Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh các bệnh viện công lập tại Việt Nam đang chịu áp lực lớn từ việc giảm tỷ trọng kinh phí cấp từ ngân sách nhà nước, việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và nguồn lực trở thành yêu cầu cấp thiết. Theo báo cáo năm 2018 tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định, bệnh viện đã thực hiện hơn 8.000 lượt khám bệnh ngoại trú và hơn 4.400 lượt điều trị nội trú, với công suất sử dụng giường bệnh đạt 127,1%, cho thấy nhu cầu dịch vụ y tế ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, công tác cung ứng thuốc và vật tư y tế tại bệnh viện còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế, dẫn đến thất thoát và khó khăn trong kiểm soát chi phí.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm tổng hợp lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế tại các bệnh viện, khảo sát thực trạng tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định trong năm 2018, và đề xuất giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế tại bệnh viện chuyên khoa hạng III này, với dữ liệu thu thập từ năm 2018. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện công tác quản trị tài chính, giảm thiểu thất thoát, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ y tế thông qua quản lý cung ứng hiệu quả.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính: hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và mô hình tổ chức theo chu trình. HTTTKT được định nghĩa là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhằm bảo vệ và sử dụng hiệu quả nguồn lực tổ chức. Hệ thống này bao gồm sáu yếu tố cấu thành: con người, thủ tục và quy trình xử lý, dữ liệu hoạt động, cơ sở hạ tầng CNTT, phần mềm kế toán và công cụ kiểm soát nội bộ.

Mô hình tổ chức theo chu trình nhấn mạnh sự phối hợp liên bộ phận trong các hoạt động lặp đi lặp lại, nhằm đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả. Trong bệnh viện, HTTTKT được tổ chức theo bốn chu trình chính: cung ứng, khám và điều trị, thu viện phí và tài chính. Chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế là trọng tâm nghiên cứu, bao gồm các chức năng: lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu, tiếp nhận và bảo quản, theo dõi thanh toán.

Ba khái niệm chuyên ngành quan trọng được sử dụng gồm: danh mục thuốc (DMT) theo quy định của Bộ Y tế, phần mềm giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện (ERP), và tài khoản kế toán chuyên biệt (TK 152, TK 156, TK 331) dùng để theo dõi nguyên liệu, hàng hóa và công nợ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp tổng hợp tài liệu để xây dựng cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế. Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, cán bộ quản lý khoa/phòng chức năng và nhân viên kế toán tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định được áp dụng để thu thập dữ liệu thực tế năm 2018.

Phân tích dữ liệu dựa trên phương pháp logic và so sánh, tập trung vào các thành phần tổ chức thông tin kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng, quy trình luân chuyển chứng từ và ứng dụng phần mềm kế toán VNPT.Hospital và MISA.NET. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các bộ phận liên quan đến chu trình cung ứng tại bệnh viện, đảm bảo tính đại diện và toàn diện. Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm 2018, phù hợp với dữ liệu thu thập và phân tích.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung và phân công rõ ràng: Bệnh viện có 201 cán bộ, trong đó 46 bác sĩ trình độ đại học trở lên, với bộ máy kế toán gồm các phần hành chuyên biệt như kế toán dược, kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp. Mô hình tập trung giúp tổng hợp số liệu hiệu quả nhưng vẫn tồn tại sự phân tách phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp MISA.NET và phần mềm quản lý tổng thể VNPT.Hospital, gây khó khăn trong liên kết dữ liệu.

  2. Chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế phức tạp, liên quan nhiều bộ phận: Chu trình gồm lập kế hoạch cung ứng, đấu thầu, tiếp nhận, bảo quản và thanh toán. Năm 2018, bệnh viện quản lý hơn 400 loại thuốc đa dạng, với danh mục thuốc được xây dựng dựa trên mô hình hoạt động và cơ cấu bệnh tật. Việc mua thuốc chủ yếu qua đấu thầu tập trung của Sở Y tế, vật tư y tế được đấu thầu hoặc mua trực tiếp. Tỷ lệ điều trị nội trú tăng 23,1% so với năm trước, cho thấy nhu cầu thuốc và vật tư y tế tăng theo.

  3. Ứng dụng CNTT chưa đồng bộ: Phần mềm VNPT.Hospital hỗ trợ quản lý chuyên môn khám chữa bệnh và dược, nhưng phần mềm kế toán MISA.NET chưa tích hợp, dẫn đến dữ liệu kế toán không kế thừa, gây chồng chéo công việc và khó kiểm tra đối chiếu. Việc mã hóa thuốc và vật tư y tế chưa đồng nhất giữa hai phần mềm, làm tăng nguy cơ sai sót khi nhập liệu.

  4. Quản lý công nợ và thanh toán còn hạn chế: Kế toán theo dõi công nợ chi tiết theo từng nhà cung cấp qua TK 3311, nhưng quy trình đối chiếu chứng từ và thanh toán còn thủ công, tốn thời gian. Bộ chứng từ mua và thanh toán gồm hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn, ủy nhiệm chi được lưu trữ đầy đủ nhưng chưa được số hóa toàn diện.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế là do sự phân tách phần mềm kế toán và quản lý chuyên môn, thiếu sự tích hợp dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán tổng thể. So với các nghiên cứu trong ngành y tế công lập, việc tổ chức HTTTKT theo chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định đã có bước tiến trong phân công nhiệm vụ và ứng dụng CNTT, nhưng chưa đạt được hiệu quả tối ưu do thiếu đồng bộ phần mềm và quy trình.

Việc tổ chức theo chu trình giúp tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, nâng cao tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán, đồng thời hỗ trợ kiểm soát nội bộ, giảm thiểu thất thoát. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ luồng dữ liệu chu trình cung ứng, bảng thống kê số lượng thuốc nhập xuất tồn kho và báo cáo công nợ theo nhà cung cấp để minh họa hiệu quả quản lý.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tích hợp hệ thống phần mềm kế toán và quản lý chuyên môn: Đề nghị bệnh viện phối hợp với nhà cung cấp phần mềm để tích hợp VNPT.Hospital và MISA.NET thành hệ thống thống nhất, đảm bảo dữ liệu kế toán kế thừa và liên kết chặt chẽ, giảm thiểu nhập liệu trùng lặp. Thời gian thực hiện dự kiến 12 tháng, do phòng Tài chính kế toán phối hợp với phòng CNTT chủ trì.

  2. Xây dựng bộ mã thống nhất cho thuốc và vật tư y tế: Thiết lập bộ mã chuẩn dựa trên danh mục thuốc và vật tư y tế của Bộ Y tế, áp dụng đồng bộ trong toàn bộ hệ thống phần mềm để tránh sai sót khi nhập liệu và tra cứu. Thời gian hoàn thành trong 6 tháng, do khoa Dược phối hợp với phòng Tài chính kế toán thực hiện.

  3. Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ và thanh toán: Xây dựng quy trình chuẩn, áp dụng công nghệ số hóa chứng từ, giảm thiểu thủ công, tăng tốc độ xử lý và kiểm tra đối chiếu công nợ. Thời gian triển khai 9 tháng, do phòng Tài chính kế toán chủ trì phối hợp với các bộ phận liên quan.

  4. Đào tạo nâng cao năng lực nhân sự kế toán: Tổ chức các khóa đào tạo về ứng dụng CNTT trong kế toán, quản lý chu trình cung ứng và kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao kỹ năng và nhận thức của cán bộ kế toán. Thời gian đào tạo định kỳ hàng năm, do phòng Tổ chức cán bộ phối hợp với phòng Tài chính kế toán tổ chức.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo bệnh viện và phòng Tài chính kế toán: Giúp hiểu rõ về tổ chức thông tin kế toán theo chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và nguồn lực bệnh viện.

  2. Nhân viên kế toán và cán bộ quản lý khoa Dược: Áp dụng các giải pháp tổ chức thông tin kế toán, cải thiện quy trình nhập liệu, theo dõi công nợ và thanh toán, giảm thiểu sai sót và thất thoát.

  3. Chuyên gia CNTT trong lĩnh vực y tế: Tham khảo để phát triển và tích hợp phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trong quản lý thông tin kế toán.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản lý y tế: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức HTTTKT theo chu trình trong bệnh viện công lập, làm nền tảng cho các nghiên cứu tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức thông tin kế toán theo chu trình lại quan trọng trong bệnh viện?
    Tổ chức theo chu trình giúp phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận, đảm bảo thông tin kế toán được ghi nhận, xử lý và cung cấp kịp thời, chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát nội bộ.

  2. Phần mềm VNPT.Hospital và MISA.NET có thể tích hợp được không?
    Việc tích hợp hai phần mềm này là khả thi và cần thiết để tránh nhập liệu trùng lặp, nâng cao tính liên kết dữ liệu, tuy nhiên cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bệnh viện và nhà cung cấp phần mềm.

  3. Danh mục thuốc và vật tư y tế được xây dựng dựa trên cơ sở nào?
    Danh mục thuốc dựa trên mô hình hoạt động bệnh viện, cơ cấu bệnh tật, danh mục thuốc thiết yếu và các quy định của Bộ Y tế, đảm bảo cung ứng hợp lý, an toàn và hiệu quả.

  4. Làm thế nào để kiểm soát công nợ nhà cung cấp hiệu quả?
    Cần theo dõi chi tiết công nợ theo từng nhà cung cấp qua tài khoản kế toán chuyên biệt, đối chiếu chứng từ đầy đủ, áp dụng quy trình thanh toán chuẩn và số hóa chứng từ để tăng tính minh bạch.

  5. Những khó khăn chính trong tổ chức thông tin kế toán tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định là gì?
    Khó khăn gồm sự phân tách phần mềm kế toán và quản lý chuyên môn, thiếu đồng bộ mã hóa thuốc, quy trình thanh toán thủ công, và hạn chế về năng lực ứng dụng CNTT của nhân viên kế toán.

Kết luận

  • Luận văn đã làm rõ vai trò và tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế tại Bệnh viện Y học cổ truyền Bình Định, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính bệnh viện.
  • Phân tích thực trạng cho thấy sự phân tách phần mềm và quy trình thủ công là nguyên nhân chính gây hạn chế trong quản lý thông tin kế toán.
  • Đề xuất các giải pháp tích hợp phần mềm, chuẩn hóa bộ mã thuốc, quy trình luân chuyển chứng từ và đào tạo nhân sự nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn cao, hỗ trợ lãnh đạo bệnh viện và cán bộ kế toán trong việc nâng cao hiệu quả quản lý chu trình cung ứng thuốc - vật tư y tế.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai tích hợp phần mềm, xây dựng bộ mã chuẩn và đào tạo nhân sự, đồng thời đánh giá hiệu quả sau khi áp dụng các giải pháp.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và cung ứng thuốc tại bệnh viện của bạn!