Báo cáo thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoàng Mai

Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoàng Mai được thành lập năm 2001 tại Hà Nội. Công ty có vốn điều lệ là 96 tỷ đồng. Địa chỉ hiện tại là P 204/C3, số 34A, phố Trần Phú, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất và kinh doanh bánh kẹo. Trụ sở ban đầu đặt tại 48 Hàng Tre, Quận Hoàn Kiếm. Số lượng nhân viên ban đầu là 15 người, hiện nay đã lên gần 400 nhân viên. Lĩnh vực kinh doanh chính là nhập khẩu và phân phối độc quyền các sản phẩm bánh kẹo cao cấp tại Việt Nam. Các sản phẩm được phân phối trên toàn quốc thông qua hệ thống các nhà phân phối, siêu thị và nhân viên bán hàng trực tiếp. Các nhãn hàng phân phối qua các năm phát triển từ bánh Apollo (Malaysia) đến 60 nhãn hàng của 8 công ty vào năm 2005.

Mô hình tổ chức quản lý tại Công ty Hoàng Mai bao gồm Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và các phòng ban chức năng. Các phòng ban bao gồm: Phòng Hành chính – Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Xuất nhập khẩu, Phòng Marketing, Phòng Admin và CSKH, và các kho (Kho Diễn, kho Triều Khúc, kho Ngọc Lâm). Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Ví dụ, Phòng Kế toán theo dõi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đề xuất các biện pháp quản lý tài chính. Phòng Kinh doanh tìm kiếm khách hàng và thị trường tiêu thụ. Phòng Marketing tạo dựng hình ảnh và thương hiệu công ty. Tổng Giám đốc trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Hoạt động chính của Công ty Hoàng Mai là nhập khẩu bánh kẹo từ các quốc gia khác về Việt Nam và xuất khẩu bánh gạo RICHY từ Việt Nam sang 15 quốc gia trên thế giới. Về xuất khẩu, công ty xuất khẩu hàng hóa trực tiếp theo điều kiện giá FOB. Về nhập khẩu, công ty nhập khẩu hàng hóa trực tiếp theo điều kiện CIF. Công ty chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan, thuê tàu xe và bảo hiểm để xuất nhập khẩu hàng hóa. Mọi chi phí vận chuyển và làm thủ tục xuất khẩu được ghi nhận là chi phí bán hàng. Điều này giúp công ty kiểm soát được dòng hàng hóa và chi phí một cách hiệu quả.

Phòng kế toán tại Công ty Hoàng Mai có 8 người với các chức vụ khác nhau: Kế toán trưởng, Kế toán thuế, Kế toán doanh thu, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán kho, và Thủ quỹ. Mỗi vị trí có nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, kế toán thuế kiểm tra đối chiếu bảng kê khai hồ sơ xuất nhập khẩu và lập báo cáo tổng hợp thuế. Kế toán kho theo dõi lượng hàng tồn kho. Thủ quỹ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt. Kế toán trưởng bao quát toàn bộ công tác kế toán của công ty. Sự phân công này giúp bộ máy kế toán hoạt động trơn tru và hiệu quả.

Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của công ty. Điều này đảm bảo tính thống nhất và kiểm soát trong hoạt động kế toán. Mỗi nhân viên kế toán có nhiệm vụ cụ thể, từ việc viết hóa đơn hàng hóa bán ra đến theo dõi cơ cấu tài sản cố định. Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc bao quát và điều hành toàn bộ công tác kế toán. Mô hình này phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý của Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoàng Mai.

Công ty Hoàng Mai áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Niên độ kế toán được tính theo năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam (VND). Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp trích khấu hao TSCĐ là phương pháp đường thẳng. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định. Quy trình kế toán được thực hiện trên máy tính, giúp giảm bớt công việc ghi chép và tăng tốc độ xử lý thông tin.

Phần mềm kế toán EFFECT 2 được tích hợp từ 3 phân hệ chính: chức năng, thao tác cuối kì, hệ thống. Phần mềm có giao diện trực quan bằng tiếng Việt, dễ nhập liệu. Các phân hệ nhỏ hơn bao gồm quản lý tiền tệ, quản lý chi tiết vật tư hàng hoá, quản lý tài sản cố định, quản lý công nợ, quản lý chi phí, và xác định hiệu quả kinh doanh. Tất cả các báo cáo đều có thể lọc số liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau. Phần mềm có tính bảo mật cao và dễ dàng tích hợp với những chức năng mới.

Phần mềm EFFECT có nhiều chức năng hữu ích, bao gồm quản lý chi tiết vật tư hàng hoá theo mã hàng, nhóm hàng, nguồn gốc, kho hàng, nhà cung cấp, người mua. Quản lý tài sản cố định chi tiết theo mã tài sản, tên tài sản, nguyên giá, giá trị còn lại, hao mòn luỹ kế, nguồn hình thành tài sản. Quản lý công nợ phải thu - phải trả chi tiết từng khách hàng theo từng hoá đơn. Quản lý chi phí và tính giá thành đến từng đơn hàng, sản phẩm, công trình. Xác định hiệu quả kinh doanh đến từng ngành nghề, hoạt động kinh doanh, nhóm hàng, mặt hàng, công trình, nhân viên, thị trường.

Hàng ngày, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính. Kế toán luôn phải kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ thực hiện các bút toán hạch toán, phân bổ, kết chuyển. Đồng thời, các báo cáo kế toán sẽ được kết xuất từ các số liệu ban đầu. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC.

Môi trường làm việc tại Công ty Hoàng Mai năng động, chuyên nghiệp. Đồng nghiệp thân thiện và sẵn sàng giúp đỡ. Văn hóa doanh nghiệp Hoàng Mai coi trọng sự hợp tác và tinh thần trách nhiệm. Đây là một môi trường tốt để sinh viên học hỏi và phát triển. Tuy nhiên, cũng cần chủ động hơn trong việc tiếp cận công việc và hỏi hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp.

Trong quá trình thực tập, sinh viên đã học được nhiều kiến thức và kỹ năng quan trọng, bao gồm: Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán EFFECT, kỹ năng lập báo cáo thuế, kỹ năng phân tích tài chính, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm, và kỹ năng giải quyết vấn đề. Những kỹ năng này sẽ rất hữu ích cho sự nghiệp sau này.

Để cải thiện công tác kế toán tại Công ty Hoàng Mai, có thể xem xét một số đề xuất sau: Nâng cấp phần mềm kế toán để đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý, tổ chức các khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kế toán, tăng cường kiểm tra và giám sát hoạt động kế toán, và xây dựng hệ thống báo cáo kế toán đầy đủ và kịp thời.