Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động xuất khẩu hàng hóa đóng vai trò thúc đẩy thương mại quốc tế, phản ánh sự phụ thuộc lẫn nhau về mặt kinh tế giữa các quốc gia. Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập kinh tế sâu rộng sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), vận tải biển giữ vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng lưu thông hàng hóa. Tuy nhiên, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu vận chuyển bằng container đường biển tại Việt Nam nhìn chung vẫn còn non trẻ, đòi hỏi các doanh nghiệp logistics phải liên tục chuẩn hóa và hoàn thiện quy trình nghiệp vụ để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Từ thực tiễn thực tập và khảo sát tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận tải Quốc tế Lacco (LIFF., JSC), tác giả Đinh Thị Khánh Huyền (Khoa Kinh tế & Kinh doanh Quốc tế, Trường Đại học Thương mại) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: "Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận tải Quốc tế Lacco", dưới sự hướng dẫn của TS. Phan Thu Trang (năm 2022).

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về nghiệp vụ giao nhận và quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics.
  2. Tìm hiểu, phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh và chi tiết các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận tải Quốc tế Lacco giai đoạn 2018–2021.
  3. Nhận xét, đánh giá những kết quả đạt được, chỉ ra các mặt hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân trong quy trình giao nhận của công ty.
  4. Đề xuất các nhóm giải pháp chuyên môn và kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận tải Quốc tế Lacco.
  • Phạm vi không gian: Hoạt động thực tế tại trụ sở, các chi nhánh, bến cảng, bãi container và các chi cục hải quan liên quan của Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận tải Quốc tế Lacco.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh, doanh thu và quy trình nghiệp vụ được thu thập, phân tích chủ yếu trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy tắc quốc tế, văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống tài liệu chuyên ngành ngoại thương:

  • Khung lý thuyết và khái niệm: Định nghĩa về dịch vụ giao nhận và người giao nhận theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế (FIATA); các quy định pháp lý về trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người kinh doanh dịch vụ logistics theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005; quy trình và thủ tục hải quan căn cứ theo Luật Hải quan năm 2014 (đặc biệt là Điều 21 quy định về thủ tục khai báo, kiểm tra, nộp thuế và cơ chế phân luồng tờ khai điện tử).
  • Hệ thống chứng từ chuyên ngành: Phân tích chức năng và luân chuyển của các chứng từ cốt lõi như Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Bảng kê hàng hóa (Cargo List), Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L), Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O các mẫu A, B, D, AK...), Giấy chứng nhận bảo hiểm, Chỉ dẫn giao hàng (Shipping Instruction - SI), Lệnh đặt chỗ (Booking Note / Booking Confirmation), Lệnh cấp container rỗng, Lệnh giao hàng (D/O) và Thông báo tàu đến (Arrival Notice).
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập số liệu thứ cấp thông qua các báo cáo tài chính nội bộ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo doanh thu theo kỳ của Công ty Lacco giai đoạn 2018–2021; tổng hợp biểu mẫu, hồ sơ chứng từ giao nhận thực tế tại các phòng ban.
    • Phương pháp xử lý dữ liệu: Áp dụng kỹ thuật phân tích tổng quát, so sánh số đối tuyệt đối và tương đối, phân tích tỷ lệ cơ cấu doanh thu theo chu kỳ mùa vụ, tổng hợp suy diễn logic từ thực tế nghiệp vụ.
    • Phương pháp quan sát và thực tế công việc: Trực tiếp ghi nhận các thao tác nghiệp vụ của nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận hiện trường tại văn phòng và cảng bãi; tham vấn ý kiến chuyên gia và cán bộ phụ trách các bộ phận.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh thương mại hàng hải quốc tế; tổng thuật các công trình nghiên cứu và giáo trình tiêu biểu có liên quan (giáo trình của ThS. Nguyễn Thanh Hùng 2013, TS. Triệu Hồng Cẩm 2018, ThS. Nguyễn Việt Tú & ThS. Lý Văn Diệu 2013, PGS.TS Trần Hoàng Ngân & PGS.TS Nguyễn Minh Kiều 2006, GS. Võ Thanh Thu 2014). Tác giả xác lập rõ ràng mục tiêu, câu hỏi nghiên cứu, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian, phương pháp nghiên cứu và bố cục tổng thể của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Chương này chuẩn hóa hệ thống lý thuyết về giao nhận vận tải biển:

  • Khái niệm và vai trò: Làm rõ bản chất giao nhận vận tải là mắt xích nối liền sản xuất và tiêu dùng trong chu trình tái sản xuất xã hội; phân loại vai trò của người giao nhận (khi đóng vai trò là đại lý ủy thác của chủ hàng hoặc khi đóng vai trò là người chuyên chở độc lập - MTO/Performing Carrier/Contracting Carrier).
  • Quyền hạn, nghĩa vụ và giới hạn trách nhiệm: Phân tích các trường hợp miễn trừ trách nhiệm của người giao nhận (lỗi do khách hàng, bao bì sai quy cách, nội tỳ của hàng hóa, bất khả kháng).
  • Quy trình chuẩn hóa: Phân tách các bước tổng quát từ ký hợp đồng dịch vụ, đặt chỗ (booking), chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan (3 luồng Xanh - Vàng - Đỏ), giao nhận hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL), hàng lưu kho cảng và hàng không lưu kho bãi, cho đến lập bộ chứng từ quyết toán công nợ.

Chương 3: Thực trạng hoạt động xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco

Chương 3 tập trung phân tích thực tế hoạt động tại doanh nghiệp với các nội dung chi tiết:

  • Khái quát doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận tải Quốc tế Lacco (tên viết tắt: LIFF., JSC; Mã số thuế: 0105951958; thành lập ngày 24/07/2012; đại diện pháp luật: Nguyễn Chiến Thắng; trụ sở tại số 19 Nguyễn Trãi, Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội). Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Phát triển kinh doanh (bộ phận phát triển đại lý và chăm sóc khách hàng), Phòng Đại lý tàu biển (bộ phận hàng hóa, đại lý tàu, thương vụ), Phòng Đại lý vận tải và Phòng Đại lý hãng tàu (đại lý cho các hãng Namsung Shipping Co. Ltd, SYMS).
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2018–2021: Phân tích biến động doanh thu và lợi nhuận qua các năm.
Chỉ tiêu kinh tế Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Doanh thu tổng thể (triệu VND) 2.617,... Tăng 136,72 so với 2018 Tăng trưởng chậm Tăng mạnh
Tổng mức tăng doanh thu cả giai đoạn 462,06 triệu VND (tính từ 2018 đến 2021)
Đặc điểm chi phí và lợi nhuận Chi phí ban đầu cao Chi phí giảm, lợi nhuận tăng gấp 2 lần Chi phí tăng đột biến do đầu tư xe nâng, xe kéo, kho bãi Chi phí tối ưu dần, hiệu quả phục hồi
  • Phân tích doanh thu giao nhận xuất khẩu theo chu kỳ mùa vụ:
Thời điểm ghi nhận 6 tháng đầu năm 6 tháng cuối năm
Doanh thu giao nhận xuất khẩu (triệu VND) 178,57 458,06
Tỷ trọng và xu hướng tăng trưởng Thấp, khối lượng công việc ít Cao vượt trội (chiếm phần lớn doanh thu năm)

Ghi chú số liệu: Doanh thu giao nhận xuất khẩu năm 2021 tăng đột biến gấp 3,36 lần so với năm 2020 và gấp 3,64 lần so với năm 2019.

  • Quy trình 10 bước thực tế tại Lacco:
    1. Nhận Booking Note và SI từ Phòng Kinh doanh Xuất: Phân loại FCL (kiểm tra cut-off, ghi chú thông tin kéo cont, sao chụp gửi bộ phận Điều độ cảng) và LCL (không gửi Điều độ kéo cont).
    2. Mở Outbound: Lập hồ sơ quản lý lô hàng; phân loại bìa hồ sơ (bìa màu vàng cho hàng nguyên FCL, bìa màu hồng cho hàng lẻ LCL); kiểm tra vị trí Shipper (Shipper ở dòng 2: công ty không bán cước; Shipper ở dòng 7: công ty bán cước).
    3. Tiếp nhận chứng từ và mở tờ khai: Thu thập Commercial Invoice, Packing List, Sales Contract từ khách hàng; chuẩn bị dữ liệu truyền tờ khai hải quan điện tử trước hạn cut-off.
    4. Làm thủ tục hải quan tại cảng: Sử dụng phần mềm ECUS-K4 truyền dữ liệu điện tử. Tiếp nhận kết quả phân luồng và xử lý theo 2 quy trình:
      • Hàng miễn kiểm (Luồng Xanh/Vàng): 4 bước gồm Đăng ký mở tờ khai -> Trả tờ khai dán tem lệ phí -> Thanh lý hải quan bãi (ghi nhận tại ô 27) -> Vào sổ tàu tại ô 28-29 trước giờ Closing Time.
      • Hàng kiểm hóa (Luồng Đỏ): 5 bước gồm Đăng ký mở tờ khai -> Chuyển bãi, rút ruột kiểm hóa thực tế (tỷ lệ 5%, 10% hoặc 100%), bấm lại chì niêm phong mới (seal Hải quan và hãng tàu) -> Trả tờ khai dán tem -> Thanh lý hải quan bãi -> Vào sổ tàu trước giờ Closing Time.
    5. Làm chi tiết Bill of Lading gửi hãng tàu: Đối chiếu thông tin tờ khai, packing list để gửi SI/vận đơn nháp, kiểm tra xác nhận và nhận B/L chính thức.
    6. Hun trùng hàng hóa: Liên hệ đơn vị chuyên trách (thường chỉ định VFC hoặc Vietnam Control) thực hiện tại bãi khi đóng hàng; hoàn thiện cấp chứng thư sau khi tàu chạy.
    7. Kiểm dịch thực vật: Nộp hồ sơ đăng ký trước ngày tàu chạy tại cơ quan kiểm dịch động/thực vật, nộp mẫu kiểm nghiệm và bổ sung vận đơn sau khi tàu chạy để lấy chứng thư kiểm dịch.
    8. Mua bảo hiểm hàng hải: Thường đăng ký mua qua Bảo Minh theo ủy thác của khách hàng.
    9. Thực hiện cấp C/O: Khai báo form phù hợp (Form A, B, D, AK...) nộp hồ sơ gồm 1 bản chính, 4 bản copy lên Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
    10. Quyết toán và giải chi: Phòng Hiện trường bàn giao hồ sơ lưu (SI gốc, tờ khai photo thanh lý, hóa đơn chi hộ, phiếu chi...) cho Phòng Kế toán để xuất hóa đơn thu nợ khách hàng và hoàn ứng giải chi.
  • Các hạn chế phát hiện: Cơ sở vật chất kéo container chưa đáp ứng đầy đủ; phương tiện xe đầu kéo của Lacco chủ yếu là dòng Volvo đời 2004 (nhập từ Mỹ) có xác xe nặng, công suất động cơ quá lớn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, phụ tùng thay thế đắt và không phù hợp địa hình; nhân lực kinh doanh còn mỏng, thiếu kinh nghiệm; hiện tượng chồng chéo công việc; tính chất mùa vụ dồn tải vào 6 tháng cuối năm; khó khăn trong kiểm soát công nợ.

Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Quốc tế Lacco

Chương 4 đề xuất định hướng chiến lược và hệ thống giải pháp khắc phục hạn chế:

  • Định hướng phát triển: Đẩy mạnh marketing quốc tế, ổn định nhân sự, tối ưu hóa dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị logistics.
  • 5 nhóm giải pháp hoàn thiện quy trình nội bộ:
    1. Ổn định cơ cấu nhân sự và nâng cao trình độ chuyên môn: Chuẩn hóa tiêu chuẩn tuyển dụng riêng cho từng vị trí (nhân viên chứng từ cần giỏi ngoại ngữ, tin học; nhân viên kinh doanh cần kỹ năng đàm phán và quan hệ hãng tàu; nhân viên hiện trường cần sức khỏe và nghiệp vụ thông quan); đẩy mạnh đào tạo nội bộ từ nhân sự có kinh nghiệm, ưu tiên tuyển dụng sinh viên thực tập có kết quả tốt.
    2. Nâng cấp cơ sở vật chất và đầu tư trang thiết bị: Bổ sung máy in, máy scan chuyên dụng; nâng cấp cấu hình máy tính làm việc; trang bị máy phát điện dự phòng công suất lớn; mở rộng và nâng cấp hệ thống kho bãi; trang bị bản quyền phần mềm quản lý và bảo mật dữ liệu.
    3. Mở rộng quan hệ hợp tác với các hãng tàu: Xây dựng chính sách đàm phán trực tiếp với các hãng tàu lớn để nhận giá cước ưu đãi và cam kết lượng container ổn định mà không qua trung gian.
    4. Nâng cao hiệu quả quá trình lấy container rỗng và đóng hàng: Hướng dẫn tài xế kiểm tra kỹ quy cách vỏ cont (sàn, vách, nóc, độ sạch sẽ đối với hàng thực phẩm, đồ gỗ); điều động xe kịp thời tránh phát sinh phí lưu bãi/neo moóc.
    5. Nâng cao hiệu quả làm thủ tục hải quan: Tăng cường kết nối thông tin giữa nhân viên chứng từ và hiện trường; gửi bản nháp tờ khai cho khách hàng xác nhận bằng email trước khi truyền chính thức; hỗ trợ tư vấn mã HS chính xác nhằm giảm thiểu sai lệch thuế.
  • Nhóm kiến nghị vĩ mô:
    • Kiến nghị với Nhà nước: Đẩy mạnh đào tạo nhân lực logistics chuẩn hóa; thông báo sớm lộ trình điều chỉnh giá xăng dầu để doanh nghiệp chủ động định giá cước; hoàn thiện hạ tầng cảng biển và mạng lưới giao thông kết nối; hoàn thiện khung pháp lý về logistics và chính sách thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp.
    • Kiến nghị với Tổng cục Hải quan: Đơn giản hóa thủ tục hành chính, ngăn chặn tiêu cực trong khâu kiểm hóa, đẩy mạnh hiện đại hóa hải quan điện tử.
    • Kiến nghị với Bộ Công Thương: Thống nhất các tiêu chí xác định xuất xứ hàng hóa C/O giữa các bộ phận tiếp nhận, thẩm định và trả hồ sơ nhằm tạo sự minh bạch, tránh gây vướng mắc cho doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực nghiệm từ số liệu nội bộ: Khóa luận phản ánh chính xác bức tranh hoạt động của Lacco giai đoạn 2018–2021, minh chứng sự phục hồi kinh doanh sau tái cơ cấu với mức tăng tổng doanh thu 462,06 triệu đồng; làm rõ đặc thù dòng tiền dịch vụ giao nhận xuất khẩu với doanh thu 6 tháng cuối năm đạt 458,06 triệu VND (gấp hơn 2,5 lần so với 6 tháng đầu năm đạt 178,57 triệu VND).
  • Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Hệ thống hóa trọn vẹn quy trình giao nhận xuất khẩu 10 bước gắn liền với thực tiễn khai thác phần mềm ECUS-K4, nghiệp vụ phân luồng tờ khai, thủ tục làm việc tại cảng, kiểm dịch, hun trùng và xử lý C/O qua VCCI.
  • Hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn: Đề xuất các giải pháp bám sát điểm nghẽn kỹ thuật tại doanh nghiệp (từ khâu xử lý vỏ cont, khắc phục nhược điểm của đội xe đầu kéo Volvo 2004, đến việc kiểm soát lỗi nghiệp vụ giữa bộ phận chứng từ và nhân viên hiện trường).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Khóa luận tập trung nghiên cứu trong phạm vi một doanh nghiệp quy mô vừa (Công ty Lacco) với mảng nghiệp vụ chuyên sâu là xuất khẩu đường biển; nguồn dữ liệu tài chính và sản lượng chỉ phản ánh giai đoạn 2018–2021.
  • Hướng phát triển tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, nghiệp vụ vận chuyển hàng không (Air Freight) hoặc quy trình cung ứng dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) tích hợp chuỗi cung ứng toàn diện.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Thương mại quốc tế khi thực hiện chuyên đề/khóa luận về nghiệp vụ giao nhận vận tải biển.
  • Nhân viên mới tại các công ty logistics/forwarder cần nắm rõ chi tiết luân chuyển chứng từ, các bước làm việc tại bãi cảng và thủ tục thông quan hàng xuất khẩu thực tế.
  • Các nhà quản lý doanh nghiệp giao nhận vận tải trong việc tham khảo mô hình tổ chức bộ máy và quy trình phối hợp giữa các bộ phận chức năng.

Câu hỏi thường gặp

1. Trong quy trình mở hồ sơ Outbound tại Công ty Lacco, việc phân loại màu bìa và dòng Shipper có ý nghĩa gì?
Tại bước 2 của quy trình giao nhận, nhân viên sử dụng bìa Outbound màu vàng cho hàng nguyên container (FCL) và màu hồng cho hàng lẻ (LCL). Vị trí Shipper trên biểu mẫu dùng để xác định loại hình dịch vụ: nếu Shipper nằm ở dòng 2 nghĩa là công ty không bán cước vận tải; nếu Shipper nằm ở dòng 7 nghĩa là công ty có bán cước vận tải.

2. Thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc luồng đỏ tại cảng biển được nhân viên Lacco thực hiện qua những bước nào?
Quy trình luồng đỏ gồm 5 bước: (1) Đăng ký mở tờ khai và nộp hồ sơ giấy; (2) Đăng ký chuyển bãi kiểm hóa, rút ruột container, tiến hành cắt seal dưới sự giám sát của hải quan kiểm hóa (kiểm tra 5%, 10% hoặc 100%), sau đó bấm lại seal mới (gồm seal hải quan và seal hãng tàu); (3) Mua tem lệ phí, dán và nhận lại tờ khai; (4) Thanh lý hải quan bãi tại ô số 27; (5) Vào sổ tàu tại ô 28 trước giờ Closing Time.

3. Khóa luận chỉ ra phương tiện vận tải đường bộ của Công ty Lacco có hạn chế kỹ thuật cụ thể nào?
Đội xe đầu kéo của công ty phần lớn là dòng xe Volvo đời 2004 nhập khẩu từ Hoa Kỳ. Dòng xe này có kích thước đầu kéo to, tải trọng kéo và công suất động cơ quá lớn nên không tối ưu với điều kiện địa hình giao thông Việt Nam, đồng thời chi phí tiêu hao nhiên liệu dầu, chi phí bảo trì và phụ tùng thay thế chuyên dụng rất đắt đỏ.

4. Khi thực hiện thủ tục hun trùng và kiểm dịch thực vật cho hàng xuất khẩu, nhân viên Lacco thường phối hợp với các cơ quan/đơn vị nào?
Đối với dịch vụ hun trùng, công ty thường yêu cầu các đơn vị chuyên môn tại cảng là VFC hoặc Vietnam Control thực hiện. Đối với thủ tục cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), công ty lập bộ hồ sơ gồm 1 bản chính và 4 bản copy để xin xác nhận tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI). Đối với bảo hiểm hàng hóa, công ty thường mua của Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bảo Minh.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Đinh Thị Khánh Huyền đã phân tích một cách chi tiết và có hệ thống về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận tải Quốc tế Lacco giai đoạn 2018–2021. Công trình đã phản ánh trọn vẹn quy trình tác nghiệp 10 bước trên thực tế, đánh giá đúng năng lực tài chính và chỉ ra các điểm nghẽn về cơ sở vật chất, đội ngũ nhân sự cũng như tính mùa vụ trong vận hành. Hệ thống các giải pháp nghiệp vụ và kiến nghị quản lý được đề xuất có tính tương thích cao với thực tế doanh nghiệp logistics Việt Nam trong giai đoạn phục hồi và hội nhập.