Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động lưu trữ đóng vai trò thiết yếu trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và phát triển xã hội. Tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (Viện Hàn lâm), với hơn 65 năm hình thành và phát triển, khối lượng tài liệu lưu trữ đã lên tới khoảng 595 mét giá, bao gồm tài liệu hành chính, nghiên cứu khoa học, kỹ thuật và các tổ chức chính trị xã hội. Tuy nhiên, thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện còn nhiều hạn chế như thiếu nhân lực chuyên trách, cơ sở vật chất chưa đáp ứng đủ, công tác phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện đầy đủ, dẫn đến hiệu quả khai thác tài liệu chưa cao.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm từ năm 2001 đến nay, tập trung vào công tác quản lý, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ. Nghiên cứu có phạm vi tại trụ sở chính Viện Hàn lâm tại Hà Nội và các đơn vị trực thuộc, với trọng tâm là các hoạt động thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ.

Việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ không chỉ góp phần bảo vệ di sản văn hóa, tài nguyên thông tin quý giá mà còn hỗ trợ đắc lực cho công tác hoạch định chính sách, phát triển kinh tế - xã hội và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn. Qua đó, nghiên cứu hướng tới việc xây dựng hệ thống lưu trữ hiện đại, chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững của Viện Hàn lâm trong bối cảnh hội nhập và cách mạng công nghiệp 4.0.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình lưu trữ học hiện đại, kết hợp với phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. Hai lý thuyết trọng tâm bao gồm:

  • Lý thuyết lưu trữ học: Tập trung vào các khái niệm cơ bản như tài liệu lưu trữ, hoạt động lưu trữ, các nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu. Lý thuyết này cung cấp cơ sở để xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ.

  • Lý thuyết quản lý hành chính công: Áp dụng để phân tích tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự, ban hành văn bản pháp lý và các quy trình nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ trong cơ quan nhà nước.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ cơ quan, hiệu quả hoạt động lưu trữ, tiêu chí đánh giá hiệu quả, và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng, cụ thể:

  • Phương pháp khảo sát thực tế: Thu thập số liệu từ Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc tại Hà Nội, khảo sát ý kiến của cán bộ, viên chức làm công tác lưu trữ và quản lý tài liệu.

  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Xử lý và phân tích số liệu thu thập được về khối lượng tài liệu, nhân sự, cơ sở vật chất, quy trình nghiệp vụ và hiệu quả khai thác tài liệu.

  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm với các tiêu chuẩn, quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các mô hình lưu trữ hiện đại.

  • Phương pháp hệ thống: Nghiên cứu quá trình hình thành, phát triển và tổ chức bộ máy lưu trữ của Viện Hàn lâm theo từng giai đoạn lịch sử.

  • Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập dữ liệu qua báo cáo thống kê, văn bản pháp luật, tài liệu lưu trữ và phỏng vấn trực tiếp.

Cỡ mẫu khảo sát gồm 40 cán bộ, viên chức làm công tác lưu trữ và quản lý tài liệu tại Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu thuận tiện và mẫu có chủ đích nhằm đảm bảo thu thập thông tin chuyên sâu về hoạt động lưu trữ.

Thời gian nghiên cứu kéo dài từ năm 2001 đến năm 2018, tập trung phân tích các số liệu và tài liệu lưu trữ trong giai đoạn này.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức và nhân sự lưu trữ còn hạn chế: Phòng Lưu trữ Viện Hàn lâm hiện có 3 viên chức, trong đó chỉ có 1 người có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ. Các đơn vị trực thuộc chưa có nhân sự chuyên trách lưu trữ, dẫn đến công tác lưu trữ tại các đơn vị này chủ yếu do cán bộ kiêm nhiệm. Tỷ lệ nhân sự chuyên môn lưu trữ đạt khoảng 15% so với tổng số cán bộ làm công tác lưu trữ.

  2. Cơ sở vật chất và trang thiết bị chưa đáp ứng đủ: Diện tích kho lưu trữ chỉ khoảng 123m2, không đủ để bảo quản khối lượng tài liệu 595 mét giá. Trang thiết bị bảo quản như máy hút ẩm, tủ kệ còn thiếu và xuống cấp, ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản tài liệu. Kinh phí hàng năm dành cho lưu trữ chỉ chiếm khoảng 5% tổng ngân sách hoạt động của Viện.

  3. Công tác thu thập và phân loại tài liệu chưa đồng bộ: Tài liệu thu về tăng dần qua các năm, từ 50 mét giá năm 2011-2012 lên 150 mét giá năm 2015-2018, nhưng vẫn còn nhiều tài liệu khoa học chưa được thu nộp đầy đủ. Việc phân loại tài liệu theo mặt hoạt động và thời gian chưa được thực hiện triệt để, nhiều hồ sơ thiếu thành phần tài liệu, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý và khai thác.

  4. Chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu còn hạn chế: Khoảng 480 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, chiếm khoảng 80% tổng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện thường xuyên và đầy đủ, đặc biệt tại các đơn vị trực thuộc. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chưa được tiến hành định kỳ, dẫn đến tồn đọng tài liệu không cần thiết.

  5. Khai thác và sử dụng tài liệu còn hạn chế: Độc giả chủ yếu là cán bộ, viên chức trong Viện, số lượng người ngoài Viện đến khai thác rất ít. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra cứu tài liệu đang trong giai đoạn triển khai, chưa đồng bộ và chưa phát huy hiệu quả tối đa.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu nhân lực chuyên trách và trình độ chuyên môn lưu trữ chưa đồng đều, cùng với đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí chưa tương xứng với khối lượng tài liệu ngày càng tăng. So với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ học, tình trạng này là phổ biến ở nhiều cơ quan nhà nước nhưng mức độ ảnh hưởng tại Viện Hàn lâm là nghiêm trọng do tính đặc thù của tài liệu khoa học xã hội và nhân văn.

Việc chưa có hệ thống phân loại và chỉnh lý tài liệu khoa học đồng bộ làm giảm hiệu quả khai thác, ảnh hưởng đến việc phục vụ nghiên cứu và hoạch định chính sách. So sánh với các mô hình lưu trữ hiện đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng khối lượng tài liệu thu nộp qua các năm, bảng phân bổ nhân sự lưu trữ theo trình độ và biểu đồ tỷ lệ tài liệu đã chỉnh lý so với tổng tài liệu lưu trữ. Các bảng này giúp minh họa rõ ràng những điểm mạnh và hạn chế trong hoạt động lưu trữ hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường tổ chức bộ máy và nhân sự chuyên trách lưu trữ

    • Động từ hành động: Tuyển dụng, đào tạo
    • Mục tiêu: Đảm bảo mỗi đơn vị trực thuộc có ít nhất 1 cán bộ chuyên trách lưu trữ có trình độ đại học trở lên
    • Timeline: Triển khai trong 2 năm tới
    • Chủ thể thực hiện: Ban Tổ chức - Cán bộ Viện Hàn lâm phối hợp với các đơn vị trực thuộc

  2. Đầu tư mở rộng cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại

    • Động từ hành động: Xây dựng, trang bị
    • Mục tiêu: Mở rộng diện tích kho lưu trữ lên tối thiểu 200m2, trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản chuyên dụng
    • Timeline: Hoàn thành trong 3 năm
    • Chủ thể thực hiện: Ban Quản lý Kế hoạch - Tài chính Viện Hàn lâm

  3. Hoàn thiện quy trình thu thập, phân loại và chỉnh lý tài liệu

    • Động từ hành động: Xây dựng, chuẩn hóa
    • Mục tiêu: Áp dụng quy trình chuẩn, đảm bảo 100% tài liệu thu nộp được phân loại và chỉnh lý đầy đủ
    • Timeline: Triển khai trong 1 năm
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Lưu trữ phối hợp với các đơn vị trực thuộc

  4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu

    • Động từ hành động: Triển khai, đào tạo
    • Mục tiêu: Hoàn thiện phần mềm quản lý tài liệu điện tử, nâng tỷ lệ tài liệu số hóa lên 50% trong 5 năm
    • Timeline: 5 năm
    • Chủ thể thực hiện: Ban Công nghệ Thông tin Viện Hàn lâm

  5. Nâng cao nhận thức và phổ biến văn bản pháp luật về lưu trữ

    • Động từ hành động: Tuyên truyền, tập huấn
    • Mục tiêu: Tổ chức ít nhất 2 khóa tập huấn/năm về nghiệp vụ lưu trữ và pháp luật liên quan
    • Timeline: Liên tục hàng năm
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Lưu trữ phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và quản lý Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

    • Lợi ích: Hiểu rõ thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, từ đó chỉ đạo và phân bổ nguồn lực hợp lý.
    • Use case: Xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ phù hợp với chiến lược phát triển Viện.

  2. Cán bộ, viên chức làm công tác lưu trữ và văn thư

    • Lợi ích: Nắm vững kiến thức lý luận và thực tiễn về nghiệp vụ lưu trữ, nâng cao kỹ năng chuyên môn.
    • Use case: Áp dụng quy trình chuẩn trong thu thập, phân loại, chỉnh lý và bảo quản tài liệu.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản lý hành chính

    • Lợi ích: Tài liệu tham khảo chuyên sâu về hoạt động lưu trữ trong cơ quan nhà nước, đặc biệt trong lĩnh vực khoa học xã hội.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, luận văn, luận án liên quan đến công tác lưu trữ.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và các tổ chức liên quan

    • Lợi ích: Cơ sở để xây dựng chính sách, quy định và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ phù hợp với thực tiễn.
    • Use case: Đánh giá, kiểm tra và hỗ trợ các đơn vị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm có những đặc thù gì?
    Hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm tập trung vào tài liệu khoa học xã hội và nhân văn, không có chức năng quản lý nhà nước nên tài liệu chủ yếu phục vụ nghiên cứu và quản lý nội bộ. Điều này đòi hỏi quy trình lưu trữ phải phù hợp với đặc thù tài liệu nghiên cứu và bảo mật thông tin.

  2. Tại sao việc phân loại và chỉnh lý tài liệu lại quan trọng?
    Phân loại và chỉnh lý giúp tổ chức tài liệu khoa học, hành chính một cách khoa học, dễ dàng tra cứu và khai thác. Việc này cũng giúp xác định giá trị tài liệu, loại bỏ tài liệu hết giá trị, tiết kiệm không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu.

  3. Những khó khăn chính trong công tác lưu trữ hiện nay là gì?
    Khó khăn gồm thiếu nhân lực chuyên trách, cơ sở vật chất chưa đáp ứng, tài liệu thu nộp chưa đầy đủ, quy trình nghiệp vụ chưa đồng bộ và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế. Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả hoạt động lưu trữ.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả khai thác tài liệu lưu trữ?
    Cần hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu, tăng cường số hóa tài liệu, đào tạo cán bộ khai thác, mở rộng đối tượng sử dụng và nâng cao nhận thức về giá trị tài liệu lưu trữ. Việc này giúp tài liệu được sử dụng rộng rãi, phục vụ tốt hơn cho nghiên cứu và quản lý.

  5. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ là gì?
    Công nghệ thông tin giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn qua phần mềm quản lý hồ sơ, số hóa tài liệu, tra cứu nhanh chóng và bảo mật thông tin. Ứng dụng CNTT là xu hướng tất yếu để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động lưu trữ trong thời đại số.

Kết luận

  • Hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm có vai trò quan trọng trong bảo quản tài liệu khoa học xã hội, phục vụ nghiên cứu và quản lý nhà nước.
  • Thực trạng lưu trữ còn nhiều hạn chế về nhân sự, cơ sở vật chất, quy trình nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ trong thời gian tới.
  • Việc triển khai các giải pháp cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, sự quan tâm đầu tư của lãnh đạo và nâng cao nhận thức của cán bộ, viên chức.
  • Giai đoạn tiếp theo tập trung vào hoàn thiện hệ thống lưu trữ hiện đại, tăng cường đào tạo và ứng dụng công nghệ để đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững của Viện Hàn lâm.

Call-to-action: Các cấp lãnh đạo và cán bộ quản lý tại Viện Hàn lâm cần ưu tiên thực hiện các giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp phát triển khoa học xã hội và nhân văn của đất nước.