CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1. KHÁI QUÁT VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm quyết định quản trị Quyết định quản trị là phương cách hành động mang tính sáng tạo của ban lãnh đạo DN nhằm xử lý một vấn đề phát sinh trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của các đối tượng được quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của các đối tượng. Ra quyết định quản trị là một chức năng cơ bản của người quản lý, đồng thời cũng là nhiệm vụ phức tạp và khó khăn nhất của họ, thường xuyên được tiến hành trong suốt quá trình kinh doanh ở doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu, chiến lược đặt ra.
Quyết định kinh doanh là lựa chọn một phương án kinh doanh có hiệu quả, phù hợp với điều kiện kinh doanh của DN từ nhiều phương án kinh doanh khác nhau. [11] Quyết định ngắn hạn là các quyết định có tác dụng trong khoảng thời gian tương đối ngắn, trong vòng một năm, tính từ khi phát sinh các chi phí đầu tư theo các quyết định đó đến khi thu được các nguồn lợi. Quyết định dài hạn là các quyết định liên quan đến quá trình đầu tư vốn để phục vụ mục tiêu lâu dài của tổ chức, hay nói một cách khác, đây là các quyết định liên quan đến vốn đầu tư dài hạn cho mục đích thu được lợi tức trong tương lai. Đặc điểm của quyết định quản trị trong doanh nghiệp a.
Đặc điểm của quyết định quản trị ngắn hạn Quyết định ngắn hạn là những quyết định liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của DN trong một thời gian ngắn, thường là một năm. [9] Luan van 10 Mỗi tình huống trong quyết định ngắn hạn đều ảnh hưởng đến thu nhập, chi phí trong thời gian được xác định là ngắn hạn. Vì vậy phương án lựa chọn phù hợp cho quyết định ngắn hạn là phương án mà lợi nhuận trong năm thu được phải cao hơn các phương án khác. Mỗi tình huống trong quyết định ngắn hạn đều liên quan đến vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện thời của doanh nghiệp.
Vì vậy phương án lựa chọn phải là phương án có khả năng sinh lời nhiều nhất trong việc sử dụng công suất, năng lực sản xuất hiện có. Kết quả của quyết định ngắn hạn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của các chiến lược và quyết định dài hạn, do vậy, nó cũng được xem xét thực hiện theo các chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Về thực chất, các quyết định ngắn hạn đều được xây dựng và hành động theo các mục tiêu dài hạn chung của doanh nghiệp, đạt được các mục tiêu ngắn hạn để hoàn thành các mục tiêu dài hạn. Đặc điểm của quyết định quản trị dài hạn Quyết định đầu tư dài hạn (còn gọi là quyết định đầu tư vốn – capital investment decisions) là các quyết định liên quan đến việc đầu tư vốn vào các loại tài sản dài hạn nhằm hình thành hoặc mở rộng cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động lâu dài của doanh nghiệp, như: - Quyết định về việc mua sắm máy móc thiết bị mới.
- Quyết định thay thế, cải tạo máy móc thiết bị cũ. - Quyết định đầu tư mở rộng sản xuất, v. Các quyết định này có ảnh hưởng lớn đến qui mô cũng như đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời đòi hỏi lượng vốn đầu tư lớn, thời gian thu hồi vốn đầu tư và sinh lợi phải trải qua nhiều năm nên phải đối diện với vô số điều không chắc chắn, khó dự đoán và độ rủi ro cao. [9] Luan van 11 Do vậy, các quyết định dài hạn đòi hỏi người ra quyết định sự cẩn trọng, sự hiểu biết căn bản về vốn đầu tư dài hạn cũng như kỹ năng sử dụng các phương pháp tính toán đặc thù liên quan đến nó làm cơ sở cho việc ra quyết định.
Trình tự ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp 1. Nghiên cứu các phương án khác nhau 3. Thu thập thông tin cho các phương án 4. Đánh giá lựa chọn phương án và thực thi quyết định 5.
Kiểm tra việc thực hiện quyết định 6. Phản hồi, điều chỉnh quyết định Sơ đồ 1. Trình tự ra quyết định a. Xác định vấn đề Quá trình ra quyết định phải bắt đầu từ việc xác định vấn đề, phải làm rõ vấn đề là gì và DN đang muốn gì.
Đối với việc xác định vấn đề, nếu ở những tình huống tương tự như đã gặp thì nhà quản trị có thể sử dụng kinh nghiệm đã có nhằm đạt được mức độ chính xác cao. Khi quyết định những vấn đề có nội dung mới, ở bước đầu nhà quản trị cần xem xét các mục tiêu đề ra và thực hiện phân tích tình huống để dần làm rõ vấn đề. Nghiên cứu các phương án khác nhau Đây là giai đoạn đưa ra tất cả các giả thuyết cho vấn đề có thể xảy ra. Trong giai đoạn này, nhà quản trị nghiên cứu các giải pháp có thể đối với vấn đề đang tồn tại.
Thu thập thông tin liên quan đến các phương án Một vấn đề chỉ có thể được giải quyết một cách đúng đắn khi có thông tin đầy đủ và chính xác. Các thông tin thu thập phải đảm bảo được các tính chất sau: Tính thích hợp: Tính thích hợp của thông tin cho từng bài toán ra quyết định là rất quan trọng. Những tình huống ra quyết định khác nhau cần những thông tin khác nhau. Hơn nữa, thông tin thu thập được phải là thông tin phù hợp với vấn đề đang cần ra quyết định và có thể sử dụng so sánh giữa các phương án khác nhau cần lựa chọn.
Tính chính xác: Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định phải chính xác, khách quan. Thông tin phải được thu thập từ các nguồn số liệu đáng tin cậy và được đánh giá một cách khách quan dựa trên điều kiện và các nhân tố tác động. Tính nhanh chóng: Thông tin thích hợp và chính xác, nhưng sẽ vô dụng nếu không kịp thời cho việc ra quyết định. Do vậy, ngoài yếu tố chính xác và thích hợp thì thông tin cần được cung cấp nhanh để kịp thời cho các quyết định.
Đánh giá lựa chọn phương án và thực thi quyết định Các thông tin về các phương án đã thu thập sẽ được tiếp tục phân tích và đánh giá để so sánh tính khả thi, hiệu quả của từng phương án, các nguồn lực mà nó đem lại; các yếu tố này được trình bày cụ thể dưới dạng các báo cáo phân tích để các nhà quản trị có thể kiểm tra và đưa ra quyết định lựa chọn. Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả phải phản ánh đầy đủ nhất những kết quả dự Luan van 13 tính sẽ đạt, phải cụ thể, dễ hiểu và đơn giản. Thường các tiêu chuẩn được chọn từ các chỉ tiêu: chi phí nhỏ nhất, năng suất cao nhất, sử dụng vốn sản xuất tốt nhất.; tùy theo mục đích chính của nhiệm vụ được đề ra. Ngoài ra, còn có các chỉ tiêu: chất lượng sản phẩm làm ra, sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường.Do vậy, trước khi ra quyết định cuối cùng, nhà quản lý phải cân nhắc giữa các yếu tố định tính và định lượng.
Sau khi đánh giá những kết quả dự tính của quyết định và lựa chọn được phương án tốt nhất, nhà quản trị đưa ra quyết định, chính là việc chọn một trong số các phương án đã được đánh giá và cho tiến hành quyết định đó. Kiểm tra việc thực hiện quyết định Kiểm tra tình hình thực hiện quyết định có vai trò quan trọng và ảnh hưởng tới thực tiễn kinh tế. Thứ nhất, kiểm tra tác động tới hành vi của con người, nâng cao trách nhiệm của họ và động viên họ thực hiện chính xác những hành động đã nằm trong kế hoạch. Thứ hai, việc tiến hành kiểm tra liên tục thúc đẩy sự thực hiện kịp thời và có trình tự các nhiệm vụ đã đặt ra.
Phản hồi và điều chỉnh quyết định Trong quá trình thực hiện quyết định, có thể phát hiện ra những khả năng mới, tình huống mới mà trước đó chưa dự kiến được, vì thế nhà quản trị có thể phải sửa đổi quyết định so với ban đầu. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết phải điều chỉnh quyết định trong quá trình thực hiện chúng. Các nguyên nhân thường là: - Có những thay đổi đột ngột do các nhân tố bên ngoài gây ra. - Tổ chức không tốt việc thực hiện quyết định.
- Có sai lầm nghiêm trọng trong bản thân quyết định. - Một số nguyên nhân khác. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỐI VỚI QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH 1. Khái niệm thông tin kế toán Thông tin kế toán là tập hợp các dữ liệu đã được thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh (doanh thu, chi phí, lợi nhuận) và lưu chuyển tiền của doanh nghiệp ở mức độ tổng hợp và chi tiết khác nhau theo yêu cầu về thông tin của người sử dụng.
Chức năng, vai trò của thông tin kế toán đối với quyết định quản trị trong doanh nghiệp a. Lập dự toán và truyền đạt thông tin Để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể tiến hành một cách thường xuyên liên tục, các doanh nghiệp phải thiết lập các kế hoạch. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn đã xây dựng. Trong đó việc lập dự toán chi phí giữ vai trò hết sức quan trọng vì: + Dự toán là cơ sở định hướng và chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh cũng như phối hợp các chương trình hành động ở các bộ phận.
+ Dự toán được lập còn là cơ sở để kiểm tra kiểm soát các nội dung chi phí cũng như nhiệm vụ của từng bộ phận. Thực hiện chức năng này, kế toán phải tổ chức việc thu thập các thông tin cần thiết để lập dự toán gồm thông tin về tổ chức, về định mức, về chi phí tiêu chuẩn, các thông tin kế toán tài chính, thống kê cũng như kỹ thuật tính toán, ước tính phục vụ cho việc lập dự toán ở doanh nghiệp. Qua việc lập dự toán, nhà quản trị dự tính được những gì sẽ xảy ra trong tương lai, kể cả những điều bất lợi, thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình thực hiện dự toán, đồng thời phải có chức năng truyền đạt các thông tin dự toán, và thông tin khác cho bộ phận liên quan trong nội bộ doanh nghiệp.