Chương 1 TỔNG QUAN 1. Tổng quan tồn kho và tồn kho thuốc 1. Khái niệm và vai trò tồn kho Khái niệm: Tồn kho là tất cả nguồn lực đang được dự trữ cho việc sản xuất kinh doanh hiện tại và trong tương lai, được xem là loại tài sản lưu động quan trọng của doanh nghiệp [29]. Hàng tồn kho có thể được hiểu là nguồn lực nhàn rỗi và thường chiếm một tỷ trọng rất lớn lên đến 40% giá trị trong tổng giá trị tài sản doanh nghiệp.
Ghi nhận tồn kho là ghi nhận thông tin về nhà cung ứng, khách hàng, giá cả, dữ liệu về tồn kho. Các dữ liệu này rất cần thiết cho việc phân phối trong cung ứng thuốc [56]. Vai trò: Cung cấp cho bệnh nhân chất lượng chăm sóc tốt nhất là trọng tâm chính của ngành y tế [60]. Sự thiếu hụt thuốc và sử dụng thuốc không hợp lý là một vấn đề phổ biến ở tất cả khu vực cũng như cấp độ chăm sóc sức khỏe [46].
Nếu công tác tồn kho không được chú trọng thì sẽ phát sinh thêm những khoản chi phí phải trả, làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu công tác tồn kho được thực hiện tốt, các doanh nghiệp sẽ cắt giảm đáng kể những chi phí liên quan đến việc dự trữ sao cho chi phí tồn kho là nhỏ nhất và lợi nhuận thu được là cao nhất. Các loại chi phí tồn kho Chi phí cho hoạt động tồn kho là một khoản chi phí rất lớn nên doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm để sử dụng nguồn tài chính của doanh nghiệp một cách thích hợp. Chi phí tồn kho thường bao gồm ba loại chi phí là chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
Các loại chi phí thường có trong tồn kho được thể hiện qua bảng 1. Các loại chi phí tồn kho Các chi phí Đặc điểm tồn kho Chi phí mua hàng là tổng chi phí doanh nghiệp bỏ ra cho Chi phí việc mua hàng. Công thức tính là: mua hàng Chi phí mua hàng = Giá trị mặt hàng × Nhu cầu một năm Chi phí đặt hàng là tổng chi phí doanh nghiệp bỏ ra cho việc đặt một lô hàng mới. Bao gồm các loại chi phí: Chi phí Đặt hàng: chi phí đặt hàng, Nguồn cung ứng: Tìm kiếm đặt hàng chi phí giao nhận nhà cung ứng, đánh giá nhà Lương nhân viên cung ứng Chi phí lưu kho là chi phí có liên quan đến hoạt động lưu kho.
Chi phí lưu kho thường bao gồm các chi phí cho: Chi phí Kho hàng: thuế nhà đất, bảo Sử dụng thiết bị: Năng lượng, lưu kho hiểm kho. Đầu tư hàng tồn: vận hành, lương nhân viên, thuế hàng tồn, bảo hiểm chi phí hư hỏng 1. Phân biệt quản lý kho và quản trị tồn kho Nội dung Quản trị tồn kho Quản lý kho Về mặt Đề ra mục tiêu, định hướng hoạt Điều hành nguồn lực để tổng thể động. thực thi mục tiêu đề ra.
Về công Tập trung vào thống kê số liệu nhập Tập trung vào việc sắp tác tồn kho xuất tồn, lượng đặt hàng, thời gian xếp, tồn trữ thuốc để đáp trong bệnh đặt hàng để đáp ứng được nhu cầu sử ứng được chu trình luân viện dụng thuốc và thỏa mãn được yêu chuyển thuốc trong bệnh cầu về ngân sách của bệnh viện. Tồn kho thuốc 1. Khái niệm thuốc Thuốc là chế phẩm có chứa dược chất hoặc dược liệu dùng cho người nhằm mục đích phòng bệnh, chẩn đoán bệnh, chữa bệnh, điều trị bệnh, giảm nhẹ bệnh, điều chỉnh chức năng sinh lý cơ thể người bao gồm thuốc hóa dược, thuốc dược liệu, thuốc cổ truyền, vắc xin và sinh phẩm [27]. Thuốc là một loại hàng hóa đặc biệt, là một phần không thể thiếu trong công tác chăm sóc sức khỏe người bệnh.
Với vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng của người dùng, Nhà nước luôn khắt khe trong công tác kiểm duyệt thuốc. Mọi hoạt động liên quan đến quản lý chất lượng và phân phối thuốc phải có văn bản giấy tờ và được lưu trữ lại trong một thời gian nhất định. Phân loại thuốc Phân loại thuốc theo nguồn gốc Phân loại thuốc theo nguồn gốc thuốc là cách phân loại dựa vào xuất xứ của thuốc. Tùy vào tình trạng bệnh và điều kiện tài chính của người bệnh mà bác sĩ sẽ chỉ định cho từng bệnh nhân những loại thuốc phù hợp.
Để đáp ứng nhu cầu sử dụng thuốc rất đa dạng trong bệnh viện, Khoa Dược thường đặt thuốc từ nhiều nguồn gốc khác nhau. Các nguồn gốc phổ biến của thuốc bao gồm thuốc sản xuất tại Việt Nam, thuốc sản xuất tại Việt Nam có thay đổi số visa, thuốc sản xuất tại nước ngoài, thuốc sản xuất tại nước ngoài có thay đổi số visa, thuốc có trong kết quả thầu và thuốc ngoài thầu. Phân loại thuốc theo môi trường bảo quản Các loại thuốc không phải đều được bảo quản ở một điều kiện giống nhau mà có những thuốc vì những đặc tính đặc biệt của chúng đòi hỏi những điều kiện bảo quản khác so với phần lớn những thuốc thường. Trong tồn kho thuốc ở bệnh viện, người ta thường chia các nhóm thuốc thành các nhóm bảo quản ở những điều kiện môi trường khác nhau.
Việc phân chia này nhằm phân 6 nhóm các loại thuốc cần được bảo quản chung ở cùng điều kiện để dễ dàng hơn trong việc bảo quản thuốc, theo dõi và kiểm soát các yếu tố môi trường có ảnh hưởng đến thuốc cũng như tiết kiệm nguồn lực trong việc bảo quản thuốc. Điều kiện bảo quản thuốc được ghi trong “Thực hành tốt bảo quản thuốc” Good Storage Practices (GSP) như sau: Thuốc cần bảo quản theo nhiệt độ không quá 8oC thì bảo quản trong kho lạnh, 2-8oC bảo quản trong tủ lạnh, 8-15oC kho mát, 15-25oC, trong từng khoảng thời gian có thể lên đến 30oC bảo quản nhiệt độ phòng. Thuốc cần điều kiện bảo quản đặc biệt như: Tránh ánh sang thì bảo quản trong bao bì kín, trong buồng kín hoặc trong phòng tối. Dễ bay hơi, dễ mốc mọt, dễ phân hủy thì để nơi thoáng mát trong kho.
Dễ cháy, có mùi thì bảo quản trong bao bì kín, để tách riêng, tránh xa nguồn nhiệt, nguồn điện và các mặt hàng khác. Thuốc gây nghiện, hướng thần, bảo quản nơi có khóa chắc chắn. Thuốc nhạy cảm với nhiệt độ bảo quản kho lạnh hoặc trong tủ lạnh. Thuốc nhạy cảm với độ ẩm, bảo quản kho lạnh.
Thuốc hết hạn dùng, thuốc trả về bảo quản khu vực riêng phải có biển hiệu chờ xử lý. Các thuốc khác không có yêu cầu bảo quản đặc biệt, bảo quản ở nhiệt độ phòng, trên giá, trên kệ, tủ [2]. Phân loại thuốc theo hoạt chất Phân loại tồn kho thuốc theo hoạt chất là cách phân loại theo hoạt chất tác động chính của thuốc và cũng là cách phân loại cơ bản nhất. Tuy nhiên, số lượng hoạt chất được dùng làm thuốc rất nhiều và liên tục được cập nhật thêm để phục vụ cho nhu cầu chăm sóc sức khỏe người bệnh.
Để thuận tiện hơn cho việc quản lý thuốc cũng như kê đơn thuốc, người ta phân chia các hoạt chất có tác động điều trị giống nhau vào cùng một phân nhóm lớn, những hoạt chất có nhiều tác động điều trị sẽ được xếp vào nhóm phù hợp nhất để hạn chế sự trùng lặp. Theo thông tư 30/2018/TT-BYT ngày 30/10/2018 do Bộ Y Tế ban hành thuốc tân dược được phân loại theo 27 nhóm lớn theo mã ATC (giải phẫu – điều trị – hóa học) [5]. Danh mục thuốc tân dược theo Thông tư 30/2018/TT-BYT Stt Nhóm thuốc Stt Nhóm thuốc 1 Thuốc gây tê, mê 15 Thuốc tẩy trùng và sát khuẩn Thuốc giảm đau, hạ sốt; chống 2 16 Thuốc lợi tiểu viêm không steroid Thuốc chống dị ứng và dùng 3 17 Thuốc đường tiêu hóa trong các trường hợp quá mẫn Thuốc giải độc và các thuốc Hormon và các thuốc tác động 4 18 dùng trong trường hợp ngộ độc vào hệ thống nội tiết Thuốc chống co giật, chống Huyết thanh và globulin 5 19 động kinh miễn dịch Thuốc điều trị kí sinh trùng, Thuốc làm mềm cơ và ức chế 6 20 chống nhiễm khuẩn cholinesterase Thuốc điều trị bệnh mắt, 7 Thuốc điều trị đau nửa đầu 21 tai mũi họng Thuốc điều trị ung thư và điều 8 22 Thuốc có tác dụng thúc đẻ hòa miễn dịch Thuốc điều trị bệnh đường Dung dịch lọc màng bụng, lọc 9 23 tiết niệu máu 10 Thuốc chống Parkinson 24 Thuốc chống rối loạn tâm thần Thuốc tác dụng trên đường hô 11 Thuốc tác dụng đối với máu 25 hấp Dung dịch điều chỉnh nước, 12 Thuốc tim mạch 26 điện giải, cân bằng acid-base 13 Thuốc điều trị bệnh da liễu 27 Khoáng chất và vitamin 14 Thuốc dùng chẩn đoán 8 1. Mục tiêu của quản trị tồn kho thuốc Tồn kho là một phần rất quan trọng và nên được đề cao trong bất cứ doanh nghiệp nào.
Nếu công tác quản lý tồn kho được thực hiện tốt, các doanh nghiệp sẽ cắt giảm đáng kể những chi phí liên quan đến việc dự trữ sao cho chi phí tồn kho là nhỏ nhất và lợi nhuận thu được là cao nhất. Ngược lại, nếu công tác quản lý tồn kho không được chú trọng thì sẽ phát sinh thêm những khoản chi phí phải trả, làm giảm lợi nhuận và ảnh hưởng xấu đến hoạt động của doanh nghiệp [67]. Mục tiêu của quản trị tồn kho thuốc là để đảm bảo có sẵn các mặt hàng thiết yếu gần như mọi lúc, bên cạnh đó là theo dõi cũng như tính toán được lượng đặt hàng cho các thuốc một cách chính xác và giảm chi phí cho hoạt động tồn kho. Việc lựa chọn các thuốc để mua sắm và tồn kho phải dựa trên giá trị của các thuốc đó đối với sức khỏe cộng đồng và mức độ sử dụng tại bệnh viện [53].
Ngoài ra, theo hướng dẫn thực hiện cung ứng thuốc của Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), tồn kho thuốc cần được thực hiện vì những lý do sau: Để đảm bảo tính sẵn có, giảm giá thành của đơn vị thuốc, để duy trì sự ổn định trong hệ thống quản lý, để giảm thiểu chi phí đặt hàng, đáp ứng sự biến thiên nhu cầu của thị trường [68]. Kỹ thuật phân tích ABC, XYZ, VÀ VEN Để quản lý sử dụng thuốc một cách hiệu quả cần có các phương pháp phân tích dữ liệu tổng hợp việc sử dụng thuốc. Trong đề tài này, áp dụng kĩ thuật phân tích ABC, XYZ và VEN, là các kỹ thuật phân tích thường được áp dụng trong tồn kho nói chung và tồn kho thuốc nói riêng nhằm xác định và phân loại thuốc thành các nhóm riêng theo mục đích quản trị tồn kho [62]. Phân tích ABC 1.