Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HOÀNG MAI 1. Thông tin chung về công ty TNHH thương mại và sản xuất Hoàng Mai Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Hoàng Mai được thành lập năm 2001 tại Hà Nội theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102003620 do Sở Kế Hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Hoàng Mai đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 09 tháng 10 năm 2001 đăng ký thay đổi lần thứ sáu ngày 18 tháng 01 năm 20015. Tên Công ty:“CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HOÀNG MAI” Tên giao dịch quốc tế: HOANG MAI PRODUCE AND TRADING COMPANY LIMITED Tên viết tắt: HOANG MAI P & T CO., LTD Vốn điều lệ: 96.( Chín mươi sáu tỷ đồng) Địa chỉ: P 204/C3, số 34A, phố Trần Phú, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Ngành nghề sản xuất kinh doanh: Sản xuất và kinh doanh bánh kẹo. Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH thương mại và sản xuất Hoàng Mai Công ty TNHH Thường mại và sản xuất Hoàng Mai được thành lập tháng 10 năm 2001 với trụ sở ban đầu đặt tại 48 Hàng Tre, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Tháng 10 năm 2006 Văn phòng công ty chuyển về số 40 Trần Nhật Duật, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. 2 Trương Thị Hương Trà – CQ49/21.07 Báo cáo thực tập lần 1 Tháng 4 năm 2011 Văn phòng công ty chuyển về Tầng 9, tòa nhà văn phòng HCMCC Tower, số 249A Thụy Khuê, Quận Tây Hồ, Hà Nội.
Số lượng công nhân viên khi thành lập có 15 người và tính đến nay gần 400 nhân viên. Lĩnh vực kinh doanh của Công ty: Nhập khẩu và Phân phối độc quyền các sản phẩm bánh kẹo cao cấp tại Việt Nam. Sản phẩm của Công ty hiện được phân phối trên toàn quốc thông qua hệ thống các nhà phân phối, các siêu thị và nhân viên bán hàng trực tiếp tại công ty. Các nhãn hàng mà công ty Hoàng Mai phân phối qua các năm: Năm 2001: Chỉ tập trung phân phối duy nhất sản phẩm bánh Apollo của Tập đoàn sản xuất bánh Apollo của Malaysia Năm 2002: Đã phát triển lên 15 nhãn hàng bao gồm: Bánh Apollo – Malaysia, Kẹo Gula Rinda – malaysia, Kẹo Koko – Malaysia, Bánh Crow – pie của Hàn Quốc,.
Năm 2003 – 2004: Phát triển thêm 21 nhãn hàng lên tổng số 36 nhãn hàng của 8 công ty. Năm 2005: Công ty mở rộng số nhãn hàng phân phối lên 60 nhãn hàng của 8 công ty. Năm 2006: Công ty mở rộng kinh doanh sang Châu Âu, Châu Mỹ, Trung Đông,. với việc độc quyền phân phối các thương hiệu sản phẩm: Bánh Euro Cake, Bánh trứng London, Bánh Montresor,.
Năm 2007 đến nay: Công ty độc quyền phân phối sản phẩm của các hãng: nhà máy Apollo, nhà máy Lonbisco, nhà máy Montresor, nhà máy Euro Cake, nhà máy Garuda food, Nhà máy LB, Nhà máy Rinda, Nhà máy sugus, nhà máy Lambertz, nhà máy Kemm. 3 Trương Thị Hương Trà – CQ49/21.07 Báo cáo thực tập lần 1 1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Hoàng Mai Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám đốc Phòn Phòn Phòn Phòn Phòn Kho Phòn g g kế g g g g toán Kinh XNK MKT HC - doan CSK NS BPKD BPKD NPP siêu thị Kho Kho Kho Ngọc Diễn Triều Lâm Khúc Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Hoàng Mai Ban lãnh đạo công ty bao gồm: 1 Tổng Giám đốc, 1 phó Tổng Giám đốc, 1 kế toán trưởng. Các phòng ban chức năng và các đội trực thuộc gồm: - Phòng Hành chính – Nhân sự.
4 Trương Thị Hương Trà – CQ49/21.07 Báo cáo thực tập lần 1 - Phòng Kế toán. - Phòng Kinh doanh. - Phòng xuất nhập khẩu. - Phòng Marketing.
- Các kho: Kho Diễn, kho Triều Khúc, kho Ngọc Lâm Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: 1. Tổng Giám đốc: ( Nguyễn Thị Tuyết Mai) Trực tiếp điều hành, chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, đại diện cho toàn bộ quyền lợi của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. Phân công nhiệm vụ quản lý cho Phó Tổng giám đốc phụ trách và chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ phân công cho Phó Tổng giám đốc. Phó Tổng giám đốc: (Nguyễn Thị Hương) Là người tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc, được, Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc và bộ phận được phân công quản lý.
Thay mặt Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh khi được ủy quyền.Phó tổng giám đốc còn được quyền triệu tập, làm việc với các phòng ban, phân xưởng, các kho để tổ chức chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Phòng Hành chính – Nhân sự: Có nhiệm vụ sắp xếp nhận sự, nâng hạ bậc lương, khen thưởng, kỷ luật, tiếp nhận hoặc thuyên chuyển công tác, cho thôi việc, lập kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên, tiếp thu chế độ chính sách của Nhà nước để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của người lao động, thực hiện công tác lễ tân, quản lý điều động xe, quản lý công tác bảo vệ, tự vệ của Công ty. 5 Trương Thị Hương Trà – CQ49/21.07 Báo cáo thực tập lần 1 4. Phòng Kế toán : Tổ chức theo dõi nghiệp vj kinh tế phát sinh trong công ty, từ đó đề xuất Tổng giám đốc các biện pháp nhằm đảm bảo và tăng cường công tác quản lý tài chính trong đơn vị, phát huy tốt hiệu quả sử dụng vốn.
Kịp thời làm BCTC của công ty. Tổ chức quản lý tài sản, thực hiện chế độ kiểm tra đánh giá định kì nhằm xử lý kịp thời những tài sản hư hỏng, kiểm tra chặt chẽ việc thu chi tiền mặt trong công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước pháp luật về chế độ kế toán, thống kê, quản lý tài chính của công ty. Đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty theo nguyên tắc hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, trực tiếp điều hành phòng kế toán tài vụ.
Phòng Xuất nhập khẩu: Chịu trách nhiệm làm các thủ tục Hải quan, the tàu xe, bảo hiểm để xuất hàng hóa từ trong nước ra nước ngoài và nhập khẩu hàng hóa từ các quốc gia khác về công ty. Ngoài ra phòng XNK còn đảm nhận công việc đối ngoại với các đối tác nước ngoài nhằm giữ mối quan hệ tốt đẹp. Phòng Kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm đối tác và thị trường tiêu thụ sản phẩm, lạp và kí kết các hợp đồng kinh tế. Tham mưu với Tổng giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty.
Phòng kinh doanh chia làm 2 bộ phận: Bộ phận kinh doanh siêu thị, bộ phận kinh doanh Nhà Phân Phối. Phòng Marketing: Với nhiệm vụ chính tạo dựng hình ảnh và thương hiệu công ty, đưa hình ảnh của công ty đến gần hơn với người tiêu dùng. Bộ phận Marketing đảm nhận công việc: tổ chức hội chợ, thực hiện các chương trình Quảng cáo trên vô tuyến, quảng cáo thông qua hệ thống biển bảng,. Phòng Admin và CSKH Đây là phòng kiểm soát toàn bộ hệ thống mạng trong công ty, mọi phần mềm kế toán, mọi thông tin kinh doanh phòng admin chịu trách nhiệm giữ bí mật và cập nhật kiên tục.
Ngoài ra, nhiệm vụ phòng này phải cập nhật các ý kiến của khách hàng và giải đáp thắc mắc cho khách hàng để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. 6 Trương Thị Hương Trà – CQ49/21.07 Báo cáo thực tập lần 1 9. Các Kho Công ty có 3 kho, bao gồm: Kho Diễn, kho Ngọc Lâm, kho Triều Khúc,.Với hệ thống các kho nằm dàn trải các phía của thành phố Hà Nội rất tiện lợi cho công tác phân phối hàng hóa đi tất cả các tỉnh. Các kho với nhiệm vụ kiểm tra và theo dõi việc xuất nhập tồn của thành phẩm, hàng hóa cả công ty.
Làm thủ tục nhập xuất kho thành phẩm hàng hóa vào thẻ kho và các chứng từ liên quan. Đặc điểm quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Hoạt động chính của công ty là nhập khẩu bánh kẹo từ các quốc gia khác về Việt Nam và xuất khẩu bánh gạo RICHY từ Việt Nam sang 15 quốc gia trên thế giới. Về hoạt động xuất khẩu: Công ty TNHH thương mại và sản xuất Hoàng Mai xuất khẩu hàng hóa trực tiếp theo điề kiện giá FOB, công ty sẽ thuê xe vận chuyển hàng hóa ra cảng, làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa với cơ quan hải quan, sau đó chịu trách nhiệm vận chuyển hàng lên bong tàu cho bên mua, khi hàng hóa được chuyển lên boong tàu thì mọi rủi ro về hàng hóa được chuyển giao cho bên mua. Người mua có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa, vận chuyển hàng hoá và các công việc sau đó.
Mọi chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa và làm thủ tục xuất khẩu được ghi nhận là chi phí bán hàng. Về hoạt động nhập khẩu: Công ty nhập khẩu hàng hóa trực tiếp theo điều kiện CIF, người bán hết trách nhiệm với hàng hóa kể từ khi hàng hóa được giao lên boong tàu do người bán thuê tại cảng đi. Mọi phát sinh sau thời điểm giao hàng, người mua phải chịu trách nhiệm. Người bán phải mua bảo hiểm và chịu mọi chi phí phát sinh liên quan như giấy phép, thông quan xuất khẩu.
7 Trương Thị Hương Trà – CQ49/21.07 Báo cáo thực tập lần 1 Chương 2: BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HOÀNG MAI 2. Đặc điểm kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Hoàng Mai 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty a) Số lượng và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán. Phòng kế toán có 8 người với chức vụ như sau: STT CHỨC VỤ SỐ LƯỢNG 1 Kế toán trưởng 01 2 Kế toán thuế 01 3 Kế toán doanh thu, công nợ, TSCĐ 01 4 Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán lương, BHXH, BHYT 01 5 Kế toán kho 03 6 Thủ quỹ 01 b) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán trước hết phải xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán, mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng ban có liên quan khác trong công ty.
Tổ chức hạch toán phải đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, phân công trách nhiệm hợp lý , khoa học. Áp dụng phương pháp hạch toán phù hợp, nhằm quản lý chặt chẽ hoạt động sản xuất kinh doanh.