CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Cơ sở lý luận chung về hàng tồn kho 1.Khái niệm, đặc điểm hàng tồn kho 1. Khái niệm Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 (IAS 02): “ Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kì sản xuất kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới hình thức nguyên vật liệu, vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.” Theo đó, hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: hàng hóa mua vào để bán ra, thành phẩm tồn kho trong kỳ, vật dụng chuẩn bị đưa vào quá trình sản xuất, giá trị của sản phẩm dở dang. Đồng thời theo ISA 02, hàng tồn kho của doanh nghiệp không bao gồm chi phí xây dựng dở dang phát sinh từ các hợp đồng xây dựng dở dang phát sinh từ các hợp đồng xây dựng; các công cụ tài chính; gia súc, gia cầm, nông sản và các quặng khoáng sản của các nhà sản xuất. Như vậy, chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 đã đưa ra khái niệm hàng tồn kho, phạm vi hàng tồn kho và khái quát hóa được những đặc điểm của hàng tồn kho giúp cho việc xác định nội dung cụ thể của hàng tồn kho trong doanh nghiệp thuộc các loại hình kinh doanh khác nhau.
Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Như vậy, từ các khái niệm trên, có thể khái quát khái niệm hàng tồn kho như sau: Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm những tài sản được doanh nghiệp nắm giữ để bán; để đưa vào sử dụng cho quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ; hoặc đang trong quá trình sản xuất các sản phẩm để bán. SV: Đinh Lan Phương 4 Lớp: K45D2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh 1. Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm sau: Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh gnhiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần xuất lớn, qua đố hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,… Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khan, chi phí lớn. Thứ năm, Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp.
Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác địnhgiá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,… 1. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, hàng mua đi đường, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng gửi bán, hàng hóa. Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới SV: Đinh Lan Phương 5 Lớp: K45D2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.
Theo “Giáo trình kế toán tài chính” do TS Nguyễn Tuấn Duy và TS Đặng Thị Hòa đồng chủ biên, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội thì hàng tồn kho được phân loại như sau: + Phân loại theo công dụng và mục đích sử dụng hàng tồn kho chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu: là một bộ phận hàng tồn kho được dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Công cụ, dụng cụ: là một bộ phận của hàng tồn kho được dự trữ để sử dụng như tư liệu lao động phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng hóa, thành phầm: là một bộ phận hàng tồn kho được dự trữ cho mục đích bán ra. Việc phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả họat động sản xuất kinh doan của doanh nghiệp.
+ Phân loại theo nguồn hình thành hàng tồn kho chia thành: - Hàng tồn kho mua ngoài: là hàng tồn kho doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp trong và ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công: là số hàng tồn kho tự sản xuất, gia công. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, được biếu tặng v. Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành.
Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoặch, dự toán về hàng tồn kho. + Phân loại theo địa điểm bảo quản và sử dụng hàng tồn kho chia thành: SV: Đinh Lan Phương 6 Lớp: K45D2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh - Hàng tồn kho đang đi trên đường: là hàng tồn kho doanh nghiệp mua ngoài đã thuộc quyền sơ hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang trên đường vận chuyển về doanh nghiệp hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa được kiểm nhận nhập kho. - Hàng tồn kho: là những hàng tồn kho đang được bảo quản trong các kho, quầy của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất: là những hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất chế tạo chưa tạo thành sản phẩm.
- Hàng gửi bán: là những hàng tồn kho được doanh nghiệp gửi đi cho khách hàng hoặc gửi các đại lý bán nhưng chưa xác định đươc tiêu thụ. Cách phân loại này giúp quản lý hàng tồn kho gắn với trách nhiệm vật chất của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình bảo quản và sử dụng hàng tồn kho. + Phân loại căn cứ vào mối liên hệ với các quá trình kinh doanh hàng tồn kho chia thành: - Hàng tồn kho liên quan đến quá trình mua hàng: là những hàng tồn kho được hình thành từ quá trình mua hàng như nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua ngoài; - Hàng tồn kho liên quan đến quá trình sản xuất: là những hàng tồn kho vẫn nằm trong quá trình sản xuất như sản phẩm dở dang. - Hàng tồn kho liên quan đến quá trình bán hàng: là những hàng tồn kho đang ở vị trí sẵn sàng để bán như thành phẩm, hàng hóa.
Cách phân loại này giúp quản lý hàng tồn kho kho với quản lý các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán 1. Yêu cầu quản lý Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tùy theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau. Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cẩu quản lý sau: Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng,…) SV: Đinh Lan Phương 7 Lớp: K45D2 Luan van Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,…mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượn, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kkinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản; xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được quá trình hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự đoán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.