Tổng quan nghiên cứu

Việc xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu then chốt trong công tác lưu trữ, đặc biệt quan trọng đối với việc thu thập và bảo quản tài liệu lâu dài tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Tính đến nay, các kho lưu trữ Đảng từ trung ương đến địa phương vẫn chưa có danh mục thành phần tài liệu cụ thể của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng (VPTW Đảng) thuộc diện nộp lưu, gây khó khăn lớn cho công tác thu thập và bổ sung tài liệu. Luận văn tập trung nghiên cứu thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, khảo sát thực tế tại ba doanh nghiệp gồm Công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ, Công ty TNHH một thành viên An Phú và Công ty TNHH một thành viên Hồ Tây trong giai đoạn 1997–2012.

Mục tiêu nghiên cứu là phân tích cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn để xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp này, từ đó góp phần tối ưu hóa thành phần tài liệu trong kho lưu trữ Đảng. Nghiên cứu có phạm vi tập trung vào các doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng, với trọng tâm là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh và quản lý của các doanh nghiệp này. Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng và nghiên cứu khoa học lịch sử.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng các nguyên tắc lưu trữ học Mác-xít làm kim chỉ nam, bao gồm nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Nguyên tắc chính trị nhấn mạnh giá trị tài liệu phải phục vụ lợi ích chung của toàn Đảng, toàn dân; nguyên tắc lịch sử đề cao dấu ấn thời kỳ lịch sử trong nội dung tài liệu; nguyên tắc toàn diện và tổng hợp yêu cầu tài liệu phải được thu thập đầy đủ, không phân tán nhằm phản ánh toàn diện các sự kiện, hiện tượng.

Bên cạnh đó, các phương pháp xác định giá trị tài liệu được áp dụng gồm: phương pháp hệ thống (xem xét tài liệu trong mối quan hệ hệ thống chức năng của cơ quan), phương pháp phân tích chức năng (đánh giá giá trị tài liệu dựa trên chức năng, nhiệm vụ của cơ quan), phương pháp nghiên cứu từng tài liệu (xem xét giá trị nội dung và hình thức từng tài liệu), và phương pháp thông tin (đánh giá giá trị thông tin mà tài liệu cung cấp).

Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được phân nhóm thành: tiêu chuẩn xuất xứ (tác giả, cơ quan hình thành, thời gian, địa điểm), tiêu chuẩn nội dung (ý nghĩa nội dung, sự lặp lại thông tin, mức độ hoàn chỉnh, hiệu lực pháp lý), và tiêu chuẩn đặc điểm bên ngoài (tình trạng vật lý, ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp lưu trữ học kết hợp khảo sát thực tiễn tại ba doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng, với cỡ mẫu gồm toàn bộ tài liệu và cán bộ phụ trách lưu trữ tại các doanh nghiệp này. Phương pháp chọn mẫu là chọn lọc theo tiêu chí doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng có hoạt động lâu dài và có tài liệu lưu trữ phong phú.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp tổng hợp, so sánh và đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn và nguyên tắc lưu trữ học. Ngoài ra, phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ lưu trữ và lãnh đạo doanh nghiệp được áp dụng để thu thập thông tin thực tiễn, nhận thức và thực trạng công tác lưu trữ. Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 1997 đến 2012, tập trung khảo sát tài liệu và thực trạng công tác lưu trữ trong giai đoạn này.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp: Ba doanh nghiệp khảo sát hiện lưu giữ khoảng 90 mét giá tài liệu tại Công ty An Phú, 150 mét giá tại Công ty In Tiến Bộ và 170 mét giá tại Công ty Hồ Tây. Tuy nhiên, công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế như chưa có cán bộ chuyên trách đào tạo bài bản, tài liệu chưa được chỉnh lý khoa học, kho lưu trữ chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện bảo quản.

  2. Công tác thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng: Mặc dù VPTW Đảng đã có các văn bản quy định về thu thập tài liệu, nhưng các doanh nghiệp chưa thực hiện nghiêm túc việc giao nộp tài liệu theo quy định. Năm 2013, Kho Lưu trữ VPTW đã thu thập hơn 1.000 cặp tài liệu và 15.546 băng ghi âm, tăng gần gấp đôi so với năm trước, nhưng tài liệu từ các doanh nghiệp trực thuộc vẫn chưa đầy đủ.

  3. Nhận thức và chỉ đạo của lãnh đạo: Lãnh đạo VPTW Đảng và các doanh nghiệp đã có nhận thức cơ bản về vai trò của công tác lưu trữ, đã ban hành các quy định nội bộ và đầu tư cơ sở vật chất. Tuy nhiên, chưa có văn bản quy định chi tiết về công tác thu thập tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc, dẫn đến việc thực hiện chưa đồng bộ và hiệu quả.

  4. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc áp dụng: Luật Lưu trữ 2011, Luật Doanh nghiệp 2005 và các văn bản hướng dẫn của VPTW Đảng là cơ sở pháp lý quan trọng cho công tác thu thập tài liệu. Nguyên tắc chính trị, lịch sử và toàn diện được vận dụng để xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu, đảm bảo tài liệu phản ánh đầy đủ hoạt động và giá trị lịch sử của các doanh nghiệp.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy mặc dù có sự quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất và nhận thức của lãnh đạo, công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng vẫn còn nhiều tồn tại, đặc biệt là về nhân lực chuyên môn và quy trình quản lý tài liệu. Việc thiếu văn bản quy định chi tiết về thu thập tài liệu doanh nghiệp là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng chưa thực hiện nghiêm túc việc giao nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

So sánh với các nghiên cứu trước đây về công tác lưu trữ trong các cơ quan Đảng và Nhà nước, luận văn bổ sung thêm góc nhìn về đặc thù lưu trữ tài liệu doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng, vốn có nhiều điểm khác biệt về chức năng, nhiệm vụ và loại hình tài liệu. Việc xây dựng danh mục thành phần tài liệu cụ thể sẽ giúp chuẩn hóa công tác thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu, góp phần hoàn thiện Phông Lưu trữ Đảng.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện khối lượng tài liệu lưu trữ tại từng doanh nghiệp, bảng so sánh các tiêu chuẩn áp dụng trong xác định thành phần tài liệu, và sơ đồ tổ chức bộ máy lưu trữ tại các doanh nghiệp để minh họa thực trạng và đề xuất cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Ban hành văn bản quy định chi tiết về công tác thu thập tài liệu doanh nghiệp: VPTW Đảng cần xây dựng và ban hành quy chế, hướng dẫn cụ thể về việc lập danh mục, giao nộp và bổ sung tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc, nhằm tạo hành lang pháp lý rõ ràng. Thời gian thực hiện trong vòng 12 tháng, chủ thể thực hiện là Ban Tổ chức và Cục Lưu trữ VPTW.

  2. Đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ lưu trữ: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ chuyên trách tại các doanh nghiệp, đảm bảo có ít nhất 80% cán bộ lưu trữ được đào tạo bài bản trong 2 năm tới. Chủ thể thực hiện là VPTW phối hợp với các cơ sở đào tạo chuyên ngành.

  3. Đầu tư cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin: Nâng cấp kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu và triển khai phần mềm quản lý văn bản, tài liệu hiện đại tại các doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ tài liệu. Mục tiêu hoàn thành trong 18 tháng, chủ thể thực hiện là Ban Quản trị và Ban Giám đốc các doanh nghiệp.

  4. Xây dựng và triển khai kế hoạch giao nộp tài liệu định kỳ: Thiết lập quy trình và lịch trình giao nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng hàng năm, đảm bảo 100% tài liệu thuộc diện nộp lưu được chuyển giao đúng hạn. Chủ thể thực hiện là phòng Lưu trữ các doanh nghiệp phối hợp với Cục Lưu trữ VPTW.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý lưu trữ tại các doanh nghiệp nhà nước: Giúp hiểu rõ nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu, từ đó nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ doanh nghiệp.

  2. Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng Trung ương Đảng: Cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để xây dựng chính sách, quy định về thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp trực thuộc.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong môi trường doanh nghiệp thuộc hệ thống Đảng.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và tài liệu: Hỗ trợ trong việc hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ doanh nghiệp, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài liệu quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cần xác định thành phần tài liệu nộp lưu của các doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng?
    Việc xác định thành phần tài liệu giúp đảm bảo thu thập đầy đủ, có hệ thống các tài liệu có giá trị lịch sử, chính trị và khoa học, phục vụ công tác lãnh đạo, nghiên cứu và bảo quản lâu dài tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

  2. Các nguyên tắc lưu trữ học nào được áp dụng trong nghiên cứu này?
    Luận văn áp dụng nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện tổng hợp, nhằm đảm bảo tài liệu được lựa chọn phản ánh đúng giá trị và toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp.

  3. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng để xây dựng danh mục tài liệu?
    Nghiên cứu sử dụng phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, nghiên cứu từng tài liệu và phương pháp thông tin, kết hợp khảo sát thực tiễn và phỏng vấn trực tiếp cán bộ lưu trữ.

  4. Thách thức lớn nhất trong công tác thu thập tài liệu hiện nay là gì?
    Thách thức chính là thiếu văn bản quy định chi tiết về công tác thu thập tài liệu doanh nghiệp, nhân lực lưu trữ chưa chuyên nghiệp và cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp?
    Cần ban hành quy chế rõ ràng, đào tạo cán bộ chuyên môn, đầu tư cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin, đồng thời xây dựng kế hoạch giao nộp tài liệu định kỳ và kiểm tra, giám sát thực hiện.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích và làm rõ cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn trong việc xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
  • Thực trạng công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp còn nhiều hạn chế về nhân lực, quy trình và cơ sở vật chất, ảnh hưởng đến hiệu quả thu thập tài liệu.
  • Việc xây dựng danh mục thành phần tài liệu cụ thể là cần thiết để chuẩn hóa công tác thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ doanh nghiệp.
  • Đề xuất các giải pháp thiết thực bao gồm ban hành văn bản quy định, đào tạo cán bộ, đầu tư cơ sở vật chất và xây dựng kế hoạch giao nộp tài liệu định kỳ.
  • Tiếp theo, cần triển khai các giải pháp này trong vòng 1-2 năm tới nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, góp phần bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Đảng và doanh nghiệp.

Quý độc giả và các cơ quan liên quan được khuyến khích nghiên cứu và áp dụng kết quả luận văn nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng.