Mở đầu Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý tích hợp. Chƣơng 2: Thực trạng việc triển khai áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý tích hợp tại Petrolimex Sài Gòn. Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp tại Petrolimex Sài Gòn. Kết luận LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -4- Ngoài ra, luận văn còn có 16 phụ lục bao gồm những nội dung cần thiết nhằm chi tiết hóa, minh họa và bổ trợ cho nội dung luận văn.
Phụ lục được xem như một phần không thể tách rời của luận văn. GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI Việc duy trì và cải tiến hệ thống tích hợp được thực hiện thông qua rất nhiều giải pháp. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả, giải pháp đưa ra phải xuất phát từ thực tế khách quan, phải phù hợp với điều kiện hiện tại của tổ chức. Do hạn chế về nguồn lực và thời gian nghiên cứu có hạn nên khó tránh được những khiếm khuyết và tác giả không thể đưa ra những giải pháp hoàn thiện tuyệt đối, chỉ đề xuất một số giải pháp cơ bản, quan trọng, thiết thực cần được áp dụng trong điều kiện hiện tại của Petrolimex Sài Gòn nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý.
Và tác giả cũng hy vọng rằng, luận văn sẽ là luận cứ kinh tế khoa học, nguồn thông tin quý và có ý nghĩa thực tiễn giúp ích cho Petrolimex Sài Gòn trong quá trình phát triển bền vững và khẳng định vị thế. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -5- CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP 1.1 KHÁI NIỆM CHUNG “Hệ thống quản lý là hệ thống để thiết lập chính sách và mục tiêu và để đạt được các mục tiêu đó. Một hệ thống quản lý của một tổ chức có thể bao gồm các hệ thống quản lý khác nhau, ví dụ như hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý tài chính, hay hệ thống quản lý môi trường” (Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, 2007, trang 22). Hệ thống quản lý tích hợp là một hệ thống quản lý mà tất cả các hệ thống và các quy trình của tổ chức được tích hợp theo một khuôn khổ hoàn chỉnh nhất, cho phép tổ chức làm việc như một hệ thống duy nhất với mục tiêu thống nhất.
Trong đó, việc tích hợp được thực hiện dựa vào những điểm chung nhất của những hệ thống riêng lẻ (David Smith and Rob Politowski, 2007). Chúng ta biết rằng, các tiêu chuẩn riêng lẻ (ví dụ ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, …) chỉ đưa ra các yêu cầu đối với những việc phải làm, còn những việc đáp ứng như thế nào thì hoàn toàn để mở, và mỗi một yêu cầu trong các tiêu chuẩn có thể mở ra cả một “hệ thống con” nằm trong hệ thống lớn. Bên cạnh các hệ thống theo tiêu chuẩn còn có các mô hình, công cụ quản lý khác như: công cụ thống kê, kiểm soát quá trình, thực hành 5S, các công cụ quản lý dự án hay lập kế hoạch, … việc tích hợp những mô hình, công cụ quản lý này trong một hệ thống tổng thể dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn cũng rất quan trọng nhằm giảm thiểu nguồn lực, tận dụng tối đa những tác dụng của các công cụ này và đặc biệt là đảm bảo sự hoạt động nhịp nhàng không có xung đột trong các công cụ của hệ thống. Việc tích hợp các công cụ này trong hệ thống cũng bao gồm việc xây dựng các quy trình, phân công trách nhiệm thực hiện, hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ theo tiêu chuẩn chung và khi đó, những công cụ này đã trở thành một phần của các hệ thống quản lý.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.1: Mô hình tích hợp các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn 1.2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP Hiện nay, với sự cạnh tranh mạnh mẽ và trong quá trình toàn cầu hoá, những yêu cầu hội nhập, rào cản kỹ thuật trong thương mại (TBT) và sự cạnh tranh đã đặt ra cho các tổ chức áp lực phải luôn luôn tìm ra những điểm mới, những phương pháp hiệu quả để tạo ra cho mình những sự khác biệt, tạo ra ưu thế cạnh tranh cao hơn. Việc triển khai áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý tích hợp theo các tiêu chuẩn cũng không nằm ngoài quy luật này. Từ nền tảng vững chắc của các hệ thống quản lý tiên tiến theo tiêu chuẩn (như: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001… và các mô hình quản lý như HACCP, GMP hay quản lý tri thức doanh nghiệp, quản lý quan hệ khách hàng, …) tạo điều kiện cho nguồn tri thức doanh nghiệp được kiến tạo và sẻ chia thấu đáo. Chính những công cụ quản lý mới này giúp cho hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn phát huy nội lực, đồng thời có những tính năng mới, đưa tổ chức lên tầm phát triển cao hơn.
Việc tích hợp các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc theo các mô hình quản lý hiện đại giúp tổ chức giảm thiểu được rất nhiều chi phí về nguồn lực và đặc biệt là tạo ra được một hệ thống quản lý thống nhất, giúp cho việc điều hành được dễ dàng và hiệu quả. Các hệ thống này khi tích hợp với nhau, tổ chức sẽ có LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -7- một hệ thống quản lý duy nhất, bao gồm hệ thống các chính sách và mục tiêu chung của tổ chức (đề cập đến các khía cạnh chất lượng, môi trường, an toàn sức khoẻ, chính sách đối với cộng đồng và khách hàng…), hệ thống các quy trình tác nghiệp – mô tả các quy trình tác nghiệp và hướng dẫn công việc tại các vị trí công việc khác nhau và các chức năng trong tổ chức, và cuối cùng là hệ thống hồ sơ biểu mẫu – cơ sở dữ liệu làm việc của tổ chức. Ngoài ra, tổ chức chỉ cần một tổ công tác để “chăm sóc” hệ thống, và các cuộc đánh giá nội bộ cũng như họp xem xét của lãnh đạo không cần thiết phải tiến hành quá nhiều lần như khi các hệ thống còn tách rời. Điều này là hoàn toàn rất tự nhiên, và xu hướng này đã được thể hiện rất rõ ràng trong tiêu chuẩn về hệ thống quản lý tích hợp - PAS 99:2006.
Ngoài các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, các mô hình hệ thống khác cũng có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn một cách rất dễ dàng, những yếu tố của các hệ thống tích hợp này sẽ được thể hiện trong các hệ thống văn bản, trong các quy trình tác nghiệp và trong các hồ sơ và cơ sở dữ liệu của hệ thống. Việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp đem lại lợi ích cho tổ chức bao gồm: - Giảm thiểu mâu thuẫn giữa các hệ thống quản lý đơn lẻ; - Giảm thiểu sự trùng lắp và phát sinh giấy tờ từ các hệ thống đơn lẻ; - Giúp quá trình đánh giá nội bộ và bên ngoài giảm thời gian, tiết kiệm chi phí; - Nâng cao khả năng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp; - Giúp nhân viên hiểu đúng vai trò của mình, tiếp cận và tác nghiệp công việc nhanh, chuẩn xác bởi quy trình công việc đã được văn bản hóa; - Nâng cao được hình ảnh công ty và khả năng cạnh tranh. Tóm lại, việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp theo các tiêu chuẩn ngày nay đã được rất nhiều các nhà quản lý xác định rõ, đó không phải là chi phí, mà là một sự đầu tư cho chất lượng. Và cũng giống như mọi sự đầu tư, hiệu quả phải đặt lên hàng đầu.
Một sự đầu tư không hiệu quả, mang tính hình thức sẽ trở thành một gánh nặng, một sự lãng phí lâu dài cho doanh nghiệp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.3 PHƢƠNG PHÁP TIẾP CẬN TÍCH HỢP CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ Các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO đang ngày càng được các tổ chức áp dụng phổ biến và rộng rãi trên toàn thế giới. Việc triển khai áp dụng và làm thế nào để đáp ứng và thỏa mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn thì tùy thuộc vào mỗi tổ chức. Có hai phương pháp tiếp cận tích hợp hệ thống quản lý: phương pháp tiếp cận phù hợp các tiêu chuẩn (The aligned approach) và phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng toàn diện (The Total quality approach) (Wilkinson and Dale, 2000).1 Phƣơng pháp tiếp cận phù hợp tiêu chuẩn tích hợp (PAS 99:2006) Tại Việt Nam cũng như những quốc gia khác, đã có những doanh nghiệp áp dụng đồng thời từ hai tiêu chuẩn trở lên.
Việc áp dụng đồng thời nhiều tiêu chuẩn này đã gây ra khó khăn cho doanh nghiệp áp dụng như : các tiêu chuẩn trên đều có chung một số yêu cầu về quản lý chung của hệ thống như: kiểm soát tài liệu và hồ sơ, hành động khắc phục và phòng ngừa, v.v… Nếu tổ chức xây dựng hệ thống không khéo thì sẽ có hiện tượng ban hành ra một số tài liệu với các nội dung kiểm soát tương tự như nhau cho các điều khoản nêu trên. Như vậy, nếu có tiêu chuẩn tích hợp cho các hệ thống quản lý trên sẽ rất thuận tiện cho các đơn vị áp dụng không những trong quá trình xây dựng, vận hành hệ thống mà cả đối với hoạt động kiểm tra giám sát của các tổ chức chứng nhận, công nhận sau này. Để tạo thuận lợi cho việc tích hợp các hệ thống quản lý trong tổ chức, Viện Tiêu chuẩn Anh (BSI) đã ban hành tiêu chuẩn “PAS 99: 2006 – Tiêu chuẩn tích hợp các yêu cầu chung của các hệ thống quản lý” nhằm quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý tích hợp. Tiêu chuẩn này hướng dẫn việc thực hiện yêu cầu chung của các hệ thống quản lý và quy định về tích hợp khác.
Trong phạm vi của đề tài luận văn, tác giả nghiên cứu đại diện và đề cập đến hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo Tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001. Cũng như các tiêu chuẩn khác, nội dung điều khoản của các tiêu chuẩn này chỉ đề cập đến các yêu cầu mà các tổ chức muốn áp dụng phải đáp ứng cũng như chứng nhận hệ thống để cấp chứng chỉ. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -9- Sau đây là quy trình xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống quản lý tích hợp chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo Tiêu chuẩn PAS 99-2006: 1.1Phạm vi áp dụng: - Tiêu chuẩn này áp dụng cho mọi loại hình và mọi quy mô của tổ chức.