Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Hương (sinh viên lớp KTD – K12, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Học viện Ngân hàng, mã sinh viên 12A4020219, bảo vệ năm 2013) nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam".

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), các doanh nghiệp trong nước đứng trước cơ hội mở rộng thị trường nhưng đồng thời phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại và phát triển bền vững, các nhà quản trị doanh nghiệp buộc phải xây dựng chiến lược kinh doanh tối ưu, quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất kinh doanh nhằm hạ giá thành sản phẩm, gia tăng lợi nhuận và tối đa hóa giá trị vốn chủ sở hữu. Trong cơ cấu chi phí sản xuất của doanh nghiệp, chi phí nhân công chiếm tỷ trọng đáng kể, đóng vai trò trực tiếp trong việc cấu thành giá thành sản phẩm và quyết định nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính để người lao động tái sản xuất sức lao động và trang trải nhu cầu vật chất, tinh thần, mà còn là đòn bẩy kinh tế quan trọng kích thích năng suất lao động. Do đó, việc hạch toán chính xác, đầy đủ tiền lương và các khoản trích theo lương giúp doanh nghiệp phân bổ hợp lý chi phí nhân công, nâng cao năng lực cạnh tranh và củng cố niềm tin của cán bộ công nhân viên.

Văn bản xác định 03 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản liên quan tới công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
  2. Phân tích thực trạng công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam, tổng kết những kết quả đạt được và chỉ rõ những hạn chế còn tồn tại.
  3. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn rõ:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các nội dung chủ yếu về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định hiện hành.
  • Phạm vi không gian: Công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam.
  • Phạm vi thời gian và dữ liệu: Số liệu tài chính, sổ sách kế toán thu thập trong các năm 2011, 2012 và những tháng đầu năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Về cơ sở pháp lý và chế độ kế toán, khóa luận căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực tại thời điểm nghiên cứu:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
  • Luật Bảo hiểm xã hội năm 2006 điều chỉnh các chế độ trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất và bảo hiểm thất nghiệp.

Về khung lý thuyết, tác giả hệ thống hóa bản chất tiền lương là khoản thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp; đồng thời phân tích 04 chức năng căn bản của tiền lương: chức năng tái sản xuất sức lao động, chức năng đòn bẩy kinh tế (kích thích vật chất), chức năng công cụ quản lý và chức năng xã hội. Về quỹ tiền lương, tác giả phân định quỹ tiền lương đóng bảo hiểm và quỹ tiền lương quyết toán; phân loại tiền lương chính (trực tiếp gắn với quá trình sản xuất sản phẩm) và tiền lương phụ (chi trả khi người lao động thực hiện nhiệm vụ khác như hội nghị, đi học, nghỉ phép).

Về tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương áp dụng trong chế độ kế toán thời kỳ này:

  • Bảo hiểm xã hội (BHXH): Tỷ lệ trích 24% trên tổng quỹ lương đóng bảo hiểm (trong đó 17% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, 7% trừ vào thu nhập của người lao động).
  • Bảo hiểm y tế (BHYT): Tỷ lệ trích 4,5% (trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1,5% trừ vào thu nhập của người lao động).
  • Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Tỷ lệ trích 2% (trong đó 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% trừ vào thu nhập của người lao động).
  • Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Tỷ lệ trích 2% tính toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh (doanh nghiệp nộp 1% lên công đoàn cấp trên, giữ lại 1% để chi tiêu hoạt động tại cơ sở).

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng phương pháp thống kê, thu thập số liệu chứng từ thực tế, phương pháp phân tích - tổng hợp, phương pháp so sánh đối chiếu giữa số liệu các năm tài chính, kết hợp với các bảng biểu minh họa nhằm làm sáng tỏ thực trạng hạch toán tại doanh nghiệp. Nguồn dữ liệu gồm Báo cáo tài chính năm 2011 - 2012, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, hệ thống bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, cùng các sổ cái, chứng từ gốc tại phòng kế toán của công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Nội dung chương 1 tập trung hệ thống hóa toàn bộ các nguyên tắc, chứng từ, tài khoản và quy trình hạch toán lao động tiền lương:

  • Phân loại lao động: Phân loại theo thời gian (lao động thường xuyên từ 3 tháng trở lên, lao động tạm thời/thời vụ dưới 3 tháng, lao động cư trú dưới 183 ngày/năm); phân loại theo quá trình sản xuất (lao động trực tiếp sản xuất và lao động gián tiếp quản lý/phục vụ).
  • Các hình thức trả lương: Trình bày chi tiết công thức tính toán của các hình thức:
    • Lương theo thời gian: Lương thời gian giản đơn (tính theo ngày công, giờ công hoặc mức lương thỏa thuận) và lương thời gian có thưởng.
    • Lương theo sản phẩm: Lương sản phẩm trực tiếp cá nhân ($L = Q \times ĐG$), lương sản phẩm có thưởng, lương sản phẩm lũy tiến, lương sản phẩm gián tiếp, và lương sản phẩm tập thể (phân bổ theo hệ số cấp bậc và thời gian thực tế).
    • Lương khoán: Khoán khối lượng công việc, khoán việc, khoán sản phẩm cuối cùng hoặc khoán quỹ lương áp dụng cho hoạt động xây dựng cơ bản.
    • Lương hỗn hợp: Kết hợp phần thu nhập cố định tối thiểu và phần mềm theo kết quả kinh doanh.
  • Hệ thống chứng từ sử dụng: Gồm Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL), Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL), Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 05-LĐTL), Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu 06-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (Mẫu 07-LĐTL), Hợp đồng giao khoán (Mẫu 08-LĐTL), Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán (Mẫu 09-LĐTL), Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 10-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu 11-LĐTL).
  • Hệ thống tài khoản và sơ đồ hạch toán: Sử dụng TK 334 ("Phải trả người lao động" với hai tài khoản cấp hai: TK 3341 - Phải trả công nhân viên, TK 3348 - Phải trả người lao động khác); TK 338 ("Phải trả, phải nộp khác" với TK 3382 - KPCĐ, TK 3383 - BHXH, TK 3384 - BHYT, TK 3389 - BHTN); cùng các tài khoản chi phí liên quan như TK 622, TK 623, TK 627, TK 641, TK 642, TK 241, TK 335, TK 141, TK 3335.
  • Các hình thức ghi sổ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC: Trình bày nguyên tắc và quy trình của 05 hình thức sổ: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam

Chương 2 mô tả chi tiết đặc điểm tổ chức, tình hình tài chính và thực tế nghiệp vụ kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam (tên tiếng Anh: THANH NAM INVESTMENT SERVICES GENERAL JOINT STOCK COMPANY) thành lập ngày 08/11/2010 theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp; trụ sở chính đặt tại Số 11 ngõ 290 Kim Mã, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội; người đại diện pháp luật là Giám đốc Nguyễn Duy Khánh; mệnh giá cổ phần là 100.000 đồng/cổ phần. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng nhà các loại (chiếm khoảng 80% cơ cấu sản phẩm dịch vụ), bên cạnh các hoạt động bán buôn vật liệu, thiết bị máy móc điện tử viễn thông, lắp đặt hệ thống cơ điện.
  • Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2011 - 2012:
Chỉ tiêu Năm 2011 (đồng) Năm 2012 (đồng) Chênh lệch giá trị (đồng) Tỷ lệ tăng/giảm (%)
Doanh thu thuần về bán hàng & cung cấp DV Cơ sở so sánh Tăng trưởng +7.820.000.000 +15,48%
Giá vốn hàng bán Cơ sở so sánh Tăng trưởng +5.160.000.000 +16,41%
Chi phí bán hàng Cơ sở so sánh Tăng trưởng +280.000.000 +17,58%
Chi phí quản lý doanh nghiệp Cơ sở so sánh Tăng trưởng Tăng vừa phải +10,74%
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Cơ sở so sánh Tăng trưởng +1.550.000.000 +12,53%
Lợi nhuận sau thuế TNDN Cơ sở so sánh Tăng trưởng +1.140.000.000 +12,31%

Tác giả chỉ ra nguyên nhân doanh thu thuần năm 2012 tăng 15,48% (khoảng 7,82 tỷ đồng) là do trúng thầu và ký kết được nhiều hợp đồng xây dựng, bán buôn thiết bị giá trị lớn. Tuy nhiên, giá vốn hàng bán tăng 16,41% và chi phí bán hàng tăng 17,58% đã làm cho biên độ tăng lợi nhuận thuần (+12,53%) thấp hơn tốc độ tăng doanh thu. Dù vậy, lợi nhuận sau thuế vẫn tăng trưởng 1,14 tỷ đồng (+12,31%).

  • Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, đứng đầu là Giám đốc, giúp việc có 02 Phó Giám đốc (Phó Giám đốc kinh doanh - tài chính và Phó Giám đốc kỹ thuật - dự án) điều hành các phòng: Kinh doanh tổng hợp, Kế hoạch kỹ thuật, Quản lý thi công, Tổ chức hành chính, Kế toán và các đội thi công (Đội 1 đến Đội 5). Tổng số lao động chính thức của công ty là 34 người (gồm trình độ Thạc sĩ, Cử nhân kinh tế, Kỹ sư), đồng thời thường xuyên duy trì khoảng 50 nhân công làm việc trực tiếp tại công trường theo hợp đồng thời vụ.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán áp dụng mô hình tập trung gồm 04 nhân sự:
    1. Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp.
    2. Kế toán tổng hợp công trình.
    3. Kế toán thanh toán và thuế (kiêm thủ quỹ).
    4. Kế toán tài sản cố định và vật tư, hàng hóa. Chế độ kế toán áp dụng là Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, hình thức ghi sổ Nhật ký chung trên máy vi tính, kỳ kế toán theo năm dương lịch (01/01 đến 31/12), đơn vị tiền tệ VNĐ, phương pháp thuế GTGT khấu trừ, khấu hao TSCĐ theo đường thẳng (Thông tư 203/2009/TT-BTC).
  • Thực trạng kế toán tiền lương tại đơn vị: Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với khối văn phòng, quản lý và áp dụng khoán việc theo hợp đồng giao khoán/tiến độ công trình đối với khối công nhân xây dựng trực tiếp. Phòng Kế toán theo dõi tính lương dựa trên Bảng chấm công, lập Bảng thanh toán tiền lương và Bảng phân bổ tiền lương, trích nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định.

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam

Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tác giả đề xuất nhóm giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương:

  • Hoàn thiện công tác lập và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa quy trình ghi nhận bảng chấm công tại các công trường thi công xa trụ sở; bổ sung việc lập Bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b-LĐTL) và nghiệm thu công việc bằng văn bản rõ ràng nhằm tránh thất thoát chi phí nhân công.
  • Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi phí nhân công: Đối với đặc thù xây dựng, tác giả đề xuất công ty thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp vào chi phí sản xuất (thông qua TK 335 - Chi phí phải trả) nhằm ổn định giá thành công trình qua các tháng, tránh tình trạng chi phí nhân công biến động đột ngột vào các tháng có nhiều ngày nghỉ lễ, tết.
  • Hoàn thiện quản lý và trích nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn: Theo dõi chặt chẽ danh sách lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên để đóng bảo hiểm đầy đủ, tránh việc nộp chậm gây phát sinh tiền lãi phạt truy nộp BHXH theo quy định; hoàn thiện việc trích giữ lại 1% KPCĐ để chi tiêu phục vụ trực tiếp cho người lao động tại doanh nghiệp.
  • Đẩy mạnh tự động hóa công tác kế toán: Chuyển đổi từ việc quản lý bảng tính thủ công sang áp dụng phần mềm kế toán chuyên dụng, bảo đảm liên kết dữ liệu giữa phần hành kế toán tiền lương với kế toán chi phí giá thành và kế toán tổng hợp.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu thực tiễn: Khóa luận phản ánh bức tranh hạch toán tiền lương tại một doanh nghiệp xây lắp quy mô vừa với 34 nhân viên cơ hữu và khoảng 50 lao động thời vụ ngoài công trường. Dữ liệu ghi nhận mức tăng trưởng doanh thu 15,48% và lợi nhuận sau thuế tăng 12,31% trong năm 2012, đồng thời xác lập rõ cơ chế trích lập các quỹ xã hội gồm BHXH (24%), BHYT (4,5%), BHTN (2%) và KPCĐ (2%) theo đúng quy định pháp luật thời điểm đó.
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra các biện pháp cụ thể, bao gồm việc chuẩn hóa chứng từ khoán việc, trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân thi công qua TK 335 để bình ổn giá thành, và nâng cấp quy trình phần mềm kế toán.
  • Đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận kết nối chặt chẽ giữa hệ thống lý thuyết kế toán tài chính theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC với thực tiễn quản lý chi phí nhân công của một doanh nghiệp hoạt động song song trong lĩnh vực thi công xây dựng và thương mại thiết bị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn Hà Nội với chuỗi số liệu tài chính trong hai năm (2011, 2012 và đầu năm 2013). Các giải pháp kỹ thuật chưa đi sâu vào việc xây dựng mô hình quản trị nguồn nhân lực tích hợp trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
  • Hướng nghiên cứu mở: Mở rộng nghiên cứu sang mô hình kế toán chi phí nhân công cho các doanh nghiệp xây dựng có nhiều chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc; khảo sát sự thay đổi của phương pháp hạch toán tiền lương khi chế độ kế toán doanh nghiệp được cập nhật qua các giai đoạn mới.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tham khảo khung kết cấu hoàn chỉnh của một khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; phương pháp lập các bảng biểu phân bổ tiền lương, chứng từ lao động và quy trình hạch toán định khoản.
  • Người làm thực tế tại các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức bộ máy kế toán 04 người theo mô hình tập trung, kinh nghiệm phân loại lao động văn phòng và lao động thi công khoán việc, cùng kỹ thuật trích trước chi phí lương phép nhằm ổn định giá thành công trình.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam áp dụng hình thức sổ kế toán nào và chế độ kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, thực hiện ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính.

2. Tỷ lệ trích nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ tại thời điểm nghiên cứu được thực hiện ra sao?
Tổng tỷ lệ trích nộp gồm: BHXH 24% (doanh nghiệp chịu 17%, người lao động nộp 7%); BHYT 4,5% (doanh nghiệp chịu 3%, người lao động nộp 1,5%); BHTN 2% (doanh nghiệp chịu 1%, người lao động nộp 1%); KPCĐ 2% (tính toàn bộ vào chi phí của doanh nghiệp, nộp cấp trên 1% và giữ lại đơn vị 1%).

3. Kết quả kinh doanh của Công ty Thành Nam biến động như thế nào giữa hai năm 2011 và 2012?
Năm 2012, doanh thu thuần tăng 15,48% (tăng khoảng 7,82 tỷ đồng), giá vốn tăng 16,41% (khoảng 5,16 tỷ đồng), lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng 12,53% (khoảng 1,55 tỷ đồng), và lợi nhuận sau thuế TNDN tăng 12,31% (tăng khoảng 1,14 tỷ đồng) so với năm 2011.

4. Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo mô hình nào và gồm những nhân sự nào?
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung tại văn phòng công ty với 04 nhân sự: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán tổng hợp công trình, Kế toán thanh toán và thuế (kiêm thủ quỹ), Kế toán tài sản cố định và vật tư, hàng hóa.

5. Cơ cấu lao động của công ty có đặc điểm gì ảnh hưởng đến công tác tính lương?
Công ty có 34 nhân viên chính thức (trình độ thạc sĩ, đại học kinh tế, kỹ sư) hưởng lương theo thời gian và duy trì thường xuyên khoảng 50 lao động thời vụ ngoài công trường hưởng lương khoán theo tiến độ/khối lượng thi công.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Trần Thị Hương đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng công tác hạch toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Tổng hợp Thành Nam. Nghiên cứu cung cấp hệ thống số liệu cụ thể về tình hình tăng trưởng kinh doanh giai đoạn 2011 - 2012, phân tích rõ đặc thù quản lý lao động giữa khối gián tiếp và khối nhân công công trình thời vụ. Các kiến nghị về chuẩn hóa chứng từ khoán việc và trích trước tiền lương nghỉ phép qua tài khoản 335 mang tính ứng dụng thực tiễn cao đối với các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ.