CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TNHH VIỆT TÂN 1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Việt Tân: 1.1 Thông tin chung Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VIỆT TÂN Tên giao dịch: Viet Tan Company Limited Tên viết tắt: Viet Tan Co.,Ltd Địa chỉ: Số 107/10/8 , đường Bình Giã, P. VT , Tỉnh BRVT. Mã số thuế : 3500383839 Điện thoại: 064.3541253 Email: vantru66@yahoo.2 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty - 24/03/2000: Công Ty TNHH Việt Tân được thành lập, hội đồng thành viên gồm có 2 người: ông Nguyễn Văn Trụ - Giám đốc và bà Nguyễn Thị Thảo - Phó giám đốc. Ngành nghề hoạt động chính: Thương mại và dịch vụ.
- 14/05/2002: Công ty tăng vốn góp kinh doanh: tăng vốn góp điều lệ ban đầu 300. - 28/08/2006: Công ty thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh và tăng vốn góp điều lệ. Thay đổi địa chỉ mới: 28/53 Huyền Trân Công Chúa, phường 8, TP Vũng Tàu. Tăng vốn điều lệ lên 1.
- 09/03/2010: Thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh đến địa chỉ về 107/10/8 Bình Giã, Phường 8, TP Vũng Tàu. - 07/06/2010: Công ty đăng ký thay đổi mã số doanh nghiệp thành 3500383839. - 25/05/2010: Công ty đăng ký tăng vốn điều lệ lên 5. - 14/03/2012: Công ty đăng ký tăng vốn điều lệ lên 14.
- 20/12/2012: Công ty đăng ký thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh, kết nạp thành viên mới là bà Đỗ Thị Thanh Hà và tăng vốn điều lệ lên 14. Trang 4 + Mua bán vật liệu xây dựng, vật tư cơ khí, hàng nông sản và chế biến thực phẩm, tạp hoá, hàng khô, hoá chất. - Mua bán vật tư thiết bị phục vụ dầu khí, vật tư thiết bị phòng cháy, đồ bảo hộ lao động và thiết bị văn phòng. - Sửa chữa, gia công cơ khí.
- Cho thuê phương tiện vận tải.2 Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Việt Tân 1.1 Vai trò và chức năng Công ty TNHH Việt Tân chuyên cung cấp dịch vụ và thương mại cho ngành Dầu khí. Sau nhiêu năm hoạt động, công ty tiếp tục mở rộng thị trường cung cấp dịch vụ trong nước và quốc tế, nâng cao chất lượng dịch vụ, đóng góp cho ngành thương mại và dịch vụ, tăng cường sức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài, góp phần xây dựng đất nước ngày một phồn vinh và hưng thịnh.2 Nhiệm vụ - Thực hiện cung cấp dịch vụ và thương mại. - Thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Đảm bảo việc làm, đời sống, an toàn lao động cho cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện các chính sách xã hội mà Nhà nước đã ban hành.
- Bảo vệ an toàn xã hội, giữ vững an ninh chính trị, bảo vệ môi trường.3 Thuận lợi và khó khăn 1.1 Thuận lợi Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, sổ chi tiết các tài khoản, sổ cái tổng hợp của công ty được lập đầy đủ và theo đúng biểu mẫu đã đăng ký, đúng nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu. - Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản đơn giản, số liệu không quá nhiều giúp tính toán và ghi chép chính xác, việc sử dụng hệ thống báo cáo theo mẫu biểu đơn giản giúp doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài dễ đọc và dễ hiểu. - Việc thực hiện báo cáo theo trình tự trên giúp việc tính toán đơn giản hơn và nhanh chóng.2 Khó khăn - Công ty dùng hình thức kiểm soát nội bộ nên việc kiểm soát kế toán giữa các phòng ban được thực hiện một cách chăt chẽ, giúp quản lý hàng hoá bán hàng được chính xác. - Đối với các khoản công nợ với khách hàng thì kiểm soát phát hiện là đối chiếu định kỳ, với nhà cung cấp thì kiểm soát phòng ngừa là đối chiếu bất kỳ lúc nào với nhà cung cấp.
- Công ty sử dụng thủ tục kiểm soát phát hiện là kiểm kê định kỳ. - Công ty là doanh nghiệp nhỏ nên số lượng tài sản không nhiều nên việc kiểm kê tài sản được thực hiện một cách dễ dàng ,và đồng thời là doanh nghiệp thương mại nên số lượng và chủng loại hàng hoá rất nhiều nên việc sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ là hợp lý. - Ngoài kế toán trưởng ra, giám đốc cũng là người thường xuyên kiểm tra và giám sát công việc kế toán đó là biểu hiện tốt tránh tình trạng sai sót và gian lận trong công tác kế toán tốt.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý bộ máy công ty 1.1 Sơ đồ tổ chức Là công ty thuộc doanh ngiệp vừa và nhỏ nên bộ máy quản lý của Công ty TNHH Việt Tân khá gọn nhẹ và có hiệu quả, đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc. Bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo cơ cấu trực tuyến chức năng, được thể hiện theo sơ đồ sau: Hội đồng thành viên Giám đốc P.Thương mại P.1 : Sơ đồ bộ máy quản lý Trang 6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ từng phòng ban + Hội đồng thành viên Được phân chia lợi nhuận sau khi công ty đã nộp thuế và hoàn các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật tương ứng với phẩn vốn góp của công ty, có quyền tham dự các cuộc họp của hội đồng thành viên, thảo luận, kiến nghị, biểu quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của hội đồng thành viên; có quyền kiểm tra và xem sổ đăng ký thành viên, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu khác liên quan, được chia giá trị tài sản còn lại của công ty tương ứng với phần vốn góp khi công ty giải thế hoặc phá sản có quyền khởi kiện giám đốc công ty tại toà án khi giám đốc không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, gây thiệt hại đến lợi ích của các thành viên đó và các quyền khác được quy định tại Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty.
+ Giám đốc Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên; quyết định và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty; ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; ký kết các hợp đồng nhân danh công ty, trừ các trường hợp thuộc thẩm quyền của hội đồng thành viên; kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc sử lý các khoản lỗ trong kinh doanh; tuyển dụng lao động; các điều khác được quy định tại điều lệ tại công ty, tại hợp đồng lao động mà giám đốc ký với công ty và theo quyết định của hội đồng thành viên. + Phòng kỹ thuật: - Thực hiện các chức năng của mình theo quy định của công ty như: phụ trách khâu kỹ thuật má móc, theo dõi thường xuyên các đơn hàng, kiểm tra hồ sơ, đưa ra ý kiến cấp trên trong việc chọn nhà cung cấp để chào thầu cho các hạng mục liên quan khi có thư mời thầu. - Phải báo cáo với cấp trên khi phát hiện các nhà cung cấp giao hàng không đúng kỹ thuật đã ký hợp đồng, tư vấn cho ban giám đốc trong vấn đề nhận cung cấp thiết bị máy móc và đưa ra các phương án thay thế (nếu có), thực hiện các quy định công ty đề ra. + Phòng kế toán: Trang 7 - Thực hiện công việc của mình theo chế độ kế toán hiện hành, phản bác các công việc vi phạm pháp luật, chế độ kế toán, không có quy định trong hợp đồng lao động.
- Thực hiện đầy đủ các công việc của mình, phải báo cáo với cấp trên về tình hình tài chính hàng tháng theo yêu cầu quản lý, khi phát hiện những sai sót trong lĩnh vực kế toán thì cần phải báo ngay cho ban giám đốc để kịp thời đưa ra giải pháp. + Phòng kinh doanh: - Chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và thị trường xuất khẩu. Xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán hàng trình giám đốc phê duyệt. - Căn cứ kế hạch sản xuất tháng, quý, năm của công ty, xây dựng kế hoạch mua sắm và cung ứng các loại vật tư, nguyên liệu đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản xuất và dự trữ theo định mức quy định.
+ Phòng thương mại: - Đại diện để thúc đẩy và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng của cộng đồng doanh nghiệp và người sử dụng lao động ở Việt Nam trong các quan hệ trong nước và quốc tế. - Thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp, doanh nhân, sự liên kết giữa các doanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp, xúc tiến và hỗ trợ các hoạt động thương mại, đầu tư, hợp tác khoa học - công nghệ và các hoạt động kinh doanh khác của các doanh nghiệp ở Việt Nam và nước ngoài.3 Tổ chức công tác kế toán công ty 1.1 Sơ đồ tổ chức - Mô hình tổ chức kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác hạch toán, kiểm tra, lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê đều được tiến hành tại Phòng kế toán tài vụ của công ty. - Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Trang 8 Kế toán thanh Kế toán tiền Thủ quỹ toán lương Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán - Kế toán trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và Nhà nước về việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Phòng tổ chức kế toán đã được nêu trên; điều hành, tổ chức các hoạt động trong phạm vi công ty về công tác tài chính kế toán; xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, kết hợp với các phòng, ban công ty xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho lãnh đạo công ty tổ chức tốt hơn hoạt động sản xuất kinh doanh; hướng dẫn công tác hạch toán kế toán thống kê trong toàn phạm vi Công ty. Chỉ đạo việc kiểm tra thực hiện các quy định của Nhà nước như Luật thuế, Luật kế toán, chế độ báo cáo tài chính và quy chế quản lý tài chính của công ty.