Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cùng mạng Internet, các cơ quan thông tin – thư viện đứng trước yêu cầu đổi mới phương thức quản lý nhằm cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao. Tại Việt Nam, nhiều phần mềm quản trị thư viện tích hợp đã được đưa vào ứng dụng như CDS/ISIS (do UNESCO phát triển), ILIB (Công ty Máy tính Truyền thông CMC), Libol (Công ty Cổ phần Công nghệ Tinh Vân), COSLIB (Công ty Trọng Thanh) và Greenstone (Đại học Waikato). Đối với các thư viện đại học quy mô lớn, việc lựa chọn một hệ thống phần mềm đạt chuẩn quốc tế, có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn và tương thích với các chuẩn nghiệp vụ hiện đại là yêu cầu tất yếu.

Thư viện Trường Đại học Bách khoa Hà Nội được thành lập ngày 06/03/1956 theo Nghị định số 147/NĐ-CT của Chính phủ do Bộ trưởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên ký. Nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo trên 40.000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh, tháng 4/2002, công trình Thư viện điện tử được khởi công với tổng mức đầu tư khoảng 220 tỷ đồng, diện tích sàn 36.860 m² (10 tầng, quy mô 4.000 chỗ ngồi, phục vụ 10.000 lượt bạn đọc/ngày). Ngày 07/10/2006, tòa nhà chính thức khánh thành mang tên Thư viện Tạ Quang Bửu. Năm 2006, đơn vị đã quyết định đầu tư và triển khai phần mềm quản trị thư viện tích hợp Virtua của công ty VTLS Inc. (Hoa Kỳ) nhằm thay thế hệ thống phần mềm cũ CDS/ISIS.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp "Tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội" do sinh viên Tạ Thị Hồng Nhung thực hiện (ngành Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, dưới sự hướng dẫn của ThS. Đào Thị Uyên, năm 2009) tập trung giải quyết các nhiệm vụ:

  1. Nghiên cứu tổng quan về hệ thống phần mềm quản trị thư viện tích hợp Virtua và các tính năng kỹ thuật nền tảng.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng ứng dụng các phân hệ của phần mềm Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác phần mềm trong giai đoạn tiếp theo.
  • Đối tượng nghiên cứu: Các phân hệ chức năng của phần mềm Virtua thuộc công ty VTLS Inc. và quy trình vận hành thực tế tại thư viện.
  • Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức và hoạt động ứng dụng phần mềm Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, với các dữ liệu khảo sát và số liệu thống kê đến giai đoạn 2007–2009.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng, các quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và tiếp thu có chọn lọc các công trình nghiên cứu về tự động hóa thư viện tại Việt Nam.

Tác giả vận dụng phối hợp sáu phương pháp nghiên cứu cụ thể:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu (khảo sát văn bản, tài liệu kỹ thuật của phần mềm và hồ sơ lưu trữ).
  • Phương pháp khảo sát thực tế tại Thư viện Tạ Quang Bửu.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu.
  • Phương pháp phỏng vấn chuyên gia và cán bộ thư viện.
  • Phương pháp so sánh (đối chiếu tính năng lý thuyết và mức độ ứng dụng thực tế).
  • Phương pháp quan sát trực tiếp quy trình vận hành.

Khung nghiệp vụ và chuẩn kỹ thuật được tác giả sử dụng làm căn cứ phân tích bao gồm:

  • Chuẩn mô tả và biên mục: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR2), khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21 (cùng các chuẩn liên quan UNIMARC, USMARC, ISBD) và chuẩn mô hình dữ liệu FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records).
  • Khung phân loại và định danh: Bảng phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ (LCC), chỉ số Cutter, Bảng Từ khóa Khoa học và Công nghệ Quốc gia (BTKKHCN), DDC, BBK.
  • Chuẩn trao đổi dữ liệu và giao thức: Chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục ISO 2709, giao thức tìm kiếm và truyền tải thông tin liên thư viện Z39.50.
  • Nền tảng công nghệ hệ thống: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle, hệ điều hành UNIX, kiến trúc khách – chủ 3 tầng (Client/Server), công nghệ nhận dạng tần số sóng vô tuyến (RFID) và mã vạch (Barcode).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Thư viện và việc ứng dụng phần mềm Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Chương 1 hệ thống hóa lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nguồn lực và môi trường kỹ thuật của thư viện, đồng thời giới thiệu tổng quan về phần mềm Virtua:

Quá trình phát triển và cơ sở vật chất: Khởi đầu năm 1956 với quy mô 800 chỗ ngồi và 5.000 cuốn sách do trường Viễn Đông Bác Cổ và Đông Dương học xá chuyển giao, thư viện đã trải qua các giai đoạn sơ tán tại Lạng Sơn (1965–1968) và Hà Bắc (1970–1972). Năm 1973, thư viện trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu. Hiện nay, thư viện được bố trí tại 5 tầng (tầng 1 đến tầng 5) của tòa nhà 10 tầng với diện tích sử dụng khoảng 17.000 m². Hệ thống hạ tầng mạng bao gồm mạng cục bộ BKnet, hệ thống máy chủ cơ sở dữ liệu cài đặt phần mềm Virtua, máy chủ dữ liệu số, 40 máy PC nghiệp vụ, 100 máy PC tra cứu cho độc giả, tường lửa giám sát, mạng không dây và hệ thống cổng từ kiểm soát an ninh RFID.

Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Thư viện gồm Ban Giám đốc (01 Giám đốc phụ trách chung, 01 Phó Giám đốc phụ trách CNTT, 01 Phó Giám đốc phụ trách nghiệp vụ) và 03 phòng chức năng: Phòng Xử lý thông tin, Phòng Công nghệ thư viện điện tử, Phòng Dịch vụ thông tin – tư liệu. Tổng biên chế gồm 42 cán bộ, được phân bổ trình độ chuyên môn như sau:

Trình độ chuyên môn Số lượng cán bộ Tỷ lệ (%)
Thạc sĩ Thông tin Thư viện và Công nghệ thông tin 09 20%
Kỹ sư Công nghệ thông tin và ngành kỹ thuật 05 12%
Cử nhân Thông tin Thư viện 23 56%
Cử nhân Ngoại ngữ 02 05%
Cử nhân Kinh tế và Tài chính kế toán 03 07%
Tổng cộng 42 100%

Nguồn lực thông tin và người dùng tin: Tính đến năm 2007, nguồn tài liệu truyền thống gồm 3.000 đầu mục sách giáo trình (124.000 bản), 124.000 đầu mục sách tham khảo và 4.000 đầu mục tài liệu nội sinh (luận án, luận văn, chuyên đề). Tài liệu điện tử gồm các cơ sở dữ liệu trực tuyến mua qua dự án hoặc liên hợp thư viện như ScienceDirect, EBSCOhost, Blackwell, ProQuest; cùng 130 băng cassette và 3.200 đĩa CD-ROM/đĩa mềm. Cơ cấu người dùng tin phục vụ hơn 40.000 người, trong đó sinh viên chiếm 85%. Khảo sát thực tế cho thấy hơn 90% bạn đọc tại các phòng đọc có nhu cầu khai thác tài liệu khoa học kỹ thuật xuất bản từ năm 2000 trở lại đây.

Tổng quan phần mềm Virtua: Sản phẩm của VTLS Inc. (thành lập hơn 30 năm, trụ sở chính tại Blacksburg, Virginia, Hoa Kỳ, đạt chứng chỉ ISO 9001:2000, có hơn 120 chuyên gia và văn phòng tại Ấn Độ, Thái Lan, Brazil, Canada, Thụy Sỹ). Phần mềm phục vụ hơn 900 thư viện tại 37 quốc gia. Tại Việt Nam có 04 đơn vị sử dụng gồm: Thư viện Trung tâm ĐHQG TP.HCM, Thư viện ĐH Bách khoa TP.HCM, Thư viện Tạ Quang Bửu – ĐH Bách khoa Hà Nội và Thư viện ĐH KHXH&NV TP.HCM. Virtua bao gồm 9 phân hệ chính: Bổ sung, Biên mục, Lưu thông, Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ, OPAC, Báo cáo và thống kê, Quản lý dữ liệu số, Mượn liên thư viện (ILL), Quản trị hệ thống.

Chương 2: Thực trạng ứng dụng phần mềm Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Chương 2 đi sâu phân tích tiến trình tin học hóa và hoạt động ứng dụng từng phân hệ nghiệp vụ cụ thể của Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu:

Tiến trình chuyển đổi: Năm 1994, thư viện bắt đầu tin học hóa với phần mềm CDS/ISIS. Tuy nhiên, CDS/ISIS bộc lộ các nhược điểm lớn: khả năng tích hợp kém, chưa hỗ trợ Unicode, không quản lý được cơ sở dữ liệu toàn văn và khó đưa lên mạng. Năm 2006, thư viện chính thức chuyển đổi sang hệ thống Virtua.

Ứng dụng các phân hệ nghiệp vụ:

  • Phân hệ Bổ sung (Acquisitions): Cung cấp chức năng quản trị tài chính, theo dõi nguồn vốn, lập và in đơn hàng với 09 biểu mẫu mặc định (hóa đơn, biên lai, biên nhận, khiếu nại), kiểm tra trùng lặp và biên mục sơ lược. Tại thư viện, phân hệ mới chỉ áp dụng ở mức độ cơ bản cho từng tài liệu hoặc nhóm tài liệu; chưa triển khai đơn đặt theo kế hoạch (Planned order) và chưa thực hiện gửi khiếu nại tự động qua thư điện tử.
  • Phân hệ Biên mục (Cataloging): Thư viện áp dụng triệt để các tính năng tạo lập, sửa đổi, xóa biểu ghi theo chuẩn AACR2 và khổ mẫu MARC 21:
    • Biên mục gốc: Áp dụng cho tài liệu tiếng Việt và tài liệu chưa có trong CSDL, thực hiện qua quy trình chuẩn 11 bước: (1) Nhận tài liệu từ bộ phận bổ sung; (2) Tra trùng trong CSDL; (3) Định ký hiệu phân loại LCC; (4) Tạo và in mã vạch (Barcode ID); (5) Dán chỉ từ và gắn chip RFID; (6) Mô tả biên mục AACR2/MARC 21, nhập trường 650 (chủ đề có kiểm soát theo BTKKHCN) hoặc trường 653 (từ khóa đặc thù chưa có trong từ điển), làm tóm tắt; (7) Định số Cutter và dữ liệu nhãn; (8) Thêm đầu mục (vị trí Location, số copy, mã xếp giá); (9) In và dán nhãn; (10) In sổ giao sách và số tài sản; (11) Bàn giao sách về các phòng phục vụ.
    • Biên mục sao chép (Copy Cataloging): Khai thác qua giao thức Z39.50 kết nối với Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress - LC) và Thư viện Ohio. Cán bộ tải biểu ghi và hiệu chỉnh các trường dữ liệu phù hợp: sửa trường 040 (bổ sung mã định danh thư viện \c HUTLIB \d HUTLIB aacr2), trường 650 (thêm chủ đề tiếng Việt \2 BTKKHCN) và trường 850 (địa chỉ tài liệu HUT).
  • Phân hệ Lưu thông (Circulation): Tích hợp công nghệ đầu đọc mã vạch, thiết bị nạp/khử từ và cổng an ninh RFID để quản lý mượn trả tài liệu tự động. Quy trình mượn sách gồm: Bạn đọc trình thẻ -> Cán bộ quét mã vạch thẻ trên màn hình biểu ghi bạn đọc (Patron Record) -> Quét mã vạch tài liệu -> Bạn đọc đặt tiền ký cược -> Cán bộ thao tác khử từ tài liệu -> Bạn đọc kiểm tra tài khoản. Quy trình trả sách: Cán bộ quét mã vạch nhận trả -> Hệ thống tự động cân đối lại số bản rỗi -> Cán bộ nạp từ lại cho sách và xếp giá.
  • Phân hệ Tra cứu trực tuyến (OPAC) và Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serials): Hỗ trợ bạn đọc tìm kiếm đa tiêu chí, tra cứu trạng thái tài liệu theo thời gian thực và hỗ trợ cán bộ quản lý biểu ghi các ấn phẩm định kỳ.

Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu trong thời gian tới

Dựa trên thực trạng triển khai, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm nhằm hoàn thiện việc khai thác phần mềm:

  • 3.1 Tăng cường khai thác các tính năng của phần mềm Virtua: Mở rộng sử dụng các module chưa khai thác hết như đơn đặt hàng theo kế hoạch, gửi khiếu nại qua email trong phân hệ Bổ sung; khai thác sâu các tính năng phân hệ Mượn liên thư viện (ILL) và phân hệ Báo cáo – Thống kê.
  • 3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin – thư viện: Bồi dưỡng chuyên sâu kỹ năng vận hành hệ thống, nâng cao trình độ ngoại ngữ tiếng Anh chuyên ngành và chuẩn hóa kỹ năng biên mục MARC 21/AACR2.
  • 3.3 Xây dựng và phát triển nguồn tin điện tử: Đẩy mạnh số hóa tài liệu nội sinh (luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học), liên kết phát triển cơ sở dữ liệu toàn văn và bổ sung các CSDL khoa học công nghệ quốc tế.
  • 3.4 Đào tạo người dùng tin: Tổ chức các lớp hướng dẫn kỹ năng tra cứu OPAC, khai thác cơ sở dữ liệu trực tuyến và sử dụng các dịch vụ thư viện số cho sinh viên, học viên cao học và cán bộ nghiên cứu.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết bức tranh chuyển đổi công nghệ từ hệ thống CDS/ISIS sang hệ sinh thái quản trị thư viện hiện đại Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu:

  • Hệ thống hóa số liệu thực trạng: Khóa luận ghi nhận chi tiết cơ cấu đội ngũ cán bộ (42 người với 56% cử nhân TT-TV, 20% thạc sĩ, 100% sử dụng thành thạo máy tính), quy mô vốn tài liệu (124.000 đầu mục sách tham khảo, 3.000 đầu mục giáo trình tương đương 124.000 bản, 4.000 tài liệu nội sinh) và cấu trúc hạ tầng kỹ thuật (10 tầng, 4.000 chỗ ngồi, 140 máy tính chuyên dụng và tra cứu).
  • Làm rõ quy trình vận hành kỹ thuật: Khóa luận văn bản hóa cụ thể quy trình biên mục gốc 11 bước gắn liền với công nghệ RFID/Mã vạch và quy trình 7 bước sao chép biểu ghi MARC 21 từ nước ngoài qua giao thức Z39.50 (tùy biến các trường 040, 650, 850, 852).
  • Đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận là công trình nghiên cứu chuyên biệt đầu tiên đánh giá toàn diện việc ứng dụng phần mềm Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu, cung cấp luận cứ thực tiễn giúp thư viện điều chỉnh quy trình nghiệp vụ và là tư liệu tham khảo cho các thư viện đại học khác tại Việt Nam khi tiếp cận hệ thống quản trị tích hợp chuẩn quốc tế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu chủ yếu tập trung khảo sát sâu vào 3 phân hệ cốt lõi đang vận hành thường xuyên (Bổ sung, Biên mục, Lưu thông) và phân hệ tra cứu OPAC; chưa có điều kiện khảo sát toàn diện và đánh giá chi tiết các phân hệ nâng cao như Mượn liên thư viện (ILL), Quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ và Quản trị hệ thống máy chủ chuyên sâu. Dữ liệu thực nghiệm phản ánh giai đoạn đầu đưa hệ thống vào vận hành (2006–2009).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu khả năng liên thông, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa Thư viện Tạ Quang Bửu với các thư viện đại học trong khu vực thông qua giao thức Z39.50 và các chuẩn siêu dữ liệu số (Dublin Core, OAI-PMH); đánh giá định lượng mức độ thỏa mãn của người dùng tin sau thời gian dài vận hành hệ thống.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị thực tiễn đối với:

  • Sinh viên và học viên ngành Thông tin – Thư viện, Quản trị thông tin: Cung cấp tài liệu nghiên cứu ca điển hình (case study) về việc triển khai phần mềm quản trị tích hợp trong môi trường thư viện điện tử quy mô lớn.
  • Cán bộ quản lý và chuyên viên nghiệp vụ thư viện: Nguồn tài liệu đối chiếu hữu ích khi chuẩn hóa quy trình biên mục tài liệu ngoại văn theo chuẩn AACR2, MARC 21 kết hợp khung phân loại LCC và giao thức Z39.50.
  • Nội dung tham khảo nổi bật: Toàn bộ quy trình kỹ thuật 11 bước trong công tác biên mục gốc, phương pháp gán trường dữ liệu MARC và quy trình kết nối, tải, hiệu chỉnh biểu ghi thư mục quốc tế qua Z39.50 được trình bày chi tiết tại Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Trước khi ứng dụng phần mềm Virtua, Thư viện Tạ Quang Bửu đã sử dụng phần mềm nào và lý do chuyển đổi là gì?
Từ năm 1994, thư viện sử dụng phần mềm CDS/ISIS do UNESCO phát triển. Tuy nhiên, CDS/ISIS bộc lộ nhiều hạn chế như khả năng tích hợp kém, chưa hỗ trợ chuẩn mã hóa Unicode, khó quản lý cơ sở dữ liệu toàn văn và bất tiện khi truyền tải dữ liệu qua mạng, chỉ phù hợp với các thư viện quy mô nhỏ. Để đáp ứng yêu cầu của thư viện điện tử quy mô lớn, năm 2006 thư viện đã chuyển đổi sang phần mềm Virtua.

2. Quy trình biên mục gốc cho tài liệu mới tại Thư viện Tạ Quang Bửu qua phần mềm Virtua gồm những bước nào?
Quy trình biên mục gốc gồm 11 bước: (1) Nhận tài liệu từ bộ phận bổ sung; (2) Tra trùng trong CSDL; (3) Định ký hiệu phân loại theo khung LC; (4) Tạo, in và dán mã vạch ID; (5) Dán chỉ từ và gắn chip RFID; (6) Mô tả biên mục theo AACR2 và MARC 21, nhập chủ đề trường 650/653 và tóm tắt; (7) Định chỉ số Cutter và nhãn tài liệu; (8) Thêm đầu mục, gán vị trí và số copy; (9) In và dán nhãn xếp giá; (10) In sổ giao sách và số tài sản; (11) Bàn giao sách đến các phòng phục vụ có ký nhận.

3. Tại Thư viện Tạ Quang Bửu, phân hệ Biên mục của Virtua khai thác biểu ghi nước ngoài qua giao thức nào và hiệu chỉnh các trường MARC nào?
Thư viện sử dụng giao thức Z39.50 để kết nối và sao chép biểu ghi từ Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress) và Thư viện Ohio. Sau khi tải về, cán bộ thư viện tiến hành hiệu chỉnh: sửa trường 040 thành mã định danh thư viện (\c HUTLIB \d HUTLIB aacr2), bổ sung chủ đề tiếng Việt vào trường 650 (\2 BTKKHCN) và gán mã địa chỉ tài liệu tại trường 850 (HUT).

4. Đội ngũ cán bộ tại Thư viện Tạ Quang Bửu có cơ cấu trình độ chuyên môn như thế nào tại thời điểm nghiên cứu?
Thư viện có tổng cộng 42 cán bộ, trong đó: 09 Thạc sĩ chuyên ngành Thông tin Thư viện và CNTT (20%), 05 Kỹ sư CNTT và kỹ thuật (12%), 23 Cử nhân Thông tin Thư viện (56%), 02 Cử nhân ngoại ngữ (5%) và 03 Cử nhân Kinh tế/Tài chính kế toán (7%). 100% cán bộ sử dụng thành thạo máy vi tính và đạt trình độ tiếng Anh từ bằng B trở lên.

5. Những tính năng nào của phân hệ Bổ sung trong Virtua chưa được khai thác triệt để tại thư viện?
Thư viện mới chỉ áp dụng các tính năng tạo đơn đặt hàng đơn giản cho từng tài liệu hoặc nhóm tài liệu. Các tính năng nâng cao như lập đơn đặt hàng theo kế hoạch dài hạn (Planned order), theo dõi tự động thời gian giao hàng và gửi thư khiếu nại nhà cung cấp tự động qua thư điện tử (email) chưa được triển khai rộng rãi.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tạ Thị Hồng Nhung đã khảo sát và phân tích toàn diện thực trạng triển khai phần mềm quản trị thư viện tích hợp Virtua tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội trong giai đoạn đầu chuyển đổi sang mô hình thư viện điện tử. Công trình đã làm rõ các quy trình kỹ thuật trọng tâm về bổ sung, biên mục, lưu thông và tra cứu OPAC gắn liền với các chuẩn nghiệp vụ quốc tế AACR2, MARC 21, LCC và công nghệ an ninh RFID. Các phân tích thực trạng cùng hệ thống giải pháp đề xuất trong khóa luận cung cấp nguồn tư liệu học thuật và căn cứ thực tiễn có giá trị cho công tác quản trị, vận hành thư viện đại học tại Việt Nam.