Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý tài chính công theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, việc chuyển đổi từ cơ chế bao cấp sang tự chủ tài chính đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với hệ thống giáo dục nghề nghiệp. Ngân sách nhà nước hiện nay chỉ đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên, đòi hỏi các cơ sở đào tạo phải chủ động khai thác nguồn thu hợp pháp và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi tiêu. Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên, trực thuộc Bộ Công Thương, với lịch sử hơn 54 năm xây dựng và phát triển, hiện đào tạo 16 ngành nghề trọng điểm với quy mô đội ngũ gồm 178 cán bộ, giảng viên và nhân viên. Để duy trì chất lượng đào tạo và mở rộng quy mô, nhà trường đối mặt với bài toán tối ưu hóa nguồn lực tài chính còn hạn hẹp.

Nghiên cứu được thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận, phân tích toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên trong giai đoạn 2016 - 2018, đồng thời đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán theo tinh thần Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính. Không gian nghiên cứu tập trung tại trụ sở chính của trường ở Xã Giai Phạm, Huyện Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên và cơ sở 2 tại Đồng Kỵ, Từ Sơn, Bắc Ninh.

Ý nghĩa của công trình thể hiện rõ qua việc cung cấp luận cứ khoa học giúp đơn vị chuẩn hóa 100% quy trình luân chuyển chứng từ, tối ưu hóa công tác lập dự toán thu - chi cho hơn 2.500 học sinh sinh viên, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn ngân sách cấp và nguồn thu sự nghiệp với mục tiêu giảm thiểu ít nhất 20% sai sót nghiệp vụ phát sinh trong quản lý tài chính hàng năm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản trị tài chính công trong đơn vị sự nghiệp công lập và lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS). Mô hình nghiên cứu cấu thành từ 5 trụ cột cốt lõi: tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, và hệ thống báo cáo tài chính cùng báo cáo quyết toán ngân sách.

Quá trình tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp giáo dục phải tuân thủ nghiêm ngặt 5 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phù hợp pháp lý, nguyên tắc tự kiểm soát, nguyên tắc đồng bộ, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.

Các khái niệm trọng tâm bao gồm:

  • Đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi thường xuyên: Tổ chức do Nhà nước thành lập, có nguồn thu sự nghiệp nhưng chưa tự trang trải toàn bộ chi phí, được ngân sách nhà nước cấp bù phần kinh phí còn thiếu.
  • Chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp: Vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
  • Hệ thống tài khoản kế toán: Phương pháp phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm theo dõi biến động của tài sản, nguồn vốn và các quỹ.
  • Báo cáo quyết toán ngân sách: Báo cáo tổng hợp tình hình tiếp nhận, sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp theo niên độ kế toán.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp để đảm bảo tính khách quan:

  • Dữ liệu thứ cấp: Trích xuất từ các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, hệ thống sổ cái và sổ chi tiết của Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên trong giai đoạn 3 năm liên tục từ 2016 đến 2018.
  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua bảng hỏi khảo sát thực nghiệm với cỡ mẫu gồm 45 đối tượng, bao gồm toàn bộ 5 chuyên viên thuộc Phòng Tài chính - Kế toán và 40 cán bộ quản lý là Trưởng/Phó các Khoa, Phòng chức năng trong trường. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nhằm đảm bảo người tham gia khảo sát có hiểu biết chuyên sâu về quy trình luân chuyển chứng từ và phê duyệt tài chính. Tỷ lệ phản hồi hợp lệ đạt 95,5% (43/45 phiếu).

Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm thống kê mô tả nhằm tính toán tần số, tỷ lệ phần trăm và giá trị trung bình của các tiêu chí đánh giá; phương pháp so sánh đối chiếu số liệu qua các năm để phát hiện xu hướng biến động tài chính; cùng phương pháp phân tích định tính quy trình hạch toán. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm phản ánh chính xác mức độ tương thích giữa quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC với thực tiễn vận hành kế toán tại một cơ sở giáo dục nghề nghiệp đặc thù. Timeline nghiên cứu được thực hiện xuyên suốt trong năm 2018 và hoàn thành tổng hợp kết quả vào năm 2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát và phân tích thực trạng tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên làm sáng tỏ 4 phát hiện quan trọng:

  • Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Nhà trường áp dụng mô hình kế toán tập trung với 5 nhân sự thuộc Phòng Tài chính - Kế toán (chiếm 2,8% trên tổng số 178 cán bộ toàn trường). Trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán đạt chuẩn với 40% có trình độ Thạc sĩ (2 người) và 60% có trình độ Đại học (3 người). Bộ máy vận hành gọn nhẹ, đảm nhiệm khối lượng công việc quản lý thu chi cho 16 ngành nghề đào tạo.
  • Về hệ thống chứng từ kế toán: Đơn vị thực hiện nghiêm túc việc lập 100% các mẫu chứng từ bắt buộc như Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Giấy rút dự toán ngân sách. Tuy nhiên, quy trình luân chuyển chứng từ nội bộ còn chậm, khoảng 28,5% chứng từ thanh toán tạm ứng và chi mua sắm vật tư thực hành bị kéo dài thời gian ký duyệt từ 3 đến 5 ngày làm việc do thủ tục qua nhiều cấp trung gian.
  • Về vận dụng hệ thống tài khoản và ghi sổ: Nhà trường đã chuyển đổi sang áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 107/2017/TT-BTC trên nền tảng phần mềm kế toán Nhật ký chung. Mặc dù vậy, việc mở tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 chỉ đạt khoảng 60% yêu cầu quản lý thực tế, đặc biệt là các tài khoản theo dõi doanh thu học phí (Tài khoản 511) và chi phí hoạt động đào tạo (Tài khoản 611) chưa được bóc tách chi tiết theo từng khoa chuyên môn.
  • Về lập báo cáo tài chính và công khai ngân sách: Đơn vị hoàn thành 100% các báo cáo quyết toán niên độ gửi Bộ Công Thương đúng hạn. Tuy nhiên, tỷ lệ thực hiện công khai tài chính niêm yết theo Thông tư 90/2018/TT-BTC trong thời hạn 15 ngày sau khi được phê duyệt chỉ đạt khoảng 50%, hình thức công khai chủ yếu dừng lại ở nội bộ phòng ban mà chưa phổ biến rộng rãi trên cổng thông tin điện tử.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những tồn tại trên xuất phát từ cả yếu tố chủ quan lẫn khách quan. Về khách quan, giai đoạn 2017 - 2018 là thời kỳ chuyển giao chế độ kế toán mới theo Thông tư 107/2017/TT-BTC thay thế Quyết định 19/2006/QĐ-BTC, dẫn đến việc các phần mềm kế toán chưa kịp cập nhật hoàn thiện các tiện ích bóc tách dữ liệu chi tiết. Về chủ quan, mỗi kế toán viên tại trường phải kiêm nhiệm từ 2 đến 3 phần hành công việc khác nhau, tạo áp lực lớn trong kỳ quyết toán.

Kết quả này tương đồng với các công trình nghiên cứu trước đây tại một số trường đào tạo kỹ thuật công lập trên địa bàn Hà Nội, khi hầu hết các đơn vị sự nghiệp có thu đều gặp lúng túng trong việc phân loại chi phí đào tạo theo từng ngành học. Để hỗ trợ công tác quản trị, dữ liệu nghiên cứu có thể được trực quan hóa thông qua biểu đồ cột thể hiện mức độ hài lòng của các khoa phòng về tốc độ luân chuyển chứng từ (hiện đạt mức 71,5%), cùng bảng cơ cấu chi phí đào tạo theo 16 ngành nghề. Qua đó, nhà trường dễ dàng nhận thấy chi phí thực hành vật tư của khối ngành Kỹ thuật Điện và Công nghệ May chiếm tới hơn 45% tổng chi phí sự nghiệp toàn trường, làm cơ sở để tái phân bổ định mức ngân sách nội bộ hợp lý hơn.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao chất lượng tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên trong giai đoạn tự chủ tài chính, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao:

  • Kiện toàn mô hình tổ chức bộ máy và chuẩn hóa phân công nhân sự: Thực hiện rà soát lại bảng mô tả vị trí việc làm cho 5 cán bộ Phòng Tài chính - Kế toán, tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán. Đặt mục tiêu 100% cán bộ kế toán được tham gia các khóa đào tạo nâng cao về kế toán công và chuẩn mực kế toán quốc tế IPSAS. Thời gian hoàn thành trong Quý II/2020 do Ban Giám hiệu chủ trì.
  • Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ điện tử: Xây dựng và ban hành Sổ tay quy trình kiểm soát chứng từ nội bộ 3 cấp, áp dụng mẫu biểu theo dõi luân chuyển chứng từ số hóa nhằm rút ngắn thời gian xử lý thủ tục thanh toán, tạm ứng từ 5 ngày xuống dưới 2 ngày làm việc (giảm 60% thời gian chờ đợi). Trưởng phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm thực hiện trong Quý III/2020.
  • Mở rộng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết và sổ quản trị: Chủ động thiết lập hệ thống tài khoản cấp 2, cấp 3 cho các tài khoản nguồn thu (Tài khoản 5111, 5118) và tài khoản chi phí (Tài khoản 6111, 6112) chi tiết đến từng bộ môn và từng mã ngành đào tạo. Mục tiêu nâng tỷ lệ đáp ứng thông tin kế toán quản trị phục vụ định giá học phí từ 60% lên trên 90%. Thời hạn triển khai từ năm tài chính 2020.
  • Nâng cấp phần mềm kế toán và thực hiện công khai tài chính minh bạch: Đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán có khả năng kết nối dữ liệu trực tiếp với phần mềm quản lý đào tạo để kiểm soát tự động tình hình thu nộp học phí của 100% sinh viên; thiết lập mẫu báo cáo chi tiết thu - nợ học phí định kỳ hàng tháng. Đồng thời, cam kết thực hiện công khai 100% báo cáo tài chính trên website của trường trong vòng 15 ngày kể từ ngày duyệt quyết toán theo quy định tại Thông tư 90/2018/TT-BTC. Đơn vị thực hiện: Phòng Tài chính - Kế toán phối hợp cùng Phòng Công nghệ thông tin từ năm học 2020 - 2021.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

  • Ban Giám hiệu và các nhà quản lý cơ sở giáo dục nghề nghiệp: Cung cấp bức tranh toàn diện về cơ chế vận hành tài chính trong đơn vị sự nghiệp có thu, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược về phân bổ ngân sách, đầu tư cơ sở vật chất và định giá học phí sát với chi phí thực tế.
  • Trưởng phòng Tài chính - Kế toán và kế toán viên các trường đại học, cao đẳng: Sử dụng luận văn như một tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ chuẩn mực trong việc chuyển đổi và vận dụng Thông tư 107/2017/TT-BTC, thiết lập hệ thống danh mục chứng từ, tài khoản và quy trình kiểm soát nội bộ tinh gọn.
  • Học viên cao học và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán - Tài chính công: Tiếp cận một khung phân tích thực nghiệm bài bản, tham khảo phương pháp kết hợp dữ liệu sơ cấp (khảo sát bảng hỏi 45 cán bộ) và dữ liệu thứ cấp (3 năm tài chính) để ứng dụng vào các đề tài nghiên cứu tương tự.
  • Cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Công Thương, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tài chính): Nắm bắt các vướng mắc thực tế từ cấp cơ sở trong quá trình thực thi chính sách tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, từ đó hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật và cơ chế giám sát tài chính công.

Câu hỏi thường gặp

1. Luận văn áp dụng chế độ kế toán nào cho Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên?
Luận văn căn cứ trên Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, thay thế cho Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC, đảm bảo phù hợp với mô hình đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động.

2. Điểm nghẽn lớn nhất trong công tác luân chuyển chứng từ tại đơn vị là gì?
Nghiên cứu chỉ ra khoảng 28,5% chứng từ tạm ứng và thanh toán chi phí thực hành vật tư bị chậm trễ từ 3 đến 5 ngày làm việc do quy trình phê duyệt phải qua 3 cấp trung gian và chưa có quy định thời gian tối đa cho từng khâu xử lý.

3. Tại sao nhà trường cần thiết lập hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp 2 và cấp 3?
Việc mở chi tiết các tài khoản doanh thu (Tài khoản 511) và chi phí (Tài khoản 611) giúp nhà trường bóc tách chính xác giá thành đào tạo của từng ngành nghề trong số 16 ngành, phục vụ công tác xây dựng dự toán và xác định mức học phí hợp lý theo định mức kinh tế kỹ thuật.

4. Đề tài đưa ra giải pháp gì để quản lý tình hình thu và nợ học phí của sinh viên?
Tác giả đề xuất xây dựng Mẫu báo cáo chi tiết tình hình thu - nợ học phí tích hợp giữa phần mềm kế toán và phần mềm quản lý đào tạo, giúp theo dõi công nợ chi tiết đến từng lớp, từng học sinh sinh viên theo thời gian thực thay vì tổng hợp thủ công cuối kỳ.

5. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung có ưu điểm gì đối với trường cao đẳng?
Mô hình kế toán tập trung với 5 nhân sự tại Phòng Tài chính - Kế toán giúp tập trung nguồn lực chuyên môn, bảo đảm sự chỉ đạo thống nhất của Hiệu trưởng, giảm thiểu biên chế gián tiếp và nâng cao hiệu quả bảo quản, lưu trữ chứng từ tài chính tại một đầu mối duy nhất.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.
  • Phân tích chi tiết thực trạng tài chính và kế toán giai đoạn 2016 - 2018 tại Trường Cao đẳng Công nghiệp Hưng Yên với quy mô 178 cán bộ và 16 mã ngành.
  • Nhận diện 4 nhóm hạn chế điển hình về độ trễ chứng từ, tính chi tiết của hệ thống tài khoản, năng lực kế toán quản trị và tính kịp thời trong công khai tài chính.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ từ tái cơ cấu bộ máy, chuẩn hóa chứng từ, mở rộng tài khoản chi tiết đến nâng cấp phần mềm kế toán với lộ trình thực hiện cụ thể 2020 - 2021.
  • Đóng góp nguồn tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn cao cho các cơ sở giáo dục nghề nghiệp đang trong quá trình đẩy mạnh tự chủ tài chính.

Trong giai đoạn 2020 - 2022, nhà trường cần ưu tiên triển khai số hóa 100% quy trình kế toán và xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi phí chuyên sâu. Các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập quan tâm đến việc tối ưu hóa bộ máy kế toán và nâng cao năng lực tự chủ tài chính nên tham khảo chi tiết toàn văn công trình nghiên cứu này để áp dụng hiệu quả vào thực tiễn quản lý tại đơn vị mình.