Quản Lý Nhà Nước Về Công Tác Lưu Trữ Trên Địa Bàn Tỉnh Phú Yên

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Nó bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đảng và nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân qua các thời kỳ lịch sử, không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vậ...

Công tác lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ giúp ích cho việc giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và là bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử. Từ khi cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ được thành lập đến nay, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quan trọng nhằm quản lý, chỉ đạo thống nhất công tác lưu trữ. Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời đã đánh dấu bước chuyển biến quan trọng, tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý thống nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia.

Việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ của địa phương vẫn còn chưa đầy đủ, kịp thời. Điều này gây khó khăn cho các cơ quan, đơn vị trong việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Cần có sự rà soát, bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ để đáp ứng yêu cầu thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương còn trong tình trạng tích đống, bó gói chưa được phân loại, sắp xếp khoa học để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh còn khá lớn. Nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị đang dần bị hư hỏng, mất mát, thất lạc. Cần có giải pháp để giải quyết tình trạng này, đảm bảo tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn và khai thác hiệu quả.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu và không đồng bộ. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn lưu trữ còn thiếu về số lượng và yếu về chuyên môn, nghiệp vụ so với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa đồng bộ. Cần có sự đầu tư về nguồn lực và ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.

Rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ để phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Xây dựng các quy chế, quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ để thống nhất thực hiện trong toàn tỉnh. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ để nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức và người dân.

Thực hiện nghiêm túc việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu theo quy định của pháp luật. Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ. Áp dụng các biện pháp phòng chống cháy nổ, mối mọt, ẩm mốc để bảo vệ tài liệu lưu trữ.

Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức. Mời các chuyên gia đầu ngành về công tác lưu trữ để giảng dạy, trao đổi kinh nghiệm. Tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Xây dựng chính sách đãi ngộ phù hợp đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ. Có chế độ khen thưởng, động viên kịp thời đối với những người có thành tích xuất sắc trong công tác. Tạo môi trường làm việc thuận lợi để cán bộ, công chức, viên chức phát huy năng lực, sở trường.

Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử thống nhất trong toàn tỉnh. Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, an toàn, bảo mật. Kết nối hệ thống với các cơ quan, đơn vị để chia sẻ thông tin, tài liệu.

Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ để bảo quản lâu dài và khai thác hiệu quả. Xây dựng cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác tra cứu, tìm kiếm thông tin. Chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan, đơn vị để nâng cao hiệu quả công tác.

Thực hiện kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Phát hiện và xử lý các trường hợp vi phạm.

Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ. Kịp thời chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế trong công tác lưu trữ. Đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.