Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường với áp lực cạnh tranh gay gắt, chính sách bán chịu và cấp tín dụng thương mại đóng vai trò là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì quan hệ với khách hàng hiện tại và mở rộng thị phần. Tuy nhiên, việc phát sinh các khoản phải thu đồng thời đặt doanh nghiệp trước rủi ro bị chiếm dụng vốn lưu động, phát sinh nợ quá hạn và suy giảm khả năng thanh khoản nếu công tác thu hồi nợ không được quản trị chặt chẽ.
Đối với Công ty Cổ phần Thương mại (CPTM) Minh Dân – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, bán buôn nguyên vật liệu làm thuốc và bán lẻ thuốc tân dược – các khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng tài sản. Trong giai đoạn 2012 – 2014, quy mô khoản phải thu ngắn hạn của công ty biến động liên tục: từ mức 63.400 triệu đồng năm 2012 giảm xuống 55.xxx triệu đồng năm 2013, sau đó tăng lên 57.025 triệu đồng vào năm 2014 (tăng 3,95% so với năm 2013). Nhận diện được nguy cơ ứ đọng vốn và rủi ro tín dụng trong thực tiễn thực tập tại Phòng Kế toán – Tài chính, tác giả Bùi Thị Thu Phương đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và tìm kiếm giải pháp quản lý danh mục này.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về khoản phải thu ngắn hạn và các mô hình quản trị tín dụng thương mại trong doanh nghiệp.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý các khoản phải thu ngắn hạn tại Công ty CPTM Minh Dân trong giai đoạn 2012 – 2014.
- Đề xuất hệ thống các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện quy trình quản trị, rút ngắn kỳ thu tiền và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tại công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng các khoản phải thu ngắn hạn và chính sách quản lý khoản phải thu ngắn hạn tại Công ty CPTM Minh Dân.
- Phạm vi nghiên cứu: Về không gian, đề tài thực hiện tại Công ty CPTM Minh Dân (Hà Nội); về thời gian, số liệu kế toán và tài chính phục vụ nghiên cứu được thu thập trong phạm vi 3 năm (2012 – 2014).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận vận dụng khung lý thuyết quản trị tài chính doanh nghiệp với trọng tâm là quản trị tài sản ngắn hạn và vốn lưu động. Khoản phải thu ngắn hạn được xác định là tài sản của doanh nghiệp phát sinh từ các khoản nợ, giao dịch chưa thanh toán hoặc nghĩa vụ tiền tệ của khách hàng có thời hạn thu hồi dưới 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường. Mục tiêu cốt lõi của quản trị khoản phải thu là tối ưu hóa sự đánh đổi giữa lợi nhuận biên tăng thêm từ việc mở rộng doanh số bán chịu với chi phí cơ hội của vốn, chi phí quản lý nợ và chi phí tổn thất do nợ khó đòi.
Về mô hình và công cụ phân tích, tác giả hệ thống hóa:
- 7 mô hình điều chỉnh chính sách tín dụng: MH1 (nới lỏng chính sách bán chịu), MH2 (thắt chặt chính sách bán chịu), MH3 (mở rộng thời hạn bán chịu), MH4 (rút ngắn thời hạn bán chịu), MH5 (tăng tỷ lệ chiết khấu), MH6 (giảm tỷ lệ chiết khấu) và MH7 (mô hình tổng quát).
- Khung đánh giá năng lực tín dụng của khách hàng theo mô hình 5C: Capital (Vốn/sức mạnh tài chính), Capacity (Khả năng thanh toán), Character (Tư cách tín dụng), Collateral (Vật thế chấp) và Condition (Điều kiện kinh tế).
- Tiêu chuẩn phân loại nợ gồm 5 nhóm theo Giáo trình Quản trị tài chính – Đại học Thương Mại: Nhóm A (Nợ đủ tiêu chuẩn), Nhóm B (Nợ cần chú ý), Nhóm C (Nợ dưới tiêu chuẩn), Nhóm D (Nợ quá hạn khó đòi) và Nhóm E (Nợ không thể thu hồi).
- Các công cụ đo lường hiệu quả thu hồi nợ: Vòng quay khoản phải thu ngắn hạn, Kỳ thu tiền bình quân (ACP), Bảng phân tích tuổi nợ (dãn cách 15 ngày) và Mô hình số dư các khoản phải thu theo tháng.
Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm hai nhánh thu thập và xử lý dữ liệu:
- Thu thập dữ liệu sơ cấp: Tác giả thiết kế phiếu điều tra trắc nghiệm gồm hai phần (Phần A: Thông tin cá nhân; Phần B: 12 câu hỏi trắc nghiệm chuyên môn). Mẫu khảo sát gồm 20 cán bộ nhân viên thuộc Ban Giám đốc, các trưởng phòng ban và nhân viên phụ trách quản lý công nợ tại Công ty CPTM Minh Dân. Số phiếu phát ra là 20, số phiếu thu về hợp lệ là 20 (tỷ lệ phản hồi 100%).
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu tài chính nội bộ được trích xuất từ Báo cáo tài chính tổng hợp của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012 – 2014 do Phòng Kế toán – Tài chính cung cấp (gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo chi tiết các khoản phải thu khách hàng, bảng tuổi nợ, bảng theo dõi khoản trả trước cho người bán).
- Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp so sánh đối chiếu, phương pháp chỉ số (tuyệt đối và tương đối), phương pháp phân tích - tổng hợp và ứng dụng phần mềm Microsoft Excel để tính toán, lập bảng biểu.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý thuyết cơ bản về các khoản phải thu ngắn hạn
Chương này tập trung làm rõ bản chất kinh tế và nội dung quản lý các khoản phải thu ngắn hạn trong doanh nghiệp thương mại. Tác giả phân loại khoản phải thu thành 5 nhóm: phải thu khách hàng, ứng trước cho người bán, phải thu nội bộ, tạm ứng công nhân viên và các khoản phải thu khác.
Chính sách tín dụng được phân tích chi tiết qua 3 tham số cốt lõi: tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn bán chịu và chiết khấu thanh toán. Bên cạnh việc phân tích 7 mô hình toán kinh tế mô tả sự thay đổi lợi nhuận và chi phí khi điều chỉnh chính sách tín dụng, chương này trình bày các biện pháp phòng ngừa rủi ro nợ khó đòi (lập quỹ dự phòng, phòng ngừa rủi ro tỷ giá/lãi suất) và các hình thức xử lý khi phát sinh nợ xấu (tái cơ cấu nợ, xóa nợ một phần, giữ hàng qua trung gian, phong tỏa tài khoản ngân hàng, khởi kiện pháp lý). Cuối cùng, tác giả phân tích các nhân tố môi trường kinh doanh bên ngoài (kinh tế vĩ mô, 5 áp lực cạnh tranh của ngành) và môi trường nội bộ (sứ mệnh, mục tiêu, tiềm lực tài chính) tác động đến công tác quản trị công nợ.
Chương 2: Thực trạng quản lý các khoản phải thu ngắn hạn tại Công ty CPTM Minh Dân
Chương 2 phản ánh toàn diện bức tranh tài chính và công tác quản lý công nợ tại doanh nghiệp qua hệ thống dữ liệu thực tế giai đoạn 2012 – 2014.
Về tình hình tài chính tổng quát:
- Công ty CPTM Minh Dân thành lập năm 2003, vốn điều lệ 12 tỷ đồng, chuyên doanh dược phẩm và xuất nhập khẩu nguyên liệu thuốc.
- Tài sản ngắn hạn luôn chiếm trên 90% tổng tài sản, phù hợp với mô hình doanh nghiệp thương mại có chu kỳ kinh doanh ngắn. Nợ phải trả toàn bộ là nợ ngắn hạn (chiếm trên 50% tổng nguồn vốn), trong khi vốn chủ sở hữu tăng dần qua các năm (tăng 2,40% năm 2013 và tăng 7,33% năm 2014).
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng trưởng đều đặn: đạt 161.200 triệu đồng năm 2012, tăng 1,83% năm 2013 và tăng 2,31% năm 2014. Đáng chú ý, công ty hoàn toàn không phát sinh chi phí trả lãi vay trong suốt giai đoạn nghiên cứu. Lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2014 đạt mức tăng đột biến gấp 25,81 lần so với năm 2013 (sau khi năm 2013 giảm 22,89% do thu nhập hoạt động khác bị âm).
| Chỉ tiêu tài chính tổng hợp |
Năm 2012 |
Năm 2013 |
Năm 2014 |
So sánh 2013/2012 (%) |
So sánh 2014/2013 (%) |
| Doanh thu thuần (triệu VNĐ) |
161.200 |
164.150 |
167.940 |
+1,83 |
+2,31 |
| Vòng quay khoản phải thu (vòng) |
2,91 |
3,06 |
3,25 |
+5,15 |
+6,21 |
| Kỳ thu tiền bình quân (ngày) |
125,40 |
119,28 |
112,30 |
-4,88 |
-5,85 |
Về cơ cấu và hiệu quả quản lý các khoản phải thu:
- Khách hàng doanh nghiệp (nhà máy sản xuất thuốc) chiếm trên 99% tổng giá trị phải thu ngắn hạn; khách hàng cá nhân chiếm dưới 1%. Năm 2013, công ty chủ động thắt chặt chính sách tín dụng khiến nợ phải thu khách hàng giảm 13,04%; sang năm 2014 nới lỏng nhẹ để mở rộng thị phần khiến chỉ tiêu này tăng 3,64%.
- Phân tích tuổi nợ cho thấy nợ tập trung chủ yếu ở kỳ hạn 4 – 6 tháng (chiếm trên 80% tổng giá trị). Nợ kỳ hạn 0 – 3 tháng tăng trưởng liên tục (tăng 9,85% năm 2013 và tăng 10,74% năm 2014). Ngược lại, nợ kỳ hạn 7 – 9 tháng và 10 – 12 tháng giảm rõ rệt (năm 2014, nhóm nợ 10 – 12 tháng giảm mạnh 53,93%).
- Các khoản trả trước ngắn hạn cho người bán chỉ chiếm khoảng 0,3% tổng các khoản phải thu, đạt đỉnh vào năm 2013 (tăng 8,60% so với 2012) do công ty đặt cọc mở rộng nhà cung cấp mới.
Về chính sách bán chịu và quy trình thu nợ cụ thể:
- Hạn mức trả chậm: Khách mua lần đầu/khách lẻ chỉ được trả chậm tối đa 10% giá trị hợp đồng; khách thường xuyên được trả chậm 20 – 40%; khách hàng lớn được phép trả chậm tối đa 50% với thời hạn thanh toán dứt điểm trong vòng 12 tháng.
- Điều khoản chiết khấu thanh toán: Áp dụng chiết khấu 2% cho các khoản nợ có thời hạn dưới 90 ngày nếu trả trong vòng 10 ngày kể từ khi giao hàng; áp dụng chiết khấu 3% cho các khoản nợ trên 90 ngày nếu trả trong vòng 10 ngày.
- Lịch trình thu nợ: Được chuẩn hóa qua 6 mốc liên lạc: gửi thư điện tử trước ngày đáo hạn 1 tháng và 15 ngày; gọi điện thoại nhắc nợ trước ngày đáo hạn 7 ngày và 1 ngày; gọi điện thoại nhắc nợ sau ngày đáo hạn 3 ngày; cử cán bộ đến gặp trực tiếp đối tác sau 7 ngày quá hạn.
| Mốc thời gian đôn đốc nợ |
Biện pháp thực hiện cụ thể |
Số lần thực hiện |
| Trước 1 tháng đáo hạn |
Gửi email thông báo cho khách hàng |
1 |
| Trước 15 ngày đáo hạn |
Gửi email nhắc lại cho khách hàng |
1 |
| Trước 7 ngày đáo hạn |
Gọi điện thoại trực tiếp nhắc nhở |
1 |
| Trước 1 ngày đáo hạn |
Gọi điện thoại trực tiếp nhắc nhở |
1 |
| Sau 3 ngày quá hạn |
Gọi điện thoại đôn đốc thanh toán |
1 |
| Sau 7 ngày quá hạn |
Cử cán bộ đến gặp trực tiếp để đối chất và thu nợ |
1 |
Kết quả điều tra xã hội học từ 20 phiếu khảo sát cán bộ công ty:
- 100% người được hỏi nhận định nguyên nhân phát sinh nợ khó đòi bao gồm tổng hòa: khách cố tình chây ỳ, khách gặp khó khăn tài chính và biện pháp xử lý của công ty chưa đủ mạnh.
- 100% xác nhận công ty áp dụng quy định đặt cọc trước và lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Đánh giá quy trình xét duyệt tín dụng: 0% đánh giá tốt, 65% đánh giá đạt yêu cầu, 15% nhận định còn thiếu sót và 20% đánh giá kém.
- Về biện pháp xử lý nợ xấu thực tế: 50% cho biết công ty cơ cấu lại kỳ hạn nợ, 40% thu nợ qua tổ chức tín dụng/ngân hàng, 10% áp dụng biện pháp khác, không có trường hợp nào chọn phương án xóa nợ.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý các khoản phải thu ngắn hạn tại Công ty CPTM Minh Dân
Dựa trên phân tích thực trạng, tác giả chỉ ra các thành tựu: vòng quay công nợ được đẩy nhanh từ 2,91 lên 3,25 vòng, kỳ thu tiền giảm từ 125,4 ngày xuống 112,3 ngày, nợ xấu được kiểm soát. Song song đó, hạn chế nổi cộm là việc báo cáo công nợ tiến hành định kỳ 3 tháng một lần (theo quý) khiến ban lãnh đạo xử lý thông tin bị thụ động; công cụ đòi nợ đơn điệu và quy trình xét duyệt khách hàng mới chưa chặt chẽ.
Tác giả kiến nghị 3 nhóm biện pháp chính:
- Tăng cường hệ thống kiểm soát công nợ: Rút ngắn chu kỳ theo dõi nợ sang cập nhật thường xuyên; lập danh sách khách nợ sắp đến hạn và quá hạn; thực hiện cơ chế phối hợp liên phòng ban: Phòng Kế toán – Tài chính chuyển danh sách khách hàng chậm trả sang Phòng Kinh doanh để ngừng cấp hàng hoặc siết hạn mức bán chịu cho đơn hàng kế tiếp.
- Kiểm soát và hoàn thiện quy trình cấp tín dụng: Thường xuyên rà soát, chuẩn hóa tiêu chuẩn bán chịu; đa dạng hóa các giải pháp xử lý nợ quá hạn; phân công trách nhiệm đôn đốc thu nợ rõ ràng cho từng nhân viên kinh doanh gắn với cơ chế thưởng phạt.
- Hoàn thiện mô hình tổ chức quản trị: Thành lập một bộ phận chuyên trách quản lý khoản phải thu tách riêng nằm trong Phòng Kế toán – Tài chính, nâng cao tần suất báo cáo trực tiếp lên Ban Giám đốc để có quyết định chỉ đạo xử lý kịp thời.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã phản ánh được các kết quả định lượng cụ thể về công tác tài chính của Công ty CPTM Minh Dân:
- Chứng minh tính hiệu quả của xu hướng thắt chặt tín dụng thương mại kết hợp chiết khấu thanh toán: đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn thêm 0,34 vòng (từ 2,91 vòng năm 2012 lên 3,25 vòng năm 2014) và rút ngắn kỳ thu tiền bình quân 13,1 ngày (từ 125,4 ngày xuống 112,3 ngày).
- Tỷ trọng nợ nhóm tuổi 10 – 12 tháng được thu hẹp đáng kể (giảm 53,93% vào năm 2014), hạn chế tối đa nguy cơ chuyển thành nợ không thể thu hồi.
- Cung cấp dữ liệu điều tra thực nghiệm (n=20) phản ánh chân thực góc nhìn của cán bộ nội bộ về các mắt xích yếu trong quy trình thẩm định tín dụng và xử lý nợ xấu.
Về giải pháp và đóng góp nghiên cứu:
Tác giả đề xuất các giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn cho doanh nghiệp thương mại dược phẩm: quy chế phối hợp kiểm soát công nợ liên phòng ban giữa Kế toán và Kinh doanh, kiến nghị tách lập bộ phận chuyên trách khoản phải thu, và điều chỉnh tần suất báo cáo công nợ từ định kỳ 3 tháng sang theo dõi thường xuyên theo thời gian thực. Đóng góp nổi bật của tác giả so với các tài liệu lý thuyết thuần túy là đã gắn kết chặt chẽ các chỉ tiêu tài chính định lượng với quy trình tác nghiệp thực tế (lịch trình nhắc nợ 6 mốc, chính sách chiết khấu 2% và 3% theo thời hạn nợ 90 ngày) phù hợp với đặc thù kinh doanh bán buôn dược phẩm.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận bộc lộ một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu:
- Dữ liệu nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp thương mại đơn lẻ (Công ty CPTM Minh Dân) trong giai đoạn 2012 – 2014, chưa tiến hành so sánh đối chuẩn (benchmarking) với các chỉ số trung bình ngành phân phối dược phẩm tại Việt Nam.
- Quy mô mẫu điều tra sơ cấp còn nhỏ (n=20 cán bộ), chỉ phản ánh đánh giá định tính của nhân sự nội bộ công ty mà chưa mở rộng khảo sát đối tượng khách nợ (các nhà máy sản xuất thuốc, đại lý, nhà thuốc).
- Văn bản chưa đi sâu xây dựng mô hình định lượng chấm điểm tín dụng (Credit Scoring) độc lập để xếp hạng định lượng từng khách hàng mua buôn.
Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể phát triển:
- Mở rộng phạm vi nghiên cứu trên chuỗi cung ứng dược phẩm gồm nhiều doanh nghiệp sản xuất và phân phối.
- Ứng dụng mô hình xếp hạng tín dụng nội bộ và tích hợp hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để tự động hóa công tác cảnh báo nợ quá hạn và quản trị rủi ro dòng tiền.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Tài chính – Ngân hàng, Kế toán doanh nghiệp và Quản trị kinh doanh khi thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài quản trị vốn lưu động, quản trị khoản phải thu và dòng tiền trong doanh nghiệp thương mại.
- Cán bộ quản lý tài chính, kế toán công nợ tại các công ty kinh doanh phân phối và dược phẩm, đặc biệt là phần tham khảo bảng câu hỏi khảo sát thực trạng nội bộ (12 câu hỏi trắc nghiệm), bảng tuổi nợ dãn cách và quy trình đôn đốc thu nợ 6 bước trước - sau đáo hạn.
- Những người nghiên cứu chính sách tín dụng thương mại có thể tham khảo phương pháp kết hợp phân tích báo cáo tài chính thứ cấp với điều tra khảo sát sơ cấp để nhận diện nguyên nhân nợ tồn đọng.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu khoản phải thu khách hàng của Công ty CPTM Minh Dân có đặc điểm gì nổi bật trong giai đoạn 2012 – 2014?
Khoản phải thu ngắn hạn của khách hàng doanh nghiệp (chủ yếu là các nhà máy sản xuất thuốc mua buôn nguyên vật liệu) chiếm tỷ trọng áp đảo trên 99% tổng giá trị nợ phải thu khách hàng. Ngược lại, khoản phải thu từ khách hàng cá nhân (mua lẻ thuốc tân dược) chỉ chiếm tỷ trọng rất nhỏ dưới 1%.
2. Tốc độ thu hồi nợ của công ty biến động như thế nào qua 3 năm nghiên cứu?
Hiệu quả thu nợ của công ty tăng đều qua các năm: vòng quay các khoản phải thu ngắn hạn tăng từ 2,91 vòng (năm 2012) lên 3,06 vòng (năm 2013) và đạt 3,25 vòng (năm 2014). Tương ứng, kỳ thu tiền bình quân được rút ngắn liên tục từ 125,4 ngày (năm 2012) xuống 119,28 ngày (năm 2013) và còn 112,3 ngày (năm 2014).
3. Công ty quy định hạn mức cho nợ và điều khoản chiết khấu thanh toán như thế nào?
Công ty phân loại khách nợ thành 3 nhóm: khách hàng mới/khách lẻ chỉ được nợ tối đa 10% giá trị hợp đồng; khách hàng thường xuyên được nợ 20 – 40%; khách hàng lớn được nợ tối đa 50% (thanh toán hết trong vòng 12 tháng). Về chiết khấu: khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ khi giao hàng được chiết khấu 2% đối với khoản nợ có thời hạn dưới 90 ngày, và chiết khấu 3% đối với khoản nợ có thời hạn trên 90 ngày.
4. Quy trình nhắc nợ và xử lý khách hàng quá hạn tại công ty được tiến hành ra sao?
Quy trình thực hiện theo 6 mốc: gửi email trước hạn 1 tháng và 15 ngày; gọi điện nhắc nhở trước hạn 7 ngày và 1 ngày; gọi điện đôn đốc sau hạn 3 ngày; và cử nhân viên đến gặp trực tiếp sau khi quá hạn 7 ngày.
5. Kết quả điều tra trắc nghiệm 20 nhân sự chỉ ra điểm yếu lớn nhất trong quy trình quản trị nợ của công ty là gì?
Quy trình xét duyệt tín dụng cho khách hàng bị đánh giá thấp nhất (0% đánh giá tốt, 20% đánh giá kém, 15% cho rằng còn thiếu sót). Đồng thời, 100% cán bộ khẳng định các biện pháp phòng ngừa và khắc phục của công ty chưa đem lại hiệu quả cao trước tình trạng khách hàng chây ỳ hoặc gặp khó khăn thanh toán.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Thu Phương đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị khoản phải thu ngắn hạn và áp dụng sát thực vào trường hợp của Công ty CPTM Minh Dân giai đoạn 2012 – 2014. Qua việc kết hợp phân tích số liệu tài chính thứ cấp với kết quả điều tra trắc nghiệm sơ cấp 20 cán bộ nội bộ, đề tài đã làm rõ thực trạng cơ cấu công nợ, hiệu quả rút ngắn kỳ thu tiền cũng như các hạn chế trong chu kỳ báo cáo và thẩm định khách hàng. Hệ thống 3 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ và thiết thực, đóng góp cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp thương mại dược phẩm kiện toàn công tác quản trị vốn và kiểm soát rủi ro tín dụng.
