ trùng thừa thông tin trong giai đoạn 10 năm nghiên cứu (2008-2018).

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tỷ lệ các cơ quan cấp Sở thực hiện giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đạt mức rất thấp. Tính đến năm 2018, chỉ có 11 trên tổng số 21 Sở (chiếm tỷ lệ 52,38%) từng nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội; 10 cơ quan còn lại (chiếm tỷ lệ 47,62%) như Sở Y tế, Sở Du lịch, Sở Tài nguyên và Môi trường chưa từng thực hiện giao nộp hoặc chưa nộp tài liệu chuyên môn.

Thứ hai, cơ cấu thành phần hồ sơ nộp lưu có sự lệch chuẩn nghiêm trọng. Tại nhiều đơn vị như Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Khoa học và Công nghệ, tài liệu nộp lưu chiếm 85% đến 90% chỉ là các tập lưu văn bản đi của cơ quan. Toàn bộ khối hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ có giá trị vĩnh viễn (như hồ sơ thanh tra, hồ sơ dự án quy hoạch, hồ sơ cấp phép chuyên ngành) đều bị giữ lại tại các phòng ban.

Thứ ba, trình độ của đội ngũ làm công tác lưu trữ tại các Sở còn nhiều bất cập. Khảo sát trên tổng số 85 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ cho thấy chỉ có 34 người (đạt tỷ lệ 40%) có trình độ chuyên môn từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở lên; 60% còn lại là cán bộ kiêm nhiệm hoặc chưa qua đào tạo bài bản về nghiệp vụ lưu trữ học.

Thứ tư, tình trạng phân tán tài liệu diễn ra ở mức độ cao, với trên 70% khối lượng hồ sơ công việc hình thành hàng năm bị lưu giữ cục bộ tại các phòng, ban chức năng, dẫn đến tình trạng tài liệu tích đống từ 5 đến 10 năm không được chỉnh lý khoa học theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ 2011.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các hạn chế trên xuất phát từ sự thiếu vắng một văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu bắt buộc cấp tỉnh. Mặc dù Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Công văn số 316/LTNN-NV từ năm 1999 (cách thời điểm nghiên cứu 20 năm), văn bản này chỉ mang tính định hướng khung, chưa bao quát được chức năng quản lý đa ngành của 21 Sở hiện đại theo Nghị định số 24/2014/NĐ-CP.

So sánh với các nghiên cứu trước đây của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (1993, 2001), kết quả luận văn tái khẳng định tình trạng nghẽn dòng chảy tài liệu từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử vẫn chưa được giải quyết triệt để sau hơn hai thập kỷ do thiếu chế tài và công cụ nghiệp vụ chi tiết.

Dữ liệu nghiên cứu của luận văn có thể được mô hình hóa trực quan qua biểu đồ hình tròn thể hiện cơ cấu nộp lưu (52,38% đã nộp so với 47,62% chưa nộp), kết hợp bảng tổng hợp phân loại 21 cơ quan cấp Sở thành 3 nhóm chức năng (Nhóm tham mưu quản lý tổng hợp, Nhóm quản lý kinh tế - kỹ thuật, Nhóm quản lý văn hóa - xã hội) để đối sánh chính xác danh mục hồ sơ chuyên ngành cần thu thập.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, ban hành Quyết định quy định Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu bắt buộc. Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cần ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong quý 2 năm 2020 phê duyệt Danh mục chuẩn cho 21 cơ quan cấp Sở, quy định trách nhiệm bắt buộc của người đứng đầu cơ quan trong việc giao nộp 100% hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo Điều 19 và Điều 21 Luật Lưu trữ 2011.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ thu thập 5 bước. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội tổ chức hướng dẫn và giám sát việc áp dụng quy trình 5 bước (nghiên cứu chức năng; khảo sát thực tế hồ sơ; áp dụng văn bản pháp lý; lập Danh mục và Mục lục hồ sơ; kiểm tra đối chiếu) tại 100% các Sở, phấn đấu xử lý dứt điểm 85% khối tài liệu tích đống trong giai đoạn 2020-2023.

Thứ ba, nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ văn thư, lưu trữ. Sở Nội vụ thành phố Hà Nội chủ trì mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng chuẩn hóa nghiệp vụ hàng năm cho 85 cán bộ phụ trách lưu trữ cấp Sở, nâng tỷ lệ cán bộ có trình độ chuyên môn đúng chuyên ngành từ 40% lên trên 85% vào cuối năm 2022.

Thứ tư, đầu tư cơ sở vật chất và đẩy mạnh số hóa tài liệu. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội cùng các cơ quan cấp Sở cần bố trí kinh phí thường xuyên, thực hiện số hóa 100% hồ sơ nộp lưu có giá trị vĩnh viễn và xây dựng phần mềm tra cứu tập trung trong lộ trình chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất là Lãnh đạo và chuyên viên Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Luận văn cung cấp khung lý luận, căn cứ pháp lý và quy trình 5 bước thực chứng giúp các địa phương xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu lịch sử phù hợp với thực tiễn đơn vị mình.

Nhóm thứ hai là Chánh Văn phòng, Trưởng phòng chuyên môn và cán bộ lưu trữ của 21 cơ quan cấp Sở. Nhóm đối tượng này có thể sử dụng Danh mục mẫu trong luận văn làm cẩm nang hướng dẫn để chủ động lập hồ sơ công việc, phân loại chính xác tài liệu vĩnh viễn và thực hiện nộp lưu đúng thời hạn 10 năm.

Nhóm thứ ba là Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản lý công. Công trình là nguồn tài liệu tham khảo học thuật giá trị, cung cấp dữ liệu khảo sát thực tế chi tiết về công tác xác định giá trị tài liệu tại đô thị đặc thù như Hà Nội.

Nhóm thứ tư là Cơ quan Thanh tra Sở Nội vụ và các cơ quan kiểm tra quản lý nhà nước. Luận văn cung cấp các tiêu chí định lượng và căn cứ pháp lý rõ ràng để đánh giá, thanh tra việc chấp hành pháp luật về công tác lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao cơ quan cấp Sở bắt buộc phải nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử Thành phố? Theo khoản 2 Điều 20 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu có nghĩa vụ giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, nhằm bảo vệ an toàn Phông lưu trữ quốc gia.

Những loại hồ sơ nào của cơ quan cấp Sở thuộc diện bảo quản vĩnh viễn? Bao gồm hồ sơ phản ánh chức năng quản lý cốt lõi như: quy hoạch phát triển ngành, hồ sơ thẩm định phê duyệt dự án, hồ sơ thanh tra vụ việc điển hình, báo cáo tổng kết giai đoạn 5-10 năm, và hồ sơ tổ chức bộ máy nhân sự theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV.

Luận văn đề xuất quy trình xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ gồm những bước nào? Quy trình gồm 5 bước logic: Bước 1 nghiên cứu chức năng, quyền hạn; Bước 2 khảo sát thực tế hồ sơ tại phòng ban; Bước 3 vận dụng văn bản pháp lý chuyên ngành; Bước 4 lập Danh mục và Mục lục hồ sơ; Bước 5 kiểm tra, đối chiếu chất lượng tài liệu nộp lưu.

Thực trạng nộp lưu của 21 Sở tại Hà Nội giai đoạn 2008-2018 diễn ra như thế nào? Thực tế chỉ có 11/21 Sở (chiếm 52,38%) thực hiện nộp lưu, trong đó chủ yếu là tập lưu văn bản đi. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ vẫn tồn đọng lớn tại các phòng chức năng, và 47,62% số Sở chưa nộp tài liệu chuyên ngành về Lưu trữ lịch sử Thành phố.

Giải pháp then chốt nào giúp xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tích đống tại các Sở? Giải pháp trọng tâm là Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quyết định phê duyệt Danh mục thành phần hồ sơ bắt buộc, kết hợp nâng tỷ lệ cán bộ có chuyên môn lên trên 85%, bố trí kinh phí chỉnh lý và số hóa toàn bộ tài liệu trong giai đoạn 2020-2025.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận Mác-xít và cơ sở pháp lý về xác định giá trị tài liệu áp dụng cho 21 cơ quan cấp Sở thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.
  • Phản ánh trung thực thực trạng công tác thu thập tài liệu giai đoạn 2008-2018 với tỷ lệ nộp lưu mới đạt 52,38% và chỉ có 40% cán bộ văn thư lưu trữ được đào tạo đúng chuyên môn.
  • Thiết lập quy trình 5 bước khoa học, chuẩn hóa phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ nộp lưu từ khâu khảo sát đến kiểm tra đối chiếu.
  • Xây dựng bản dự thảo Danh mục thành phần hồ sơ mẫu chi tiết, phân định rõ ràng các nhóm tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn cho từng Sở chuyên ngành.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ và khả thi từ hoàn thiện thể chế, nâng cao năng lực nhân sự đến đầu tư hạ tầng số hóa tài liệu.

Đóng góp chính của luận văn là cung cấp giải pháp quản trị lưu trữ mang tính ứng dụng thực tiễn cao, giúp cơ quan quản lý nhà nước của Thủ đô kiểm soát thống nhất, khoa học di sản tài liệu hành chính. Lộ trình thực hiện khuyến nghị chia làm hai giai đoạn: Giai đoạn 2020-2021 hoàn thiện thể chế và ban hành Danh mục; giai đoạn 2021-2025 hoàn thành chỉnh lý dứt điểm và số hóa 100% hồ sơ nộp lưu.

Các nhà quản lý, nhà nghiên cứu và cán bộ lưu trữ quan tâm hãy tham khảo toàn văn luận văn thạc sĩ để khai thác chi tiết bộ Danh mục mẫu và áp dụng hiệu quả vào công tác thực tiễn tại cơ quan, đơn vị.