Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu Chương 2: cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng xuất khẩu bằng đường biển Công ty Cổ phần giao nhận và vận tải quốc tế Lacco. Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần giao nhận và vận tải quốc tế Lacco. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2.
Khái niệm nghiệp vụ giao nhận Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất của xã hội. Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành. Giao nhận gắn liền và song hành với quá trình vận tải. Thông qua giao nhận, các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoá, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận.
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) về dịch vụ giao nhận, “dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”. Như vậy về cơ bản, giao nhận hàng hỏa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận 2. Khái niệm Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent).
Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi pg. 12 công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”. Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Người giao nhận với trình độ chuyên môn như: Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau. Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng. Biết kết hợp giữa vận tải - giao nhận - xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng. Tạo điều kiện cho việc kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình.
Như vậy, nhà xuất nhập khẩu có thể sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê, từ đó giảm được chi phí sử dụng kho bãi. Bên cạnh đó cũng giảm được các chi phí như quản lý hành chính, bộ máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập khẩu. Dù ở các nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau, nhưng tất cả đều cùng mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), và cùng làm một dịch vụ tương tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận. Hiện nay, các nhà giao nhận Việt Nam đã đảm đương nhiều công việc khác có liên quan đến đóng gói, phân phối hàng hóa, vận tải đa phương thức.
Phù hợp xu thế chung của quốc tế gọi họ là nhà cung ứng dịch vụ logistics nên Việt Nam đã ban hành Luật thương mại 2005 trong đó quy định rõ trách nhiệm của các bên trong hoạt động dịch vụ Logistics (bao hàm cả khái niệm giao nhận hàng hóa). Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận Được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng.
Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm Trong trường hợp hợp đồng không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý. Trách nhiệm của người giao nhận Khi là đại lý của chủ hàng Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: Giao hàng không đúng chỉ dẫn. Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan.
Chở hàng đến sai nơi quy định. Giao hàng cho người không phải là người nhận. Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng. Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế.
Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác. nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết. Khi là đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.
Khi là người chuyên chở pg. 14 Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do các phương thức vận tải quy định.
Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng. Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp người đó tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp người đó, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (thầu chuyên chở - contracting carrier). Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bố xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở. Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các Công ước quốc tế hoặc các Quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành.
Người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường họp sau đây: Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác. Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp. Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá. Do các trường hợp bất khả kháng.
Ngoài ra người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng, về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. Khái niệm về xuất khẩu bằng đường biển Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là một phương thức vận chuyển ra đời sớm nhất. Đây là một phương thức giao nhận mà việc chuyên chở hàng hóa được thực hiện thông qua mạng lưới đường biển nhằm đưa hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng tại các quốc gia trên thế giới. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Phiếu đóng gói (Packing List) Bảng kê hàng hóa (Cargo List) Tờ khai hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu Vận đơn đường biển (Bill os Lading – B/L) Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurace) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) Các chứng từ khác nếu cần: Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate), Giấy chứng nhận kiểm dịch, Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng hàng hóa (Certificateof Quality/Quantity)… Hàng hóa xuất khẩu cần thêm: Lệnh đặt chỗ (Booking Note) và Lệnh cấp container rỗng.
Hàng hóa nhập khẩu cần thêm: Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) và Giấy báo tàu đến (Arrival Notice). Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 2. Ký kết hợp đồng dịch vụ Nhân viên kinh doanh sau khi tìm hiểu và xem xét nhu cầu của khách hàng, nếu phù hợp với chức năng và năng lực của công ty sẽ tiến hành chọn dịch vụ và báo giá phùhợp. Khi khách hàng đã chấp nhận mức giá đã đưa ra và các thỏa thuận giao nhận thì hai bên sẽ ký hợp đồng dịch vụ, công ty giao nhận giao hàng được ủy thác giao hàng vàlàm các thủ tục có liên quan đến lô hàng xuất khẩu.