CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm cơ bản liên quan tới quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp 1. Khái quát về khoản phải thu 1.Khái niệm về khoản phải thu - Khoản phải thu: Là bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi.
- “Khoản phải thu là những chỉ tiêu kinh tế phản ánh mối quan hệ so sánh giữa kết quả hoạt động kinh doanh với các chỉ tiêu vốn kinh doanh mà doanh sử dụng trong kì kinh doanh. Nói cách khác, khoản phải thu của doanh nghiệp là phạm trù kinh tế phản ánh trình độ khai thác, quản lý tài sản trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục tiêu sinh lời tối đa với chi phí thấp nhất”1. - Khoản phải thu là một vấn đề phức tạp có liên quan đến tất cả các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh cho nên doanh nghiệp chỉ có thể nâng cao hiệu quả trên cơ sở sử dụng các yếu tố cơ bản của quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp phải giải quyết được vấn đề như: thu hồi khoản phải thu đúng hạn, kịp thời, huy động thêm để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và doanh nghiệp phải đạt được các mục tiêu đề ra trong quá trình quản trị các khoản phải thu. Đặc điểm của khoản phải thu - Khoản phải thu thực chất là đồng vốn mà doanh nghiêp bị đối tác ( có thể là khách hàng hoặc nhà cung cấp) chiếm dụng vì thế về nguyên tắc quy mô các khoản phải thu càng nhỏ càng tốt.
- Quy mô tính chất của các khoản phải thu phụ thuộc vào mỗi loại hình kinh doanh khác nhau, từng doanh nghiệp khác nhau, chính sách bán hàng trong từng thời kì. Thông thường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp càng mở rộng, quy mô các khoản phải thu càng tăng lên và ngược lại. 1 [1] Đặng Văn Ngữ (2003), Giáo trình Quản trị tài chính, Nhà xuất bản Thống kê, tr 50-53 Luan van 5 - Tình hình tiêu thụ sản phẩm trên thị trường có trôi chảy như thường lệ không, hay xuất hiện dấu hiệu giảm sút, suy thoái làm ảnh hưởng đến kì hạn thanh toán của khách hàng và làm ảnh hưởng đến việc thu hồi nợ của doanh nghiệp. Vai trò của khoản phải thu - Khoản phải thu góp phần giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh được ổn định, phát triển và hoạt động một cách hiệu quả nhất.
- Giúp doanh nghiệp khắc phục những khó khăn cũng như các vấn đề liên quan đến lợi nhuận của doanh nghiệp. - Khi thu hồi được các khoản phải thu giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro trong hoạt động kinh doanh và cạnh tranh với các đối tác trên thị trường. Phân loại các khoản phải thu2 Bảng 1. Bảng phân loại các khoản phải phu STT Tiêu thức phân loại Các loại khoản phải thu 1 Phân loại các khoản phải thu theo Khoản phải thu từ khách hàng 2 đối tượng Khoản ứng trước cho người bán 3 Khoản phải thu nội bộ 4 Khoản tạm ứng cho công nhân viên 5 Khoản thế chấp kí cược kí quỹ 6 Khoản phải thu khác 7 Phân loại khoản phải thu theo Khoản phải thu ngắn hạn 8 thời gian Khoản phải thu dài hạn *Phân loại các khoản phải thu theo đối tượng +, Khoản phải thu từ khách hàng Là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ khách hàng.
Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một nét đặc trưng thương mại. Thậm chí còn được coi như là một đồng vốn. Do vậy, vấn 2 [2] Nguyễn Thị Thanh Huyền, Luận Văn tốt nghiệp 2017, Quản trị khoản phải thu của công ty cổ phần xây lắp điện Bắc Giang, tr 6-8 Luan van 6 đề quản lý khoản phải thu đặc biệt trở nên quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh. +, Khoản ứng trước cho người bán Là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ ngườ bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hóa, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao.
+, Khoản phải thu nội bộ Là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. +, Khoản tạm ứng cho công nhân viên Là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hóa, chi phí công tác,… +, Khoản thế chấp, kí cược, kí quỹ - Khoản thế chấp: thường phát sinh trong quan hệ vay vốn. Khi vay vốn có thế chấp, người vay phải mang tài sản của mình giao cho người cho vay trong thời gian vay vốn. - Khoản kí cược : là số tiền doanh nghiệp dùng vào việc đặt cược khi thuê mượn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm cho người đi thuê trong việc quản lý sử dụng tài sản đi thuê và sử dụng đúng hạn.
Số tiền kí cược do bên cho thuê quy định và có thể lớn hơn giá trị tài sản cho thuê. - Kí quỹ: là số tiền, hay tài sản được gửi trước để làm tin trong các quan hệ mua bán, nhận đại lý bán hàng, tham gia đấu thầu,. +, Khoản phải thu khác Khoản phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính chất thương mại, không liên quan đến giao dịch mua bán như : Luan van 7 - Các khoản phải thu tạo ra doanh thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia. - Các khoản phải thu không mang tính thương mại như: cho mượn tài sản, phải thu từ tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý,… * Phân loại khoản phải thu theo thời gian +, Khoản phải thu ngắn hạn Là những khoản phải thu khách hàng, khoản trả trước cho người bán, phải thu nội bộ, và các khoản phải thu khác tại các thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới 1 năm hoặc trong một chu kì kinh doanh (sau khi trừ đi dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi).
+, Khoản phải thu dài hạn Là các khoản phải thu khách hàng, khoản trả trước cho người bán, phải thu nội bộ, và các khoản phải thu khác và số vốn kinh doanh đã giao cho một đơn vị trực thuộc, tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm hoặc trên một chu kì kinh doanh ( sau khi trừ đi dự phòng phải thu dài hạn khó đòi). Khái quát về quản trị khoản phải thu 1. Khái niệm về quản trị khoản phải thu “Quản trị khoản phải thu là quá trình quản lý tài sản của doanh nghiệp hiện đang bị khách hàng chiếm dụng. Đảm bảo cho doanh nghiệp thu được khoản tiền nợ đúng hạn với chi phí thấp nhất, giảm được các khoản phải thu khó đòi, tạo ra lợi thế về vốn giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp”.3 Quản trị khoản phải thu là làm sao giảm tối đa được các khoản phải thu để có thể giảm thiểu ở mức thấp nhất các rủi ro có thể gặp phải.
Khách hàng là những người đưa doanh nghiệp vào những tình huống và nguy cơ mất mát cao khi họ cố tình kéo dài thời hạn thanh toán hoặc là không chịu thanh toán. Khi đó buộc doanh nghiệp phải thêm các khoản phát sinh như: - Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nguồn lực hơn trong việc thu nợ. - Doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào tài sản lưu động. 3 [3] Nguyễn Thị Phương Liên [2013], Giáo trình Quản trị tài chính, Nhà xuất bản thông kê, tr 68 - 70 Luan van 8 Do đó quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp là doanh nghiệp phải đưa ra được công tác thu hồi nợ mềm dẻo linh hoạt để tránh mất lòng tin với khách hàng nhưng làm sao cũng phải giảm thiểu được tỷ lệ mất mát ở mức có thể chấp nhận được.
Mục tiêu quản trị khoản phải thu Sơ đồ 1. Quy trình nguyên lý khoản phải thu Bán chịu Tăng doanh Tăng khoản phải thu thu Tăng lợi Tăng chi phí liên nhuận quan đến khoản phải thu Chi phí cơ hội do đầu tư khoản phải thu So sánh lợi nhuận Quyết định chính sách bán và chi phí gia chịu tăng Luan van 9 Hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát các khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa thì không bán được hàng do đó mất đi cơ hội bán hàng làm mất đi cơ hội lợi nhuận.
Nếu bán chịu hàng hàng quá nhiều thì chi phí các khoản phải thu tăng và nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng tăng. Để quyết định xem có tăng khoản bán chịu hay không ? Cần: - Quyết định xem lợi nhuận gia tăng có lớn hơn chi phí gia tăng hay không? - Quyết định xem tiết kiệm chi phí có bù đắp lợi nhuận giảm không? 1. Vai trò quản trị khoản phải thu - Khoản phải thu thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản lưu động của các doanh nghiệp. Do đó, quản trị khoản phải thu tốt thì vòng quay vốn của doanh nghiệp sẽ tốt.
Từ đó, kích thích hoạt động kinh doanh phát triển. - Tổ chức hệ thống kiểm soát nợ phải thu chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin, kịp thời nhanh chóng, sẽ giúp cho các doanh nghiệp hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro không thu hồi được nợ, chi phí thu hồi nợ sẽ thấp. Các lý thuyết cơ bản về quản trị khoản phải thu 1. Sự cần thiết của hoạt động quản trị khoản phải thu Trong thực tiễn kinh doanh, các doanh nghiệp thường phải bán chịu hàng hóa của mình trong một thời gian nhất định.
Trong khi chờ thu các khoản tiền này thì doanh nghiệp vẫn tiếp tục bán hàng và do đó sẽ lại xuất hiện các khoản bán chịu mới. Đồng thời, các doanh nghiệp cũng có các khoản mua chịu hàng hóa từ các doanh nghiệp khác.