CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 1. Tổng quan về doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân hiện nay. Điều 4, Luật doanh nghiệp năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009 định nghĩa doanh nghiệp như sau: “Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh”[33; 13] Như vậy, doanh nghiệp là khái niệm chung, bao quát cho tất cả các tổ chức kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời hoặc cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước hoặc theo nhu cầu của xã hội. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có thể là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ cho khách hàng nhằm mục đích sinh lời, thu được lợi nhuận.
Trên cơ sở khái niệm doanh nghiệp chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm của doanh nghiệp: Thứ nhất, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được hình thành trên cơ sở sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức. Sự liên kết đó được biểu hiện dưới nhiều hình thức văn bản: Điều lệ, nội quy, quy chế, thỏa thuận. để thực hiện các mục tiêu nhất định nhất là mục đích kinh doanh để có lợi nhuận. Thứ hai, doanh nghiệp có tên riêng, có tài sản và trụ sở giao dịch ổn định Thứ ba, doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật Trên cơ sở những đặc điểm của doanh nghiệp, chúng ta có rất nhiều cách phân loại doanh nghiệp.
Hiện nay, ở nước ta đang tồn tại nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, được phân loại theo một số tiêu chí như: Phân loại theo tính chịu trách nhiệm thì có 2 loại hình doanh nghiệp là: doanh nghiệp chịu trách nhiệm hữu hạn và doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn. Phân loại theo tư cách pháp lý của doanh nghiệp chúng ta có doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phân loại theo quy mô vốn điều lệ, số lao động hàng năm của DN có thể chia thành doanh nghiệp quy mô lớn, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ Phân loại theo hình thức tổ chức doanh nghiệp thì có các doanh nghiệp với các tên gọi: Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần (CTCP), công ty hợp doanh, doanh nghiệp tư nhân (DNTN) và các tập đoàn kinh tế [24; 09]. Về cơ bản các DNTN hay các loại hình doanh nghiệp khác đang tồn tại ở Việt Nam tuy có cùng một mục đích là sản xuất, kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận nhưng vẫn có những nét khác biệt nhay về đặc điểm tổ chức, hoạt động và quy mô.
Do đó, trong phạm vi đề tài này chúng tôi cũng trình bày các đặc điểm cơ bản của các loại hình DNTN để bước đầu có cái nhìn khái quát về tài liệu lưu trữ hình thành trong từng loại doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các cơ sở để xây dựng mô hình tổ chức công tác lưu trữ cho phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp. Theo Điều 141 của Luật Doanh nghiệp năm 2005 thì: “DNTN là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp”[33;189]. Như vậy doanh nghiệp tư nhân (DNTN) được nhà nước bảo hộ quyền sở hữu và tư liệu sản xuất, quyền thừa kế vốn, tài sản và các quyền, lợi ích hợp pháp khác của chủ doanh nghiệp.
Bên cạnh những dấu hiệu chung để nhận biết một doanh nghiệp (là một loại hình doanh nghiệp cho nên nó hội tụ được đầy đủ các đặc điểm của doanh nghiệp nói chung (có tài sản riêng, có tên gọi riêng, có trụ sở, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) và về nguyên tắc DNTN cũng bình đẳng với các loại hình doanh nghiệp khác về các quyền và nghĩa vụ trong kinh doanh) thì DNTN cũng có những nét đặc thù mà thông qua đó có thể phân biệt được DNTN với các loại hình doanh nghiệp khác. Đó là: + DNTN là doanh nghiệp do 1 cá nhân làm chủ; + Chủ DNTN chịu trách nhiệm về mọi hoạt động công nợ của doanh nghiệp bằng toàn bộ tài sản thuộc sở hữu của mình, có nghĩa DNTN chịu trách nhiệm vô hạn; + DNTN không có tư cách pháp nhân. Thực tế hiện nay, DNTN là loại hình doanh nghiệp có xu thế hạn chế thành lập do chủ doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm vô hạn về các khoản nợ bằng toàn bộ tài sản của mình. Do đó, trong quá trình khảo sát chúng tôi nhận thấy 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com đại đa số các DNTN hiện nay chủ yếu là các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ buôn bán, xuất nhập khẩu hoặc sản xuất hàng gia dụng, mỹ nghệ, thiết bị máy móc.
quy mô nhỏ. Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi tiến hành khảo sát một số DNTN, có thể nhắc đến những cái tên điển hình như: DNTN thương mại và sản xuất Hà An, DNTN Hùng Cường, Công ty Bách Khoa, DNTN Nam Phương, Công ty Ống đồng Toàn Phát, DNTN Hoàng Bách, Công ty Kỹ thuật và Môi trường Việt Nam, Công ty Thương mại và Truyền thông Việt Mỹ, DNTN Sản xuất bánh kẹo Hưng Thịnh, DNTN Mỹ Đoàn, DN sản xuất tranh thêu Link Cross Stitch. Mặc dù quy mô hoạt động của các doanh nghiệp này khác nhau, nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều có những nét khá tương đồng về cách tổ chức bộ máy thường rất gọn nhẹ. Bên cạnh đó, do tính chất và quy mô hoạt động không lớn nên tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp này cũng không quá nhiều, chủ doanh nghiệp cũng chỉ chú trọng sản xuất kinh doanh mà chưa có nhiều nỗ lực đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp mình.
Vì vậy, công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp này hiện nay cũng gặp nhiều hạn chế và khó khăn. Tất cả các loại hình doanh nghiệp trên dù quy mô, tính chất, phạm vi và lĩnh vực hoạt động khác nhau nhưng trong quá tronh hoạt động đều sản sinh một số loại tài liệu phổ biến như: Nhóm tài liệu pháp lý là những tài liệu liên quan đến việc thành lập và cấp phép hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Nhóm tài liệu về tổ chức hoạt động; tài liệu về hoạt động lãnh đạo, điều hành của ban lãnh đạo doanh nghiệp; tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; tài liệu tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh; tài liệu kế toán, xây dựng cơ bản; tài liệu về nhân sự. Tất cả những văn bản, tài liệu này đều có giá trị to lớn đối với quá trình hoạt động, ổn định và phát triển của chính doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, công tác lưu trữ tài liệu tại các DNTN hiện nay cũng còn có rất nhiều những tồn đọng cần nghiên cứu và hoàn thiện.
Do đó đề tài này cũng mong muốn đi sâu vào tìm hiểu tình hình thực hiện công tác lưu trữ các DNTN trong đó chủ yếu tập trung vào các công ty TNHH, CTCP, DNTN, Tập đoàn kinh tế tư nhân để phần nào đó giải quyết bài toán khó mà các doanh nghiệp đang mắc phải. Cơ sở lý luận để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1 Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động cuả các doanh nghiệp tư nhân Trong pháp lệnh lưu trữ quốc gia (2001) Điều 1 có viết “tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn…”[41; 02] Còn trong Luật lưu trữ (2011) tại Điều 2 lại quy định: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”[34; 04] Như vậy, theo tinh thần của bản Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 và Luật Lưu trữ 2011 thì cứ những tài liệu nào là bản chính, bản gốc có giá trị hình thành trong các cơ quan, tổ chức hay hoạt động của cá nhân trên các lĩnh vực xã hội thì được coi là tài liệu lưu trữ (TLLT). Từ đó có thể rút ra cách hiểu về TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nói chung là tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử, an ninh… được sản sinh trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau và được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia, các kho lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào chất liệu mang tin.
Theo đó, tài liệu lưu trữ hình thành trong các DNTN là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như: hoạt động sản xuất, kinh doanh, marketing, dịch vụ, pháp lý… Những tài liệu này đều là những tài liệu có giá trị đối với hoạt động của các doanh nghiệp cũng như giá trị khai thác sử dụng lâu dài phục vụ các mục đích khác nhau của doanh nghiệp và xã hội. Tại Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2005 số 60/2005/QH11 ban hành ngày 29/11/2005 có quy định về Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp, trong đó quy định rõ các loại tài liệu mà doanh nghiệp cần phải lưu giữ đó là: - Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông; 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.