CHƯƠNG I. NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH 1. Một số khái niệm cơ bản Kế toán có thể được xem xét dưới nhiều góc độ khác nhau theo quan điểm của từng tác giả. Khi nghiên cứu trên góc độ hoạt động, kế toán là quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khi nghiên cứu trên góc độ sử dụng, kế toán là công cụ quản lý có hiệu quả, là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo quan điểm của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa "là hệ thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường, phản ánh, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế." Theo quan điểm nêu trong Luật kế toán Việt Nam, định nghĩa kế toán được trình bày ở điều 4 như sau: "Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động…" Theo Libby (2003), "Kế toán là một hệ thống thông tin cho phép thu thập và truyền đạt thông tin mà chủ yếu là những thông tin mang bản chất tài chính thường được số hoá dưới hình thức giá trị về các hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và các tổ chức. Những thông tin này được cung cấp nhằm giúp những người quan tâm trong quá trình ra các quyết định kinh tế mà chủ yếu các quyết định này liên quan đến việc phân bổ nguồn lực." Những định nghĩa đã nêu đều nói lên: Kế toán thực hiện ba công việc cơ bản là đo lường, xử lý (ghi nhận) và truyền đạt (cung cấp) thông tin định lượng về hiện trạng tài chính, kết quả kinh doanh và luồng tiền tạo ra trong một đơn vị. Theo quan điểm của tác giả: Kế toán: là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp Luan van 10 nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định về kinh tế và đánh giá hiệu quả của các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.
Khái niệm tổ chức công tác kế toán cũng có nhiều quan điểm khác nhau: Theo Luật kế toán Việt Nam (Bộ Tài chính – 2003), "Tổ chức công tác kế toán là sự kết hợp giữa các quá trình phân chia các phần hành kế toán với tổ chức hoạt động của các thành viên kế toán của doanh nghiệp, đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu quản lý." Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán của tác giả Đoàn Xuân Tiên (Nhà xuất bản Thống kê, năm 2009), "Tổ chức công tác kế toán được hiểu là những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của công tác kế toán: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá tổng hợp - cân đối kế toán." Tại trang web: www.info, "Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các yếu tố cấu thành, gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức các phương pháp và kỹ thuật hạch toán kế toán, tổ chức thực hiện các chính sách kinh tế tài chính và kế toán cùng với mối liên hệ và sự tác động giữa các yếu tố đó nhằm phát huy tối đa chức năng của hệ thống." Điểm chung của những định nghĩa đã nêu là đều nói lên những yếu tố cấu thành nên tổ chức công tác kế toán, chỉ khác nhau ở mức độ chi tiết hay tổng quát. Từ đó, tác giả đưa ra quan điểm của mình: Tổ chức công tác kế toán: là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán, thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán, đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời. Là tổ chức việc thu nhận hệ thống hoá và cung cấp các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị kế toán nhằm phục vụ cho công tác quản lý. Vai trò và những nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Luan van 11 Kế toán là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong hệ thống quản lý kinh tế nhằm quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính ở mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để thực hiện được vai trò đó thì đòi hỏi công tác kế toán phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm và điều kiện của từng doanh nghiệp. Thêm vào đó, ngày càng có nhiều đối tượng quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp ngoài các nhà quản lý như: Các cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan chủ quản, chủ đầu tư, các cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng. do vậy việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý càng trở nên cần thiết.
Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị một cách có hệ thống, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, các chủ đầu tư, cổ đông, khách hàng. giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả nhất. Bố trí con người để thực hiện các khối lượng công tác kế toán là một nội dung của tổ chức công tác kế toán. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý còn giúp cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, góp phần tinh giản bộ máy quản lý của đơn vị, nâng cao hiệu suất lao động kế toán và hiệu lực của bộ máy quản lý Tổ chức khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm của đơn vị trên cơ sở những quy định, chế độ chung của Nhà nước về quản lý tài chính sẽ tạo ra sự thống nhất trong quản lý, cung cấp thông tin tin cậy cho công tác quản lý vĩ mô, giúp cho Nhà nước trong việc hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ thích hợp.
Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán và tính tất yếu phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý. Thông tin kế toán có độ tin cậy cao, mô tả được thực trạng hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, là một bộ phận cấu thành rất quan trọng trong hệ thống thông tin kinh tế của doanh nghiệp, có ý nghĩa to lớn cả tầm vi mô và vĩ mô. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Luan van 12 Để thực hiện tốt những vai trò đã nêu, việc tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp cần phải đảm bảo những nguyên tắc sau: Thứ nhất, nguyên tắc thống nhất Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp là một loại hình tổ chức đặc thù. Hệ thống tổ chức công tác kế toán không phải là sự lắp ghép tuỳ tiện hoặc gộp lại một cách đơn giản các phần (đối tượng, phương pháp, mô hình, bộ máy kế toán.) mà là sự kết hợp hữu cơ giữa chúng.
Vì vậy, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán giữa đối tượng và phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán. Tổ chức công tác kế toán còn phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý. Doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm nhiều bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Ngoài bộ phận kế toán, còn có các bộ phận quản lý khác như thống kê, kế hoạch, vật tư, kỹ thuật.
Do đó, tổ chức công tác kế toán phải luôn chú ý mối quan hệ giữa kế toán và các bộ phận khác để đảm bảo sự thống nhất trong việc tính toán và đánh giá các chỉ tiêu kinh tế; hoặc mối liên hệ trong việc cung cấp, thu thập và sử dụng các thông tin cũng như trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán với các bộ phận khác. để đảm bảo sự ăn khớp, thống nhất với nhau. Đồng thời, tổ chức công tác kế toán còn phải đảm bảo thống nhất với toàn hệ thống, thống nhất mô hình tổ chức hạch toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý. Nhờ vậy hệ thống mới không ngừng vận động và phát triển.
Thứ hai, nguyên tắc bảo đảm tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ, luật kế toán hiện hành Chức năng của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy cho người sử dụng. Nhằm tạo ra một khung pháp lý chung, một sự hướng dẫn thống nhất, tiêu chuẩn cho công tác kế toán, Nhà nước đã ban hành Luật kế toán, các chuẩn mực, chế độ kế toán và đòi hỏi các doanh nghiệp phải tuân thủ. Thực hiện nguyên tắc này, khi triển khai tổ chức công tác kế toán, các doanh nghiệp phải nắm chắc và tuân thủ các chuẩn mực, chế độ kế toán của nhà nước, có như vậy mới đảm bảo thực hiện tốt chức năng của hạch toán. Luan van 13 Thứ ba, nguyên tắc phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập với những đặc điểm và điều kiện riêng về mô hình tổ chức, về phương thức kinh doanh, mô hình quản lý.
Khi tổ chức công tác kế toán, ngoài việc đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ chung, còn phải chú ý đến đặc điểm, điều kiện riêng của doanh nghiệp, không áp dụng một cách rập khuôn, máy móc mà phải triển khai tổ chức công tác kế toán phù hợp với từng điều kiện cụ thể, ví dụ: tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh, trình độ của cán bộ kế toán để lựa chọn hình thức kế toán, mô hình kế toán thích hợp. Thực hiện nguyên tắc này sẽ đảm bảo sự hài hoà giữa tính thống nhất và tính đặc thù trong tổ chức hạch toán kế toán, đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống kế toán và phát huy đầy đủ vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý doanh nghiệp.