CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TIẾP CẬN THEO HƯỚNG QUẢN TRỊ RỦI RO DOANH NGHIỆP 1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ. Có nhiều định nghĩa về Kiểm soát nội bộ , nhưng định nghĩa được chấp nhận khá phổ biến là định nghĩa theo Báo cáo COSO 1992 “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau : - Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính.
- Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định. - Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.” 1 Định nghĩa trên nhằm nhấn mạnh 4 vấn đề cơ bản sau : Một là, Kiểm soát nội bộ là một quá trình. KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
Hai là, KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người. KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, những thủ tục, biểu mẫu… mà còn phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc và các nhân viên khác… Chính con người định ra các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Ba là, Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo một cách tuyệt đối rằng các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém vẫn có thể xảy ra do những sai lầm của con 1 Định nghĩa này được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO, Internal Control – Integrated Framework, trang 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 người dẫn đến việc không thực hiện được các mục tiêu.
Mặc khác, KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do vậy, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro”.2 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc của đơn vị thiết kế nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. 3 Hệ thống kiểm soát nội bộ là một phân hệ nằm trong hệ thống quản lý doanh nghiệp có mối quan hệ với tất cả các phân hệ khác trong hệ thống quản lý, thực hiện các chức năng kiểm soát toàn bộ hoạt động, để hướng tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp vào việc thực hiện mục tiêu chung, để đảm bảo được tính tuân thủ, tính hiệu quả cũng như tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin được cung cấp trong BCTC.
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm nhiều yếu tố cấu thành sẽ được trình bày cụ thể ở phần tiếp theo. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát bộ theo COSO 2004 Do phụ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu, văn hoá… của các doanh nghiệp, dẫn đến việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ khác nhau giữa các doanh nghiệp. Nhưng theo báo cáo của COSO năm 1992, bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản bao gồm 5 yếu tố như : 2 Theo giáo trình Kiểm toán , Trường Đại Học Kinh Tế TP. HCM, năm 2005, trang 70 - 71 3 Theo IAS 400 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Thủ tục kiểm soát, Thông tin và truyền thông và Giám sát.
COSO 2004, kế thừa và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ năm 1992 theo hướng quản trị rủi ro doanh nghiệp bổ sung thêm 3 yếu tố đó là Thiết lập mục tiêu, nhận dạng các sự kiện và phản ứng với rủi ro. Theo đó, Khung ERM do tổ chức COSO triển khai bao gồm 8 thành phần như sau : - Môi trường kiểm soát. - Thiết lập mục tiêu. - Nhận dạng các sự kiện.
- Đánh giá rủi ro. - Phản ứng với rủi ro. - Hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông - Giám sát.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của doanh nghiệp.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, tác động đến thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là : - Tính chính trực và các giá trị đạo đức : là yếu tố quan trọng của môi trường kiểm soát, tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các yếu tố khác của kiểm soát nội bộ. Đơn vị phải xây dựng các chuẩn mực về đạo đức bằng văn bản cho các nhân viên. Các quy định về đạo đức cần cao hơn các quy định của luật pháp, và các nhà quản lý cấp cao phải cư xử đúng đắn để làm gương cho cấp dưới LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 trong việc tuân thủ các chuẩn mực đó và cần phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng những hình thức phù hợp, nhằm hạn chế, ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức dẫn đến sai phạm.
Mặt khác, để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay cơ hội dẫn đến những hành vi thiếu trung thực của nhân viên trong đơn vị. Và việc chỉ tập trung vào các mục tiêu kinh doanh như doanh thu hay lợi nhuận bằng mọi giá cũng đưa đến hạ thấp các giá trị đạo đức của đơn vị. - Đảm bảo về năng lực : Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Điều này phụ thuộc và sự xét đoán của nhà quản lý.
Đơn vị phải đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ đuợc giao một cách có hiệu quả. Muốn vậy, nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo, có kinh nghiệm và phân công công việc phù hợp với năng lực chuyên môn và phải thường xuyên giám sát và huấn luyện họ, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ đuợc giao không hữu hiệu và hiệu qủa. Tuy nhiên, cần có sự cân nhắc giữa sự giám sát và yêu cầu về năng lực của các nhân viên, cân nhắc giữa năng lực và chi phí. - Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát : Tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào nhiều yếu tố.
Chẳng hạn như phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát với Ban điều hành, phụ thuộc vào mức độ tham gia, mức độ giám sát, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên trong hội đồng quản trị. Hại bộ phận này có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát tuy không trực tiếp tham gia vào việc điều hành, nhưng có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua các hoạt động giám sát của mình như giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ. - Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý : sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 đến cách thức doanh nghiệp được điều hành. Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.
Triết lý và phong cách điều hành tác động đến loại rủi ro kinh doanh nào được chấp nhận, quan điểm, thái độ của người quản lý về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, hay việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán, các ước tính kế toán và cả việc phân nhiệm kế toán. Chẳng hạn như việc một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Trong khi đó, một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro.
Hay việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức : là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, góp phần rất lớn trong việc thực hiện các mục tiêu. Cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì vậy, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các hình thức báo cáo cho phù hợp. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo.
Việc xây dựng cơ cấu tổ chức còn phụ thuộc vào tính chất và quy mô hoạt động của đơn vị.