Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của ngành dệt may Việt Nam, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò sống còn trong việc bảo toàn vốn và tối ưu hóa chi phí vận hành. Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Cổ phần May Bắc Ninh, một doanh nghiệp quy mô hơn 300 cán bộ công nhân viên tại Cụm công nghiệp Liên Bão, Huyện Tiên Du, Tỉnh Bắc Ninh. Vấn đề nghiên cứu then chốt xuất phát từ thực tiễn sản xuất kinh doanh giai đoạn 2016 - 2018, khi doanh thu thuần có sự biến động lớn từ 171.795 triệu đồng năm 2016 xuống 136.455 triệu đồng năm 2017 (giảm 21%), sau đó hồi phục lên 160.900 triệu đồng vào năm 2018 (tăng 18%). Cùng với đó, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng mạnh 29% trong năm 2018, đạt 5.716 triệu đồng, đặt ra yêu cầu cấp thiết phải tái cấu trúc công tác thu thập, xử lý và kiểm soát số liệu tài chính.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất may mặc; khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng từ khâu lập chứng từ, luân chuyển sổ sách, vận dụng tài khoản đến lập báo cáo tài chính; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp khả thi cho giai đoạn 2020 - 2025. Nghiên cứu được thực hiện từ tháng 8/2018 đến tháng 8/2019 với hệ thống dữ liệu kiểm chứng trải dài 3 năm tài chính. Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn to lớn, hỗ trợ ban lãnh đạo kiểm soát giá vốn hàng bán bình quân chiếm trên 91% doanh thu, nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo thu nhập ổn định trên 5.000.000 đồng/người/tháng cho 326 lao động tại đơn vị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn xây dựng trên nền tảng lý thuyết tổ chức hạch toán kế toán doanh nghiệp và khuôn khổ kiểm soát nội bộ hiện đại. Tổ chức công tác kế toán được định nghĩa là hệ thống các phương pháp, cách thức phối hợp sử dụng phương tiện kỹ thuật và nguồn lực nhân sự nhằm thực hiện đầy đủ các chức năng phản ánh, đo lường, giám sát và cung cấp thông tin phục vụ quản trị kinh tế tài chính.

Khung lý thuyết vận dụng 3 lý thuyết trọng tâm: Lý thuyết cấu trúc tổ chức bộ máy kế toán tập trung (tối ưu hóa đầu mối xử lý thông tin tại phòng kế toán trung tâm); Lý thuyết chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong ngành may mặc gia công; và Lý thuyết kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Đồng thời, nghiên cứu làm rõ 4 khái niệm nền tảng:

  • Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Điểm khởi đầu phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và luân chuyển kịp thời.
  • Hệ thống tài khoản kế toán: Công cụ phân loại, hệ thống hóa nghiệp vụ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.
  • Hệ thống sổ kế toán và Báo cáo tài chính: Cấu trúc ghi chép theo hình thức Nhật ký chung, cung cấp thông tin tổng hợp về tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Kế toán quản trị: Hệ thống thông tin chuyên sâu phục vụ hoạch định chiến lược, lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, nhân công và định giá sản phẩm xuất khẩu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp hài hòa giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp nhằm đảm bảo độ tin cậy khoa học cao:

  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ hệ thống báo cáo kiểm toán, Báo cáo tài chính, bảng cân đối phát sinh, sổ cái chi tiết và tài liệu thống kê lao động của Công ty Cổ phần May Bắc Ninh giai đoạn 2016 - 2018.
  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua khảo sát thực tế với cỡ mẫu 61 người. Phương pháp chọn mẫu phân tầng kết hợp ngẫu nhiên theo từng bộ phận chức năng bao gồm: 05 cán bộ lãnh đạo công ty, 05 nhân viên kế toán, 05 nhân viên bán hàng, 10 nhân viên quản lý sản xuất, 03 nhân viên hành chính nhân sự và 33 nhân viên thuộc các bộ phận phối hợp trực tiếp. Cỡ mẫu này đảm bảo tính đại diện cho toàn thể 326 lao động tại đơn vị.

Phương pháp phân tích số liệu bao gồm: Phương pháp thống kê mô tả (phân tích số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân); Phương pháp so sánh đối chiếu giữa các năm tài chính; Phương pháp chuyên gia thông qua phỏng vấn sâu kế toán trưởng và giám đốc; cùng Phương pháp nghiệp vụ kế toán chuyên sâu (đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối). Thời gian triển khai nghiên cứu thực địa diễn ra từ tháng 8/2018 đến tháng 8/2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần May Bắc Ninh giai đoạn 2016 - 2018 đã ghi nhận những phát hiện nổi bật sau:

Thứ nhất, kết quả sản xuất kinh doanh có sự phục hồi ấn tượng sau năm 2017 đầy khó khăn. Doanh thu thuần năm 2018 đạt 160.900 triệu đồng (tăng 17,9% so với mức 136.455 triệu đồng của năm 2017). Lợi nhuận gộp về bán hàng đạt 13.313 triệu đồng (tăng 57,4% so với năm 2017). Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2018 đạt 4.485 triệu đồng, tăng trưởng 166% so với con số 1.686 triệu đồng năm 2017. Tuy nhiên, giá vốn hàng bán luôn chiếm tỷ trọng áp đảo, lên tới 147.587 triệu đồng vào năm 2018 (tương đương 91,7% doanh thu thuần), đòi hỏi khâu kế toán chi phí phải được theo dõi sát sao đến từng đơn hàng và công đoạn may.

Thứ hai, tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung vận hành hiệu quả nhưng còn hiện tượng kiêm nhiệm. Phòng Tài chính - Kế toán đảm nhiệm toàn bộ quy trình ghi sổ và lập báo cáo trên phần mềm Bravo. Tuy nhiên, chức danh kế toán quản trị hiện vẫn do kế toán tổng hợp kiêm nhiệm, dẫn đến việc lập báo cáo phân tích biến động chi phí định kỳ chưa được tiến hành thường xuyên.

Thứ ba, quy mô lực lượng lao động gia tăng nhanh chóng tạo áp lực lớn lên công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tổng số lao động tăng từ 200 người năm 2016 lên 246 người năm 2017 và đạt 326 người năm 2018 (tăng trưởng 63% sau 3 năm). Việc quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội, tính lương theo sản phẩm cho 286 công nhân may lành nghề với mức thu nhập bình quân khoảng 5.000.000 đồng/tháng còn gặp nhiều độ trễ trong đối chiếu bảng chấm công và chứng từ xuất xưởng.

Thứ tư, hệ thống tài khoản kế toán cấp chi tiết chưa khai thác hết công năng quản trị. Đơn vị chưa mở chi tiết cho tài khoản chi phí quản lý kinh doanh và chi phí bán hàng (tương tự như các tiểu khoản 64221 chi phí tiền lương, 64222 chi phí khấu hao, 64223 công tác phí mà các doanh nghiệp may mặc điển hình đang áp dụng), dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát mức tăng 29% của chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm 2018.

Thảo luận kết quả

Khi mô hình hóa dữ liệu trên biểu đồ so sánh cơ cấu chi phí giai đoạn 2016 - 2018, nguyên nhân chính của sự biến động lợi nhuận xuất phát từ việc chi phí bán hàng tăng 36% trong năm 2017 (đạt 1.777 triệu đồng) và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 29% trong năm 2018 (đạt 5.716 triệu đồng). Việc trình bày số liệu qua bảng cân đối kế toán và bảng ma trận khảo sát 61 nhân sự cho thấy khâu luân chuyển chứng từ kho vận và phân bổ chi phí sản xuất chung còn mang tính thủ công.

So sánh với mô hình tổ chức kế toán thành công tại Công ty Cổ phần Thời trang Quốc tế Thuận Thành và Công ty Cổ phần May Thành Đạt, điểm khác biệt lớn nằm ở tính chủ động phân tích báo cáo quản trị và quy trình kiểm tra chứng từ nội bộ định kỳ hàng tuần. Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên phần mềm Bravo tại Công ty Cổ phần May Bắc Ninh là hoàn toàn đúng đắn, nhưng cần khai thác tối đa các phân hệ quản trị giá thành đơn hàng để phục vụ kế hoạch sản xuất hơn 50.000 sản phẩm thời trang mỗi năm.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần May Bắc Ninh giai đoạn 2020 - 2025, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, chuẩn hóa quy trình lập, xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán điện tử. Đơn vị cần rà soát, cắt giảm các tầng nấc xét duyệt trung gian, rút ngắn thời gian luân chuyển hóa đơn và phiếu xuất kho vật tư tối thiểu 25%. Mục tiêu hoàn thành số hóa 100% chứng từ kho và phân hệ tiền lương trên phần mềm kế toán Bravo ngay trong quý II/2020. Chủ thể thực hiện: Kế toán trưởng chủ trì, phối hợp cùng Phòng Kế hoạch và Phòng Tổ chức Hành chính.

Thứ hai, mở rộng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán chi phí phục vụ kế toán quản trị. Tiến hành mở chi tiết các tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho Tài khoản 642 (Chi phí quản lý kinh doanh), bao gồm: TK 64221 (Chi phí nhân viên quản lý), TK 64222 (Chi phí khấu hao TSCĐ), TK 64223 (Chi phí công tác phí), TK 64224 (Chi phí đồ dùng văn phòng) và TK 64228 (Chi phí khác). Target metric: Giúp ban lãnh đạo kiểm soát mức tăng chi phí quản lý không vượt quá 5% mỗi năm, triển khai đồng bộ từ năm 2020 do Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm thiết lập.

Thứ ba, tách bạch và chuyên môn hóa vị trí kế toán quản trị giá thành sản phẩm. Ban Giám đốc cần phê duyệt quyết định thành lập bộ phận kế toán quản trị chuyên trách, phụ trách xây dựng định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, lập dự toán chi phí cho các đơn hàng gia công áo Jacket, vest nữ và đồ bảo hộ lao động. Target metric: Giảm tỷ lệ hao hụt nguyên liệu từ mức khoảng 3% xuống dưới 1,5%, duy trì kiểm soát sai lệch giá thành thực tế so với định mức dưới 2% trong suốt giai đoạn 2020 - 2022.

Thứ tư, thiết lập cơ chế kiểm tra kế toán nội bộ và kiểm kê tài sản định kỳ hàng tuần. Học tập kinh nghiệm thực tiễn từ các doanh nghiệp may mặc cùng ngành, Kế toán trưởng cần ban hành lịch kiểm tra đối chiếu công nợ, kiểm kê tồn kho vải sợi vào thứ Bảy hàng tuần và cuối mỗi tháng. Target metric: Đảm bảo 100% số liệu sổ sách trùng khớp với thực tế kiểm kê, triệt tiêu hoàn toàn rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, triển khai liên tục từ năm 2020 đến năm 2025.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị học thuật và thực tiễn sâu sắc, phù hợp cho 4 nhóm đối tượng trọng điểm:

  • Ban Giám đốc và Kế toán trưởng các doanh nghiệp dệt may vừa và nhỏ: Cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để tái cấu trúc phòng kế toán, tối ưu hóa quy trình kiểm soát chi phí gia công và quản trị dòng tiền trên quy mô hàng trăm lao động.
  • Chuyên viên kế toán tài chính và kế toán quản trị ngành may: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về phương pháp bóc tách tài khoản chi phí, hạch toán tiền lương theo sản phẩm may mặc và kỹ năng vận dụng phần mềm kế toán chuyên ngành.
  • Học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tài liệu tham khảo toàn diện về phương pháp luận nghiên cứu thực chứng, cách thiết kế bảng hỏi khảo sát phân tầng (61 mẫu) và kỹ thuật phân tích số liệu tài chính doanh nghiệp sản xuất.
  • Chuyên gia tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp và quản trị nội bộ: Cung cấp case study thực tế về chuyển đổi quy trình hạch toán, kinh nghiệm đối chuẩn giữa các doanh nghiệp trong cùng phân khúc dệt may tại các khu công nghiệp phía Bắc.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao Công ty Cổ phần May Bắc Ninh áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC thay vì Thông tư 200/2014/TT-BTC? Công ty là doanh nghiệp có quy mô vốn và số lượng lao động phù hợp với tiêu chuẩn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc áp dụng Thông tư 133 giúp tinh giản hệ thống tài khoản, biểu mẫu sổ sách và báo cáo tài chính, giúp bộ máy kế toán 10 người vận hành linh hoạt và tiết kiệm tối đa chi phí quản lý.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung mang lại lợi thế gì cho doanh nghiệp? Mô hình tập trung giúp toàn bộ số liệu phát sinh từ các phân xưởng may được quy tụ về phòng kế toán trung tâm xử lý trên phần mềm Bravo. Nhờ đó, kế toán trưởng kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, thống nhất việc lập báo cáo thuế và hạn chế tối đa tình trạng thất thoát tài sản trên quy mô 326 lao động.

Tại sao doanh nghiệp cần chi tiết hóa tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp? Trong năm 2018, chi phí quản lý của công ty tăng mạnh 29% lên mức 5.716 triệu đồng. Việc mở các tiểu khoản chi tiết như chi phí nhân viên, công tác phí, khấu hao và văn phòng phẩm giúp kế toán quản trị bóc tách từng khoản mục, cung cấp dữ liệu chính xác cho ban giám đốc cắt giảm chi phí lãng phí.

Khảo sát 61 nhân sự trong luận văn phản ánh điểm nghẽn lớn nhất ở khâu nào? Kết quả khảo sát 61 cán bộ nhân viên chỉ ra rằng khâu luân chuyển và kiểm tra chứng từ kho vận, chứng từ chấm công còn chậm trễ. Thủ tục ký duyệt qua nhiều cấp trung gian làm kéo dài thời gian tập hợp chi phí và tính giá thành đơn hàng may mặc xuất khẩu.

Làm thế nào để kiểm soát tỷ trọng giá vốn hàng bán chiếm trên 91% doanh thu? Doanh nghiệp cần xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật chặt chẽ cho từng mã hàng áo Jacket, áo sơ mi; đồng thời phân công kế toán quản trị theo dõi sát hao hụt vải phụ liệu ở từng chuyền may và áp dụng phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền chuẩn xác.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất may mặc quy mô vừa và nhỏ.
  • Phân tích sâu sắc bức tranh tài chính giai đoạn 2016 - 2018 của Công ty Cổ phần May Bắc Ninh với doanh thu 160.900 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 4.485 triệu đồng năm 2018.
  • Nhận diện chính xác các nút thắt trong công tác luân chuyển chứng từ, thiếu vắng kế toán quản trị chuyên trách và chưa chi tiết hóa tài khoản chi phí quản lý.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đột phá, có tính khả thi cao về chuẩn hóa chứng từ, hoàn thiện hệ thống tài khoản, bổ sung nhân sự kế toán quản trị và lập lịch kiểm tra nội bộ định kỳ.
  • Thiết lập lộ trình thực hiện cụ thể từ năm 2020 đến năm 2025, định hướng đưa công tác kế toán trở thành công cụ quản trị sắc bén, gia tăng lợi nhuận và nâng cao đời sống cho hơn 300 người lao động.

Các nhà quản lý và chuyên gia tài chính kế toán hãy ứng dụng ngay mô hình tổ chức kế toán khoa học này để nâng cao năng lực kiểm soát chi phí và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp của mình.