I. Tổng Quan Về Mối Quan Hệ Giữa PMKT và Hiệu Quả DN
Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng được các doanh nghiệp Việt Nam chú trọng, đặc biệt là từ năm 2000. Cùng với sự phát triển và hội nhập kinh tế, các doanh nghiệp đã mạnh mẽ ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh. Mức độ ứng dụng CNTT khác nhau tùy thuộc vào thời gian phát triển và quy mô của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc sử dụng các phần mềm kế toán (PMKT) vẫn chiếm tỷ lệ cao so với các phần mềm tích hợp như ERP. Theo VCCI (2010), hơn 70% doanh nghiệp sử dụng PMKT, trong khi chỉ có khoảng 3,5% sử dụng ERP và CRM. Điều này phù hợp với hơn 96% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại thời điểm đó. Báo cáo của VECOM (2018) cũng cho thấy hơn 85% doanh nghiệp sử dụng PMKT trong giai đoạn 2015-2017. Xu hướng này cho thấy PMKT đóng vai trò quan trọng trong quản lý và điều hành doanh nghiệp, đặc biệt là trong hoạt động kế toán và tài chính.
1.1. Tầm Quan Trọng Của Phần Mềm Kế Toán Với Doanh Nghiệp
PMKT đóng vai trò then chốt trong việc quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Chúng giúp tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định. Việc lựa chọn và triển khai PMKT phù hợp có thể cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Theo Tổng cục Thống kê (2017), doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ lệ lớn (98,1%), do đó PMKT chuyên dụng vẫn là xu hướng chủ đạo.
1.2. Thực Trạng Ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Tại Việt Nam
Mặc dù tỷ lệ ứng dụng PMKT cao, nhưng việc sử dụng các phần mềm ERP tích hợp vẫn còn hạn chế. Điều này cho thấy các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn ưu tiên sử dụng các giải pháp kế toán đơn lẻ. Việc nâng cấp lên các hệ thống ERP phức tạp hơn đòi hỏi đầu tư lớn và thay đổi quy trình hoạt động, điều này có thể là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp.
II. Thách Thức và Vấn Đề Khi Triển Khai PMKT Tại DN Việt
Việc ứng dụng CNTT nói chung và PMKT nói riêng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình triển khai và sử dụng PMKT cũng đối mặt với nhiều thách thức. Theo Delone và McLean (1992, 2003), chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin và chất lượng dịch vụ là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc sử dụng hệ thống thông tin. Do đó, chất lượng PMKT là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả ứng dụng. Sự biến động của môi trường kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải phản ứng nhanh nhạy, và thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định kịp thời. Việc triển khai PMKT chất lượng, tuân thủ pháp luật và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp là rất cần thiết.
2.1. Tầm Quan Trọng Của Chất Lượng Phần Mềm Kế Toán
Chất lượng PMKT không chỉ giúp cải thiện hiệu quả công tác kế toán mà còn gia tăng sức cạnh tranh và góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp (Võ Khắc Thường, 2013). Một PMKT chất lượng cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và dễ sử dụng. Ngoài ra, khả năng tích hợp với các hệ thống khác và khả năng tùy biến để đáp ứng nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp cũng là những yếu tố quan trọng.
2.2. Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Chất Lượng Phần Mềm Kế Toán
Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng PMKT, bao gồm: thiết kế phần mềm, quy trình phát triển, kiểm thử, tài liệu hướng dẫn, đào tạo người dùng và hỗ trợ kỹ thuật. Việc lựa chọn nhà cung cấp PMKT uy tín và có kinh nghiệm cũng là một yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các tính năng, khả năng và dịch vụ hỗ trợ của PMKT trước khi quyết định đầu tư.
2.3. Rủi Ro Khi Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Kém Chất Lượng
Sử dụng PMKT kém chất lượng có thể gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, bao gồm: sai sót trong báo cáo tài chính, chậm trễ trong việc cung cấp thông tin, vi phạm pháp luật, mất dữ liệu và giảm hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, việc khắc phục các sự cố và sửa chữa các lỗi của phần mềm có thể tốn kém thời gian và chi phí.
III. Cách Nâng Cao Chất Lượng PMKT Để Tăng Hiệu Quả DN
Để nâng cao chất lượng PMKT và tăng hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, cần có một quy trình lựa chọn, triển khai và sử dụng PMKT bài bản. Điều này bao gồm việc xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp, đánh giá các giải pháp PMKT khác nhau, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, triển khai PMKT theo quy trình chuẩn, đào tạo người dùng và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục. Ngoài ra, cần thường xuyên đánh giá hiệu quả sử dụng PMKT và thực hiện các cải tiến cần thiết.
3.1. Xác Định Nhu Cầu Của Doanh Nghiệp Về Phần Mềm Kế Toán
Bước đầu tiên là xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp về PMKT. Điều này bao gồm việc xác định các quy trình kế toán cần tự động hóa, các báo cáo tài chính cần tạo ra, các tính năng cần thiết và các yêu cầu về bảo mật và tuân thủ. Việc tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan và các chuyên gia kế toán có thể giúp xác định nhu cầu một cách chính xác.
3.2. Đánh Giá Và Lựa Chọn Phần Mềm Kế Toán Phù Hợp
Sau khi xác định nhu cầu, cần đánh giá các giải pháp PMKT khác nhau trên thị trường. Điều này bao gồm việc so sánh các tính năng, khả năng, giá cả, dịch vụ hỗ trợ và uy tín của các nhà cung cấp. Nên yêu cầu các nhà cung cấp cung cấp bản dùng thử hoặc demo để có thể trải nghiệm trực tiếp phần mềm trước khi quyết định mua.
3.3. Triển Khai Và Đào Tạo Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Hiệu Quả
Việc triển khai PMKT cần được thực hiện theo quy trình chuẩn, bao gồm việc cài đặt phần mềm, cấu hình hệ thống, nhập dữ liệu và kiểm tra tính chính xác. Cần cung cấp đào tạo đầy đủ cho người dùng về cách sử dụng phần mềm và các quy trình kế toán mới. Ngoài ra, cần có kế hoạch bảo trì và nâng cấp phần mềm định kỳ để đảm bảo tính ổn định và bảo mật.
IV. Nghiên Cứu Về Tác Động Của PMKT Đến Hoạt Động Doanh Nghiệp
Nghiên cứu về ảnh hưởng của việc ứng dụng CNTT nói chung và các phần mềm quản lý nói riêng trong doanh nghiệp đối với công tác kế toán đã được thực hiện bởi nhiều nghiên cứu trên thế giới (Booth và ctg, 2000; Järvenpää, 2007; Spathis và Ananiadis, 2005; Kanellou và Spathis ,2007…). Tuy nhiên, phần lớn các nghiên cứu này được thực hiện trên cơ sở ứng dụng ERP hoặc các phần mềm có tính tích hợp với phạm vi thực hiện tại những nước phát triển như Mỹ, Châu Âu, Đài Loan, Hàn Quốc, và một số nước đang phát triển có nhiều doanh nghiệp có quy mô lớn và ứng dụng ERP rộng rãi như Trung Quốc. Mặt khác, khi nghiên cứu về mối quan hệ giữa ứng dụng phần mềm các nghiên cứu này chỉ để cập đến quá trình ứng dụng, sử dụng phần mềm, hệ thống, chưa có nghiên cứu nào đề cập trực tiếp đến mối quan hệ giữa chất lượng của phần mềm được triển khai đối với lợi ích của kế toán nói chung và hoạt động kế toán quản trị do việc ứng dụng, sử dụng các phần mềm này mang lại.
4.1. Các Nghiên Cứu Quốc Tế Về Ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán
Các nghiên cứu quốc tế đã chỉ ra rằng việc ứng dụng PMKT có thể cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động kế toán, giảm chi phí, tăng tính chính xác và cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định. Tuy nhiên, các nghiên cứu này thường tập trung vào các doanh nghiệp lớn và sử dụng các phần mềm ERP tích hợp, ít đề cập đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các PMKT đơn lẻ.
4.2. Nghiên Cứu Trong Nước Về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Ở Việt Nam, nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong kế toán nói chung không được nhiều và phần lớn trong số đó là các công trình nghiên cứu, luận án tiến sĩ nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông tin nói chung và cho từng ngành, nghề doanh nghiệp cụ thể (Đặng Thị Ngọc Lan, 2011; Ngô Thị Thu Hương, 2012; Huỳnh Thị Hồng Hạnh & Nguyễn Mạnh Toàn, 2014…), ứng dụng, đánh giá hệ thống ERP trong các doanh nghiệp (Nguyễn Thị Bích Liên, 2013; Vũ Quốc Thông, 2017…). Các nghiên cứu này thường tập trung vào việc đánh giá tác động của ERP đối với hoạt động kế toán và quản lý, ít đề cập đến vai trò của chất lượng PMKT.
V. Giải Pháp Cải Thiện Chất Lượng PMKT Cho Doanh Nghiệp VN
Để cải thiện chất lượng PMKT cho doanh nghiệp Việt Nam, cần có sự phối hợp giữa các nhà cung cấp PMKT, các doanh nghiệp sử dụng PMKT và các cơ quan quản lý nhà nước. Các nhà cung cấp PMKT cần nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cung cấp đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật đầy đủ cho người dùng. Các doanh nghiệp cần lựa chọn PMKT phù hợp với nhu cầu, triển khai và sử dụng PMKT một cách hiệu quả. Các cơ quan quản lý nhà nước cần xây dựng các tiêu chuẩn và quy định về chất lượng PMKT, kiểm tra và giám sát việc tuân thủ.
5.1. Vai Trò Của Nhà Cung Cấp Phần Mềm Kế Toán
Nhà cung cấp PMKT đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng PMKT. Họ cần đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để tạo ra các sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của thị trường. Ngoài ra, họ cần cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt, giúp người dùng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.
5.2. Trách Nhiệm Của Doanh Nghiệp Trong Việc Sử Dụng PMKT
Doanh nghiệp có trách nhiệm lựa chọn PMKT phù hợp với nhu cầu, triển khai và sử dụng PMKT một cách hiệu quả. Họ cần đào tạo người dùng, xây dựng quy trình sử dụng PMKT và thường xuyên đánh giá hiệu quả sử dụng. Ngoài ra, họ cần tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và báo cáo tài chính.
5.3. Chính Sách Hỗ Trợ Từ Nhà Nước Để Phát Triển PMKT
Nhà nước có thể hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng PMKT thông qua các chính sách khuyến khích đầu tư vào CNTT, hỗ trợ đào tạo nguồn nhân lực và xây dựng các tiêu chuẩn và quy định về chất lượng PMKT. Ngoài ra, nhà nước có thể tạo ra một môi trường cạnh tranh lành mạnh, khuyến khích các nhà cung cấp PMKT nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
VI. Tương Lai Của PMKT Xu Hướng Và Cơ Hội Cho Doanh Nghiệp
Tương lai của PMKT hứa hẹn nhiều thay đổi và cơ hội cho doanh nghiệp. Các xu hướng như điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo và phân tích dữ liệu sẽ ngày càng được tích hợp vào PMKT, giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, cải thiện độ chính xác và đưa ra các quyết định thông minh hơn. Doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt các xu hướng này để tận dụng tối đa lợi ích của PMKT.
6.1. Ứng Dụng Điện Toán Đám Mây Trong Phần Mềm Kế Toán
Điện toán đám mây cho phép doanh nghiệp truy cập PMKT từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, chỉ cần có kết nối internet. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư và bảo trì hệ thống, tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Ngoài ra, điện toán đám mây còn giúp cải thiện bảo mật dữ liệu và khả năng phục hồi sau thảm họa.
6.2. Trí Tuệ Nhân Tạo Và Tự Động Hóa Quy Trình Kế Toán
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể được sử dụng để tự động hóa các quy trình kế toán lặp đi lặp lại, như nhập liệu, đối chiếu số liệu và tạo báo cáo. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và giải phóng nhân viên kế toán để tập trung vào các công việc phức tạp hơn.
6.3. Phân Tích Dữ Liệu Và Ra Quyết Định Thông Minh Hơn
Phân tích dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp khai thác thông tin từ dữ liệu kế toán để đưa ra các quyết định thông minh hơn. Ví dụ, phân tích dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp xác định các xu hướng bán hàng, dự báo dòng tiền và quản lý rủi ro hiệu quả hơn.
