CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA KIỂM TOÁN CHU KỲ BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1. Tổng quan về chu trình bán hàng-thu tiền 1. Khái niệm và đặc điểm của chu trình bán hàng-thu tiền 1. Khái niệm Chu trình kinh doanh, hay còn gọi là chu trình kế toán, là một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến một nội dung của quá trình sản xuất kinh doanh.
Chu trình kinh doanh bao gồm: Chu trình tài chính Chu trình nhân sự Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Chu trình doanh thu Chu trình bán hàng-thu tiền (chu trình doanh thu) là quá trình chuyển giao quyền sở hữu và rủi ro của hàng hóa thông qua trao đổi tiền hàng từ người bán sang người mua. Quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Kết thúc chu trình bán hàng-thu tiền, doanh nghiệp không những thu hồi được tổng số chi phí liên quan đến việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm mà còn tạo ra lợi nhuận, là nguồn vốn tích lũy mở rộng quá trình sản xuất, nâng cao đời sống của người lao động và tích lũy vào Ngân sách Nhà nước. Qua chu trình này, nhà quản lí có thể đánh giá được hiệu quả kinh doanh của các chu trình trước đồng thời đánh giá được toàn bộ hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Sv: Phạm Việt Dũng Lớp:CQ48/22.10 Luan van Luận văn Tốt Nghiệp Học viện Tài chính 1. Đặc điểm Chu trình bán hàng-thu tiền là chu trình cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có mối liên hệ mật thiết với các chu trình khác Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kinh doanh tr×nh s¶n xuÊt tr×nh doanh thu -> s¶n phÈm hoµn B¸n hµng -> thu tiÒn thµnh Sản phẩm Dữ liệu Dữ liệu HÖ thèng ghi sæ – lËp b¸o c¸o NVL Tiền Dữ liệu Tiền Chu tr×nh chi phÝ Chu tr×nh tµi chÝnh Mua hµng – Tr¶ tiÒn NhËn tiÒn – chi tiÒn (chu tr×nh b¾t ®Çu) Tiền tr×nh nh©n sù Nhân công TuyÓn dông – Tr¶ l¬ng Chu trình bán hàng-thu tiền có liên quan đến nhiều chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh như doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, phải thu khách hàng, tiền, chi phí bán hàng, lợi nhuận… Các chỉ tiêu này rất quan trọng và là cơ sở để phân tích tài chính, hiệu quả hoạt động kinh doanh, qua đó các nhà quản lí thấy được triển vọng phát triển trong tương lai cũng như những rủi ro tiềm tàng của doanh nghiệp. Sv: Phạm Việt Dũng Lớp:CQ48/22.10 Luan van Luận văn Tốt Nghiệp Học viện Tài chính Chu trình bán hàng-thu tiền có những đặc điểm cơ bản: khối lượng phát sinh các nghiệp vụ lớn, có liên quan đến đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, các chỉ tiêu dễ bị phản ánh sai lệch, các quan hệ mua bán phức tạp, chiếm dụng vốn, các khoản lập dự phòng mang tính chất chủ quan khó kiểm tra, rủi ro với các khoản mục trong chu trình có thể theo nhiều chiều hướng khác nhau Do những đặc điểm đó, việc kiểm toán chu trình này tương đối tốn kém và mất thời gian. Vì vậy cần quan tâm đến đặc điểm của chu trình và ảnh hưởng của nó tới phương pháp kiểm toán để có thể thiết kế phương pháp kiểm toán phù hợp với từng doanh nghiệp.
Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng-thu tiền Bán hàng- thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá, quá trình trao đổi hàng tiền và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Hàng hoá và tiền tệ ở đây được xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng và có thể bán được. Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời.
Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu chức năng và chứng từ về bán hàng, thu tiền có đặc điểm khác nhau, chung nhất chu trình bán hàng- thu tiền đều bao gồm các chức năng chính sau: Xử lý đơn đặt hàng Công việc này thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng. Về mặt pháp lí đơn đưa đặt hàng là một lời đề nghị mua hàng hay cung cấp dịch vụ theo một phương thức cụ thể. Đơn đặt hàng cần phải được kiểm tra tính có thực, kiểm tra các điều kiện và khả năng đáp ứng như: giá bán, số lượng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như phương thức thanh toán.
Sv: Phạm Việt Dũng Lớp:CQ48/22.10 Luan van Luận văn Tốt Nghiệp Học viện Tài chính Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phương thức bán hàng Trước khi hàng hoá được chuyển đi thì người có đủ thẩm quyền (trưởng phòng kinh doanh, giám đốc tiêu thụ, bộ phận kiểm soát tín dụng) phải xem xét khả năng thanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phương thức bán hàng trả chậm và phương thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khó đòi phát sinh sau này. Thông thường với mỗi khách hàng thường xuyên thường có hồ sơ theo dõi riêng về khả năng thanh toán để xác định một mực tín dụng hạn mức cho phép, nếu vượt quá mức giới hạn đó thì không được chấp nhận. Đối với khách hàng mới thì bộ phận tín dụng hoặc người giám sát tín dụng của phòng bán hàng phải có trách nhiệm tìm hiểu và xác định giới hạn tín dụng để lưu vào hồ sơ khách hàng. Vận chuyển thành phẩm và hàng hoá Chức năng vận chuyển thành phẩm, hàng hoá phản ánh tài sản của doanh nghiệp được chuyển cho khách hàng và quyền sở hữu Tài sản được chuyển cho khách hàng.
Nó là công cụ để ghi nhận Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Chứng từ vận chuyển được lập tại thời điểm hàng hoá thành phẩm xuất ra khỏi doanh nghiệp và phải phù hợp với số lượng sản xuất thực tế. Gửi hoá đơn và ghi sổ doanh thu Chức năng này do bộ phận kế toán thực hiện. Khi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng cần đảm bảo rằng tất cả các đợt giao hàng đều phải được lập hoá đơn và chỉ được lập hoá đơn đối với các nghiệp vụ giao hàng thực sự xảy ra.
Nghiệp vụ giao hàng phải được lập hoá đơn theo giá chuẩn được phê duyệt. Số tiền ghi trên hoá đơn phải được tính toán chính xác, các hoá đơn bán hàng phải được ghi sổ doanh thu đúng thời điểm mà nghiệp vụ đó phát sinh. Sv: Phạm Việt Dũng Lớp:CQ48/22.10 Luan van Luận văn Tốt Nghiệp Học viện Tài chính Xử lí ghi sổ các khoản phải thu Tiền mặt phải được ghi vào sổ Nhật kí thu tiền, còn các khoản phải thu từ khách hàng thì theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng thời kì. Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền trước khi chính thức ghi sổ và phải ghi sổ kịp thời, đầy đủ.
Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu nhưng không thu được Công việc này thực hiện trong trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán. Việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng quy định vè chế độ tài chính kế toán hiện hành. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, trước khi khoá sổ tài khoản và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và đưa vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi nhằm mục đích đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán.
Với những chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đảm nhận từng phần việc cụ thể. Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, người quản lí doanh nghiệp có thể nắm bắt được các thông tin về nghiệp vụ bán hàng. Vì thế với các nhiệm vụ xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tài chính nói chung và các thông tin về chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng thì KTV không thể không xem xét những đặc điểm cơ bản của chu trình và ảnh Sv: Phạm Việt Dũng Lớp:CQ48/22.10 Luan van Luận văn Tốt Nghiệp Học viện Tài chính hưởng của nó tới việc lập kế hoạch và sử dụng các kỹ thuật kiểm toán sao cho có hiệu quả. Chu kỳ bán hàng và thu tiền với công tác kế toán và Báo cáo tài chính Căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán là các chứng từ minh chứng các nghiệp vụ đã phát sinh.
Vì vậy, tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán sẽ đảm bảo cho việc ghi chép kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Tuỳ vào trong chương trình khác nhau. Theo đó, tổ chức chứng từ cho chu trình bán hàng- thu tiền được thực hiện như sau: Trường hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất, quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Quy trình luân chuyển chứng từ Bộ Thủ trưởng Bộ phậnkho Kế toán phậncung hoặc kế toán thanhtoán ứng Bộ Thủtrưởng trưởng Bộ phậnkho Kế toán phậncung hoặc kế toán thanhtoán ứng trưởng Nhu cầu Lưu bán hàng chứng từ Nhu cầu Lưu bán hàng chứng từ Lập chứng Ký duyệthoá Giao nhận Ghi sổ và từbán hàng đơnbán hàng theo hợp đồng theo dõi thanh Lập chứng Ký duyệthoá Giao nhận toán Ghi sổ và từbán hàng đơnbán hàng theo hợp đồng theo dõi thanh toán Sv: Phạm Việt Dũng Lớp:CQ48/22.10 Luan van Luận văn Tốt Nghiệp Học viện Tài chính Trường hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3: Quy trình luân chuyển chứng từ KTBH Thủ Bộ Thủ Bộ quỹ phận trưởng phậncun KTBH Thủ Bộ Thủ Bộ quỹ KD phận trưởng gphậncun cấp KD g cấp Nhu cầu Lưu cung cấp Nhu cầu chứng Lưu dịch vụ cung cấp chứng dịch vụ từ từ Cung Ghi sổ Thu Lập Ký cấp doanh tiền chứng duyệtho dịch Cung thu Ghi sổ và Thu Lập từbán áKý cấp doanh tiền chứng duyệtho vụ dịch các thu và sổ hàng từbán đơndịc á đơndịc vụ khác các sổ hàng hh vụ vụ khác Chứng từ + Báo cáo Tài chính của năm trước và năm nay + Các hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hoá và dịch vụ.