Luận văn về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thanh Phương

Cơ cấu tổ chức là một yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. 66 trang · Đại học Thương Mại · 2014.

• Tác giả: Vũ Thị Loan
• Người hướng dẫn: PGS.TS Trần Hùng
• Trường học: Đại học Thương Mại
• Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp
• Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phương
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2014
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• PHẦN MỞ ĐẦU
• 0.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 0.2. Tổng quan những nghiên cứu có liên quan đến đề tài
• 0.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.4. Phạm vi nghiên cứu
• 0.5. Phương pháp nghiên cứu
• 0.6. Kết cấu
• 1. CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÁC DOANH NGHIỆP
• 1.1. Khái niệm, các nguyên tắc lựa chọn cơ cấu tổ chức
• 1.1.1. Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức
• 1.1.1.1. Khái niệm tổ chức
• 1.1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức
• 1.1.2. Các nguyên tắc lựa chọn cơ cấu tổ chức
• 1.2. Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp
• 1.2.1. Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản
• 1.2.2. Mô hình tổ chức chức năng
• 1.2.3. Mô hình tổ chức theo sản phẩm
• 1.2.4. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý
• 1.2.5. Mô hình tổ chức định hướng khách hàng
• 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
• 1.3.1. Các nhân tố khách quan
• 1.3.2. Các nhân tố chủ quan
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THANH PHƯƠNG
• 2.1. Khái quát về công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phương
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
• 2.1.2. Kết quả hoạt động chủ yếu của công ty qua các năm 2012 – 2014
• 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
• 2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phương
• 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty
• 2.2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phương
• 2.2.3. Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
• 2.2.4. Đánh giá ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty
• 2.2.5. Những vấn đề còn tồn tại
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THANH PHƯƠNG
• 3.1. Phương hướng và mục tiêu phát triển của công ty
• 3.1.1. Phương hướng phát triển của công ty
• 3.1.2. Mục tiêu của công ty
• 3.2. Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty trong thời gian tới
• 3.2.1. Quan điểm 2: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trên cơ sở bố trí và sử dụng hợp lý nguồn nhân lực
• 3.2.2. Quan điểm 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức dựa trên cơ sở xây dựng môi trường văn hóa của công ty
• 3.2.3. Quan điểm 4: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trên cơ sở chiến lược phát triển công ty
• 3.3. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phương đến năm 2020
• 3.3.1. Một số kiến nghị
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thanh Phương

Cơ cấu tổ chức là một yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Đối với công ty TNHH Thanh Phương, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên. Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế sao cho phù hợp với mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty.

1.1. Khái niệm cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia các bộ phận trong doanh nghiệp, xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.

1.2. Vai trò của cơ cấu tổ chức trong công ty TNHH

Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc phân công nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân và bộ phận. Điều này giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu đề ra.

II. Vấn đề và thách thức trong cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thanh Phương

Công ty TNHH Thanh Phương đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của công ty. Việc nhận diện và giải quyết các vấn đề này là rất cần thiết.

2.1. Những vấn đề tồn tại trong cơ cấu tổ chức

Công ty hiện đang gặp khó khăn trong việc phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các bộ phận. Sự thiếu đồng bộ trong phối hợp công việc cũng là một vấn đề lớn.

2.2. Thách thức từ môi trường bên ngoài

Sự cạnh tranh ngày càng gia tăng từ các đối thủ trong ngành cũng như sự thay đổi nhanh chóng của thị trường đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức linh hoạt và hiệu quả hơn.

III. Phương pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thanh Phương

Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, công ty TNHH Thanh Phương cần áp dụng một số phương pháp và giải pháp cụ thể. Những phương pháp này sẽ giúp công ty tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.

3.1. Xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

Cần phải xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty để tránh chồng chéo và thiếu sót trong công việc.

3.2. Tái cấu trúc nhân sự trong công ty

Việc tái cấu trúc nhân sự sẽ giúp công ty phân bổ nguồn lực một cách hợp lý hơn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại công ty TNHH Thanh Phương

Việc áp dụng các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho công ty TNHH Thanh Phương. Những thay đổi này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.

4.1. Kết quả đạt được sau khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Sau khi áp dụng các giải pháp, công ty đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong hiệu suất làm việc và sự phối hợp giữa các bộ phận.

4.2. Những bài học kinh nghiệm từ quá trình hoàn thiện

Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã giúp công ty rút ra nhiều bài học quý giá về quản lý và tổ chức, từ đó có thể áp dụng cho các giai đoạn phát triển tiếp theo.

V. Kết luận và tương lai của cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thanh Phương

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một quá trình liên tục và cần thiết đối với công ty TNHH Thanh Phương. Những nỗ lực trong việc cải tiến cơ cấu tổ chức sẽ giúp công ty phát triển bền vững trong tương lai.

5.1. Tương lai của cơ cấu tổ chức tại công ty

Công ty cần tiếp tục theo dõi và điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợp với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

5.2. Định hướng phát triển bền vững

Định hướng phát triển bền vững sẽ giúp công ty không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế toàn cầu hóa kinh tế và hội nhập quốc tế của Việt Nam, các doanh nghiệp trong nước đối mặt với nhiều cơ hội mở rộng thị trường song cũng phải giải quyết các thách thức cạnh tranh khắt khe. Để duy trì sự tồn tại và phát triển bền vững, việc thiết lập một bộ máy quản trị có cơ cấu tổ chức khoa học, linh hoạt và tương thích với chiến lược kinh doanh là đòi hỏi thiết yếu. Tuy nhiên, thực tế tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam cho thấy công tác tổ chức bộ máy quản lý chưa nhận được sự quan tâm đúng mức, dẫn đến vận hành kém hiệu quả và bỏ lỡ các cơ hội phát triển.

Đối với Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Thanh Phương – một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực cung ứng trang thiết bị và vật tư y tế, cơ cấu tổ chức sau gần 15 năm hoạt động bộc lộ nhiều điểm bất cập. Cụ thể, sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng thiếu tính đồng bộ; việc phân công trách nhiệm và ủy quyền chưa rõ ràng; quyền hạn tập trung quá lớn vào cấp giám đốc; công tác giao việc còn mang tính bộc phát và thiếu kế hoạch; hệ thống kiểm soát, đánh giá kết quả lao động và chính sách đãi ngộ chưa hoàn thiện. Do đó, việc nghiên cứu nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của đơn vị mang tính tất yếu khách quan.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của đề tài là đề xuất các giải pháp có cơ sở khoa học nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thanh Phương. Để hiện thực hóa mục tiêu này, khóa luận xác định 3 nhiệm vụ cụ thể:

1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức và cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp;
2. Phân tích, làm rõ và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Thanh Phương giai đoạn 2012 – 2014;
3. Đề xuất các quan điểm, định hướng và hệ thống giải pháp cùng kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty định hướng đến năm 2020.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy và cơ chế phân quyền quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thanh Phương (trụ sở tại số 20, lô 11B, đường Trung Yên 10, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Đề tài thu thập, phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn 2011 – 2014; các giải pháp và đề xuất được xây dựng có tầm nhìn hướng đến năm 2020.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào lý luận cơ cấu tổ chức, thực trạng mô hình tổ chức, phân quyền, phân bổ nguồn nhân lực và giải pháp hoàn thiện bộ máy quản trị doanh nghiệp thương mại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận cơ cấu tổ chức dưới góc độ quản trị học kinh điển, xem tổ chức là một trong bốn chức năng cốt lõi của quản trị bên cạnh hoạch định, lãnh đạo và kiểm soát. Tác giả tổng hợp các định nghĩa của Harold Koontz, Cyril O'Donnell và Heinz Weihrich (1994), George P. Huber và Reuben R. McDaniel, Chester Barnard, PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp, J.H. Donnelly Jr và J.M. Ivancevich, cùng bài giảng Quản trị học của Trường Đại học Thương Mại để xác lập khái niệm: cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể doanh nghiệp thành các bộ phận, đơn vị chuyên môn hóa với quyền hạn, trách nhiệm cụ thể và các mối liên kết phụ thuộc lẫn nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung.

Nghiên cứu vận dụng hệ thống 6 nguyên tắc quản trị trong thiết kế và lựa chọn cơ cấu tổ chức:

• Nguyên tắc tương thích giữa hình thức và chức năng;
• Nguyên tắc thống nhất chỉ huy;
• Nguyên tắc cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm;
• Nguyên tắc tin cậy của luồng thông tin;
• Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường;
• Nguyên tắc bảo đảm tính hiệu quả kinh tế (tối ưu hóa tương quan giữa chi phí hoạt động của bộ máy và kết quả quản trị thu được).

Đồng thời, đề tài tổng quan 7 mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản trong doanh nghiệp: mô hình đơn giản, mô hình tổ chức chức năng, mô hình trực tuyến – chức năng, mô hình theo sản phẩm, mô hình theo khu vực địa lý, mô hình định hướng khách hàng và mô hình cấu trúc ma trận. Tác giả phân tích hai nhóm nhân tố tác động đến cơ cấu tổ chức: nhân tố khách quan (môi trường vĩ mô gồm kinh tế, chính trị – pháp luật, văn hóa – xã hội; môi trường ngành gồm khách hàng, đối thủ cạnh tranh, chính sách quản lý nhà nước) và nhân tố chủ quan (chiến lược kinh doanh, chức năng nhiệm vụ, quy mô doanh nghiệp, trình độ lao động và trang thiết bị quản trị).

Khóa luận sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp được cung cấp từ các phòng ban nội bộ của Công ty TNHH Thanh Phương (Phòng Kế toán – hành chính), bao gồm báo cáo tài chính giai đoạn 2012 – 2014, báo cáo tổng kết tình hình lao động năm 2014, cùng các văn bản quy chế và tài liệu tham khảo học thuật. Các phương pháp xử lý dữ liệu được áp dụng gồm:

• Phương pháp phân tích thống kê: Thu thập và tổng hợp số liệu về doanh thu, giá vốn, chi phí, lợi nhuận và cơ cấu nhân sự theo trình độ.
• Phương pháp so sánh: Lập bảng số liệu, so sánh biến động về số tuyệt đối và số tương đối giữa các năm 2012, 2013 và 2014 để xác định xu hướng vận hành.
• Phương pháp phân tích kinh tế: Đánh giá mối quan hệ nhân quả giữa biến động tài chính, kết quả kinh doanh với tính hiệu quả của mô hình cơ cấu tổ chức và nhân sự.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp

Chương này trình bày hệ thống cơ sở lý luận về quản trị và cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Tác giả làm rõ bản chất của chức năng tổ chức, các yêu cầu mang tính quy luật trong phân công lao động quản lý và phân quyền. Luận điểm trọng tâm của chương là việc lựa chọn cơ cấu tổ chức không thể tiến hành tùy tiện mà phải tuân thủ nghiêm ngặt 6 nguyên tắc khoa học, đặc biệt là nguyên tắc thống nhất chỉ huy và tương thích chức năng.

Tác giả đi sâu phân tích ưu và nhược điểm của từng loại mô hình tổ chức:

• Mô hình đơn giản và mô hình chức năng có lợi thế gọn nhẹ, chuyên môn hóa sâu nhưng dễ gây quá tải cho lãnh đạo cấp cao hoặc tạo ra sự cục bộ giữa các phòng ban.
• Mô hình trực tuyến – chức năng khắc phục được nhược điểm trên nhờ kết hợp đường chỉ đạo trực tiếp với các đơn vị tham mưu chuyên môn, song đòi hỏi chi phí quản lý cao hơn và dễ phát sinh bất đồng giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
• Các mô hình phân chia theo sản phẩm, địa lý, khách hàng hoặc ma trận đáp ứng yêu cầu đa dạng hóa và thị trường lớn, nhưng làm phân tán nguồn lực và có nguy cơ vi phạm nguyên tắc một thủ trưởng.

Phần cuối chương chỉ ra rằng việc thiết kế bộ máy của doanh nghiệp thương mại phải chịu sự chi phối đa chiều từ môi trường vĩ mô, đặc thù ngành hàng và các yếu tố nội tại như quy mô vốn, năng lực đội ngũ và ứng dụng công nghệ thông tin.

Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phương

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng tại Công ty TNHH Thanh Phương. Được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0101060894 cấp ngày 28/08/2000 (đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 05/09/2011), công ty có vốn chủ sở hữu tính đến 31/12/2013 là 8 tỷ đồng (bà Hoàng Thị Kim Thanh góp 70%, ông Nguyễn Trọng Hùng góp 30%). Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối trang thiết bị và dụng cụ y tế cho các bệnh viện tuyến trung ương (Việt Đức, Bạch Mai, Viện Nhi Trung ương, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương...), bệnh viện tuyến tỉnh và cơ sở khám chữa bệnh tư nhân. Nguồn hàng nhập khẩu chiếm khoảng 80% chi phí đầu vào (từ các hãng Terumo, St. Jude Medical, Asahi), nguồn trong nước chiếm 20%.

Cơ cấu doanh thu của công ty phân định rõ:

• Vật tư y tế tiêu hao (bông băng, gạc, bơm kim tiêm, ống dẫn, hóa chất): chiếm 90% doanh thu.
• Thiết bị y tế (máy chạy thận, máy đo huyết áp, máy tim): chiếm 10% doanh thu.

Về kết quả kinh doanh giai đoạn 2012 – 2014, số liệu từ Phòng Kế toán – hành chính cho thấy:

Chỉ tiêu	Năm 2012	Năm 2013	Năm 2014	So sánh 2013/2012 (%)	So sánh 2014/2013 (%)
Doanh thu thuần (triệu đồng)	206.182	224.510	239.870	+8,89	+6,84
Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng)	1.156	2.388	1.200	+106,60	-49,73

Hoạt động kinh doanh có doanh thu tăng trưởng đều qua các năm nhưng lợi nhuận sau thuế biến động thất thường: năm 2013 lợi nhuận tăng 106,60% so với 2012 (đạt mức gấp 2,066 lần), nhưng sang năm 2014 lại giảm 49,73% so với năm 2013. Tác giả phân tích nguyên nhân chủ yếu bắt nguồn từ biến động của giá vốn hàng bán, chi phí lãi vay tín dụng và đặc biệt là chi phí quản lý doanh nghiệp tăng cao do cơ cấu vận hành chưa tối ưu.

Về bộ máy quản lý, công ty áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng với 4 bộ phận trực thuộc Ban lãnh đạo (Giám đốc và Phó Giám đốc):

1. Bộ phận Kế toán – hành chính;
2. Bộ phận Xuất nhập khẩu;
3. Bộ phận Kinh doanh;
4. Bộ phận Kho (gồm quản lý kho và đội vận tải).

Tổng số lao động chính thức năm 2014 là 40 người. Bảng tổng hợp trình độ lao động theo bộ phận như sau:

Bộ phận	Đại học (người)	Cao đẳng (người)	Trung cấp (người)	Tổng số (người)	Tỷ lệ cơ cấu (%)
Ban Lãnh đạo	2	0	0	2	5,0
Kế toán – Hành chính	3	1	0	4	10,0
Xuất nhập khẩu	4	1	0	5	12,5
Kinh doanh	14	5	3	22	55,0
Kho	1	3	3	7	17,5
Tổng cộng	24	10	6	40	100,0

Toàn công ty có 60% nhân sự đạt trình độ đại học, 25% cao đẳng và 15% trung cấp. Lực lượng tập trung lớn nhất tại Bộ phận Kinh doanh (chiếm 55%). Đánh giá thực trạng chỉ ra các nhược điểm:

• Quyền hạn tập trung gần như tuyệt đối vào Giám đốc, phân quyền cho cấp phó và trưởng bộ phận hạn chế;
• Giao việc mang tính chủ quan của người quản lý, thiếu quy trình chuẩn khiến nhân viên thụ động;
• Tình trạng quá tải và kiêm nhiệm diễn ra phổ biến dẫn đến sai sót chứng từ giao nhận với khách hàng;
• Việc kiểm soát hồ sơ từng lô hàng nhập khẩu chưa chặt chẽ;
• Chính sách đãi ngộ, trả lương còn mang tính cào bằng, chưa gắn với chỉ số hoàn thành công việc;
• Tuyển dụng còn theo quan hệ cá nhân ("xin – cho"), việc đào tạo nghiệp vụ chuyên môn (xuất nhập khẩu, ngoại ngữ thương mại) còn hình thức;
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm quản trị còn lạc hậu, thường xuyên gặp lỗi kỹ thuật.

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty trách nhiệm hữu hạn Thanh Phương

Dựa trên phương hướng phấn đấu trở thành nhà cung ứng vật tư tiêu hao và thiết bị y tế hàng đầu khu vực miền Bắc trong vòng 5 năm tới và mở rộng ra thị trường toàn quốc, tác giả xác lập 4 quan điểm định hướng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức:

• Quan điểm 1: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức dựa trên cơ sở gọn nhẹ và phù hợp với quy mô công ty;
• Quan điểm 2: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trên cơ sở bố trí và sử dụng hợp lý nguồn nhân lực;
• Quan điểm 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức dựa trên cơ sở xây dựng môi trường văn hóa của công ty;
• Quan điểm 4: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trên cơ sở bám sát chiến lược phát triển công ty.

Từ các quan điểm trên, khóa luận đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị đến năm 2020:

• Tái cấu trúc chức năng và thẩm quyền: Ban hành văn bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh rõ ràng cho từng phòng ban; đẩy mạnh phân quyền từ Giám đốc sang Phó Giám đốc và trưởng các bộ phận nhằm giảm tải cho cấp lãnh đạo tối cao.
• Rà soát, phân bổ lại lao động: Thiết lập lại định biên nhân sự, bổ sung thêm chỉ tiêu cho các khâu thiếu hụt (đặc biệt là chuyên viên xử lý thủ tục xuất nhập khẩu và kiểm soát chứng từ y tế); bố trí đúng người đúng việc dựa trên năng lực thực tế thay vì dựa vào quan hệ cá nhân.
• Xây dựng hệ thống quy chế nội bộ: Soạn thảo và ban hành quy chế tuyển dụng minh bạch, quy chế đào tạo thực chất gắn với các khóa nghiệp vụ ngoại thương và tiếng Anh chuyên ngành y tế; cải tiến quy chế trả lương dựa trên mức độ hoàn thành nhiệm vụ và đóng góp thực tế, loại bỏ hình thức phân phối bình quân.
• Hiện đại hóa công cụ quản trị: Nâng cấp hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin, triển khai áp dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng trong kế toán, quản lý kho bãi và theo dõi đơn hàng nhằm khắc phục các sự cố gián đoạn thông tin và giảm thiểu sai sót tác nghiệp.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh tổ chức và hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Phương thông qua các chứng cứ dữ liệu thực tế:

• Tổng hợp cụ thể quy mô nhân lực gồm 40 cán bộ nhân viên chính thức, trong đó nhân sự có bằng đại học chiếm 60%, lực lượng kinh doanh chiếm áp đảo với 55% biên chế toàn công ty.
• Phản ánh trung thực cơ cấu kinh doanh đặc thù với 90% doanh thu đến từ thương mại vật tư tiêu hao y tế và 10% đến từ thiết bị y tế; nguồn cung ứng phụ thuộc 80% vào nhập khẩu.
• Phân tích sự mất cân đối tài chính khi lợi nhuận sau thuế năm 2013 tăng 106,60% (đạt 2.388 triệu đồng) nhưng sang năm 2014 sụt giảm 49,73% (còn 1.200 triệu đồng) trong bối cảnh doanh thu thuần vẫn duy trì mức tăng trưởng dương, chỉ ra nguyên nhân trực tiếp từ hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp và sự vận hành của bộ máy.
• Đề xuất hệ thống giải pháp tái cơ cấu tổ chức gắn liền với cơ chế phân quyền, xây dựng quy chế trả lương mới theo hiệu quả lao động, chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và đầu tư hạ tầng phần mềm quản trị.

Về mặt đóng góp khoa học và thực tiễn, tác giả đã tự xác định trong phần mở đầu: trong khi các công trình đi trước chủ yếu nghiên cứu cơ cấu tổ chức tại các doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo hoặc đơn vị dịch vụ vận tải (như Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu, Công ty Cổ phần Hanoitourist Taxi, Công ty Cổ phần Intimex), thì đây là công trình nghiên cứu đầu tiên phân tích chuyên sâu và có hệ thống về thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Thanh Phương. Khóa luận cung cấp căn cứ thực chứng về sự vận hành bộ máy của một doanh nghiệp thương mại phân phối trang thiết bị y tế quy mô vừa.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số hạn chế nhất định xuất phát từ phạm vi và điều kiện nghiên cứu:

• Hạn chế: Các kết luận đánh giá thực trạng chủ yếu căn cứ trên nguồn số liệu thứ cấp nội bộ giai đoạn 2011 – 2014 do Phòng Kế toán – hành chính cung cấp; chưa triển khai các cuộc điều tra xã hội học bằng bảng hỏi khảo sát diện rộng đối với toàn thể 40 nhân viên về mức độ hài lòng hay áp lực công việc; khóa luận chưa lượng hóa cụ thể tổng mức chi phí tài chính cần thiết để triển khai đề án tái cơ cấu và mua sắm phần mềm quản lý mới.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Cần tiếp tục theo dõi, đo lường tác động thực tế của các giải pháp tái cơ cấu tổ chức bộ máy khi triển khai tại công ty trong các năm tiếp theo hướng tới mốc 2020; mở rộng nghiên cứu sâu hơn về mô hình đãi ngộ theo KPI và các phương án tổ chức hệ thống logistics, chuỗi cung ứng hàng hóa y tế từ đối tác nước ngoài về các bệnh viện trung ương.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên và học viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị doanh nghiệp đang thực hiện đề tài tốt nghiệp về hoàn thiện bộ máy tổ chức, phân quyền quản trị và định biên nhân sự trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
• Các nhà quản lý doanh nghiệp thương mại phân phối ngành y tế đang tìm kiếm mô hình tổ chức phù hợp để cân đối giữa hoạt động nhập khẩu ủy thác, phân phối nội địa và quản trị kho vận tại các bệnh viện.

Phần có giá trị tham khảo cao nhất trong khóa luận là phương pháp tiếp cận đánh giá mối liên hệ giữa các chỉ tiêu tài chính (doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý, lợi nhuận) với cơ cấu nhân sự theo trình độ chuyên môn tại Chương 2, cùng hệ thống quan điểm nguyên tắc làm nền tảng cho việc tái cơ cấu nhân sự trình bày tại Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Lĩnh vực kinh doanh và cơ cấu mặt hàng chính của Công ty TNHH Thanh Phương là gì?
Công ty TNHH Thanh Phương hoạt động thương mại trong lĩnh vực trang thiết bị và dụng cụ y tế. Cơ cấu doanh thu gồm 90% đến từ vật tư y tế tiêu hao (bông băng, gạc, bơm kim tiêm, ống dẫn các loại, hóa chất) và 10% đến từ thiết bị y tế (máy chạy thận, máy đo huyết áp, máy tim). Khách hàng chủ yếu là các bệnh viện tuyến trung ương như Bệnh viện Việt Đức, Bệnh viện Bạch Mai, Viện Nhi Trung ương, Viện Huyết học – Truyền máu Trung ương cùng các bệnh viện tuyến tỉnh, tuyến huyện và phòng khám tư nhân.

2. Tỷ lệ vốn góp và cơ cấu sở hữu của công ty tính đến ngày 31/12/2013 được phân chia như thế nào?
Tính đến ngày 31/12/2013, tổng vốn chủ sở hữu của Công ty TNHH Thanh Phương là 8 tỷ đồng, thuộc quyền sở hữu của hai thành viên góp vốn: bà Hoàng Thị Kim Thanh (Giám đốc công ty) nắm giữ 70% và ông Nguyễn Trọng Hùng (Phó Giám đốc công ty) nắm giữ 30%.

3. Tại sao lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2014 lại sụt giảm mạnh so với năm 2013 dù doanh thu vẫn tăng?
Doanh thu thuần năm 2014 đạt 239.870 triệu đồng, tăng 6,84% so với năm 2013 (224.510 triệu đồng), nhưng lợi nhuận sau thuế lại giảm 49,73% (từ 2.388 triệu đồng năm 2013 xuống còn 1.200 triệu đồng năm 2014). Tác giả chỉ ra nguyên nhân là do sự gia tăng của giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh cao, chi phí lãi vay tín dụng cùng các chi phí trung gian khác trong quá trình vận hành bộ máy chưa được kiểm soát chặt chẽ.

4. Quy mô và cơ cấu trình độ học vấn của người lao động tại công ty năm 2014 có đặc điểm gì?
Năm 2014, công ty có 40 nhân viên chính thức trong biên chế. Về trình độ: 24 người có trình độ đại học (chiếm 60%), 10 người có trình độ cao đẳng (chiếm 25%) và 6 người có trình độ trung cấp (chiếm 15%). Bộ phận Kinh doanh có quy mô lớn nhất với 22 nhân viên (chiếm 55% quân số toàn công ty), trong khi Bộ phận Xuất nhập khẩu có 5 người, Kế toán – hành chính có 4 người, Bộ phận Kho có 7 người và Ban Lãnh đạo gồm 2 người.

5. Những hạn chế nổi cộm nhất trong cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty TNHH Thanh Phương là gì?
Hạn chế lớn nhất là cơ chế phân quyền chưa hợp lý khi quyền quyết định tập trung hầu hết vào Giám đốc; sự phối hợp giữa 4 bộ phận chức năng thiếu nhịp nhàng dẫn đến tình trạng chồng chéo việc và sai sót chứng từ gửi khách hàng; công tác giao việc còn bộc phát và thiếu kế hoạch; tuyển dụng nhân sự còn mang tính "xin – cho" làm phát sinh chi phí đào tạo lại; quy chế tiền lương chưa gắn với kết quả công việc và hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ quản lý còn yếu kém, thường xảy ra lỗi kỹ thuật.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Vũ Thị Loan dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Trần Hùng tại Trường Đại học Thương Mại đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Thanh Phương qua các dữ liệu thực tế giai đoạn 2012 – 2014. Tác giả đã làm rõ mâu thuẫn giữa mức tăng trưởng doanh thu thương mại với tính kém ổn định của lợi nhuận sau thuế, bắt nguồn từ các bất cập trong phân quyền, phân bổ nhân sự và kiểm soát chi phí vận hành. Trên cơ sở đó, đề tài xây dựng hệ thống giải pháp tái cấu trúc chức năng phòng ban, đổi mới quy chế tuyển dụng, tiền lương và ứng dụng công nghệ thông tin có tính khả thi đối với doanh nghiệp đến năm 2020.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÁC DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, các nguyên tắc lựa chọn cơ cấu tổ chức 1. Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức 1. Khái niệm tổ chức Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.

Một tổ chức được định nghĩa là hai hay nhiều người làm việc, phối hợp với nhau để đạt kết quả chung, chẳng hạn một công ty may mặc, trạm xăng, cửa hàng bách hóa, hay siêu thị, … Trong khi đó, tổ chức là một quá trình đề ra những sự liên hệ chính thức giữa những con người và tài nguyên để đi đến mục tiêu.TS Trần Hùng SVTH: Vũ Thị Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp Theo các giáo sư George P. Huber và Reuben R. McDaniel, chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tương quan với quyền hạn. Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó.

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” (1994, Những vấn đề cốt yếu về quản lý, NXB Khoa học và kỹ thuật Hà Nội). Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. TS Nguyễn Thị Doan, Lịch sử tư tưởng và các học thuyết quản lý, NXB Chính trị quốc gia). Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống.

Khóa luận này đã tiếp cận và sử dụng lý thuyết về tổ chức và cơ cấu tổ chức theo bài giảng Quản trị học của trường Đại học Thương Mại: “Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm, và người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và mỗi cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức”. Khái niệm cơ cấu tổ chức 7 GVHD: PGS.TS Trần Hùng SVTH: Vũ Thị Loan Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị cá nhân) khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định.