Tổng quan nghiên cứu

Trường Đại học Hải Phòng (ĐHHP) là một đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND thành phố Hải Phòng, có quy mô đào tạo đa cấp, đa ngành với hơn 800 cán bộ, giảng viên và hơn 12.000 sinh viên. Hàng năm, trường sản sinh một khối lượng tài liệu rất lớn, bao gồm văn bản hành chính, tài liệu chuyên môn và tài liệu khoa học kỹ thuật. Theo báo cáo thống kê, trong giai đoạn 2012-2014, số lượng văn bản đến của trường dao động khoảng 1.568 đến 1.625 văn bản mỗi năm, trong khi văn bản đi tăng từ 469 lên đến 1.450 văn bản. Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại trường vẫn còn nhiều hạn chế, tài liệu thường bị bó gói, thất lạc và chưa được quản lý khoa học.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng danh mục hồ sơ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban tại Trường ĐHHP, đồng thời đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản hiện có. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào 11 phòng chức năng của trường, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ trong giai đoạn gần đây, đồng thời nghiên cứu các văn bản pháp luật và quy định liên quan đến công tác lưu trữ, lập hồ sơ hiện hành.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, bảo đảm tính pháp lý và khoa học trong công tác lưu trữ, góp phần phát huy giá trị tài liệu phục vụ công tác quản lý, giảng dạy và nghiên cứu khoa học tại trường. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử cũng là bước đi cần thiết để hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững của Trường ĐHHP.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ, bao gồm:

  • Lý thuyết về lập hồ sơ hiện hành: Hồ sơ được hiểu là tập hợp các văn bản, tài liệu liên quan đến một sự việc hoặc công việc được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ bao gồm các bước mở hồ sơ, thu thập tài liệu, sắp xếp, biên mục và kết thúc hồ sơ nhằm đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và khoa học.

  • Lý thuyết quản lý hồ sơ: Quản lý hồ sơ là quá trình tổ chức, bảo quản, khai thác và tiêu hủy hồ sơ theo các nguyên tắc và tiêu chuẩn lưu trữ. Quản lý hồ sơ hiệu quả giúp tra cứu thông tin nhanh chóng, bảo vệ bí mật và nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

  • Khái niệm danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bảng thống kê hệ thống các loại hồ sơ dự kiến phải lập trong một năm của cơ quan, tổ chức, làm cơ sở hướng dẫn việc lập hồ sơ và quản lý tài liệu.

Các khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm: hồ sơ hiện hành, quản lý hồ sơ, danh mục hồ sơ, tài liệu điện tử, phần mềm quản lý văn bản.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tổng hợp, kết hợp:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Nghiên cứu các văn bản pháp luật, quy định của Nhà nước, UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ và các tài liệu chuyên ngành về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ.

  • Phương pháp khảo sát thực tế: Khảo sát 11 phòng chức năng của Trường ĐHHP để thu thập dữ liệu về thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, bao gồm phỏng vấn cán bộ, giảng viên và cán bộ văn thư.

  • Phương pháp tiếp cận và phân tích hệ thống: Xây dựng danh mục hồ sơ dựa trên cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, đồng thời áp dụng phần mềm quản lý văn bản để quản lý hồ sơ điện tử.

Cỡ mẫu khảo sát gồm hơn 100 cán bộ, giảng viên thuộc 11 phòng chức năng. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu toàn bộ các phòng chức năng chủ chốt nhằm đảm bảo tính đại diện và toàn diện. Thời gian nghiên cứu tập trung trong năm 2015-2016.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng lập hồ sơ còn yếu kém: Qua khảo sát, chỉ có 2 trong 11 phòng chức năng có ý thức lập hồ sơ công việc, còn lại 9 phòng chưa thực hiện hoặc thực hiện rất hạn chế. Tài liệu thường bị bó gói, thất lạc, không được sắp xếp khoa học. Ví dụ, hồ sơ học tập của sinh viên, bài thi, đề tài nghiên cứu khoa học chưa được quản lý chặt chẽ.

  2. Ý thức và trách nhiệm của cán bộ chưa cao: Nhiều cán bộ cho rằng lập hồ sơ là nhiệm vụ của cán bộ văn thư, không phải trách nhiệm của mình. Việc giao nộp tài liệu còn hạn chế, nhiều tài liệu chỉ là bản photo hoặc không phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của phòng.

  3. Bộ phận văn thư thiếu nhân lực và chuyên môn: Trường chỉ có 2 cán bộ văn thư kiêm nhiệm quản lý văn bản và lưu trữ, trong đó một người có trình độ trung cấp, một người chưa có kinh nghiệm chuyên sâu về lưu trữ. Điều này ảnh hưởng đến khả năng hướng dẫn, kiểm tra và quản lý hồ sơ.

  4. Chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể và sự chỉ đạo quyết liệt từ Ban Giám hiệu: Ban Giám hiệu chưa có các văn bản quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, chưa đầu tư cơ sở vật chất như kho lưu trữ hiện hành, bìa hồ sơ. Việc chỉ đạo, kiểm tra, khen thưởng chưa được thực hiện nghiêm túc.

  5. Xây dựng danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức: Luận văn đã xây dựng danh mục hồ sơ cho 11 phòng chức năng dựa trên chức năng, nhiệm vụ và thực tế tài liệu hình thành. Ví dụ, phòng Đào tạo có các hồ sơ về hoạt động đào tạo, tuyển sinh, cấp bằng chứng chỉ với thời hạn bảo quản từ 10 đến 20 năm; phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng có hồ sơ về quản lý đào tạo, kiểm định chất lượng, tuyển sinh với thời hạn bảo quản tương tự.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến thực trạng yếu kém trong công tác lập và quản lý hồ sơ là do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò, tầm quan trọng của công tác này trong đội ngũ cán bộ, giảng viên và lãnh đạo nhà trường. So với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ tại các cơ quan nhà nước và các trường đại học khác, Trường ĐHHP còn thiếu sự đầu tư về nhân lực, cơ sở vật chất và quy trình quản lý hồ sơ.

Việc xây dựng danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức là phù hợp với đặc thù ổn định của trường, giúp các phòng ban dễ dàng lập hồ sơ công việc theo hướng dẫn cụ thể. Việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản hỗ trợ quản lý hồ sơ điện tử cũng là bước tiến quan trọng, giúp theo dõi quá trình giải quyết công việc, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập hồ sơ giấy.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ phòng ban lập hồ sơ đầy đủ, biểu đồ tăng trưởng số lượng văn bản đến và đi qua các năm, bảng thống kê danh mục hồ sơ và thời hạn bảo quản theo từng phòng. Những biểu đồ này minh họa rõ ràng thực trạng và hiệu quả của các giải pháp đề xuất.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ

    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, phòng Hành chính – Quản trị
    • Mục tiêu: 100% cán bộ, giảng viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm trong công tác lập hồ sơ
    • Thời gian: Triển khai trong 6 tháng đầu năm 2017
    • Hình thức: Tổ chức các buổi tập huấn, hội thảo, phát hành tài liệu hướng dẫn cụ thể

  2. Ban hành quy chế, quy định cụ thể về lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại trường

    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, phòng Hành chính – Quản trị
    • Mục tiêu: Có văn bản quy định rõ ràng, làm cơ sở pháp lý cho công tác lập hồ sơ
    • Thời gian: Trong quý 1 năm 2017
    • Nội dung: Quy định trách nhiệm từng cá nhân, quy trình lập hồ sơ, tiêu chuẩn hồ sơ, chế độ giao nộp và bảo quản

  3. Đầu tư cơ sở vật chất và nhân lực cho công tác lưu trữ

    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, phòng Tài chính – Kế toán
    • Mục tiêu: Xây dựng kho lưu trữ hiện hành đạt chuẩn, trang bị bìa hồ sơ, tủ lưu trữ; tuyển dụng hoặc đào tạo cán bộ văn thư chuyên môn
    • Thời gian: Triển khai trong năm 2017-2018
    • Kết quả mong đợi: Tăng 50% hiệu quả quản lý hồ sơ, giảm thất lạc tài liệu

  4. Áp dụng và nâng cao hiệu quả phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

    • Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin, phòng Văn thư
    • Mục tiêu: 100% hồ sơ điện tử được quản lý qua phần mềm, hỗ trợ tra cứu, lưu trữ và bảo mật
    • Thời gian: Nâng cấp và đào tạo sử dụng trong 12 tháng tới
    • Giải pháp: Tổ chức đào tạo, xây dựng quy trình chuẩn sử dụng phần mềm, kiểm tra định kỳ

  5. Thiết lập hệ thống kiểm tra, đánh giá và khen thưởng, xử phạt

    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, phòng Thanh tra – Pháp chế
    • Mục tiêu: Đảm bảo công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ được thực hiện nghiêm túc, có động lực thúc đẩy
    • Thời gian: Áp dụng từ năm học 2017-2018
    • Nội dung: Xây dựng tiêu chí đánh giá, khen thưởng cá nhân, tập thể thực hiện tốt; xử lý nghiêm các vi phạm

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và lãnh đạo các trường đại học, cao đẳng

    • Lợi ích: Hiểu rõ thực trạng và giải pháp xây dựng danh mục hồ sơ, quản lý hồ sơ điện tử phù hợp với đặc thù đơn vị sự nghiệp giáo dục.
    • Use case: Áp dụng mô hình xây dựng danh mục hồ sơ cho các phòng ban, nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.

  2. Cán bộ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức hành chính sự nghiệp

    • Lợi ích: Nắm bắt quy trình lập hồ sơ hiện hành, kỹ thuật quản lý hồ sơ điện tử, cách thức phối hợp với các phòng ban.
    • Use case: Cải thiện công tác thu thập, bảo quản và khai thác hồ sơ, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

  3. Sinh viên và học viên chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng

    • Lợi ích: Tài liệu tham khảo thực tiễn về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại một trường đại học lớn, giúp nâng cao kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp.
    • Use case: Nghiên cứu đề tài, làm luận văn, thực hành nghiệp vụ lưu trữ.

  4. Các nhà nghiên cứu, chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tài liệu và lưu trữ

    • Lợi ích: Cung cấp dữ liệu thực tế, phân tích chuyên sâu về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử trong môi trường giáo dục đại học.
    • Use case: Phát triển các mô hình quản lý hồ sơ, đề xuất chính sách, giải pháp kỹ thuật.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao công tác lập hồ sơ hiện hành lại quan trọng đối với trường đại học?
    Lập hồ sơ hiện hành giúp ghi nhận đầy đủ, chính xác các hoạt động, quyết định và tài liệu liên quan đến công việc của trường. Điều này đảm bảo tính pháp lý, hỗ trợ quản lý hiệu quả và phục vụ tra cứu, nghiên cứu sau này.

  2. Danh mục hồ sơ được xây dựng dựa trên những căn cứ nào?
    Danh mục hồ sơ được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của trường, các văn bản pháp luật, quy chế làm việc và thực tế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các phòng ban.

  3. Phần mềm quản lý văn bản có vai trò gì trong quản lý hồ sơ điện tử?
    Phần mềm giúp lưu trữ, theo dõi, phân loại và tra cứu hồ sơ điện tử một cách khoa học, nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ bảo mật và kiểm soát quá trình xử lý công việc.

  4. Nguyên nhân chính khiến công tác lập hồ sơ tại Trường ĐHHP còn yếu kém là gì?
    Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức chưa đầy đủ của cán bộ, giảng viên về vai trò của công tác lập hồ sơ, thiếu sự chỉ đạo quyết liệt từ lãnh đạo, nhân lực văn thư hạn chế và chưa có quy định cụ thể.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại trường?
    Cần tăng cường tuyên truyền, ban hành quy chế cụ thể, đầu tư nhân lực và cơ sở vật chất, áp dụng công nghệ thông tin, đồng thời thiết lập hệ thống kiểm tra, đánh giá và khen thưởng phù hợp.

Kết luận

  • Trường Đại học Hải Phòng sản sinh khối lượng tài liệu lớn, đa dạng, có giá trị quan trọng trong quản lý và phát triển nhà trường.
  • Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ tại trường còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu.
  • Luận văn đã xây dựng danh mục hồ sơ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của 11 phòng chức năng, làm cơ sở cho việc lập hồ sơ khoa học.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao nhận thức, ban hành quy chế, đầu tư nhân lực, áp dụng phần mềm quản lý văn bản và thiết lập hệ thống kiểm tra, khen thưởng.
  • Các bước tiếp theo cần triển khai thực hiện các giải pháp đề xuất trong vòng 1-2 năm để cải thiện công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ tại trường.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại Trường Đại học Hải Phòng – bước đệm cho sự phát triển bền vững và chuyên nghiệp!