CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm Quá trình nhận thức và nghiên cứu, nhiều tổ chức khác nhau đưa ra các khái niệm khác nhau về KSNB. Tuy nhiên, đến nay khái niệm về KSNB của Uỷ ban hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO - The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) là khái niệm được chấp nhận rộng rãi nhất.
Theo báo cáo COSO (2013)“Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hữu hiệu, hiệu quả”. Như vậy, có thể thấy rằng KSNB là một quá trình bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành.
Kiểm soát nội bộ Ngân hàng được quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 13/2018/TT - NHNN ngày 13/5/2018 quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2019, theo đó KSNB là việc kiểm tra, giám sát đối với các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, văn hóa kiểm soát nhằm kiểm soát xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro, 9 đảm bảo hoạt động của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đạt được các mục tiêu đề ra đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật. Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ Theo COSO (2013), KSNB được cấu thành từ 5 yếu tố cơ bản gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và truyền thông; Giám sát. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởng đến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong ngân hàng. Cũng có thể hiểu, môi trường kiểm soát là những nhân tố của đơn vị ảnh hưởng đến hoạt động của KSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó toàn bộ thành viên của ngân hàng nhận thức được tầm quan trọng của KSNB.
Môi trường kiểm soát tạo ra sắc thái chung trong ngân hàng, nơi mỗi người thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình. Môi trường kiểm soát gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài ngân hàng, có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động, xây dựng và tổ chức kiểm soát thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của ngân hàng. Các nhân tố của môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, quan điểm, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong ngân hàng. Tại đơn vị, hoạt động kiểm tra, kiểm soát có hiệu quả hay không chủ yếu phụ thuộc vào quan điểm quản lý của ngân hàng đó.
Khi có quan điểm coi trọng hay không coi trọng công tác kiểm tra, KSNB của nhà quản lý thì sẽ kéo theo việc nhận thức và thực hiện của các thành viên trong ngân hàng tuân thủ mọi nội quy, quy định, chế độ được đề ra. Ngược lại, nếu công tác KSNB không được các nhà quản lý coi trọng thì các cơ chế của KSNB sẽ hoạt động không được hiệu quả bởi thành viên của ngân hàng. 10 Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm: - Đặc thù về quản lý là các quan điểm khác nhau của các nhà quản lý đơn vị đối với BCTC cũng như đối với rủi ro kinh doanh, với việc điều hành hoạt động đơn vị. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực cộng với sự cạnh tranh lành mạnh thì các nhà quản lý này sẽ có xu hướng coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh.
Môi trường quản lý sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra của các nhà quản lý. Ngược lại, nếu nhà quản lý có suy nghĩ, hành vi hoạt động gian lận, không lành mạnh thì BCTC sẽ có sai phạm, từ đó môi trường kiểm soát sẽ không mạnh và yếu kém. - Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng, do ai làm và làm cái gì, liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào, nhằm tạo ra một sự phối hợp trong công việc một cách linh hoạt để đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ về cách hoạt động của đơn vị được lên kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và xem xét.
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong một đơn vị sao cho không bị chồng chéo, bỏ trống, tạo khả năng kiểm tra chéo lẫn nhau. Tại một đơn vị, cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần vào việc tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới, bắt đầu từ việc ban hành các quyết định, thực hiện triển khai theo các quyết định đó, đến việc giám sát thực hiện các quyết định đó, góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị, tạo lên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực, sở trường, sự nhiệt huyết của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu. 11 - Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực, thường đề cập đến việc tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, bồi thường và các hành động khắc phục hậu quả.
Một tổ chức để tuyển dụng cá nhân dựa trên nền tảng của họ đó là sự giáo dục, kinh nghiệm làm việc trước đây, và các thuộc tính khác có liên quan như sở trường, năng khiếu. Tiếp theo, lớp học và đào tạo trong công việc cần được cung cấp cho các nhân viên mới được tuyển dụng. Đảm bảo khả năng các nhân viên luôn làm được việc. Đào tạo phù hợp cũng có sẵn cho các nhân viên hiện có để giữ cho mình luôn được cập nhật kịp thời công nghệ, trình độ và chuyên môn nghiệp vụ.
Đánh giá hiệu quả nên được tiến hành định kỳ để xem xét việc thực hiện của nhân viên thông qua kết quả thực hiện công việc, hiệu suất làm việc, thái độ trong công việc. Đóng góp ý kiến và phản hồi cho nhân viên về cách cải thiện bản thân và phát triển hơn nữa tiềm năng của họ. Đưa ra chế độ thi đua, khen thưởng rõ ràng đối với những thành viên có đóng góp và cống hiến cho sự phát triển của đơn vị. - Ủy ban kiểm soát bao gồm Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT, Hội đồng thành viên (HĐTV), Ban kiểm soát (BKS) không kiêm nhiệm chức vụ quản lý là những người am hiểu về lĩnh vực chuyên môn, kiểm soát, có nhiệm vụ giám sát sự chấp hành pháp luật, giám sát tiến trình lập BCTC, giám sát tình hình sử dụng vốn của đơn vị.
- Công tác kế hoạch có những sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc về hệ thống kế hoạch bao gồm kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển sản phẩm dịch vụ, kế hoạch mua sắm tài sản, kế hoạch tài chính, kế hoạch nguồn vốn. Công tác kế hoạch được đưa ra phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị và được thực hiện một cách khoa học và nghiêm túc bởi trách nhiệm của từng thành viên thì công tác kế hoạch này sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Trong quá trình triển khai và thực hiện, các nhà quản lý luôn theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, đánh giá, phân tích các yếu tố có ảnh hưởng đến kế hoạch. Từ đó có 12 thể kịp thời phát hiện những điểm, những mặt bất thường, không phù hợp, đề ra cách xử lý, điều chỉnh kế hoạch.
- Môi trường bên ngoài gồm môi trường chính trị, luật pháp, kinh tế, văn hóa xã hội và công nghệ. Các nhân tố này không thuộc hệ thống kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý. Chính trị là yếu tố đầu tiên nhà quản trị quan tâm để dự báo mức độ an toàn trong hoạt động. Ban hành hệ thống pháp luật chất lượng đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng, buộc đơn vị kinh doanh chân chính, lập hệ thống kiểm soát có trách nhiệm, tuân thủ.
Diễn biến kinh tế sẽ cho đơn vị cơ hội và thách thức, ảnh hưởng chiến lược kinh doanh bởi lãi suất, tỷ giá hối đoái buộc đơn vị phải kiểm soát linh hoạt. Môi trường văn hoá sẽ xác định cách sống, quan hệ đạo đức và lối làm việc. Công nghệ phát triển giúp quá trình làm việc nhanh, chính xác hơn, trợ giúp cho quá trình kiểm soát dễ dàng. Như vậy, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát.
Môi trường kiểm soát tốt, thuận lợi sẽ là nền tảng cho hoạt động của KSNB hữu hiệu. Song không vì thế mà có thể hiểu môi trường kiểm soát tốt thì KSNB cũng tốt, môi trường kiểm soát tốt chỉ là một yếu tố đảm bảo cho KSNB tốt và có chi phối đến các nhân tố khác cấu thành nên KSNB. Đánh giá rủi ro Trong mỗi đơn vị, với bất kỳ quy mô, loại hình nào đều phải đối mặt với rủi ro. Vì vậy, đơn vị phải ý thức được với việc đối phó rủi ro mà mình gặp phải.
Đánh giá rủi ro chính là việc nhận dạng, phân tích các rủi ro tác động đến mục tiêu, đánh giá khả năng của những rủi ro xảy ra trên cơ sở đó nhà quản lý xác định biện pháp để xử lý rủi ro, quyết định hành động để giải quyết các rủi ro.
