Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý kho hàng. Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động quản lý kho hàng tại Công ty Cổ phần Vinafco. Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng tại Công ty Cổ phần Vinafco. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ KHO HÀNG 1.
Cơ sở lý thuyết về quản lý kho hàng 1. Khái quát về kho hàng • Khái niệm về kho hàng Theo giáo trình học phần Quản lý kho tại trường Đại học Thăng Long: Kho hàng là một nơi để bảo quản, lưu trữ hay chứa hàng tạm thời và như một vùng đệm trong chuỗi cung ứng và cũng là điểm trung chuyển, nơi tất cả hàng hóa được tiếp nhận sẽ được gửi đi nhanh nhất, hiệu quả nhất có thể. Kho còn đóng vai trò là kho tĩnh - với mục đích chính là kết nối sự sẵn có của hàng hóa phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, đáp ứng nhu cầu kịp thời và hiệu quả về chi phí. • Phân loại kho hàng Theo giáo trình học phần Quản lý kho tại trường Đại học Thăng Long: Tùy vào mô hình hoạt động của công ty mà việc phân loại kho hàng sẽ có sự khác biệt.
Dựa vào từng giai đoạn khi còn là nguyên liệu thô đến khi trở thành sản phẩm hoàn thiện thì sản phẩm của chúng ta có thể phải trải qua những loại kho hàng sau đây: - Kho nguyên vật liệu: là nơi để chứa nguyên vật liệu thô để phục phụ sản suất thường thì các kho này sẽ do một doanh nghiệp đảm nhận, nhưng với những doanh nghiệp quy mô thì hoàn toàn có thể lập kho nguyên liệu riêng cho mình. - Kho trung gian, trì hoãn đơn hàng, tùy chỉnh hoặc lắp ráp phụ: Kho này là nơi để chứa các linh kiện bộ phận của sản phẩm trong quá trình sản suất chờ đợi để đưa vào dây chuyền thực hiện công đoạn tiếp theo thế nên nó thường nằm tại nơi doanh nghiệp sản xuất. - Kho thành phẩm: là nơi bảo quản lưu trữ các sản phẩm hoàn thiện sau khi sản xuất xong. - Trung tâm tập kết, sắp xếp và trung chuyển: là nơi mà sản phẩm được lưu lại với số lượng lớn với thời gian lưu kho có thể dài ngày chờ được vận chuyển phân phối cho các đại lý doanh nghiệp.
- Trung tâm chuyển hàng hoặc chuyển hàng rời: (Trans-shipment or break bulk centre): đây là nơi đây tiếp nhận các đơn hàng sau khi rời các trung tâm tập kết lớn và chờ đợi phương tiện vận tải mới phù hợp với từng đơn hàng để có phương án vận tải phân loại đơn về từng khu vực nhất định để tiện chuyến giảm chi phí vận tải. - Trung tâm nối tiếp chuyến (Cross-Docking): đây là kho hàng được coi là tương lai của kho hàng. Sở dĩ như vậy là bởi vì trung tâm nối tiếp chuyến đảm bảo lượng hàng lưu kho tối thiểu hoặc không có, hàng hóa đi từng xe từng loại vào các cổng một bên và sau khi trải qua công đoạn phân loại mặt hàng theo từng đơn thì lập tức trong ngày hàng hóa được trả ra các cổng bên còn lại để thực hiện giao hàng. 1 - Trung tâm phân loại (Sortation centres): đây là kho hàng hoạt động theo hình thức ship cod, hàng hóa từ cả nước được đổ về sau khi trải qua phân loại từng vùng thì tiến hàng giao hàng, rất hợp với sự phát triển của thương mại điện tử.
- Trung tâm hoàn thiện đơn hàng (Fulfillment centre): đây là nơi để thực hiện việc cắt ghép hoàn thiện từng đơn hàng được đạt nhiều lần hoặc các bộ phận đặc thù của sản phẩm cần đi kèm với đơn hàng từ sản phẩm khác…. - Trung tâm logistics ngược (Reverse logistics centre): đây là nơi xử lý tiếp nhận các sản phẩm sau khi đã đến tay người tiêu dùng nhưng bị lỗi hỏng cần bảo trì hoặc thay mới, cũng có thể là nơi thu gom lại các bộ phận sau khi hoàn thành một vòng đời của một sản phẩm phục vụ tái tạo…. - Các kho bãi khu vực công (Public sector warehouse): đây là nơi được sử dụng với mục đích dự trữ quốc gia thường các doanh nghiệp nhà nước quản lý - Kho chuyên dụng (Specialized warehousing): tùy vào mục đích người sử dụng ví dụ bảo quản vaccin.thì cần kho lạnh chuyên dụng • Vai trò của kho hàng trong chuỗi cung ứng: Theo giáo trình học phần Quản lý kho tại trường Đại học Thăng Long: Kho hàng đóng vai trò quan trọng là cơ sở lưu trữ trong chuỗi cung ứng đảm bảo sự dự trữ an toàn trước sự biến động của cầu. Sau đây là một số vai trò quan trọng của kho hàng trong chuỗi cung ứng: - Kiểm soát và quản lý hàng hóa nguyên vật liệu: vai trò đầu tiên khi nhắc đến kho hàng đó chính là giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hàng hóa và nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh có trong kho.
Hàng hóa, sản phẩm được coi là một nguồn tài sản lớn của một doanh nghiệp vì vậy luôn phải được quản lý, kiểm soát hợp lý - Nhà kho đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản, dự trữ nguyên liệu thô: nhà kho là nơi giúp doanh nghiệp bảo quản hàng hóa nguyên vật liệu giúp chúng tránh được những ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài. Tùy vào loại hàng hóa sẽ có mô hình kho đặc thù với điều kiện riêng để bảo quản và dự trữ mặt hàng đó tốt nhất. - Nhà kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và phân phối duy trì nguồn cung ổn định để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng trên thị trường luôn biến động. Đảm bảo nguồn cung khi xảy ra biến động, doanh nghiệp vẫn có hàng hóa kịp thời để vừa đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời giữ giá ổn định.
- Tối ưu hóa chi phí sản xuất và vận chuyển: Kho hàng và vị trí kho giúp cho việc xác định các quy mô các lô hàng đem lại giá trị kinh tế lớn nhất khi quá trình sản xuất và phân phối bắt đầu, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển, lưu kho và quản lý kho. - Nhà kho giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng: Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp đơn đặt hàng hoàn hảo: đúng hạn, đầy đủ, không hư hại và với các thủ tục giấy tờ chính xác. 2 Việc liên tục đáp ứng đúng đủ và nhanh nhu cầu của khách hàng khiến chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp trong mắt khách hàng được nâng cao. Khái quát về quản lý kho hàng 1.
Khái niệm về quản lý kho hàng Kho hàng không chỉ là nơi lưu trữ hàng hóa đơn thuần, trong khái niệm logistics hiện đại, đây có thể coi là những “điểm nút” vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý, phân phối hàng hóa trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh chính vì vậy hoạt động quản lý kho hàng là một thành phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và logistics vì các quyết định liên quan đến hàng lưu kho thường là điểm khởi đầu hoặc yếu tố tác động tới các hoạt động kinh doanh khác. Quản lý kho hàng là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, lưu trữ, vận chuyển, và phân phối hàng hóa lưu kho đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác quản lý kho hàng là quá trình xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho hàng, triển khai và kiểm soát nghiệp vụ kho. Các hoạt động trong quản lý kho hàng Hoạt động quản lý kho hàng được thực hiện qua 4 bước: lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá, và giám sát.
- Bước lập kế hoạch bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu, phân loại hàng hóa, xác định vị trí lưu trữ, dự trù ngân sách. - Bước thực hiện bao gồm các quy trình hoạt động kho hàng. - Bước đánh giá chủ yếu sẽ có những hoạt động chính như: kiểm kê kho, đánh giá hiệu quả lưu trữ, phân tích số liệu, đo lường các KPI. - Bước giám sát chủ yếu bao gồm những hoạt động như giám sát tồn kho, theo dõi hoạt động của nhân viên, báo cáo và đề xuất cải tiến.
Cụ thể quy trình hoạt động kho hàng như sau: Hình 1. Quy trình hoạt động kho hàng 3 (Nguồn: Chương 2 giáo trình học phần Quản lý kho hàng ) Về cơ bản các hoạt động quản lý kho hàng sẽ được biểu thị ở hình 1. Quy trình hoạt động kho hàng. Tại đây ta thấy có hai phương pháp vận hành kho hàng: thứ nhất là sử dụng cross – docking (kho chuyển tiếp), thứ hai là không sử dụng.
Các hoạt động quản lý kho hàng tương ứng với các bước trong quy trình hoạt động kho hàng sau đây: - Hoạt động trước nhận hàng - Nhận hàng - Kiểm tra - Cross docking - Gửi hàng Xử lý hàng trả lại (nếu có) - Hoạt động trước nhận hàng - Nhận hàng - Lưu kho - Bảo quản - (Hoạt động bổ sung hàng hóa) – Chọn theo đơn hàng- (Dịch vụ gia tăng) - Đóng gói - Gửi hàng - Xử lý hàng trả lại (nếu có) a) Hoạt động trước khi nhận hàng Đây là một hoạt động vô cùng quan trọng trong quy trình kho hàng của doanh nghiệp. Dựa trên dự báo và nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp sẽ xác định khi nào cần đặt hàng mới hoặc sản xuất linh kiện. Quyết định đặt hàng và sản xuất phụ thuộc vào số lượng lưu kho hiện tại, thời gian sản xuất và giao hàng, và các yếu tố khác. Người quản lý kho nên tham gia vào việc chỉ định và thống nhất bao bì, các mặt hàng trong mỗi thùng, số thùng trên mỗi pallet- TiHi (Tie-High), nhãn hàng theo yêu cầu, kích thước của pallet và chế độ vận chuyển… để đảm bảo các sản phẩm đặt hàng tương thích với nơi lưu trữ.
Tất cả những vấn đề này cần được giải quyết và xử lý với nhà cung cấp khi đặt hàng.