Nghiên Cứu Thực Trạng Ứng Dụng Phần Mềm Virtua Tại Thư Viện Tạ Quang Bửu

Thư viện trường Đại học Bách khoa được thành lập ngay khi thành lập trường năm 1956. Đây là một trong những thư viện lớn nhất và hiện đại nhất trong số các thư viện trường đại học ở Việt Nam. Ban đầu, vốn tài liệu của thư viện có khoảng 5000 cuốn sách. Năm 1965, nhà nước Liên Xô đã giúp thư viện nâng cấp về trang thiết bị, cơ sở vật chất. Trong thời gian chiến tranh, thư viện cũng theo trường đi sơ tán nhiều lần. Năm 1973, Thư viện được tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu trường. Tháng 4/2002, trường Đại học Bách khoa Hà Nội đã tiến hành khởi công xây dựng công trình thư viện điện tử. Ngày 7/10/2006, thư viện được khánh thành và đặt tên là Thư viện Tạ Quang Bửu.

Thư viện Tạ Quang Bửu là một thư viện khoa học kỹ thuật đa ngành, phục vụ công tác giảng dạy, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong nhà trường. Thư viện phục vụ cho việc đào tạo trên 40.000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh. Với mục tiêu xây dựng trường Đại học Bách khoa Hà Nội thành trường đại học đào tạo trình độ cao, đa ngành, đa lĩnh vực, thư viện có các nhiệm vụ cơ bản sau: Thu thập, tổ chức quản lý, phát triển các nguồn tin phục vụ bạn đọc. Nghiên cứu và áp dụng các công nghệ mới, các tiêu chuẩn quốc tế nhằm tự động hóa các hoạt động thông tin - thư viện. Từ đó, thư viện xây dựng hệ thống thông tin số và thư viện số.

Việc tin học hóa thư viện gặp nhiều khó khăn, từ việc lựa chọn phần mềm phù hợp đến việc đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo. Chi phí đầu tư ban đầu cho phần mềm và cơ sở hạ tầng cũng là một thách thức lớn. Sự thay đổi quy trình làm việc cũng có thể gây ra sự phản kháng từ một số nhân viên. Theo tài liệu, một số thư viện gặp khó khăn trong việc chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.

Phần mềm thư viện cần có khả năng tương thích với nhiều loại dữ liệu và định dạng khác nhau. Khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của thư viện trong tương lai cũng là một yếu tố quan trọng. Nếu phần mềm không đáp ứng được các yêu cầu này, thư viện có thể gặp khó khăn trong việc quản lý và cung cấp thông tin cho người dùng. Do đó, thư viện cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi lựa chọn phần mềm.

Trước khi triển khai phần mềm Virtua, cần phân tích kỹ lưỡng yêu cầu của thư viện, bao gồm số lượng tài liệu, số lượng người dùng, các chức năng cần thiết, v.v. Dựa trên kết quả phân tích, có thể lựa chọn phiên bản Virtua phù hợp nhất. Việc lựa chọn đúng phiên bản sẽ giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo hiệu quả hoạt động của thư viện. Cần xem xét kỹ tính năng Virtua trước khi quyết định.

Đào tạo nhân viên là một yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công của việc triển khai phần mềm Virtua. Nhân viên cần được đào tạo về cách sử dụng các chức năng của phần mềm, cách nhập dữ liệu, cách tìm kiếm thông tin, v.v. Ngoài ra, cần cung cấp hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Đảm bảo người dùng thư viện được hỗ trợ tốt.

Quá trình chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang Virtua cần được thực hiện cẩn thận và chính xác. Dữ liệu cần được làm sạch, chuẩn hóa và chuyển đổi sang định dạng phù hợp với Virtua. Việc này có thể mất nhiều thời gian và công sức, nhưng là cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Để tự tự động hóa thư viện một cách hoàn chỉnh thì dữ liệu phải được chuyển đổi chính xác.

Việc quản lý thông tin bạn đọc trong Virtua cho phép thư viện theo dõi lịch sử mượn trả của từng người dùng, quản lý các khoản phí trễ hạn, gửi thông báo nhắc nhở, v.v. Thông tin này giúp thư viện hiểu rõ hơn về nhu cầu của người dùng và cung cấp dịch vụ phù hợp hơn. Việc khai thác và quản lý thông tin là cách để thư viện thu hút người dùng thư viện.

Phân hệ lưu thông trong Virtua cho phép theo dõi tình trạng của từng tài liệu, từ khi nhập kho đến khi được mượn trả. Thông tin này giúp thư viện quản lý kho tài liệu hiệu quả hơn, tránh tình trạng thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu. Nó giúp thư viện kiểm soát được tài liệu thư viện.

Việc triển khai Virtua đã có tác động đáng kể đến các dịch vụ thư viện, bao gồm cải thiện tốc độ tìm kiếm, tăng cường khả năng truy cập từ xa và cung cấp thông tin cá nhân hóa cho người dùng. Hệ thống cũng giúp thư viện quản lý tài liệu hiệu quả hơn và giảm thiểu sai sót trong quá trình mượn trả. Nhờ Virtua, dịch vụ thư viện đã trở nên chuyên nghiệp và tiện lợi hơn.

Khảo sát về mức độ hài lòng của người dùng cho thấy rằng phần lớn người dùng đánh giá cao những cải tiến mà Virtua mang lại. Họ đặc biệt hài lòng với khả năng tìm kiếm nhanh chóng và chính xác, cũng như khả năng truy cập tài liệu từ xa. Tuy nhiên, một số người dùng cũng gặp khó khăn trong việc sử dụng một số chức năng nâng cao của phần mềm và mong muốn được đào tạo thêm. Cần chú trọng đào tạo để tăng sự thỏa mãn của người dùng tin.

Việc tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo, học máy và dữ liệu lớn sẽ giúp Virtua tự động hóa nhiều quy trình, cải thiện khả năng dự đoán nhu cầu của người dùng và cung cấp thông tin cá nhân hóa. Ví dụ, trí tuệ nhân tạo có thể được sử dụng để đề xuất tài liệu phù hợp với sở thích của người dùng, hoặc để tự động phân loại và tóm tắt tài liệu. Điều này giúp người dùng khai thác tối đa giá trị của tài liệu thư viện.

Phần mềm Virtua cần tiếp tục mở rộng khả năng tương tác và kết nối với các hệ thống khác, bao gồm các thư viện khác, các nhà xuất bản, các nhà cung cấp dữ liệu, v.v. Việc này sẽ giúp thư viện mở rộng nguồn tài liệu, chia sẻ thông tin và hợp tác với các đối tác khác. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thư viện số ngày càng phát triển và yêu cầu sự kết nối và chia sẻ thông tin rộng rãi.