CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KSNB QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG 1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 1.1 Khái niệm về hệ thống KSNB: Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu nhằm kiểm soát việc tuân thủ các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành vi và các khía cạnh khác của tổ chức, giúp cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đảm bảo tính hợp lý, trung thực của các báo cáo phục vụ cho nội bộ và bên ngoài tổ chức. Nhận thức được tầm quan trọng, nhiều tổ chức và cá nhân đã nghiên cứu về hệ thống này. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã dẫn đến sự hình thành các khái niệm khác nhau. Có thể kể đến các khái niệm sau: Luật Kế toán 2015 cho rằng, “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”.
Theo đó, nói về hệ thống KSNB là nói đến các chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát do ban lãnh đạo, quản lý của đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọi hoạt động trong đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro và tìm các biện pháp để kiểm soát các rủi ro đó. Còn theo Theo COSO (Committee of Spornsoring Organizations), “KSNB là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp, đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”. 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Từ định nghĩa theo COSO ta có thể thấy, KSNB là một quá trình vì hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà phải được vận hành một cách liên tục.
KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập… mà phải bao gồm cả yếu tố con người - hội đồng quản trị (HĐQT), ban giám đốc, nhân viên của tổ chức. Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Dù cho định nghĩa của tổ chức nào đi nữa, nhìn chung, hệ thống KSNB là bộ phận không thể thiếu nhằm giúp hạn chế những rủi ro, gian lận và tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng và duy trì hệ thống hệ thống KSNB khoa học, phù hợp và hiệu quả là trách nhiệm của mọi đơn vị, tổ chức.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: Theo định nghĩa mà COSO đưa ra về hệ thống KSNB năm 1992, có thể chỉ ra ba mục tiêu cụ thể mà hệ thống này hướng đến như sau: - Đối với báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. - Đối với tính tuân thủ: KSNB kiểm tra, đánh giá tính tuân thủ luật pháp hiện hành và quy định nội bộ của đơn vị đối với mọi thành viên.
Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, đồng thời đưa ra các biện pháp nhằm đánh giá các loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị… 1.3 Ý nghĩa của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: Hệ thống KSNB có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp, các quan hệ giữa các 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến bộ phận chức năng và các nhân viên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản càng phân táng ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khác nhau… do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty. - Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra. - Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty. - Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.4 Các thành phần của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp: 1.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: a) Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong công ty: Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với một tập thể nhân viên làm việc đạt kết quả cao. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty và tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để hợp tác và phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch nhanh nhất, đạt được các mục tiêu của mình.
Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty vì vậy dù có một đội ngũ nhân viên có chuyên môn tốt nhưng không trung thực, thiếu đạo đức có thể vượt qua được một hệ thống 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến KSNB chặt chẽ. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân.
Nếu nhân viên có năng lực, tin cậy, học vấn cao, đáng tin cậy thì dù cho nhiều quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả. b) Sự tham gia của Ban quản trị vào KSNB: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng trong việc xây dựng hệ thống KSNB và trách nhiệm đó được đề cập nhiều trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và văn bản quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả, chú trọng các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục đánh giá tính hiệu quả của KSNB của đơn vị.
c) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc đề cập đến nhiều khía cạnh như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có hợp lý, phù hợp hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán. Ngoài ra, thái độ của Ban lãnh đạo với rủi ro của đơn vị làm cơ sở cho quyết định xây dựng hệ thống KSNB chặt chẽ hay lỏng lẽo. d) Cơ cấu tổ chức: Thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, lựa chọn các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh phản hồi phù hợp. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị.
8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Đình Chiến Một cơ cấu phù hợp, đảm bảo các nguyên tắc về phân công phân nhiệm sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế cơ cấu tổ chức không phù hợp, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ cấu tổ chức thực chất còn phản ánh sự phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức cũng như thể hiện mối quan hệ hợp tác với nhau.
Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị. e) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ.
