chương 1, chương này nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội huyện và cơ sở, từ đó đưa ra phương pháp xác định cụ thể danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ. Chương 3: Danh mục cơ quan và thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Chương này đưa ra bản danh mục cụ thể các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, đề xuất hướng dẫn sử dụng danh mục. 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHUƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ Cơ sở lý luận và thực tiễn luôn là hai mặt không tách rời nhau trong quá trình nghiên cứu và kết luận một vấn đề khoa học hay thực tiễn. Lý luận được nghiên cứu, đúc rút từ thực tiễn và quay trở lại làm phương pháp định hướng nghiên cứu những vấn đề phát sinh trong thực tiễn.
Thực tiễn không chỉ là đối tượng nghiên cứu để tổng kết, khái quát thành lý luận, làm phong phú thêm lý luận mà còn là điều kiện đánh giá sự chính xác của lý luận. Ở chương này sẽ làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định nguồn và thành phần tài liệu cần giao nộp vào kho lưu trữ huyện uỷ. Một số khái niệm Nhằm thống nhất cách hiểu một số thuật ngữ trong đề tài, phần này sẽ làm rõ thêm một số khái niệm: * Kho lưu trữ huyện uỷ: là cơ quan lưu trữ của Đảng ở cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh được đặt trong văn phòng huyện uỷ (sau đây gọi chung là kho lưu trữ huyện uỷ). * Bổ sung tài liệu: là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định [12; 130].
Như vậy, bổ sung tài liệu đã được xem là cả một hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc xác định các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nộp lưu tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ. 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com * Nguồn nộp lưu: là đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ của một lưu trữ nhất định. Nguồn nộp lưu của lưu trữ hiện hành là tài liệu của các đơn vị trong cơ quan đã sử dụng xong ở văn thư. Nguồn nộp lưu của lưu trữ cố định là tài liệu của các lưu trữ hiện hành thuộc thẩm quyền thu thập.
Các cơ quan có lưu trữ hiện hành thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cố định được khái quát thành danh mục các cơ quan là nguồn nộp lưu. Danh mục này thường được pháp quy hoá để tăng tính thẩm quyền và trách nhiệm thu thập tài liệu lưu trữ của lưu trữ cố định [09; 52]. * Xác định nguồn nộp lưu là xác định các đối tượng thuộc thẩm quyền thu thập, bổ sung tài liệu của một lưu trữ nhất định. * Thành phần tài liệu: là những nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được tập hợp theo những đặc trưng nhất định.
Có nhiều đặc trưng được sử dụng để phân loại thành phần tài liệu như: căn cứ theo nội dung, thể loại văn bản, chất liệu làm ra tài liệu…v.Căn cứ theo nội dung tài liệu tài liệu thì có những nhóm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu của cơ quan sản sinh ra tài liệu. Ví dụ: phân loại thành phần tài liệu phông lưu trữ Văn phòng Huyện uỷ theo đặc trưng nội dung tài liệu thì được các nhóm: tài liệu về công tác thông tin tổng hợp phục vụ cấp uỷ, tài liệu về công tác nội chính tiếp dân, tài liệu về công tác tài chính quản trị, tài liệu về công tác văn thư lưu trữ… Căn cứ vào thể loại văn bản thì có 23 thể loại văn bản có tên loại chính thức và các loại giấy tờ hành chính (theo Quyết định 31-QĐ/TW ngày 01-10-1997 của Bộ Chính trị ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng ). Căn cứ theo chất liệu làm ra tài liệu thì có tài liệu giấy, tài liệu ảnh, băng ghi âm, ghi hình…Trong khuôn khổ đề tài này, đặc trưng được chúng tôi sử dụng để xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là đặc trưng nội dung tài liệu. Theo đó, xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ là xác định những nhóm tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chủ yếu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ.
15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com * Xác định giá trị tài liệu: là quá trình nghiên cứu và sử dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu không có giá trị để huỷ. Ở mỗi giai đoạn xác định giá trị có yêu cầu khác nhau : ở văn thư, xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; ở lưu trữ hiện hành, xác định giá trị nhằm hoàn thiện tiếp các công việc còn lại ở văn thư và cùng với lưu trữ chọn những tài liệu có giá trị để nộp vào bảo quản Nhà nước; ở lưu trữ lịch sử, ngoài yêu cầu lựa chọn tài liệu để bổ sung, còn phải tối ưu hoá thành phần và nội dung các phông lưu trữ [09; 89]. Như vậy xác định giá trị tài liệu và việc lựa chọn nguồn, thành phần tài liệu trong lưu trữ có quan hệ mật thiết đến nhau. Việc vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để xác định những loại tài liệu cần bảo quản trong lưu trữ đồng thời cho phép xác định danh mục tài liệu cần giao nộp vào lưu trữ và các cơ quan sản sinh ra những loại tài liệu ấy.
* Lưu trữ hiện hành: lưu trữ của các cơ quan bảo quản có thời hạn những tài liệu đã sử dụng xong ở văn thư của cơ quan đó. Hết thời hạn bảo quản, tài liệu phải nộp vào lưu trữ cố định có thẩm quyền thu thập theo quy định của Nhà nước. Những cơ quan không là nguồn nộp lưu thì tài liệu được lưu trữ tại cơ quan hoặc tiêu huỷ khi hết thời hạn bảo quản [09; 47]. * Lưu trữ lịch sử: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác [33; 02].
Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào kho lƣu trữ huyện uỷ Cơ sở lý luận là việc vận dụng những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học, đặc biệt là nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ, vì xét đến cùng, việc xác định thành phần tài liệu cần được bảo quản trong các lưu trữ đồng thời phải xác định tài liệu ấy được sản sinh từ đâu. 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1 Nguyên tắc, phƣơng pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu vào kho lƣu trữ.Nguyên tắc Xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ nói chung phải tuân thủ những nguyên tắc của lưu trữ học mác xít, bao gồm nguyên tắc chính trị, nguyên tắc tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp, những nguyên tắc này là phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải quyết vấn đề xác định các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào một lưu trữ nhất định và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải đưa vào lưu trữ. Tuy nhiên, những nguyên tắc này mới chỉ đưa ra những phương hướng nhận thức khoa học còn việc xác định cụ thể như thế nào phải căn cứ vào những phương pháp, tiêu chuẩn cụ thể và không giống nhau giữa hai đối tượng “lựa chọn nguồn” và “lựa chọn thành phần tài liệu”. Có thể hình dung một cách đơn giản, lý luận của lưu trữ học đã chỉ ra con đường nhưng để đi hết con đường ấy cần có những biện pháp cụ thể, được ví như cách thức mà chúng ta sẽ đi từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc của con đường.
Bằng cách ứng dụng linh hoạt, sáng tạo các nguyên tắc của lưu trữ học mác xít sẽ cho chúng ta hiểu sâu sắc bản chất của các loại tài liệu, các thuộc tính của chúng, mối quan hệ qua lại giữa chúng với đời sống hiện thực, các yêu cầu về mặt kinh tế, xã hội, lịch sử…Những hiểu biết đó là tiền đề quan trọng giúp các nhà lưu trữ học quyết định lựa chọn các cơ quan và thành phần tài liệu của các cơ quan nộp lưu vào lưu trữ lịch sử để bảo quản, phục vụ nhu cầu trước mắt và lâu dài. Với cách suy luận như vậy, chúng tôi nhận thấy, các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp có thể vận dụng như sau: - Nguyên tắc chính trị : Nguyên tắc chính trị được hiểu là một thể chế chính trị do một đảng nào đó cầm quyền thì giá trị tài liệu được xác định trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích cho những đối tượng mà đảng đó phụng sự. Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng của giai cấp công nhân và toàn thể nhân dân dân lao động đại diện cho quyền lợi của toàn dân tộc. Tài liệu của Đảng là tài sản của toàn Đảng, toàn dân, phục vụ lợi ích chung của dân tộc nên không một tập thể, cá nhân nào có quyền giữ làm của riêng.
Nguyên tắc chính trị còn thể 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hiện trong quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu lưu trữ theo hướng có lợi nhất cho nhân dân lao động.