CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Các vấn đề cơ bản của quản lý dự án 1. Định nghĩa dự án Dự án hiểu theo nghĩ a thông thường là “điều mà người ta có ý định làm”. Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện Nghiên cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI) thì: “Dự án là sự nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”.
Theo định nghĩa này, dự án có 2 đặc tính: a. Tạm thời (hay có thời hạn) - Nghĩa là mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu dự án đạt được hoặc khi đã xác định được rõ ràng là mục tiêu khống chế đạt được và dự án được chấm dứt. Trong mọi trường hợp, độ dài của một dự án là xác định, dự án không phải là một cố gắng liên tục, liên tiếp; b.
Duy nhất - Nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất đó khác biệt so với những sản phẩm đã có hoặc dự án khác. Dự án liên quan đến viêc gì đó chưa từng làm trước đây và do vậy là duy nhất. Theo định nghĩa của tổ chức quốc đế về tiêu chuẩn ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) thì dự án được xác định nghĩa như sau: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu vào kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. Như vậy có nhiều cách hiểu khác nhau về dự án, nhưng các dự án có nhiều đặc điểm chung như: - Các dự án đều được thực hiện bởi con người; - Bị ràng buộc bởi các nguồn lực hạn chế: con người, tài nguyên; 2 - Được hoạch định, được thực hiện và được kiểm soát.
Như vậy có thể biểu diễn dự án bằng công thức sau: DỰ ÁN = KẾ HOẠCH + TIỀN + THỜI GIAN SẢN PHẢM DUY NHÂT (Vật chất, Tinh thần, Dịch vụ) 1.2 Vấn đề cơ bản của quản lý dự án 1. Khái niệm về quản lý dự án Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa. Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại hoá không ngừng xây dựng những dự án công trình quy mô lớn, kỹ thuật cao, chất lượng tốt. Dự án đã trở thành phần cơ bản trong cuộc sống xã hội.
Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngừng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày cang cao đối với chất lượng dự án. Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án. Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư dự án phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và đánh giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án Bất kỳ một dự án nào cũng trải qua một số giai đoạn phát triển nhất định.
Để đưa dự án qua các giai đoạn đó, đương nhiên ta phải bằng cách này hoặc cách khác, quản lý được nó (dự án). Quản lý dự án thực chất là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. 3 Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định. Quản lý dự án là việc áp dụng những kiến thức, kỹ năng, phương tiện và kỹ thuật trong quá trình hoạt động của dự án để đáp ứng được (hoặc vượt quá thì càng tốt) những nhu cầu và mong đợi của người hùn vốn cho dự án.
Trong thực tế quản lý dự án luôn gặp vấn đề gay cấn vì những lý do về quy mô của dự án, thời gian hoàn thành, chi phí và chất lượng, những điều này làm cho người hùn vốn khi thì vui mừng, khi thì thấp thỏm lo âu và thậm trí thất vọng. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không bị thay đồi. Ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng (kết quả hoàn thành) là những mục tiêu cơ bản và giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau (hình 1. Tuy mối quan hệ giữa 3 mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì của một dự án, nhưng nói chung để đạt kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “ hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia.
Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án. Trong lịch sử phát triển của mình, loài người đã quản lý và đã thành công với những “dự án” như Kim tự tháp Ai Cập, Vạn lý trường thành Trung Quốc,… Sự cần thiết của một hệ thống phương pháp luận độc lập về quản lý dự án đã được nhận thức ở các nước phát triển phương Tây từ những năm 50 của thế kỷ XX. Băt đầu từ lĩnh vực quân sự. dần dần quản lý dự án được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh tế xã hội khác.
Ngày nay, ở tất cả các nước phát triển, quản lý dự án được công nhận như một hệ thống phương pháp luận của hoạt động đầu tư. Công cuộc xây dựng đất nước của chúng ta hiện nay được đánh dấu bằng loạt các dự án lớn nhỏ, ở khắp vùng miền, khắp các lĩnh vực, khắp các cấp quản lý. Chính vì lí do đó, nghiên cứu phương pháp luận quản lý dự án mang ý nghĩa cực 4 kỳ quan trọng: nâng cao hiệu quả của công cuộc xây dựng đất nước, nhanh chóng đưa nước ta đến đích trên con đường xây dựng chủ nghĩa xã hội. Tiền đề cơ bản của hệ thống phương pháp luận quản lý dự án Những thay đổi trong quá trình phát triển của đất nước là tiền đề cho việc vận dụng hệ thống phương pháp luận quản lý dự án.
Một số trong những tiền đề cơ bản đó là: - Xóa bỏ hệ thống kế hoạch hóa tập trung, xây dựng một nền kinh tế hàng hóa vận hành theo cơ chế thị trường; - Sự xuất hiện các thành phần kinh tế khác không phải kinh tế Nhà nước; - Sự thay đổi các hình thức tổ chức tương ứng với các thay đổi hình thức sở hữu và kèm theo đó là vấn đề phi tập trung hóa quản lý, phân quyền cho các cấp quản lý tại chỗ; - Quá trình chống độc quyền trong sản xuất hàng hóa; - Sự hình thành thị trường tài chính trong đó có thị trường chứng khoán; thị trường bất động sản; các hình thức đầu thầu và thị trường các dự án đầu tư,… Trong bối cảnh hiện nay, vấn đề quản lý nền kinh tế ngày càng trở lên phức tạp với sự tăng lên không ngừng của các số lượng của các chủ thể quản lý, sự đa dạng của các đối tượng quản lý… mà trước hết là các loại dự án đầu tư. Với khả năng kinh tế, tài chính và nguồn lực của nước ta vốn có hạn, chính sách đầu tư là phải tập trung vào các dự án thực hiện trong thời hạn ngắn, khả năng mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để giải quyết bài toàn phức tạp này thì hệ thống phương pháp luận quản lý dự án là một công cụ đã được kiểm chứng trong việc thực hiện các dự án đảm bảo chất lượng yêu cầu, trong thời hạn cho phép ngân sách có hạn đã ấn định (hình 1. 5 hÖ nguån lùc ChÊt lîng Hình 1.
Biểu tượng của hệ thống phương pháp luận quản lý 1. Triển vọng phát triển nghiên cứu hệ thống phương pháp luận quản lý dự án Kinh nghiệm của Đức, Nhật, Hàn Quốc, Mỹ và nhiều quốc gia phát triển khác cho thấy rằng các phương pháp quản lý dự án là phương thuốc hiệu nghiệm thoát khỏi khủng hoảng kinh tế, là phương pháp tốt nhất giải quyết các vấn đề kinh tế- xã hội lớn đang đặt ra trong từng thời kỳ. Đây chính là công cụ quản lý tối ưu trong các hệ thống đất nước đang phát triển, khi điều kiện môi trường luôn luôn thay đổi, thiếu vắng sự ổn định kinh tế - chính trị cần thiết cho các nhà đầu tư, với sự yếu kém của hệ thống lập pháp, thị trường tài chính chưa phát triển, lạm phát chưa được kiểm soát, hệ thống thuế không ổn định… Không những thế, ở các nước có nền kinh tế thị trường đã phát triển, hệ thống phương pháp luận quản lý dự án không chỉ là công cụ quản lý dự hình thành, phát triển và thực hiện các dự án với mục đích hoàn hành chúng đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng trong hạn mức chi phí cho phép và nó trở thành một cái gì đó giống như tiếng nói tập trung của khách hàng (chủ đầu tư) thôi thúc hóa mọi lỗ lực của nhà thầu để thực hiện dự án trong sự liên kết với nhà sản xuất, người cung ứng… 6 Điều này cho phép không chỉ đơn thuần là các định chính xác mà còn ở một mức độ nào đó giảm được chi phí thực hiện dự án. Các viện, trường, các công ty, các chuyên gia hoạt động trong lĩnh vự quản lý dự án đã xây dựng các cơ cấu chuyên nghiệp cần thiết và hình thành “Thế giới quản lý dự án” bao gồm các tổ chức tầm cỡ quốc gia và quốc tế về: đầu tư, công nghiệp, xây dựng, tư vấn, kiến trúc, thiết kế v.