Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và vai trò của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp 1. Khái niệm về quản trị nhân lực Nhân lực Bất cứ tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con người hay nhân lực của nó. Do đó, có thể nói “Nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc cho tổ chức đó”.
Nhân lực của một tổ chức hình thành trên cơ sở các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định. Mỗi con người cụ thể sẽ đảm nhiệm một chức vụ hay vị trí công tác nào đó trong tổ chức. Ở doanh nghiệp, nhân lực là một nguồn tài nguyên đắt giá và quý báu nhất và thông thường là một lợi thế cạnh tranh mang tính quyết định. Quản trị nhân lực là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển sử dụng, động viên và cung cấp tiện nghi cho nhân lực thông qua tổ chức đó.
Quản trị nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo - phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Quản trị nhân lực là nghệ thuật lãnh đạo, nghệ thuật chỉ huy, nghệ thuật sử dụng người, nghệ thuật thực hiện công việc thông qua người khác. Quản trị nhân lực vẫn là chức năng tổ chức gồm các hoạt động nhằm giúp cho doanh nghiệp giải quyết một cách hiệu quả mối quan hệ với cán bộ, nhân viên của mình trong các giai đoạn khác nhau của quá trình tuyển dụng. (Nguyễn Tiệp, 2010) Quản trị nhân lực bao gồm các hoạt động được thiết kế để cung cấp và điều phối các nguồn lực con người của một tổ chức.
1 Song dù ở giác độ nào thì quản trị nhân lực vẫn là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt chất lượng lẫn số lượng. Đối tượng của quản trị nhân lực là người lao động với tư cách là những cá nhân cán bộ, công nhân viên trong tổ chức và các vấn đề liên quan đến họ như công việc và các quyền lợi nghĩa vụ của họ trong tổ chức. (Hà Văn Hội, 2007) Thực chất của quản trị nhân lực là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động. Nói cách khác, Quản trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổ chức giúp cho họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh 1.
Vai trò của quản trị nhân lực Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng đều phải hội đủ hai yếu tố, đó là nhân lực và vật lực. Trong đó, nhân lực đóng vai trò cực kỳ quan trọng, có tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Con người - với kỹ năng, trình độ của mình, sử dụng công cụ lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm hàng hoá cho xã hội. Quá trình này cũng được tổ chức và điều khiển bởi con người.
Con người thiết kế và sản xuất ra hàng hoá và dịch vụ, kiểm tra chất lượng, đưa sản phẩm ra bán trên thị trường, phân bố nguồn tài chính, xác định các chiến lược chung và các mục tiêu cho tổ chức. Không có những con người làm việc có hiệu quả thì mọi tổ chức đều không thể nào đạt đến các mục tiêu của mình. Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cùng với sự phát triển kinh tế buộc các nhà quản trị phải biết làm cho tổ chức của mình thích ứng. Do đó, việc thực hiện các nội dung hoạch định, tuyển dụng, duy trì, phát triển, đào tạo, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con người thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu đã định trước là vấn đề quan tâm hàng đầu.
(Trần Xuân Cầu và Mai Quốc Chánh, 2008) 2 Nghiên cứu quản trị nhân lực giúp cho nhà quản trị đạt được mục đích, kết quả thông qua người khác. Một nhà quản trị có thể lập kế hoạch hoàn chỉnh, xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra hiện đại chính xác, v.v… nhưng nhà quản trị đó vẫn có thể thất bại nếu không biết tuyển đúng người cho đúng việc, hoặc không biết cách khuyến khích nhân viên làm việc. Để quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần biết cách làm việc và hòa hợp với người khác, biết cách lôi kéo người khác làm việc cho mình. Chức năng của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng đặt ra cho quản trị nhân lực rất nhiều vấn đề cần giải quyết.
Chức năng của quản trị nhân lực chính là những phương diện hoạt động cơ bản của nó, bao gồm từ việc đối phó với những thay đổi của môi trường kinh doanh, những biến đổi không ngừng của thị trường lao động, những thay đổi pháp luật lao động… Tuy nhiên, xét về tổng thể cũng có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của Quản trị nhân lực theo các nhóm: Nhóm chức năng thu hút nhân lực: Nhóm này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ nhân viên với phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp Để thực hiện được chức năng này, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ và thực trạng sử dụng nhân viên của mình để xác định công việc nào cần tuyển thêm người. Việc thực hiện quá trình phân tích sẽ cho biết doanh nghiệp cần tuyển bao nhiêu, ở bộ phận nào với những phẩm chất gì. Vì vậy, nhóm chức năng thu hút nhân lực thường có các hoạt động: dự báo và hoạch định nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về nhân lực của doanh nghiệp. Nhóm chức năng đào tạo, phát triển: Nhóm chức năng này chú trọng đến việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giaođồng thời tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân.
Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động: bồi dưỡng, nâng cao trình độ lành nghề, cập nhật các kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn. 3 Nhóm chức năng duy trì nhân lực: Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nhân lực trong doanh nghiệp. Nhóm chức năng này gồm 2 chức năng: kích thích, động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. Chức năng kích thích, động viên: Liên quan đến chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, nhiệt tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao (thể hiện ở việc: giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết mức độ đánh giá của lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành đó đối với hoạt động của doanh nghiệp, trả lương cao và khen thưởng kịp thời).
Chức năng quan hệ lao động: Liên quan đến các hoạt động nhằm thoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc (thể hiện ở những công việc như: Ký kết hợp đồng lao động, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm,. Việc giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ giúp cho các doanh nghiệp tạo được không khí tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, đồng thời làm cho nhân viên thoả mãn với công việc và doanh nghiệp. Nội dung của công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp 1. Hoạch định nhân lực Hoạch định nhân lực là hoạt động nhằm giúp các nhà quản trị dự báo và lập kế hoạch đáp ứng sự thay đổi về nhu cầu tuyển dụng, cắt giảm và sử dụng lực lượng lao động của mình.
(Nguyễn Hữu Thân, 2006) Hoạch định nhân lực là một tiến trình quản trị bao gồm phân tích nhu cầu nhân lực của một tổ chức trong điều kiện thay đổi và dự kiến số lượng cũng như chất lượng về nhu cầu nhân lực cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp của ở mỗi thời kỳ nhất định. Muốn có một đội ngũ lao động có thể hoàn thành được mục tiêu của tổ chức điều quan trọng là phải có kế hoạch nhân lực ngắn hạn cũng như dài hạn, từ đó nhà quản trị biết được nên tuyển chọn nhân viên ở đâu, bao nhiêu, lúc nào, đồng thời lập kế hoạch tuyển chọn sắp xếp về đào tạo, huấn luyện lao động nhằm đáp ứng 4 những nhiệm vụ cụ thể của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại cũng như tương lai theo đúng mục tiêu đề ra. Tiến trình hoạch định nhân lực thường được tiến hành theo 04 bước sau: Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu Thực hiện bước này cần tính đến các yếu tố sau: Kế hoạch kinh doanh của Công ty; số lượng người nghỉ làm việc tại cơ quan với những lý do khác nhau (thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu,…) và số người thay thế dự kiến, nguồn tài chính có sẵn chất lượng và nhân cách của nhân viên, quyết định nâng cấp chất lượng dịch vụ hoặc mở rộng thị trường mới. Trong quá trình dự báo nhu cầu về nhân lực, cần phải dự báo khả năng về nguồn tài nguyên nhân lực có sẵn trong doanh nghiệp trước khi tìm từ nguồn bên ngoài.
Bước 2: Đề ra các chính sách Sau khi phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của công ty nhờ vào hệ thống thông tin thì sẽ dẫn đến tình huống: thừa hoặc thiếu nhân lực, vì vậy sẽ xây dựng một số chính sách thủ tục kế hoạch cụ thể. Nếu doanh nghiệp đủ khả năng cung ứng nhân lực theo nhu cầu, doanh nghiệp có nên giữ nguyên chính sách cũ hay cần xắp xếp lại. Trong trường hợp dư thừa nhân viên doanh nghiệp có chính sách như thế nào và hành động ra sao. Trong cả hai trường hợp trên cần phải cân nhắc cho phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp.