CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 1. Vị trí và vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động xây lắp * Khái niệm về nguyên liệu, vật liệu Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế dùng cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình tham gia vào sản xuất của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
* Đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn. Do vậy NVL dùng trong doanh nghịêp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất NVL không ngừng chuyển hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị.
Về mặt hiện vật, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham gia sản xuất, NVL chuyển dịch toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra. Trong các doanh nghiệp xây dựng, NVL thường có đặc thù cồng kềnh, khối lượng lớn gây ra nhiều khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản như: Sắt, thép, xi măng, cát, đá.
và hao hụt tự nhiên thường rất cao. Vì vậy việc quản lý quá trình mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ, cũng như các phương pháp hạch toán NVL trực tiếp tác động đến chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận. * Vị trí, vai trò của NVL: 14 Sv: Lê Thị Hương Lớp: SN50/21.01 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. NVL là đối tượng lao động, vì thế chúng không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp.
Mặt khác trong ngành XDCB, giá trị NVL thường chiếm từ 70% đến 80% giá trị công trình. Số lượng và chất lượng công trình đều bị quyết định bởi số lượng và chất lượng NVL tạo ra nó. NVL có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng lọai phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao. Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn nên việc tiết kiệm chi phí, giảm bớt chi phí tiêu hao NVL vẫn phải đảm bảo chất lượng công trình, đó là yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp.
Yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp xây lắp Xuất phát từ những đặc điểm, vị trí, vai trò to lớn của NVL thì một yêu cầu không thể thiếu được đó là yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL về cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị của nó ở các khâu như: Khâu thu mua, bảo quản dự trữ, khâu sử dụng. - Khâu thu mua NVL: Yêu cầu quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua, chi phí và kế hoạch mua… để đảm bảo theo đúng tiến độ thi công. - Khâu bảo quản, dự trữ NVL: yêu cầu doanh nghiệp cần tổ chức tốt kho hàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản. Xác định mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại NVL để giảm bớt hao hụt, hư hỏng, mất mát đảm bảo an toàn.
- Khâu sử dụng NVL: Yêu cầu sử dụng hợp lý tiết kiệm, nhưng vẫn đạt được cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình sản xuất và thi công. Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 15 Sv: Lê Thị Hương Lớp: SN50/21.01 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị, cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để ra các biện pháp quản lý đúng đắn. Kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ… NVL.
Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa, lãng phí hay tiết kiệm. Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực. Nếu thiếu NVL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát giá cả, cố gắng giảm mức tiêu hao NVL sao cho không lãng phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Như vậy kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng NVL.
Song để thực hiện tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL phải đảm bảo được những yêu cầu quản lý nhất định. Tổ chức phân loại và đánh giá NVL 1. Phân loại NVL NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chi phí từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức nhất định.
* Căn cứ vào yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu bao gồm: - NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của nguyên liệu, vật liệu được chuyển vào giá trị công trình. - Vật liệu phụ: là các vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi công xây lắp, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc để phục vụ cho nhu cầu quản lý như dầu, mỡ bôi trơn, dầu nhờn, những loại NVL này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng, được sử dụng phục vụ công nghệ sản xuất sản phẩm, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình xây lắp như: xăng, dầu,… 16 Sv: Lê Thị Hương Lớp: SN50/21.01 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa thay thế một số bộ phận của dụng cụ, máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các vật tư được sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
Đối với thiết bị cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình XDCB. - Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi như vỏ bao xi măng, gỗ, sắt vụn… Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại NVL được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn. Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL và là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các TK chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán vật liệu.
Việc phân chia này còn giúp cho DN nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. * Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên liệu, vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài: là loại nguyên vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu. - Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công: Là những loại nguyên vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ nhu cầu xây lắp. * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác.
Đánh giá NVL 17 Sv: Lê Thị Hương Lớp: SN50/21.01 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định phục vụ cho công tác ghi sổ và lập báo cáo kế toán. - Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là giá vốn thực tế của vật liệu là toàn bộ các chi phí mà danh nghiệp đó bỏ ra để có được những vật liệu đó ở thời điểm hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc này bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán chọn phương pháp nào thì áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán.
Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. * Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.