Chương 1: Cơ sở khoa học của việc chuẩn hóa hệ thống văn bản phục vụ hoạt động đào tạo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn 1. Các khái niệm cơ bản 1. Văn bản và hệ thống văn bản * Khái niệm văn bản Văn bản là khái niệm nhận được nhiều sự quan tâm, nghiên cứu của các nhà khoa học. Tùy theo góc độ nghiên cứu, các nhà khoa học lại có các định nghĩa khác nhau về văn bản.
Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: “Văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung nhất định, thường để lưu lại thông tin văn bản chữ Nôm, văn bản ký kết giữa hai nước” [24-985]. Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ định nghĩa: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng chữ viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [1-139]. Định nghĩa này đã bao hàm tương đối đầy đủ nội hàm của khái niệm văn bản và thỏa mãn phần nào nhu cầu của người đọc. Tuy nhiên, tính khái quát của hai định nghĩa trên chưa cao.
Dưới góc độ lưu trữ học, chúng tôi tán đồng với định nghĩa mà các nhà nghiên cứu về văn bản đã đưa ra. Theo đó, “văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”. Vật liệu và ký hiệu ngôn ngữ có thể phong phú và đa dạng tùy vào điều kiện thực tế của hoàn cảnh lịch sử cũng như mục đích và nội dung mà văn bản phản ánh. Nói cách khác, văn bản là một loại phương tiện để ghi nhận và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định.
Đặc biệt, văn bản được xem là một trong những phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý nhà nước. Dưới góc độ hành chính, “văn bản là các tài liệu, giấy tờ, công văn được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” (nghĩa hẹp). Trong phạm vi luận văn, chúng tôi sử dụng khái niệm văn bản theo nghĩa hẹp này. Như vậy, có thể hiểu văn bản hành chính là các công văn, giấy tờ, tài liệu dùng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; phản 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ánh kết quả mọi hoạt động quản lý của các cơ quan đó.
Với mục đích sử dụng như vậy nên văn bản hành chính cũng có những đặc điểm, yêu cầu riêng biệt. *Hệ thống văn bản Thuật ngữ hệ thống được sử dụng phổ biến trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Lý thuyết về hệ thống cũng được các nhà nghiên cứu đề cập từ rất sớm. Hệ thống được định nghĩa là “tập hợp các phần tử có liên hệ tương tác nhằm thực hiện một mục tiêu (hoặc một số mục tiêu) định trước” [22-9].
Hiểu một cách đơn giản, các phần tử ở đây chính là những yếu tố cấu thành của hệ thống. Tuy nhiên, nghiên cứu về hệ thống không chỉ đơn thuần là nghiên cứu về cấu trúc hệ thống mà còn phải xem xét đến trạng thái, động thái của hệ thống tại thời điểm xác định và trong một môi trường tương tác nhất định. Tức là, hệ thống luôn vận động theo sự vận động của các phần tử trong hệ thống. Các phần tử trong hệ thống có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và không tách rời các yếu tố xung quanh trong môi trường mà nó tồn tại.
Cụ thể hơn, các yếu tố trong hệ thống và bản thân hệ thống chịu sự tác động của một môi trường nhất định. Vận dụng quan điểm hệ thống trên vào hệ thống văn bản, có thể định nghĩa “hệ thống văn bản là tập hợp tất cả các văn bản có mối liên hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định của cơ quan, đơn vị sản sinh ra hệ thống văn bản”. Với định nghĩa này, một số đặc điểm cần chú ý: - Tập hợp tất cả các văn bản có mối liên hệ tương tác: Điều này có nghĩa là các văn bản trong cùng hệ thống phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, có tác động qua lại với nhau đồng thời có tính độc lập tương tối của mình. Biểu hiện của mối quan hệ qua lại là mỗi văn bản phản ánh một khía cạnh, một đặc điểm của đối tượng mà hệ thống văn bản đề cập đến.
Tính độc lập tương đối được thể hiện ở vị trí, ý nghĩa của từng văn bản trong hệ thống. Như vậy, xác định được mối quan hệ của các văn bản trong hệ thống sẽ giúp xác định chính xác giới hạn, thành phần của hệ thống văn bản. 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Các văn bản trong hệ thống cùng thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định. Đây vừa là yêu cầu lại cũng là mục đích tồn tại của hệ thống văn bản.
Bản thân mỗi văn bản và cả hệ thống văn bản được ban hành, tồn tại đều thể hiện những mục tiêu nhất định. Đó có thể là cùng để phản ánh quá trình hình thành, phát triển của cơ quan, tổ chức; cùng thể hiện một chủ trương, chính sách, quan điểm, giá trị của đơn vị, cá nhân hay sự vật, sự việc nào đó…. Việc xác định một hoặc một số mục tiêu của hệ thống văn bản cũng giúp cho việc xác định khối lượng, thành phần văn bản trong hệ thống. Như vậy, định nghĩa hệ thống văn bản trên đã khái quát được bản chất của khái niệm và chứa đựng trong đó những tính chất, đặc điểm của hệ thống văn bản.
Tuy nhiên, cũng giống như hệ thống, hệ thống văn bản là một khái niệm đa cách tiếp cận. Xét một cách cụ thể thì hệ thống văn bản là tập hợp những văn bản có mối quan hệ tương tác về cùng một vấn đề, một sự kiện hoặc một nhân vật nào đó. Dễ nhận thấy khái niệm này rất gần với khái niệm hồ sơ. Song, cũng không khó để phân biệt hai khái niệm này.
Nếu khái niệm hồ sơ nhấn mạnh đến tính chất của sự việc, vấn đề mà các văn bản đề cập đến thì điểm đáng quan tâm nhất của hệ thống văn bản chính là mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống. Do đó, hệ thống văn bản còn có thể được hiểu “là tập hợp của rất nhiều các hồ sơ có liên quan với nhau để cùng thực hiện một hoặc một số mục tiêu nhất định”. Chẳng hạn như hệ thống văn bản về công tác đối ngoại của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn gồm rất nhiều các hồ sơ công việc cụ thể về hoạt động đối ngoại như hồ sơ về việc ký hiệp định hợp tác với đối tác nước ngoài, hồ sơ về đoàn ra, đoàn vào… Các hồ sơ này phản ánh các vấn đề khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, cùng thể hiện các mặt của hoạt động đối ngoại, vì một mục tiêu mở rộng quan hệ hợp tác với các trường đại học tiên tiến trong khu vực và trên thế giới của Trường ĐHKHXH&NV. Vì hệ thống văn bản là tập hợp các văn bản cho nên trong hệ thống văn bản có thể phân loại thành nhiều phân hệ tùy theo nhu cầu, mục đích ban hành và sử dụng văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Chẳng hạn với hệ thống 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com văn bản quy phạm pháp luật được xác định là tập hợp các văn bản quản lý nhà nước chứa đựng các quy phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội, do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo đúng nguyên tắc, trình tự, thủ tục do luật định, mang tính quyền lực nhà nước nhằm thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp và tư pháp. Trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật này có thể phân loại thành nhiều hệ thống văn bản khác. Nếu phân loại theo chủ thể ban hành sẽ có các hệ thống văn bản của cơ quan lập pháp, hệ thống văn bản của các cơ quan hành pháp và hệ thống văn bản của các cơ quan tư pháp. Nếu phân loại theo các lĩnh vực của đời sống xã hội thì sẽ có hệ thống văn bản của từng lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, giáo dục, nghệ thuật… Mục đích của việc phân loại hệ thống là nhằm quản lý và sử dụng tốt hệ thống văn bản của cơ quan, tổ chức.
Như vậy, về mặt lý thuyết, có rất nhiều cách phân loại hệ thống văn bản. Song, trong thực tế, việc xác định một hệ thống văn bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Giới hạn, thành phần, nội dung và mối quan hệ giữa các văn bản là những yếu tố quan trọng nhất để xác định một hệ thống văn bản. Với hệ thống văn bản của Trường ĐHKHXH&NV, việc xác định vị trí, vai trò của các hệ thống văn bản trong hoạt động của Nhà trường có ý nghĩa rất quan trọng.
Bởi, nếu xác định đúng vị trí của các hệ thống văn bản, chúng ta sẽ có biện pháp thích hợp với từng khâu cụ thể của nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ công việc, nộp tài liệu vào lưu trữ và công tác lưu trữ của Trường. Nói cách khác là có biện pháp nhằm hoàn thiện và chuẩn hóa hệ thống văn bản – một công cụ của hoạt động quản lý, điều hành. Chuẩn hóa văn bản và chuẩn hóa hệ thống văn bản * Chuẩn hóa văn bản Khái niệm tiêu chuẩn hay chuẩn hóa thường được sử dụng trong các lĩnh vực sản xuất, đo lường. Hiểu đơn giản, chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các điều khoản, qui định để sử dụng chung và lặp lại nhiều lần trong từng 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com lĩnh vực nhằm đơn giản và thống nhất hóa để tạo thuận lợi cho các hoạt động liên quan.
Trên lĩnh vực văn bản, khái niệm chuẩn hóa được giải thích là: “việc xây dựng và áp dụng thể thức văn bản vào thực tế soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức” [28-275]. Ở một khía cạnh khác, tiêu chuẩn hóa văn bản còn được hiểu là việc mẫu hóa văn bản, tức là “sự trình bày văn bản theo thể thức đã được các cơ quan có thẩm quyền quy định dùng làm mẫu để các cơ quan tuân theo khi soạn thảo và ban hành văn bản” [28-277]. Qua đây, có thể thấy, với cách hiểu truyền thống như hiện nay, tiêu chuẩn hóa văn bản hay mẫu hóa văn bản đều có điểm xuất phát từ thể thức văn bản.